Modelagem de Processos e Quantificação de Ganho

1. MODELAGEM DE PROCESSOS E QUANTIFICAÇÃO DE GANHOS

2. Comunicamos que todas as informações contidas neste documento são confidenciais. A utilização, cópia, distribuição e divulgação não autorizadas são expressamente proibidas. Agradecemos a colaboração.© 2019 Visagio. Todos os direitos reservados.

3. Agenda 1. O que é Processo? 2. Por que trabalhar com Processos? 3. Como trabalhar com Processos? 4. Boas Práticas 5. Quantificação de Ganhos

4. O QUE É PROCESSO? Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Produto Final • Processo é uma sequência de ações integradas, estruturadas e mensuráveis que cruzam a organização horizontalmente e produzem um resultado que agrega valor na percepção do cliente Organização Ações integradas, estruturadas e mensuráveis que entregam valor ao cliente Os processos representam a organização em movimento

5. O QUE É PROCESSO? • É importante esclarecer a diferença entre mapeamento e modelagem de processos Mapeamento Modelagem Modelar um processo é representar um processo a partir da elaboração de um modelo que traduz a sua realidade Mapear um processo é conhecer um processo, identificando as atividades que o compõem e organizando-as de maneira lógico-sequencial (com início, meio e fim) O mapeamento também pode ser entendido como o primeiro passo para a modelagem, quando as informações necessárias para a construção do modelo são levantadas

6. Agenda 1. O que é Processo? 2. Por que trabalhar com Processos? 3. Como trabalhar com Processos? 4. Boas Práticas 5. Quantificação de Ganhos

7. POR QUE TRABALHAR COM PROCESSOS? • Atualmente as empresas estão organizadas funcionalmente e não possuem visibilidade de como sua atividade impacta no produto final Diretoria Geral Marketing e Vendas Engenharia de Produtos Produção Logística Indicadores de Marketing Indicadores de Engenharia Indicadores de Produção Indicadores de Logística Resulta em muitas lacunas e superposições, levando a falta de visibilidade, metas conflitantes e subotimização

8. POR QUE TRABALHAR COM PROCESSOS? • A abordagem de Processos cruza as funções e foca no cliente, possuindo insumos e produtos claramente definidos... Diretoria Geral Marketing e Vendas Engenharia de Produtos Produção Logística Indicadores da Cadeia, Processo e Produto Orientação sistêmica, que analisa a sequência de atividades geradoras de um produto final

9. POR QUE TRABALHAR COM PROCESSOS? • Antes de iniciar uma atividade de modelagem, é extremamente importante conhecer o objetivo que se deseja alcançar Setores: Papel e Celulose, Energia, Hoteleiro Setor de Energia Setor de Construção Civil (ProduçãoCimento e Alumínio) Objetivo: Compor o Planejamento Estratégico da área de Comercialização de Energia, que para conseguir aumentar seu escopo de atuação, precisava apresentar à matriz como seus processos estavam organizados Objetivo: Suportar a implantação de Centro de Serviços Compartilhados Objetivo: Viabilizar o Dimensionamento de Recursos Humanos necessários para suportar a restruturação da área diante de novos desafios Processo não é caixinha!

10. POR QUE TRABALHAR COM PROCESSOS? A coordenação dos processos da organização possibilita que os resultados abaixo sejam alcançados Gestão do Conhecimento Documentação dos processos em um único repositório de dados, assegurando confiabilidade das informações Padronização Definição dos padrões e critérios de mapeamento, garantindo representação uniforme dos processos Comunicação Comunicação dos processos de forma ágil e eficaz para toda organização Melhoria Contínua Apoio aos gerentes de processos em ações de melhoria contínua Capacitação Capacitação mais eficiente dos profissionais nos processos (disseminação da visão por processo) Suporte à Gestão Auxílio à Gestão Organizacional através da geração de insumos para diversas frentes de gestão Resultados Alcançados

11. Agenda 1. O que é Processo? 2. Por que trabalhar com Processos? 3. Como trabalhar com Processos? 4. Boas Práticas 5. Quantificação de Ganhos

12. COMO TRABALHAR COM PROCESSOS? • As principais etapas para mapeamento e modelagem de processos estão representadas abaixo Validação do desenho com a equipe executora Entendimento inicial do processo com a liderança Entrevista detalhada com equipe executora do processo Desenho do processo as is Desenho e validação do modelo futuro Realizar ajustes no desenho Validação final do desenho com a liderança Identificação de gaps e oportunidades no processo atual

