设备仪器档案管理

设备仪器档案管理

一、设备仪器档案管理基本概念 二、设备仪器档案管理意义三、设备仪器档案管理模式四、设备仪器档案管理基本技能五、设备仪器档案基本工作制度六、设备仪器档案利用和信息开发

一、设备仪器档案管理基本概念 1、设备仪器档案定义 2、设备仪器档案分类 3、设备仪器档案特点

1-1设备仪器档案定义 凡作为固定资产的设备仪器，在其购置、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等活动中形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像材料，以及随机材料。是科技文件材料属于科技档案的范畴

科技文件材料与科学技术档案定义： 科技文件材料是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称科学技术档案是指在自然科学、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录音带等科技文件材料。

揭示了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案同一般政务档案和其它档案在性质上的区别。揭示了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案同一般政务档案和其它档案在性质上的区别。明确了科技档案是科技、生产活动的直接记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别。明确了科技档案是保存起来以备查考的科技文件，规定了科技档案同一般科技文件的区别。

设备仪器档案是科技档案的重要组成部分 科技档案分类： • 工业生产技术档案主要是工业产品档案在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。特点之一是以型号成套。一个型号产品的档案，是具有有机联系的整体。构成这个整体的基本文件一般包括：技术任务书、设计和研制文件、工作图（底图和蓝图）、工艺文件、检验文件、定型和总结文件等。但具体的内容构成，因情况的不同而有较大差异。 • 农业科技档案是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案种类繁多，综合性较强。包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等。 • 基本建设档案各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程所形成的科技档案。具体到一个项目来说，是指在整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。其特点是以工程项目成套，是有机联系的整体。基本建设档案内容一般包括：可行性研究、任务书，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，生产技术准备、试生产，工艺、装备，涉外文件，财务、器材管理，有关科研项目，以及其他资料等。

设备仪器档案设备仪器档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。其特点是以型号成套，同一台（套）的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。实际工作中，一般单位，特别是企业的设备仪器档案，主要有以下几种：外购设备档案、自制设备档案、与基建工程连在一起的设备档案。设备仪器档案设备仪器档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。其特点是以型号成套，同一台（套）的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。实际工作中，一般单位，特别是企业的设备仪器档案，主要有以下几种：外购设备档案、自制设备档案、与基建工程连在一起的设备档案。

科学技术研究档案在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文字材料。它的基本特点，是以课题成套，一个科研课题的档案材料，是具有有机联系的整体。一般包括：科学技术研究档案在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文字材料。它的基本特点，是以课题成套，一个科研课题的档案材料，是具有有机联系的整体。一般包括：第一：研究准备工作文件。主要有：课题论证和文献综述，基金申报文件和任务书、协议书，研究计划和设计方案等。第二：研究试验文件。包括：试验大纲和各种原始记录，计算、分析和设计文件，计算机软件和课题阶段总结等。第三：成果和总结鉴定文件。这类文件主要包括：研究报告或论文、专著，课题工作总结和经费决算，成果验收、鉴定和评审文件等。第四：成果奖励申报文件。包括：成果申报文件，成果奖励文件，专利文件等。第五：成果推广应用文件。包括：推广应用方案技术转让合同，工作总结，同行评价和用户反馈意见等。第六：其他有关文件。

工业产品档案 农业科技档案科技档案基本建设档案设备仪器档案科学技术研究档案在专门技术活动中形成的科技档案地质档案测绘档案环境保护档案气象档案天文档案水文档案地震档案专门技术档案

1-2设备仪器档案分类 按设备来源分：外购设备档案自制设备档案（产品、科研）与基建工程连在一起的设备档案（基建）按载体形式分：纸质档案磁性材料档案胶片档案光盘等

1-3设备仪器档案特点 成套性：设备仪器尽管类型纷繁，但设备仪器的生产标准型号是规范统一的现实性：是反映设备仪器现状的图样和文字材料，在使用、维护、检修或改造创新时均发挥作用阶段性：设备生命的有限决定了设备档案生命的有限性渐进性：不断的工艺革新、设备改造使得设备档案内容不断变化和更新多样性：设备类型的多样性和科技材料表现方式的多样性决定了设备档案种类、形式和载体材料的多样性开放性：多数设备仪器档案没有密级

二、设备仪器档案管理意义 1、设备仪器档案管理现状及存在问题 2、提高设备仪器档案管理水平的意义

2-1设备仪器档案管理现状及存在问题 2-1-1对集中统一管理档案的理解程度不一致设备档案的4种管理形式：档案室集中统一管理，随时形成随时移交由设备管理部门保管由使用部门或操作人员个人保存随意处置无归档

