Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

1. Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Implementación de Procesos para la Modernización de la Gestión de las Secretarías de Educación Participantes en el Proyecto de Modernización Fase III - Grupo 1 Secretaría de Educación de Boyacá MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia CONVERSATORIO DE LAS 5 “S” Y CONTINUIDAD EN LA GESTIÓN Noviembre de 2008

2. ORIGEN • El movimiento de las 5'S es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de Edward Deming. (padre de la 3ra Revolución Industrial) • Creación y mantenimiento de áreas de trabajo más limpias, más organizadas y más seguras.

3. AMBIENTE DE TRABAJO Los individuos conforman los ambientes La organización facilita los medios (tangibles e intangibles) De nada sirve que la organización tenga los medios, las actitudes y los procedimientos para generar ambientes confortables, si la gente no desea llenar esos espacios de cordialidad, respeto y compromiso

4. OBJETIVOS • Identificar los principios para el buen desempeño de una organización • Establecer pautas de comportamiento que les permitan mejorar el ambiente de trabajo • Reflexionar sobre los cambios que hay que hacer al interior de la Secretaría • Generar compromisos que promuevan la aplicación de las 5 ´s .

5. TEORÍA DE LAS 5´s • Las 5´s buscan generar un ambiente de trabajo que además de ser congruente con la calidad total, brinda al ser humano la oportunidad de ser más efectivo Condiciones mentales

6. TEORÍA DE LAS 5´s • Los hábitos se conforman con los conocimientos, las habilidades y las actitudes. • Visión Holística - aspectos para desempeño de excelencia: • El lugar de trabajo y las cosas que lo conforman • La persona • La empresa

7. TEORÍA DE LAS 5´s Relación con las cosas Relación con usted mismo Relación con la empresa

8. MODELO JAPONÉS Relación con las cosas

9. MODELO JAPONÉS Relación con Ud mismo

10. 5 ´S 1 Seiri Ordenar y clasificar Acciones Identificar de acuerdo a frecuencia de uso Separar lo innecesario, excesivo, adicional Identificar elementos de poca rotación Diferenciar elementos necesarios de aquellos que no lo son, saber ordenar por clases, tamaños, tipos y categorías

11. 5 ´S 2 Seiton Organizar Acciones Ubicar un lugar para cada cosa Identificar las diferentes clases de objetos Designar lugares de almacenaje • Todos los recursos empleados en el proceso deben encontrarse en el lugar asignado • Reducir búsquedas: Organizar los elementos necesarios de modo que resulten de fácil uso y acceso

12. 5 ´S 3 Seisõ Limpieza o pulcritud Acciones Mantener manuales en buen estado Pintar de colores claros Mantener limpios y en buen estado los equipos e instalaciones Planes de recuperación de desechos • Desarrollar el hábito de observar y estar siempre pensando en el orden y la limpieza en el área de trabajo • Cuando todo está limpio, todo está ordenado se simplifican los procedimientos

13. 5 ´S 4 Seiketsu Limpieza estandarizada Acciones Desarrollar estándares y procedimientos en todas las tareas y actividades relacionadas Son los trabajadores quienes adelantan programas y diseñan mecanismos que les permitan beneficiarse a sí mismos. • Es importante que la persona esté en un estado “ordenado” y cuente con mecanismos que lo promuevan • Mantener orden y limpieza en el ambiente y las personas

14. 5 ´S 5 Shitsuke Disciplina Acciones Continuidad y seguimiento hasta generar un hábito Conocimiento que no se aplica no sirve Disciplina y buenos hábitos de trabajo: Basados en el respeto a las reglas y a las personas (compañeros de trabajo y clientes)

15. Falta seguridad Falta higiene Descontento Fatiga, cansancio, pereza. Rechazo inconsciente a inspeccionar lugares sucios Acumulados en lugares inaccesibles Perdidas importantes de tiempo Dificultad para consultar los documentos técnicos Entorno desagradable Mayor seguridad Higiene correcta Ambiente agradable Facilidad de inspección Disminución de riesgo de incendio Disminución de pérdidas de tiempo debidas a falta de organización. Facilidad para consultar los documentos técnicos Entorno agradable PARALELO Sin las 5 s Con las 5 s

16. HOY

17. HOY

18. HOY

19. HOY

20. HOY

21. LOGROS • Aumenta la motivación del equipo • Crea impresiones positivas en los usuarios • Aumenta la eficiencia de la organización • Mejora el ambiente de trabajo • Apoya la orientación hacia los procesos • Crea una organización mas productiva

22. IMPLANTACIÓN

23. PREGUNTAS DE REFLEXIÓN • ¿De quién es la responsabilidad del ambiente de trabajo en la Secretaría? • ¿Qué tan fácil es aplicar la teoría de las 5 s en la Secretaría? • Acciones inmediatas

24. Sesión de Preguntas ¿¿¿ ???

25. MUCHAS GRACIAS