13. COMO TRABALHAR COM PROCESSOS? • As principais etapas para mapeamento e modelagem de processos estão representadas abaixo Validação do desenho com a equipe executora Entendimento inicial do processo com a liderança Entrevista detalhada com equipe executora do processo Desenho do processo as is Desenho e validação do modelo futuro Realizar ajustes no desenho Validação final do desenho com a liderança Identificação de gaps e oportunidades no processo atual

14. COMO TRABALHAR COM PROCESSOS? • O entendimento inicial do processo envolve uma visão completa das atividades do negócio, englobando também sistemas utilizados, estrutura e indicadores Cadeia de Valor Entendimento Detalhado dos Processos Solicitar Material ou Serviço Comprar Material ou Serviço Gerir Contratos Realizar Recebimento de Material ou Serviço Requisição ao Recebimento Realizar Compra Delegada Estruturar Categorias de Compras e Planejar Demanda Pessoas e Estrutura Organizacional Processos, Procedimentos e Responsabilidades Fluxo de Materiais e Informações (interfaces) Gerir Fornecedores Gerir Itens de Materiais e Serviços Gerir Estoque Tecnologias, Sistemas e Ferramentas Controles e Indicadores de Desempenho

15. COMO TRABALHAR COM PROCESSOS? • As principais etapas para mapeamento e modelagem de processos estão representadas abaixo Validação do desenho com a equipe executora Entendimento inicial do processo com a liderança Entrevista detalhada com equipe executora do processo Desenho do processo as is Desenho e validação do modelo futuro Realizar ajustes no desenho Validação final do desenho com a liderança Identificação de gaps e oportunidades no processo atual

16. COMO CONDUZIR UMA ENTREVISTA DE MAPEAMENTO • Um dos desafios no mapeamento de processo é conduzir a entrevista de forma que seja possível entender como ele realmente ocorre Como o entrevistadoexplicou Como o responsável pelo mapeamento do processo entendeu Como o processo foi desenhado Como era na realidade

17. COMO CONDUZIR UMA ENTREVISTA DE MAPEAMENTO • Para isso, algumas perguntas-chave devem ser questionadas durante a entrevista Start

18. COMO CONDUZIR UMA ENTREVISTA DE MAPEAMENTO • Para isso, algumas perguntas-chave devem ser questionadas durante a entrevista

19. COMO TRABALHAR COM PROCESSOS? • As principais etapas para mapeamento e modelagem de processos estão representadas abaixo Validação do desenho com a equipe executora Entendimento inicial do processo com a liderança Entrevista detalhada com equipe executora do processo Desenho do processo as is Desenho e validação do modelo futuro Realizar ajustes no desenho Validação final do desenho com a liderança Identificação de gaps e oportunidades no processo atual

20. COMO INICIAR A MODELAGEM DE PROCESSOS? • Podem ser aplicados três níveis de detalhamento para modelagem dos processos, sendo que para cada um dos níveis é utilizada uma notação específica 1° Nível: VAC (ValueAddedChain) 2° Nível: EPC Coluna / Linha 3º Nível: EPC free form (Event-Driven Process Chain)

21. Planejamento Estratégico Gestão de Recursos Humanos Desenvolvimento de Tecnologia Compras Logística Interna (De fora para dentro) Operações Logística Externa (De dentro para fora) Marketing e Vendas Serviços COMO INICIAR A MODELAGEM DE PROCESSOS? | CADEIA DE VALOR • A Cadeia de valor representa os macroprocessos organizacionais e suas inter-relações, sendo possível enxergar a ação da organização como um todo CADEIA DE VALOR MACROPROCESSOS DE GESTÃO MACROPROCESSOS DE SUPORTE Margem Clientes Fornecedores MACROPROCESSOS DE NEGÓCIO Margem "A cadeia de valor desagrega uma empresa nas suas atividades de relevância estratégica para que se possa compreender o comportamento dos custos e as fontes existentes e potenciais de diferenciação em cada processo do negócio." (Porter, 1985) Exemplos de Cadeias de Valor

