COMPETENCY DEVELOPMENT

1. COMPETENCY DEVELOPMENT Materi Kuliah Program Magister Psikologi Unika Atmajaya Agustus 2009 Disusun oleh : D. UTARI HILMAN

2. COMPETENCY DEVELOPMENT • JOB ANALYSIS APPROACH • PROCESS BASED APPROACH

3. Langkah-langkah Penyusunan Kompetensi Mengumpulkan data pendukung:company profile,visi/misi,job description, meeting dengan beberapa key person,dll. Initial Process • Pengumpulan data dengan cara/metode: • interview BOD • focus group discussion ke manager • interview job holder/atasan • questionaire Job/Function/Role Analysis Menganalisa data,baik secara kualitatif maupun kuantitatif, kemudian menuliskan draft kompetensi. Drafting Competency Konfirmasi ke management/user tentang draft model kompetensi Validation Memilih dan menetukan metode yang sesuai dengan model kompetensi -> matriks competency vs metode asesmen. Implementation

4. Proses Analisa • - Samples of Respondent • BEI direct report & Job Holder • Methods: • - BEI/Interview • Secondary Data Transcripts & Raw Data Data Collecting - Identifies Key Behavior using FACT concept (Feeling, Action, Context, Thinking) • Grouping of Similar Key Behavior based on: • Theoretical Approach • Benchmark • Thematic analysis. - Classifies transcripts & raw data based on Competency Scope Data Analysis Key Behavior Grading for each Competency using Thematic Analysis  Competency Model • Drafting Competency • Label / Name • Key Behavior Competencies Generates CPQ (Competency Rating Questionnaire) • Others Finding. • Matrix Competency vs Tools • Tools Design • Recommendation of Leadership Competencies Model Implementation • Sampling based on Function • - CRQ Data Collecting Competencies Rating • Respondent Rating Analysis

5. Langkah Menyusun Kompetensi Langkah 1 • interview job holder, atasan, kelompok manajemen; • focus group diskusi (FGD) ke manajer; • transcript inteview. Langkah 2 • analisa transcript dan FGD, identifikasi indikator perilaku; • menuliskan kembali indikator secara jelas dan detil; • mengelompokkan indikator yang sama; • membuat kode/coding dari indikator perilaku tertentu yang memungkinkan kompetensi dapat dilihat tingkatannya. • Langkah 3 • mengkategorikan perilaku yang ditemukan kedalam kategori yang lebih luas (mis: Leadership, Analitycal Thinking); • menelaah kembali indikator perilaku untuk melihat perbedaan dan kesamaannya; • mendiskusikan kembali indikator perilaku untuk melihat mana tingkatan perilaku yang efektif, kurang efektif atau paling efektif terhadap job target nya.

6. Langkah Menyusun Kompetensi • Langkah 4 • ambil kesepakatan atas pengkategorian tersebut; • membuat masing-masing judul Kompetensi (label/title of competencies), merangkum pengertian kompetensi (summary definition of competencies), menyusun indikator perilaku yang terkandung didalamnya (competency criteria/behaviour indicator) Langkah 5 • mereview kembali konsistensi dari rangkuman sebelumnya, Kompetensi yang baik harus konsisten indikator perilakunya, tidak boleh overlap. • Langkah 6 • rangkum hasil langkah 5, tulis draft kompetensi yang sudah dibuat; • persiapkan dengan baik judul serta definisinya secara jelas; sering terjadi adalah perbedaan pengertian dari suatu judul kompetensi serta definisinya.

7. Langkah Menyusun Kompetensi • Langkah 7 • susun competency rating questionaire (CPQ); • lakukan pengambilan sampling; • analisa CPQ. • Langkah 8 • presentasikan hasil draft kompetensi kepada manajemen puncak/manajer senior. Jelaskan serta tanyakan implikasi kompetensi tsb pada pekerjaan yg dilakukan job holder, serta harapannya mengenai visi dan misi organisasi secara menyeluruh; • catat masukkan dan lakukan koreksi/review bila perlu.

10. Validasi Kompetensi • Quality • behaviorally anchored; • observable; • reflect organization culture; • visionary/forward looking; • discrete; • number of competencies. 2. Language: • menggunakan bahasa yang baik dan benar; • mudah dipahami oleh lingkungan pemakai.

11. Competency Ranking Frekwensi Job / task Verbal Communication 4 2 x seminggu Presentasi produk pada pelanggan Job / task Behaviour Competency Ranking Frekwensi • Menyapa • Mengucapkan selamat datang Customer Orientation Melayani pelanggan Validasi Kompetensi 3. Job Relevance • apakah kompetensi menunjang kinerja yang efektif; • apakah penampilan yang tidak efektif akan mempengaruhi hasil kerja; • apakah kompetensi tersebut masih akan efektif pada 3-5 tahun ke depan.

12. : Validasi Kompetensi : 4. Business Relevance • Untuk menguji apakah kompetensi masih relevan dengan bisnis,lakukan konfirmasi kepada Manajemen puncak, misal; melalui workshop, presentasi, focus group discussion • Seringkali kita lupa dalam mengintegrasikan aspek masa depan ke dalam indikator perilaku.

13. Kompetensi - Generic v.s. Tailor Made TAILOR MADE GENERIC MODEL • Kelebihan • hasil riset ilmiah, dilakukan pakar; • bisa dibandingkan dengan organisasi lain; • cepat,tidak mulai dari awal, relatif murah. • Kelemahan • kurang mengakomodasi budaya dan situasi / fungsi perusahaan; • bahasa yang biasanya tidak mudah diadaptasi ke bahasa setempat. • Kelebihan • mengakomodasi sikon perusahaan; • khas dan spesifik organisasi; • mudah diimplementasikan khususnya untuk pengembangan karyawan. • Kelemahan • butuh waktu yang relatif lama; • memerlukan SDM yang punya skill untuk menyusunnya.