2-1-2管理制度不健全，有的单位甚至无章可循 2-1-3有管理制度的单位，缺乏执行制度的保障措施 2-1-4设备仪器档案归档不全，影响了设备使用效率，导致运行成本增加

2-2提高设备仪器档案管理水平的意义 发挥设备档案依据凭证作用，为领导决策提供依据，避免造成损失为设备的使用和维修、保养提供依据，保证设备仪器完好率，延长设备寿命提高设备仪器利用效率，降低管理成本，获得经济效益发挥知识储备作用为提高整体现代化管理水平打下基础为效益分析提供基础数据便于信息交流为科技创新提供基础信息

三、设备仪器档案管理模式 设备仪器的全过程管理特点，决定了设备档案的全过程管理，涉及的管理部门越多，管理水平要求越高，既要执行集中统一管理原则，又要满足利用需求，健全的组织保障是必不可少的。设备档案目前的管理模式可采用以下几种： 3-1档案馆管理 3-2档案室管理 3-3设备（技术）管理部门管理 3-4设备维修使用部门管理 3-5综合协调管理（管理网络、计算机化、管理委员会）根据“周期长、数量多、种类杂”的特点，选择适合自己单位需要的管理模式

管理网络结构参考 分管领导分管领导档案馆（室）设备管理部门设备管理部门业务指导原件第二套或复印件设备安装维修部门设备使用部门操作人员设备使用部门复印件

分管领导应及时了解设备仪器档案工作的情况，解决设备仪器档案管理工作的问题，保证设备仪器档案工作的正常运行分管领导应及时了解设备仪器档案工作的情况，解决设备仪器档案管理工作的问题，保证设备仪器档案工作的正常运行 • 各单位应当定期对设备仪器档案的密级进行审查，根据相关规定，及时调整密级，扩大设备仪器档案利用与交流的范围。应当建立和健全图纸更改、补充制度 • 设备管理和安装维修部门应该注意设备仪器材料的形成和积累，把好设备仪器档案进口关、归档关和安全使用关 • 档案部门对接收来的设备仪器档案，应当进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。编制必须的检索工具和参考资料，及时提供设备档案为科研、生产、基建等各项工作服务。对设备仪器档案的利用效果，进行必要的调查和建立借阅档案的统计制度 • 设备仪器操作人员应当树立档案意识，对于应该归档保管的设备仪器档案做到心中有数，自觉管用好档案。

四、设备仪器档案管理基本技能 1、设备仪器档案的形成和收集 2、设备仪器档案的归档 3、设备仪器档案的整理和编目 4、设备仪器档案的保管与保护 5、设备仪器档案的鉴定与销毁 6、设备仪器档案质量控制

4-1设备仪器档案的形成和收集 4-1-1产品文件材料的形成产品文件材料主要产生于企业和集团公司。企业产品文件材料形成于产品开发的全过程。主要工作阶段及各阶段形成的文件如下： 1、调查研究、计划决策阶段。有关产品和技术的调查材料；产品开发的构想材料；产品开发的计划与决策。 2、产品设计和工艺准备阶段。产品设计文件材料、产品工艺文件材料。 3、试制、试验与产品鉴定阶段。产品试验计划、样品试制报告、小批量试制总结；产品试验计划与规程、试验报告、试验总结与结果统计表；产品鉴定大纲、鉴定会议记录、专家评议书、鉴定结果报告、生产许可证等。 4、正式生产阶段。工艺装备材料、部分产品图纸及技术文件更改与补充材料、更改通知单及图纸修改记录等。 5、市场开发与产品销售阶段。市场开拓计划、产品销售调查报告、改进产品意见书、用户意见反馈单、产品商标、广告等。

4-1-2设备仪器文件材料的形成 1、购置阶段。形成的文件材料主要包括：购置、引进与投资计划和报批文件；市场调查、设备选型及购进途径方面的文件材料；技术经济论证和综合平衡材料；设备、仪器购货或引进申请书、协议书等。 2、验收与调试阶段。形成的文件材料主要包括：随机文件材料；验收、安装及调试文件材料；有关索赔及“三包”服务材料。 3、使用与维修阶段。形成的文件材料主要包括：有关的规章制度、使用记录、维修记录。 4、更新改造阶段。形成的文件材料主要包括：设备改造计划、申请书、改造验收单、更新记录及有关图纸；旧设备报废申请书、封存报告单、迁移安装报告、设备调拨单、移交清单、设备处理报告等。

4-1-3科技研究文件材料的形成 1、科研准备阶段。课题选择的依据材料、课题论证报告、课题评审文件。 2、试验研究阶段。科研项目试验大纲与规程、各项专题试验报告、配套使用试验报告、技术经济性能测算材料、各项试验的原始记录与图表等。 3、总结、鉴定、验收阶段。科研报告、鉴定会议记录、科研成果鉴定书等。 4、成果和奖励申报阶段。形成的文件材料主要包括：成果和奖励申报与审批材料，专项证书、获取经济效益和社会效益的证明文件等。 5、推广应用阶段。形成的文件材料主要包括：课题推广应用计划、应用效果调查、反馈信息及改进意见等。