22. COMO INICIAR A MODELAGEM DE PROCESSOS? | CADEIA DE VALOR Para representação da Cadeia de Valor é sugerida uma árvore hierárquica de processo com 3 níveis – Macroprocesso, Processo e Subprocesso Exemplo GarantirSuprimentos Macroprocesso Comprar Materiais e Serviços Planejar Estoque Processo Análise de Acompanhamento Ganhos com a e Aditamento de Consolidação Contratos em Contrato Manutenção dos Monitoramento Sub-processo Níveis de Req-to-Delivery Indicação de Recebimento e Aprovação e Análise da Equalização e Fornecedores e Abertura de Formalização Requisição Negociação Cotação Propostas da Aquisição Requisitar Compras Emissão de Requisição de Compra Cancelamento de Requisição Interna Emissão de Requisição Interna Subprocesso Processo Macroprocesso

23. CADEIA DE VALOR • Exemplo – Empresa de Infraestrutura (Concessões) Processos de Gestão Gerir Planejamento e Estratégia Gerir Governança, Compliance e Riscos Gerir Sustentabilidade Corporativa¹ Gerir Relacionamento com Partes Interessadas² Gerir Cultura e Estratégia de Pessoas Desenvolver Novos Negócios Gerir Concessões Rodoviárias Processos de Negócio Gerir Operações Logísticas Gerir Operações Portuárias Gerir Pedido ao Recebimento Gerir Contabilidade Gerir Fiscal Processos de Suporte Gerir Requisição ao Pagamento Administrar Seguros Gerir Serviços de Apoio Administrativo Gerir Pessoas Gerir Jurídico Gerir Tecnologia Gerir Serviços de Engenharia Gerir Qualidade, Meio Ambiente, Resp. Social e Segurança do Trabalho

24. CADEIA DE VALOR Exemplo – Banco Jurídico Cível Serviço ao Cliente Banco de Varejo CanaisCríticos Entrega / Realização do Serviço Prospecção Venda Pós-Venda Banco Atacado Cartões Veículos Relacionamento com o Cliente (...) Seguros Serviços Internos Hireto Retire Treinamento e Desenvolvimento Avaliação, Promoção e Recompensa Recrutamento e Seleção Desligamento Jurídico Trabalhista Administração de Pessoas Source toPay Compras Armazenagem / Entrega Pagamento Record toReport Tesouraria Fiscal e Contábil Jurídico Tributário IT Ser-vices Desenho dos Sistemas e Ambiente de TI Prestação dos Serviços de TI Acompanhamento e Implementação de Melhorias Facilities Services Gestão dos Serviços Administrativos Administração de Bens Patrimoniais Segurança Empresarial Mkte & Com. Serv. Serviços de Comunicação e Marketing

25. Elaboração de Cadeia de Valor Exercício em Grupo 1

26. EXERCÍCIO 1 | CADEIA DE VALOR • Dividam-se em grupos de 3 integrantes cada. Com base nas informações abaixo, construam uma ilustração contendo os principais processos que refletem a realidade de uma universidade Missão Universidade 1 • Fomentar, construir e disseminar o conhecimento, contribuindo para a formação do cidadão e desenvolvimento humano sustentável e preservar e divulgar os valores éticos, científicos, artísticos e culturais Valores • Excelênciano ensino; • Qualidade, coerência e eficácia nos processos e nas ações; • Valorização e capacitação dos profissionais; • Racionalidade na utilização dos recursos; • Cultura de planejamento e avaliação contínua da vida universitária; • Ética e respeito na seleção e tratamento do corpo docente e discente; • Desenvolvimento humano e formação do cidadão integrado no contexto social; • Promoção da melhoria contínua dos serviços oferecidos para a satisfação da sociedade. 20 min

27. EXERCÍCIO 1 | CADEIA DE VALOR • Abaixo está representado uma possível ilustração para os principais processos de uma universidade Gerir Tecnologia da Informação Gerir Finanças Gerir Recursos Humanos Gerir Cadastros de Docentes e Discentes Gerir Suprimentos Acompanhar Portarias e Resoluções do MEC Gerir Avaliações da Instituição Acompanhar Vida Acadêmica dos Alunos Gerir Bibliotecas e Acervo Definir Oferta de Cursos Realizar Processo Seletivo de Alunos Realizar Graduações de Alunos Operacionalizar Período Letivo Macroprocessos de Negócio Macroprocessos de Suporte

28. FERRAMENTAS • É importante analisar determinados fatores durante a escolha da ferramenta de modelagem mais adequada ao contexto/projeto em questão Para escolher a melhor ferramenta sugere-se levar em consideração os seguintes aspectos Ferramentas para Desenho 1 Custo benefício 2 Cultura 3 Necessidade do projeto 4 Treinamentos necessários 5 Necessidade do Cliente 6 Facilidade de obtenção Exemplos de fluxos

