Izmaiņas projektā

1. Izmaiņasprojektā MarinaGņedova marina.gnedova@latlit.eu 2012. gada 17.aprīlī, Rīgā

2. Izmaiņasprojektā • Par maznozīmīgām izmaiņām jāziņo projekta Progresa ziņojumā sadaļā “Deviations” (novirzes) Šādu izmaiņu gadījumā grozījumi projektā NAV jāveic: Maznozīmīgas izmaiņas projekta plānošanā, izmaiņas izmaksās vienas darba pakas un budžeta līnijas ietvaros (BL4, BL6 un BL7). Projektā IR jāveic grozījumi, ja notiek izmaiņas: • projekta partnerībā; • projekta budžetā; • projekta rezultātos un ieguvumos; • atskaitīšanas periodos; • tiek pagarināts projekta īstenošanas laiks. • Jāveic projekta grozījumu procedūra

3. Maznozīmīgas izmaiņasprojektā Piemēri: • Izmaiņas kontaktinformācijā, mainās projekta vadītājs vai finanšu vadītājs (jāpaziņo ATS projekta vadītājam, nosūtot e-pastu) • Maznozīmīga aktivitāšu pārplānošana, nelielas novirzes no ieguvumu specifikācijas • Nelielas izmaiņasprojekta ieguvumos (piem.: 4 darba sanāksmju vietā tika organizētas 3 sanāksmes; plānoto 1500 buklešu vietā tika sagatavoti 1600 bukleti, utml.) • Izmaiņas starp vienas budžeta līnijas un darba pakasizmaksām.

4. 1. Izmaiņas projekta partnerībā Piemēri: • Viens projekta partneris izstājās no projekta vai tā funkcijas pārņem cits (jauns) projekta partneris • Projekta partnerim mainās statuss vai nosaukums Izmaiņas partnerībā: • jāpamato; • nevar ietekmēt projekta mērķi un plānotos ieguvumus; • nevar ietekmēt partneriem un partnerības noteikto attecinamības kritēriju izpildi. • Ja viens no projekta partneriem izstājās no porjekta vai tā aktivitātes pārnem cits (jauns) projekta partneris, tad jāiesniedz jauna Partnera deklarācija

5. 2. Izmaiņas projekta budžetā Nosacījumi: • Izmaiņām jābūt pamatotām • Nedrīkst palielināt projekta ERAFlīdzfinansējumu • Izmaiņāmjāveicina projekta mērķu un rezultātu efektīvaku sasniegšanu • Finansējumuvar pārlikt starp budžeta līnijām un darba pakām līdz 30% no kopēja apstiprināta budžeta • Izņēmuma gadījumā var veikt izmaiņas budžetā vairāk par 30% no kopēja projekta budžeta, tad lēmumu pieņems Apvienotā uzraudzības un vadības komitēja • Izmaiņas projekta budžetā var veikt tikai vienureiziprojekta ieviešanas laikā. Tikai īpaši pamatotos gadījumos ir atļauts veikt papildus izmaiņas.

6. 3. Izmaiņas projekta aktivitātēs un ieguvumos Nosacījumi: • Izmaiņām jābūt pamatotām; • Izmaiņas nevar ietekmēt projekta mērķi un plānotos ieguvumus; • Izmaiņāmjāveicina projekta mērķu un rezultātu efektīvaku sasniegšanu. • Kopējais izmaiņu apjoms projekta aktivitātēm un ieguvumiem budžeta līnijā 6 “Iekārtas un infrastruktūra” nevar pārsniegt 30% no šīs budžeta līnijas vai 500 000 EUR.