4-1-4设备仪器档案的收集 • 产品档案的收集：样机鉴定阶段；试制鉴定或产品定型鉴定阶段。 • 外购设备仪器档案收集：购置、安装、转移、报废四个阶段：设备购进的前期资料；设备开箱验收；设备安装、调试完毕；设备运行维护保养记录。必要时先归档，后借阅。 • 科研档案的收集：年终总结；成果鉴定。

4-2设备仪器档案的归档 4-2-1归档工作职责分工档案馆和档案室：监督、检查和指导。协助设备仪器管理人员做好相关文件材料的归档工作。归档工作承担部门和人员：设备（技术）管理部门、设备使用部门、设备操作人员、设备维修人员由设备管理部门负责人、产品试制负责人、项目负责人等审查后，及时归档

意义： • 增强有关部门领导及工作人员的责任感和档案意识 • 有利于准确鉴定档案价值 • 有利于档案室提高管理水平 • 便于承办人员的现实利用，防止文件材料散失，保证科技文件材料的齐全完整 • 便于保持设备仪器文件材料之间的有机联系，提高案卷质量和立卷工作效率

4-2-2实行“三纳入”、“四同步”的归档措施 三纳入： • 将设备仪器文件材料形成、积累、立卷、归档工作纳入本单位归档程序； • 将文件归档工作纳入本单位工作计划； • 将文件归档工作纳入相关部门和有关人员的职责。

四同步： • 下达工作任务与提出设备仪器文件材料的形成与归档要求同步； • 检查工作进度与检查设备仪器文件材料的形成、积累、整理、归档情况同步； • 验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技文件材料同步； • 上报登记和评审奖励科技成果、全优工程、优质产品与档案部门出具证明材料同步；

4-2-3设备仪器文件材料归档范围 科技文件材料归档范围的确定：凡是记述和反映本单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的，具有保存价值的科技文件材料都应列入归档范围。首先，应研究和分析本单位科学技术活动的范围，从而掌握本单位在科技生产活动中形成的科技文件材料的的种类和和成份，确定在归档范围中应包括哪些方面的科技文件材料。其次，要掌握本单位主要职能活动，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件材料作为归档范围的主体，然后再以基本职能活动为中心，研究和分析围绕基本职能活动进行的其它技术活动所形成的科技文件材料，进一步确定这些科技文件材料的归档范围。第三，要正确划定本单位内科技档案与科技资料、科技档案与文书档案的界限。第四，要在保证科技文件材料完整的前提下，根据科技文件材料的保存价值确定其归档范围。

购置设备仪器文件材料归档范围 计划、选购阶段用户申请，可行性方案论证报告购买仪器设备的审批文件协议、合同意向书、订购货通知单重要来往函件、电文谈判备忘录、附录、附件开箱验收阶段装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；开箱检验记录、商检及索赔文件；运单、发票

安装、调试阶段 安装调试计划；安装基础图、电气接线图、安装工艺规程；试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；存在问题及处理意见；安装调试技术总结报告、验收报告；计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料；培训材料。运行及维护修理阶段设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；设备仪器维护保养和安全技术操作规程；履历本、运行记录；设备仪器保养情况记录；设备仪器检查、普查记录；设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；大、中修精度检查记录及验收移交单；设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。

改造、更新阶段 合理化建议及处理结果；设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；改进、改装过程中形成的图样、技术文件；设备仪器报废技术鉴定书，请示及批复文件；技术鉴定及成果申报奖励文件。自制设备的归档范围方案论证及设计阶段设备任务书、协议、合同；调研报告、可行性方案论证报告；有关问题的请示及批复；计算文件、试验文件、图样技术条件、技术说明书、设计技术总结。

制造加工阶段 工艺规程、工艺说明书；重要的工艺装备图纸及说明书；重要零、组件超差、代料单；工艺总结。安装调试及鉴定验收阶段安装、调试计划安装基础图，电气接线图、安装工艺规程；试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；存在问题及处理意见；安装、调试技术总结报告、验收报告；计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料；培训材料；技术鉴定及审批文件；成果申报及奖励文件；使用维护说明书、操作规程。

运行及维护修理阶段 设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；设备仪器维护保养和安全技术操作规程；运行记录；设备仪器保养情况记录；设备仪器检查普查记录设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；大、中修精度检查记录及验收移交单；设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。改造及更新阶段合理化建议及处理结果；设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；改进、改装过程中形成的图样、技术文件；设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件；技术鉴定及成果申报奖励文件。

