MERSİN ÜNİVERSİTESİ

1. MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ VE KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARININ UYUMLAŞTIRILMASI ÇALIŞMALARI

2. İÇ KONTROL TANIMI İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.

3. İÇ KONTROLÜN AMACI Faaliyetleri düzenli, etik kurallara uygun, etkin, ekonomik ve verimli biçimde gerçekleştirmek, hesap verme sorumluluğunun gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirmek, yürürlükteki yasalara ve yönetmeliklere uymak, kayıplara, kötü kullanıma ve hasarlara karşı kaynakları korumaktır.

4. YASAL MEVZUAT • 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu • İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar • Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği • Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi • Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik • Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik • Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik • Kamu İç Kontrol Rehberi

5. KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI TEBLİĞİ Maliye Bakanlığınca çıkarılan tebliğde (5) başlık altında toplam (18) standart ve her bir standart için gerekli genel şartlar belirlenmiştir. Bunlar;

6. İÇ KONTROL STANDARTLARI • Kontrol Ortamı Standartları • Risk Değerlendirme Standartları • Kontrol Faaliyetleri Standartları • Bilgi ve İletişim Standartları • İzleme Standartları

7. İÇ KONTROL STANDARTLARI 1-KONTROL ORTAMI Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı Standart: 4. Yetki Devri 2-RİSK DEĞERLENDİRME Standart: 5. Planlama ve Programlama Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart: 7. Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Standart: 8. Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Standart: 9. Görevler Ayrılığı Standart: 10. Hiyerarşik Kontroller Standart: 11. Faaliyetlerin Sürekliliği Standart: 12. Bilgi Sistemleri Kontrolleri 4-BİLGİ VE İLETİŞİM Standart: 13. Bilgi ve İletişim Standart: 14. Raporlama Standart: 15. Kayıt ve Dosyalama Sistemi Standart: 16. Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi 5- İZLEME Standart: 17. İç Kontrolün Değerlendirilmesi Standart: 18. İç Denetim

8. İÇ KONTROL COSO: Sponsor Kuruluşlar Komitesi (Committee of SponsoringOrganizations of theTreadwayCommission) Günümüzde hem özel sektörde hem de kamu sektöründe yaygın uygulama alanı bulan COSO İç Kontrol Modeli en çok tercih edilen modeldir.

9. İÇ KONTROL

10. İÇ KONTROL EYLEM PLANI HAZIRLAMA SÜRECİ MEÜ’ de Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyumlu Bir İç Kontrol Sisteminin oluşturulmasını sağlamak amacıyla ADEK, KYK, Birim Kalite Geliştirme Ekipleri ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı görevlendirilmiştir. Gerek görülmesi halinde danışmanlık desteği vermek üzere İç Denetim biriminden yararlanılacağı ve tüm çalışanların süreci desteğinin de etkinliği artıracağı belirtilerek yapılan çalışmaların Rektör ve Üniversite yönetimi tarafından yakından izleneceği taahhüt altına alınmıştır.

11. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ MEÜ; yerel, bölgesel, ulusal ve uluslar arası (YÖK-YÖDEK, İç Kontrol ve Mali Denetim, TheEuropeanAssociationforQualityAssurance in HigherEducation- ENQA, Bologna Süreci vb.) süreçlere uyumu sağlamak, eğitim- öğretim, bilimsel araştırma, uygulama-hizmet ve idari-destek faaliyetlerini standardlara uygun sürdürmek için “ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi” ni benimsemiştir. Mersin Üniversitesindeki tüm faaliyetler için “Kalite El Kitabı (KEK)” temel dökümandır.

12. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ ISO 9000 Kalite Yönetim Sisteminin 8 ana başlığı Mersin Üniversitesi’ ne uyarlanmış ve uygulamaya konulmuştur. Kurumun uymak zorunda olduğu ulusal mevzuat (2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu, 2809 sayılı Yüksek Öğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 124 sayılı Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu), ulusal süreçler (YÖDEK Kurumsal Değerlendirme, MEÜ İç kontrol Standardları Eylem Planı) ve uluslar arası süreçler (Bologna Süreci, ENQA) ISO 9000 standardının şartları gereği ölçülebilir, yönetilebilir süreçlere dönüştürülmüştür.

13. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ 28.06.2010-01.07.2010 tarihleri arasında yapılan TSE Belgelendirme Tetkiki sonucunda MEÜ, ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi almaya hak kazanmıştır.

14. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ Kalite Yönetim Sistemimiz, MEÜ bünyesinde yapılan iç tetkikler, Türk Standardları Enstitüsü’ nce yapılan gözetim-belge tetkikleri, kalite eğitimleri ve yılda iki kez yapılan “Yönetimin Gözden Geçirilmesi Toplantıları” ile sürekli iyileştirilmektedir.

15. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ KYK dahilinde bir Kalite El Kitabı, 6 prosedür, 11 süreç, 435 form, 250 akademik-idari talimat, 750 cihaz talimatı, anketler, listeler geliştirilmiştir. ISO 9001:2008’ in üniversiteye tam teşekküllü olarak uygulanmasının bir nevi miladı konumunda olan bu çalışma ile 1.450 doküman geliştirilmiş ve Kalite Yönetim Bilgi Sistemi (KYBS) aracılığıyla uygulamaya konulmuştur. Kurumun içinde bulunduğu mevzuatın uygulamaya yansıması olan bu dökümantasyon ve bu dökümantasyonun izlenmesi, değerlendirilmesi, revize edilmesi amaçlı kullanılan araçları ile kurumun hizmetleri ve ürünleri paydaşlara sunulmaktadır.

16. İÇ KONTROL- KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ İLİŞKİSİ MEÜ, 2010 yılında ISO 9001:2008 KYS Belgesini almıştır. KYS Standartları genel şartları ile İç Kontrol Standartları genel şartlarının birbirine çok benzeyen iki sistem olması nedeniyle MEÜ İç Kontrol Standartları Eylem Planı, KYS ile ilişkilendirilerek planda öngörülen çalışmaların büyük bir kısmı tamamlanmıştır.

17. İÇ KONTROL- KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ İLİŞKİSİ Kalite El Kitabımızda, ISO 9001:2008’ in 8 şartı ve alt maddelerinin Mersin Üniversitesi’ndeki uygulamaları, ayrı ayrı her madde ile ilgili yasal mevzuat, süreçler, talimatlar, formlar, planlar, tablolar vs. destekleyici dökümanlar aracılığıyla açıklanmaktadır. Kalite Yönetim Sistemimizin, iç kontrolün 18 standardını büyük oranda kapsadığı ve makul güvencenin sağlanması amacına yönelik genel düzenlemelerin yer aldığı görülmektedir. İç Kontrol Standartları ve Kalite Yönetim Sistemindeki karşılıkları aşağıdaki tabloda gösterilmektedir. Buna göre :

18. İÇ KONTROL- KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ İLİŞKİSİ 1- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI

19. İÇ KONTROL- KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ İLİŞKİSİ 2- RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI

20. İÇ KONTROL- KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ İLİŞKİSİ 3- KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI

21. İÇ KONTROL- KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ İLİŞKİSİ 4- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI

22. İÇ KONTROL- KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ İLİŞKİSİ 5- İZLEME STANDARTLARI

23. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER 1.KONTROL ORTAMI STANDARTLARI (KOS)

24. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER • KOS 1 ETİK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK • KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. • EYLEM: • 1.1.1 iç kontrol ve kalite yönetim sistemi konusunun hizmet içi eğitim ve görevde yükselme eğitim programlarına dahil edilmesi • 1.1.2 Yöneticiler için periyodik olarak bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi • 1.1.3 Her yılın başında Üst yöneticinin iç kontrol sistemi ile ilgili beklentilerine yönelik bir duyuru yayımlanması • 1.1.4 İç kontrol sistemine ilişkin el broşürü hazırlanarak tüm akademik ve idari birimlerimize dağıtılması.

25. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmadırlar. EYLEM 1.2.1 Üst yöneticinin iç kontrol sistemi ile ilgili beklentilerine yönelik bir duyurunun yayımlanması, 1.2.2Yöneticiler için periyodik olarak bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi, 1.2.3 İç kontrol sistemine ilişkin el broşürü hazırlanarak tüm akademik ve idari birimlerimize dağıtılması

26. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. EYLEM 1.3.1 Etik kuralların hizmet içi eğitim ve görevde yükselme eğitim programlarına dahil edilmesi, 1.3.2 Etik Eğiticileri için eğitim düzenlenmesi, 1.3.3 Etik kurallarının ilan panolarında ve/veya Üniversitemiz web sayfasında yayımlanması, 1.3.4 Etik kurallarla ilgili broşür hazırlanması, 1.3.5 Etik kurallarının benimsenmesi için bilgilendirmeler (e-mail, bilgi notu ,ilan panosu, web sayfası vb) yapılması, 1.3.6 Etkinlik düzenlenmesi (etik kulüpleri, seminer, panel, konferans, etik hatıra ormanı, vb.),

27. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER KOS 2 MİSYON ORGANİZASYON YAPISI VE GÖREVLER

28. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. EYLEM 2.2.1 Üniversitemiz birimlerinin kanunda verilen görev tanımlarına ilişkin yönergelerin hazırlanması ve Üniversitemiz web sayfasında yayımlanması

29. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. EYLEM 2.5.1 Birim Yönergelerinin hazırlanması

30. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER KOS 3 PERSONELİN YETERLİLİĞİ VE PERFORMANSI

31. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. EYLEM 3.1.1- 3.2.1-3.5.1 Hizmet içi eğitim Birimi

32. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. EYLEM 3.6.1-3.7.1 Performans Değerlendirme Kriterleri, Performansın değerlendirmesinin personel ile görüşülmesi.

33. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. EYLEM 3.8.1 Personel ve özlük hakları ile ilgili mevzuat derlenerek üniversitemiz web sayfasında yayımlanması sağlanacaktır. 3.8.2 Performans değerlendirme kriterleri tespit edildikten sonra Üniversitemiz web sayfasında yayımlanacak.

34. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER 2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI (RDS) ÜNİVERSİTEMİZCE ALINAN OLUR GEREĞİ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU VE İDARE RİSK KOORDİNATÖRÜ BELİRLENMİŞ OLUP ÇALIŞMALARA MALİYE BAKANLIĞINCA ÖNGÖRÜLEN TARİHTE BAŞLANILACAKTIR.

35. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER 3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI (KFS)

36. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER KFS 7 KONTROL STRATEJİLERİ ve YÖNTEMLERİ KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. KFS 9 GÖREVLER AYRILIĞI KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. KFS 10 HİYERARŞİK KONTROLLER KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. KFS 11 FAALİYETLERİN SÜREKLİLİĞİ KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. EYLEM Bu maddelerin karşılanması için Risk Yönetimi Sisteminin kurulması ve işlerlik kazanması gerekmektedir.

37. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER KFS 12BİLGİ SİSTEMLERİ KONTROLLERİ KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. EYLEM 12.1.1-12.2.1-12.3.1 Bu genel şartın sağlanması için TS ISO/IEC 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi kalite belgesinin alınması veya şartlarını sağlayıcı çalışmaların Üniversitemizde yapılması

38. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER 4.BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI (BİS)

39. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER BİS 15 KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. EYLEM 15.3.1 Bu genel şartın sağlanması için TS ISO/IEC 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi kalite belgesinin alınması veya şartlarını sağlayıcı çalışmaların Üniversitemizde yapılması

40. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN TAM OLARAK KARŞILAMADIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARI VE ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER BİS 16HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. EYLEM 16.1.1-16.2.1-16.3.1 Üst yönetim idare içinden ve dışından yapılacak ihbar ve şikayetlere yönelik prosedürleri ilan etmelidir.