7. 4. Izmaiņas būvniecības/rekonstrukcijas darbos • Maznozīmīgasizmaiņas(ja mainās apakšapozīcijas tāmē, bet kopēja pieteikuma formā plānota darbu summa nav pārsniegta): • Noformē dokumentus (akts par izmaiņām) • Pievieno atskaitei un iesniedz pirmā līmena kontrolei (FLC) • Neparedzētie darbi: • Noformē dokumentus (akts par neparedzētiem darbiem) • Pievieno atskaitei un iesniedz pirmā līmena kontrolei (FLC) • Papildus darbi→ iesniedz Pieprasījumu par izmaiņām (ATS) 7

8. 5. Projekta īstenošanas laika pagarināšana Nosacījumi: • Izmaiņām jābūt pamatotām • Projekts nevar būt pagarināts ilgāk par 6 mēnešiem /projektam jānoslēdzas līdz 2014.gada 31.decembrim • Projekts var tikt veiksmīgi īstenots pagarināta perioda ietvaros • Pieprasījums par projekta termiņa pagarināšanu ir iesniegts mēnesi pirms projekta beigām

9. 6. Izmaiņas atskaitīšanas periodos • Ja pirmais un pēdējais atskaitīšanas periods ir īsāk par 6 mēnešiem, tad ir iespejams apvienot pirmo ar otru periodu un pēdejo ar priekš pēdējo. • Par izmaiņām atskaitīšanas periodos ATS informē projektu un pirmā līmeņa kontroli.

10. Izmaiņu veikšanas procedūra (1) http://www.latlit.eu/eng/how_to_implement/project_changes 1. Vadošais partneris (VP) aizpilda šādus dokumentus un nosūta tos ATS pa e-pastu: • Pieprasījumu par izmaiņām (Request for Changes Form) • Tabulu par izmaiņām budžetā (Budget Reallocation Form) • Laboto pieteikuma formu, tehniski ekonomisko pamatojumu, tehniskos dokumentus, pielikumu pie Partnerības līguma ar detalizeto budžeta sadalījumu katram projekta partnerim. 10

11. Izmaiņu veikšanas procedūra (2) Pieprasījums par izmaiņām (Request for Changes Form): Kas bija plānots pieteikuma formā:jānorāda aktivitātes, finansējums, darba pakas un budžeta līnijas,izdevumu pozīcijas budžetā). Piem.:initially EUR 5.000 were planned for the Project Partner 3 information seminar under WP1 BL4. In order to fulfil this activity additional EUR 250 are necessary according to results of publicprocurement. Kas būtu nepieciešams mainīt: jānorāda izmainas aktivitātēs, no kādiem līdzekļiem izdevumi tiks sēgti (no citām aktivitātēm, no ietaupījumiem tajā pašādarba pakā un budžeta līnijā). Piem.:Project Partner 3 requests to reallocate EUR 250 from the planned costs for organization of conference under WP3 BL4 to the WP1 BL4 for the organisation of the information seminar as far as after organisation of event are savings left in amount of EUR 250. 11

12. Izmaiņu veikšanas procedūra (3) Pieprasītas izmaiņas ir jāpamato: Piem.:requested change is essential in order to ensure proper implementation of project activities and achievement of planned project outputs planned by the Project Partner 3, etc. Jāapraksta pieprasīto izmaiņu ietekme uz projekta ieviešanu: Piem.:the requested changes will make positive impact to achievement of planned project objectives by ensuring proper project management. 12

13. Izmaiņu veikšanas procedūra (4) 2. ATS izvērtē iesniegtas izmaiņas un ja nepieciešams pieprasa papildus informāciju. 3. Pēc ATSapliecinājuma, ka dokumenti ir pareizi sagatavoti,VP iesniedzdokumentu gala versijas pa e-pastu un oriģinālus pa pastu (pieprasījums pēc izmaiņām, tabula par izmaiņām budžētā, jauna partnera deklarācija, ja nepieciešams). 4. ATS/Vadošā iestāde/Apvienotā uzraudzības un vadības komitēja pieņem lēmumu par izmaiņām. 5. ATS informē projekta vadītāju par pieņemto lēmumu.

14. Izmaiņu veikšanas procedūra (5) 6. ATS pārbauda laboto projekta dokumentāciju (pieteikuma formu, tehniski ekonomisko pamatojumu, tehnisko dokumentāciju). 7. ATS sagatavo grozījumus Finansēšanas līgumā un nosūta VP parakstīšanai. 8. VP parasta grozījumus un nosūta vienu eksemplāru ATS. Ja izmaiņas projekta budžetā parsniedz 30% no kopēja apstiprināta budžeta un izmainas ieteikme projekta mērķi, tad lēmumu par izmainām pieņem Apvienotā uzraudzības un vadības komitēja.

