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機密檔案管理

機密檔案管理. 臺北市政府秘書處 文書組 高瑾螢. 課程大綱. 相關法令與範圍 歸檔點收 立案編目 保管原則 檢調作業 解降密檢討與 後 續處置 清理作業 其他注意事項. 相關 法令與範圍. 主要適用法令 國家機密保護法及其施行細則 檔案法 機密檔案管理辦法 文書處理手冊 ( 捌、文書保密 ) 臺北市政 府文書處理實施要點 ( 拾、 文書保密 ) 臺北市政府檔案管理作業要點. 相關法令與 範圍 ( 續 ). 機密文書分 為以下兩種 ： 國家機密 ： （ 國家機密保護 法 §2 ）

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機密檔案管理

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Presentation Transcript

  1. 機密檔案管理 臺北市政府秘書處 文書組 高瑾螢

  2. 課程大綱 • 相關法令與範圍 • 歸檔點收 • 立案編目 • 保管原則 • 檢調作業 • 解降密檢討與後續處置 • 清理作業 • 其他注意事項

  3. 相關法令與範圍 • 主要適用法令 • 國家機密保護法及其施行細則 • 檔案法 • 機密檔案管理辦法 • 文書處理手冊(捌、文書保密) • 臺北市政府文書處理實施要點(拾、文書保密) • 臺北市政府檔案管理作業要點

  4. 相關法令與範圍(續) • 機密文書分為以下兩種： • 國家機密：（國家機密保護法§2） • 指為確保國家安全或利益而有保密之必要，對政府機關持有或保管之資訊，經依本法核定機密等級者。 • 一般公務機密：（文書處理手冊§51、文書處理實施要點§148） • 指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。 • 機密檔案：（機密檔案管理辦法§2） • 指依法規定列為機密等級之檔案。

  5. 歸檔點收 • 承辦人員 • 應使用機密檔案專用封套封裝 • 封套上相關欄位應詳實填註 • 封套封口處應簽章，並得加註簽封日期 • 檔管人員 • 檢視封套上應填註事項是否齊備，缺漏時應退回補正，惟不得拆開封套。 • 確認無誤後，應於封套封面上註記點收日期或蓋點收章。

  6. 機密檔案(□陳核□歸檔)專用封套

  7. 立案編目 • 分類編案 • 業務承辦人： • 應就檔案涉及之業務內涵，依機關檔案分類表賦予適當分類號 • 註：機密檔案不單獨列機密類目。 • 檔管人員： • 應就封套上所載內容，依其案情關聯、性質相同或重要之案件進行編案。 • 註：機密檔案不單獨編案 • 編目 • 依封套上所載內容著錄 • 註：機密檔案目錄不予彙送

  8. 保管原則 • 專人保管 • 與一般檔案分別存放 • 分級保管 • 備保險箱或其他安全防護箱櫃 • 人員、物品進出管制 • 複製原則 • 絕對機密：不得複製。 • 國家機密：應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員以書面授權或核准。 • 一般公務機密：應經單位主管以上人員核准。

  9. 檢調作業-檢調類別 • 機關內部借調 • 檢調方式：線上申請填具調案單 • 核定層級： • 極機密、國家機密：應經機關幕僚長以上核准 • 密、機密：業務承辦單位主管核准 • 借調期限： • 每次七天、期限屆滿得展延、至多可展延三次 • 展延三次後仍須使用時，應先歸還後再提出借調申請 • 註：借出之檔案如有必要，得隨時催還

  10. 檢調作業-檢調類別 • 機關間借調 • 檢調方式： • 書面申請，應註明借調期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料。 • 核定層級： • 經機關首長或其授權人核准 • 借調期限： • 借調期限屆滿，如仍須使用，應提出展期申請， • 註：借調之檔案，如有必要時，得隨時催還

  11. 檢調作業-檢調類別 • 依法有權調用 • 調用方式： • 應備函載明法律依據、調用目的、調用期間、及有關聯絡資料 • 核定權責： • 業務單位依來函簽辦，經權責長官核准後， 向檔案管理單位辦理調卷，並負稽催之責 • 例：監察法第26條 監察院為行使監察職權，得由監察委員持監察證或派員持調查證，赴各機關部隊公私團體 調查檔案冊籍及其他有關文件，各該機關部隊或團體主管人員及其他關係人員不得拒絕

  12. 檢調作業-注意事項 • 機密檔案之提供 • 應以書面告知機密等級及保密義務 • 極機密以上等級，應由調案人親至檔案管理單位簽收 • 傳遞過程 • 注意安全維護，必要時加裝外封套 • 機密檔案之歸還 • 用畢後應即歸還 • 調案人應在封套簽章後密封，並加註歸還日期 • 極機密以上等級，應由調案人親至檔案管理單位歸還 • 檔管人員應檢視封套是否密封

  13. 解降密檢討與後續處置 • 業務單位主動辦理 • 依有關法規或通知主動辦理解降密作業。 • 檔管人員配合事項 • 已成就解密條件或未列解密條件者： • 應定期清查彙編機密檔案目錄，送請業務單位檢討 • 保密期限屆滿者： • 由檔案管理單位會商業務單位辦理之

  14. 解降密檢討與後續處置(續) • 解密後續相關作業 • 案卷封面及文件上原有機密等級以雙線劃除 • 於明顯處浮貼機密等級變更或註銷紀錄單。 • 目錄補正作業： • 檔案解密後，應就檔案內容依實編目補正。 • 註：檔案解密後，應依一般檔案管理之。

  15. 清理作業 • 屆滿保存年限之定期保存檔案 • 完成解密程序，始可銷毀。 • 尚未解密者，應延長保存年限，不得銷毀。 • 永久保存檔案 • 機密檔案屆臨移轉年限，移轉前應先辦理解降密之檢討，經檢討仍維持機密者，仍應辦理移轉。

  16. 其他注意事項 • 人員調離職或職務移交 • 應列冊點交機關首長指定人員或檔案單位主管 • 密件與普通件併案歸檔 • 以密件檔案管理之

  17. 課程結束 謝謝指教 秘書處文書組2725-6103

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