Sistemas de Información

1. Sistemas de Información Jorge Gudiño Visual Software

2. La información Es para una empresa, como la sangre para el ser humano, de su calidad depende la salud de una empresa, por ello ha de procurarse conocerla detalladamente, optimizarla y mantenerla siempre actualizada. 

3. La sistematización Es la definición clara las rutas y procesos de la información, en ellos se incluirán los recursos humanos y técnicos para poner a ritmo una empresa, para asegurar su continuidad.

4. Un sistema de información Abarca actualmente la mayoría de los procesos internos y externos de la empresa, y trata de organizar el flujo de información de todas las actividades relativos a su razón social. Un sistema de información puede ser manual o computarizado.

5. Sistema de Información Contable

6. Sistema de Información Contable Los procesos relativos a la información contable se conocen por sus siglas SIC, y nos permiten agilizar la toma de decisiones a todo nivel. Involucra desde la recepción de documentos, grabación y almacenamiento. Mediante procesos automatizados, obtendremos los resultados relativos a bancos, facturación, cartera, inventarios, nómina y análisis financiero. 5 2 4

7. Sistema de Información Documentos  Procesos  Resultados 2 &

8. Características básicas de un SIC 1. Completo. Deberá permitir recoger todas y cada una de las operaciones con contenido económico que deban figurar en contabilidad. 2.Descentralizado. Permitir la captura de los documentos en el lugar más cercano a donde se producen, evitando, en lo posible, los procesos manuales de información.Además la captura o toma de datos sólo se tenga que realizar una vez, produciéndose las actualizaciones correspondientes en cada proceso reflativo sin necesitar reiterar dicho tratamiento de la información de entrada. 4 1

9. Características de un SIC 3.Actualizado en tiempo real. Debe tender a que la información sea procesada siempre en tiempo real, lo que posibilitará que los resultados estén constantemente actualizados, y por tanto, no retrasados en el tiempo.

10. Características de un SIC 4.Flexible. La flexibilidad comprende: • Que el sistema permita la variación de las estructuras contables sin necesidad de rediseñar el SIC. • Que el usuario pueda extraer información, según sus necesidades, y sin intervención de los departamentos de proceso de datos.

11. Caracterísiticas de un SIC  5.Seguro. Ha de considerar los siguientes aspectos: • Que existan procedimientos que minimicen la posibilidad de accesos no deseados a la información, ya sea para modificarla, ya sea sólo a consultarla. • Que existan procedimientos que permitan la continuidad del trabajo ante eventuales incidentes de equipos y programas. • Que el sistema sea fiable, entendiendo por tal el que realice, en cada caso, las actualizaciones en la base de datos de forma adecuada, permitiendo que la información en ella contenida sea, no sólo correcta, sino integra y coherente. 4 1

12. Sistema de Información Computarizado • Instalación • Arquitectura • Equipos y comunicaciones • Operación del sistema • Etapas • Instrumentos de cuantificación

13. Sistema de Información Computarizado El SIC computarizado, está formado por un conjunto de elementos interrelacionados que procesan, por medio de computadoras, los datos en bruto de la información para satisfacer a los propósitos y necesidades de los usuarios, ya sean internos o externos de la organización.Deberá operar automáticamente organizando la información en una base de datos central, permitiendo alcanzar los máximos niveles de eficacia y eficiencia. Producirá estados financieros parciales y totales del periodo fiscal que muestran la gestión y situación patrimonial de las empresas, con opción de consolidar los estados de los procesos. 1234

14. Sistema de Información Computarizado Instalación

15. Aplicación de SIC Las empresas que adoptan el SIC computarizado, deberán registrar todas las operaciones de naturaleza presupuestaria, económica, financiera y patrimonial que se produzcan en el desarrollo de su actividad.El SIC tiene por objeto mostrar, a través de documentos, cuentas y estados, la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, de la ejecución del Presupuesto y de los resultados de la entidad contable.