15. Būvniecības izmaksu attiecināšanas nosacījumi

16. Informācija ATS • Saskaņā ar finansēšanas līguma 5.paragrāfa6.18.punktu VP ir atbildīgs par visu projekta partneru plānoto būvdarbu plāna iesniegšanu atbildīgajam ATS projekta vadītājam 2 nedēļu laikā pēc būvdarbu līguma noslēgšanas, norādot: • Būvdarbu uzsākšanas laiku • Būvdarbu veikšanas vietu (adresi) • Plānoto būvdarbu beigšanas laiku • Maksājumu veikšanas grafiku 16

17. Būvdarbi Iepirkuma veikšana Līguma slēgšana Darbu izpilde • Pieteikuma forma • Tehniski ekonomiskais pamatojums • Tehniskā dokumentācija • Būvdarbu tāmes = 17

18. Izmaiņas 1: plānošanas posmā • ATS nav jāinformē • Dokumentu noformēšana – kas un kāpēc mainīts • Nepieciešams ATS saskaņojums, iesniedzot grozījumus projektā, tos pamatojot un pievienojot attiecīgos pamatojošos dokumentus • Dokumentu noformēšana - grozījumu pieprasījums, defektu akti, tāmes, izmaiņu apstiprinājuma vēstule, segto darbu akti 2. Papildus darbi/būtiskas izmaiņas !!!– izņēmuma gadījumi (piemēram, atklātas kļūdas tehniskajā projektā) 1. Nelielas nobīdes 18

19. Izmaiņas 2: darbu izpildes laikā • ATS nav jāinformē • Dokumentu noformēšana – kas un kāpēc mainīts • Nepieciešams ATS saskaņojums, iesniedzot grozījumus projektā, tos pamatojot un pievienojot attiecīgos dokumentus • Dokumentu noformēšana - grozījumu pieprasījums, defektu akti, tāmes, izmaiņu apstiprinājuma vēstule, segto darbu akti 2. Papildus darbi/būtiskas izmaiņas • ATS nav jāinformē • Dokumentu noformēšana – defektu akti, tāmes, segto darbu akti 3. Neparedzētie darbi 1.Nelielas nobīdes 19

20. Izmaiņas 2: dokumentu noformēšana darbu izpildes laikā Pirms darbu veikšanas: 1.Akti (ar pamatojumu kas un kāpēc mainīts) 2. Pielikumi pie aktiem: izslēgtie/ieslēgtie/neparedzētie darbi Pēc darbu pabeigšanas: 1. Vienošanās par papildus darbiem 2.Papildus darbu nodošanas-pieņemšanas akts 20

21. Pamatprasības izdevumu attiecināšanai • Darbi veikti saskaņā ar projekta pieteikumu • Atbilstoši noformēti dokumenti (apstiprinātas tāmes, būvdarbu un izmaiņu fiksēšana, papilddarbu un neparedzēto darbu nodalīšana, segto darbu aktu atbilstība normatīvajiem aktiem, u.c.) • Veiktie darbi atbilst izpildes dokumentācijā minētajam • Objekts tiek nodots ekspluatācijā, atbilstoši normatīvo aktu prasībām 21

22. Rekomendācijas • Tāmēm jābūt apstiprinātām • Izmaiņas darbos laicīgi jāpiefiksē, atbilstoši jānoformē • Papildus darbus nevar uzskatīt par neparedzētiem darbiem • Darbu dokumentācijai jābūt saglabātai • Objektam jābūt nodotam ekspluatācijā 22

23. Kontakti Latvijas–Lietuvas programma Apvienotais tehniskais sekretariāts Valsts reģionālās attīstības aģentūra Ausekļa iela 14–8 (5.stāvs) Rīga, LV–1010, Latvija LV tālr.: +371 6735 0622 LT tālr.:+370 6999 4692 Fakss: +371 6735 0623 E-pasts: info@latlit.eu www.latlit.eu