其他： 特大型设备招标的有关材料资源配置许可的有关材料享受国家免税政策的进口设备海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。

4-2-4设备仪器文件材料归档时间 归档时间的确定：可根据每种文件材料的特点，本着便于集中统一管理、便于工作利用的精神，具体规定本单位每种设备仪器文件材料的归档时间注意：先归档后借阅随时归档：设备计划、采购供应部门的兼职档案员应及时将形成的设备仪器管理文件材料整理组卷定期归档：购置设备验收完成、进口设备索赔期满、自制设备检验后

4-2-5设备仪器文件材料归档份数 一般归档1份购置的贵重、大型和使用频繁的设备仪器文件材料，有条件的应一式两套归档保存；没有条件的应根据需要，制作复印件供日常借阅使用，原件归档保存自制设备仪器最好一式三套归档保存，其中一套作为科研或产品档案保存，一套供借阅。计算机磁盘、光盘归档应一式三套。

4-2-6设备仪器文件材料归档要求 • 归档工作由形成设备仪器文件材料的相关部门或业务人员承担 • 任务结束或告一段落后，应当将需要归档的设备仪器文件材料收集齐全，校对准确，经有关领导审批后向档案室移交； • 归档的科技文件材料，要做到线条、字迹清楚，声音、图像清晰，载体质地优良，签署完备，不能用铅笔（有特殊要求的除外）、圆珠笔或复写纸书写。所形成专业文件材料的用纸规格应规范化、标准化。 • 归档的科技文件材料，必须进行系统整理，组成保管单位，并编制归档目录一式两份。 • 符合归档质量的其他各项要求

4-2-7设备仪器文件材料归档手续 • 归档手续是档案归档过程需要履行的交接程序。参与人员：交接双方及相关人员清点核对：根据设备仪器档案归档目录对交接的设备仪器档案逐卷清点核对，确定账物相符质量检查：分别对不同形式或载体类型的档案实体按照归档质量要求进行检查，不符规定者重整交接双方签字盖章：由交接双方分别在归档目录备考表上签字盖章。交接过程需要说明的问题，应在归档目录备考表中说明，并由说明人签字盖章。

4-3设备仪器档案的整理和编目 4-3-1设备仪器档案的整理分类（选择分类方法、制定分类方案）案卷组织与排列编目分类。根据设备仪器档案的内容性质和形成特点，把设备仪器档案划分成不同的类别层次，形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的设备仪器档案库藏体系

分类要求 遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一台（套）设备仪器档案的分类标准要一致遵循效用规则。要适应设备仪器档案管理特点，追求分类的整体适用效果。有行业特点遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合编制一个合理和切实可行的设备仪器档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制设备仪器档案分类方案时，要了解和掌握本单位设备仪器档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的设备仪器档案分类方案注意实体分类与逻辑分类的区别

科技档案的分类一般采用对象分类法和特征分类法科技档案的分类一般采用对象分类法和特征分类法对象分类法：以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法：以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。

适用于设备档案的分类法 • 型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。性质——型号分类法、工序——型号分类法 • 课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。 • 学科——课题分类法、专业——课题分类法 • 一般采用专业——常规或大、中、小型等方法，以下再按台（套）排列。

根据各单位设备仪器工作实际采用最适合自己的分类方法，由档案部门统一制定分类方案根据各单位设备仪器工作实际采用最适合自己的分类方法，由档案部门统一制定分类方案 • 分类方法一经确定，分类方案随之确立，两者一定要统一。

案卷的组织与排列（由设备仪器档案形成部门完成）案卷的组织与排列（由设备仪器档案形成部门完成）组卷原则：以设备仪器台（套）为单位，区分不同文件材料的价值，遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的历史联系，便于保管和利用。组卷要求： • 案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。 • 案卷内科技文件材料要齐全完整、准确。 • 案卷内科技文件材料的书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、复写纸等书写的字迹。

每台（套）设备仪器的文件材料可以组成一个或若干个案卷每台（套）设备仪器的文件材料可以组成一个或若干个案卷反映设备仪器购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各类文件之首。其余设备仪器文件材料按设备的工作秩序及重要程度，依次系统排列。设备仪器文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号卷内文件材料排列：文字材料可按重要程度或按时间顺序排列；有图样目录的图纸，按图样目录的顺序进行排列；没有图样目录的图纸，按总体与局部的关系排列；图文混合材料文字材料在前，图样材料在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。

组卷方法 • 直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。 • 产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。 • 引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。 • 一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。

底图以张为单位单独保存和管理。 • 产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。 • 设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。

案卷和案卷内科技文件材料的排列 • 产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。 • 科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。 • 基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维修等排列。设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维修等排列。 • 案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。 • 案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。

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