16. Aplicación de SIC A tal efecto deberá estar organizado de forma que permita a cada entidad contable: • Registrar las operaciones correspondientes a sus ingresos y gastos, para aquellas entidades de naturaleza comercial, industrial, financiera o análoga, incluyendo el resultado de operaciones comerciales. • Registrar y poner de manifiesto los movimientos y situación de su Cartera. • Determinar los resultados obtenidos desde el punto de vista económico patrimonial.

17. Aplicación de SIC • Posibilitar el inventario y control del inmovilizado material, inmaterial y financiero, el control del endeudamiento y el seguimiento individualizado de la situación deudora o acreedora de los terceros con los que se relacione. • Establecer su Balance, poniendo de manifiesto la composición y situación de su Patrimonio, así como sus variaciones. • El seguimiento y control de los pagos a justificar, de los anticipos de caja fija, de los proyectos de gasto y de los gastos con financiación afectada.

18. Sistema de Información Computarizado Arquitectura

19. Arquitectura de las aplicaciones: Óptima: Debe estar orientada a aprovechar al máximo el esfuerzo individual y de los grupos de trabajo interconectados, distribuyendo funciones y manteniendo el control centralizado.

20. Control centralizado Bodega Caja Administración Contabilidad Producción

21. Control centralizado Bodega Caja Contabilidad Producción

22. Arquitectura de las aplicaciones: Distribuida: Ingreso de datos que caracterice el registro único de transacciones en el lugar más cercano al origen manteniendo las interconexiones que sean necesarias.

23. Arquitectura distribuida: $ $ Bodega Caja $ $ Contabilidad Servidor Producción

24. Arquitectura de las aplicaciones: Centralizada: Desarrollo de aplicaciones basado en un administrador de base de datos relacional portable a diferentes sistemas operativos y herramientas de cuarta generación integradas a la base de datos. Servidor de Bases de datos Bases de datos

25. Arquitectura centralizada $ $ Bodega Caja $ $ Contabilidad Servidor Administración

26. Arquitectura de las aplicaciones: Modular: Sistemas organizados en módulos basados en prototipos parametrizados dinámicos adaptables en el tiempo a las modificaciones que pudieren requerirse. 1234

27. Bodega Caja Arquitectura Modular Contabilidad Producción

28. Arquitectura de las aplicaciones: Escalable: Sistemas que proporcionen información a los niveles de decisión normativo-evaluador, coordinador-supervisor y operativo, donde cada nivel involucra la información y decisiones de su competencia, siendo los niveles operativos los responsables de la integración.

29. Arquitectura de las aplicaciones: • Documentada: Aplicaciones documentadas con manuales a nivel técnico y a nivel operativo para los usuarios finales.

30. Arquitectura de las aplicaciones: • Jerárquica. Se deberá aplicar un orden jerárquica todo nivel; es decir que todos los recursos deben estar ordenados en clases que contengan grupos de información. Esta clasificación se aplique tanto al plan de cuentas, a los terceros, productos, documentos y reportes, debidamente registrados en in índice para su rápido acceso posterior.

31. Arquitectura jerárquica: Servidor Base de datos A Tabla X Tabla Y Base de datos B

32. Arquitectura jerárquica: Comercial Andes Ltda Bogotá PUC Nits Cali

33.  Arquitectura jerárquica: TABLA 5Clase I 0Grupo 1 0Grupo 2 1 Cuenta A 4 Auxiliar X 4Auxiliar Y 1 Cuenta B 5Clase II

34. Arquitectura Jerárquica: PUC 51. ACTIVO 011. Disponible 012. Inversiones 11205 Acciones 4 120505 Agricultura 4 120530 Construcción 11210 Cuotas o partes 52. PASIVO

35. PRODUCTOS 51. Equipos 011. Herramientas 012. Oficina 11205 Electrodomésticos 4 120505 Máquina de 4 120530 Teléfonos 11210 Muebles 52. Programas

36. Histórica • Que se conserven los totales acumulados en línea • Los detalles de los documentos antiguos estén comprimidos S.XX