29. COMO INICIAR A MODELAGEM DE PROCESSOS? | EPC COLUNA / LINHA • O EPC Coluna / Linha permite a representação gerencial do fluxo do processo

30. Sistema Interface COMO INICIAR A MODELAGEM DE PROCESSOS? | EPC FREE FORM • O EPC FreeForm detalha o processo, explicitando os inputs, outputs, • tecnologias utilizadas e a integração com os demais processos • Eventos disparam atividades • Atividades geram eventos • Dados são processados • em atividades • Sistemas são utilizados • em atividades • Bancos de dados são atualizados em atividades • Unidades Organizacionais são Responsáveis pelas atividades Banco de Informação Dados Evento Evento Função Unidade Organizacional

31. CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES • Diversos objetos são utilizados na modelagem Não exaustivo Utilizados no 1° Nível: VAC Representa o macro processo principal ou o início da cadeia de valor Representa um macro processo intermediário da cadeia de valor

32. Interface CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES • Diversos objetos são utilizados na modelagem Não exaustivo Utilizados no 2° Nível: EPC Representa a interface entre os processos Conectores lógicos Representa uma circunstância que propicia o início ou fim do processo ou é relevante Representa uma atividade executada no processo Atividade Conector de página 2A

33. CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES • Diversos objetos são utilizados na modelagem Não exaustivo Utilizados no 3° Nível: EPC freeform Representa a interface entre os processos Conectores lógicos Representa uma circunstância que propicia o início do processo ou é relevante 1a Conector de página Representa uma atividade executada no processo

34. CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES | ATIVIDADES • Um dos objetos essenciais na modelagem de processos são as atividades, que representam ações ou tarefas realizadas no processo por pessoas ou por sistemas Solicitar base de dados de orçamento Elaborar relatório de orçamento Inserir dados no sistema de orçamento Validar os dados inseridos no sistema de orçamento As atividades sempre são descritas no infinitivo, pois exprimem a ideia de ação! O texto também deve ser simples e objetivo!

35. CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES | CONECTOR • O conector é utilizado para ligar diferentes partes do fluxo 2A 5A 2B 2A 2B 5A Página 1 Página 2 Página 5 2A O número indica para qual página o conector irá A letra é utilizada em cada acréscimo de conector na página (A, B, C, etc)

36. CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES | EVENTOS INICIAL E FINAL • O evento inicial é capaz de desencadear diversas atividades do processo e o evento final é utilizado para sinalizar a conclusão do processo Receber o contrato assinado Necessidade de selecionar fornecedores para acompanhamento Mensalmente Encerrar o processo Levantar a lista de fornecedores Gerar relatório com os dados dos fornecedores Contrato aditado

37. CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES | EVENTOS INICIAL E FINAL • O evento inicial é capaz de desencadear diversas atividades do processo e o evento final é utilizado para sinalizar a conclusão do processo (cont.) É muito importante checar se o evento final de fato representa o objetivo do processo, pois assim garantimos que o fluxo desenhado está alinhado ao seu propósito e que não houve “desvio” do caminho Receber o contrato assinado Necessidade de selecionar fornecedores para acompanhamento Mensalmente Encerrar o processo Levantar a lista de fornecedores Gerar relatório com os dados dos fornecedores Contrato aditado

38. CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES | OPERADORES LÓGICOS • Os Operadores Lógicos ajudam a explicitar ao leitor de um processo os caminhos percorridos e as decisões tomadas Somente um dos caminhos poderá ser executados Qualquer combinação de caminhos será executada Ambos os caminhos devem ser seguidos

39. CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES | OPERADORES LÓGICOS • Os operadores lógico XOR e o OR devem ser utilizados como resposta a uma pergunta ou análise que geram duas ou mais possibilidades de caminhos Validar relatório Identificar tipo de acidente ocorrido Relatório validado Relatório não validado Acidente com incêndio Acidente ambiental Enviar relatório para o RH Solicitar revisão do relatório Acionar bombeiros Acionar meio ambiente Dica: Só utilize o OR se tiver certeza que os dois caminhos podem ocorrer simultaneamente. Dê preferência aoXOR.

40. CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES | OPERADORES LÓGICOS • O operador lógico AND deve ser utilizado quando necessariamente todos os caminhos apresentados devem ser seguidos Concluir relatório Enviar relatório para a área de RH Enviar relatório para a área de Serviços Financeiros

41. CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES | INTERFACES • As interfaces indicam a ligação com outro fluxo Trecho do Fluxo Realizar compras Trecho Fluxo Realizar Pagamento Comprar mesas Realizar Compras Emitir boleto Boleto das mesas emitido Boleto das mesas emitido Submeter pagamento a aprovação Realizar Pagamento

42. Realizar Equalização Realizar Negociação CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES | EVENTO INTERMEDIÁRIO • Os eventos intermediários são utilizados nas situações abaixo, sempre acompanhados de uma descrição INDICAR PRODUTO DE UMA ATIVIDADE ANTES E DEPOIS DE UMA INTERFACE DEPOIS DE XOR E OU Validar relatório Identificar tipo de acidente ocorrido Fluxo Realizar Negociação Fluxo Realizar Equalização Gerar relatório Concluir equalização de propostas Relatório gerado Propostas equalizadas Relatório validado Relatório não validado Acidente com incêndio Acidente ambiental Propostas equalizadas Encaminhar relatório para validação Enviar relatório para o RH Solicitar revisão do relatório Acionar bombeiros Acionar meio ambiente Entrar em contato com o fornecedor

43. CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES | COMBINAÇÃO DE OBJETOS • Como resumo das combinações de atividades, eventos e regras, temos: AND XOR OR Ambos os eventos são necessários para disparar a atividade Algum dos eventos é necessário para disparar a atividade, mas não ambos Qualquer combinação dos eventos pode disparar a atividade Ambos os caminhos serão executados Algum dos caminhos serão executados, mas não ambos Qualquer combinação de caminhos será executada

44. CONCEITOS E CONVENÇÕES IMPORTANTES | COMBINAÇÃO DE OBJETOS • Como resumo das combinações de atividades, eventos e regras, temos: AND XOR OR Ambos os caminhos serão executados Inválido Inválido Combinação de dois caminhos Decisão entre doiscaminhos Decisãooucombinação entre doiscaminhos

45. COMO TRABALHAR COM PROCESSOS? • As principais etapas para mapeamento e modelagem de processos estão representadas abaixo Validação do desenho com a equipe executora Entendimento inicial do processo com a liderança Entrevista detalhada com equipe executora do processo Desenho do processo as is Desenho e validação do modelo futuro Realizar ajustes no desenho Validação final do desenho com a liderança Identificação de gaps e oportunidades no processo atual

46. COMO TRABALHAR COM PROCESSOS? • As principais etapas para mapeamento e modelagem de processos estão representadas abaixo Validação do desenho com a equipe executora Entendimento inicial do processo com a liderança Entrevista detalhada com equipe executora do processo Desenho do processo as is Desenho e validação do modelo futuro Realizar ajustes no desenho Validação final do desenho com a liderança Identificação de gaps e oportunidades no processo atual

47. AJUSTES NO DESENHO • Mensagem Importante: Não vire refém do método, use ferramentas diferentes para situações diferentes

48. COMO TRABALHAR COM PROCESSOS? • As principais etapas para mapeamento e modelagem de processos estão representadas abaixo Validação do desenho com a equipe executora Entendimento inicial do processo com a liderança Entrevista detalhada com equipe executora do processo Desenho do processo as is Desenho e validação do modelo futuro Realizar ajustes no desenho Validação final do desenho com a liderança Identificação de gaps e oportunidades no processo atual

49. VALIDAÇÃO COM A LIDERANÇA • Para a validação com a liderança, é muito comum o uso de fluxos lúdicos, versões mais executivas que permitem destacar pontos de interesse e de decisão • Vantagens de Representação com Fluxos Lúdicos • Visualização mais imediata dos processos • Abordagem metodológica simplificada • Fácil entendimento do processo representado pelo público • Quando usar? • Apresentações com público mais gerencial • Necessidade de discussão e aprovação de pontos críticos ou melhorias de processos • Situações em que metodologia e detalhamento exaustivo do processo não são necessários

50. VALIDAÇÃO COM A LIDERANÇA • Para a validação com a liderança, é muito comum o uso de fluxos lúdicos, versões mais executivas que permitem destacar pontos de interesse e de decisão Exemplo Destaqueos GAPs e melhorias do processo Destaqueos o fluxo de informação e responsabilidades entre os agentes do processo