37. Sistema de Información Computarizado Equipos y comunicaciones

38. Equipos y comunicaciones: • Basado en arquitecturas abiertas, computadores personales y redes locales interconectadas en modalidad cliente-servidor. • Equipos servidores y redes locales modulares y escalables para garantizar la inversión a largo plazo. • Interconexión de equipos con protocolos estándares que generen ambientes distribuidos interconectados. Actualmente es importante interactuar con redes internas (intranet) y externas (Internet). • Selección de medios de transporte de datos a distancia en base al análisis de frecuencia y volúmenes de datos a transmitir. • Maximizar el acercamiento del usuario a los equipos informáticos y minimizar la centralización de computadores. 1234

39. Sistema de Información Computarizado Operación del sistema

40. Operación del sistema • Comenzará con la introducción de los datos que definen la operación que se desea contabilizar. Estos datos podrán incorporarse al sistema: oDirectamente, ya sea mediante captura a través de terminales, o de datos almacenados.oAutomáticamente, es decir, mediante generación automática por el propio sistema. oPor procedimientos tele informáticos.

41. Entrada de datos • En cualquier caso, los datos de entrada se pueden clasificar en: oDatos comunes, que son aquellos que se han de introducir necesariamente en el sistema con independencia de cuál sea la operación a contabilizar. oDatos específicos, que son aquellos que afectan a áreas concretas del sistema y actualizan alguna de las contabilidades de desarrollo.

42. Contabilidad PUC Clientes Costos Datos comunes Cartera productos Pedidos, Devoluciones, proveedores Datos específicos Inventarios

43. CONTROLES O SISTEMAS DE VALIDACIÓN • En lo inherente a los controles o sistemas de validación del proceso contable, hay que preveer las siguientes instancias: • Detección de pérdidas o agregados de documentos o datos procesados. • Procedimientos de corte utilizados al cierre de un período contable para asegurar que todas las transacciones han sido consideradas. Controles automáticos del SIC, conforme al siguiente modelo: • El primer control que el sistema efectúa y que es común a todos los documentos; es el del encabezamiento. En todos los casos hay que verificar el ejercicio vigente y los datos del tercero. • El control final de cada documento es el de las firmas autorizadas.

44. Controles en los documentos Encabezado Cuerpo Pie del Doc.

45. Los controles restantes en cada documento son los siguientes: • Incorporación de controles de mantenimiento que aseguren que los cambios operados en los procedimientos programados contables sean apropiados en cuanto a su diseño, prueba, autorización e implementación. • Instrumentación de controles en la operación del sistema a fin de asegurar el uso de las versiones correctas de los programas, la recuperación de procesos en caso de fallas y aplicación consistente de la totalidad de procedimientos programados.

46. Controles en los documentos Identificación de la empresa Nombre del documento Número consecutivo Fecha de impresión Firma de aceptado Pedro Perez Carmen Rios

47. Controles de los documentos • Garantías en cuanto a la seguridad de los programas, a fin de prevenir o detectar cambios no autorizados de los mismos o sus respectivos módulos. • Detección de inconsistencias y/o puntos débiles en los controles existentes a los fines de optimizar el grado de validación del proceso. • Control por muestreo de los registros contables y financieros.

48. Sistema de Información Computarizado Etapas

49. ETAPAS La contabilidad, organizada como sistema integrado, en función de una base de datos y de acuerdo con los propósitos ya establecidos para la misma, puede esquematizarse de la siguiente manera: • Movimientos: • a.Transacciones de Incidencia económico-Financiera (contable)b.Transacciones de incidencia de control (inventarios de productos y activos fijos) • Procesos: Acumulación de saldos en cuentas de nivel superior. 1234

50. Etapas • Salidas: (reportes auxiliares y oficiales) Referente a la presentación de las cifras presupuestales, contables, financieras, económicas y programáticas referentes al ingreso-gasto en Cuenta Doble y Programático-Económico-Financiero; Además de los productos finales como son libros oficiales. Los estados contables que produce la empresa deberán ser elaborados sobre técnicas adecuadas y uniformes, de modo tal de asegurar a los usuarios de los mismos que la información brindada represente razonablemente las transacciones económico-financieras acontecidas durante el ejercicio, como así también aquellas que afecten o puedan afectar el patrimonio de la empresa en períodos subsecuentes. 1234