La nouvelle gouvernance des établissements et du réseau de la santé et des services sociaux

La nouvelle gouvernance des établissements et du réseau de la santé et des services sociaux Présentation au conseil d’administration du Centre jeunesse de l’Estrie Denis Lalumière Services conseils Domingue et Lalumière s.a. 5 septembre 2013

Plan de la présentation • Pourquoi changer (encore) les règles de gouvernance ? • Les intentions du législateur • Les nouvelles mesures introduites par le PL 127 • Le rôle et le fonctionnement du conseil d’administration • Au-delà de la loi, l’esprit de la loi … Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Des changements nécessaires • Un risque politique • Des constats • Un manque de cohésion : un réseau morcelé • Des décisions difficiles à « faire descendre » dans le réseau • Des établissements en difficultés • Un ministre qui est tenu responsable mais qui a peu de moyens pour intervenir Services conseils Domingue et Lalumières.a. - Tous droits réservés

Un contexte social • Les problèmes de gouvernance dans certains secteurs (universités, secteur financier, etc.) • Une plus grande sensibilité des médias et de la population face aux enjeux de gouvernance • Une pression pour que les entreprises publiques et privées soient mieux dirigées Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Un contexte gouvernemental • Une loi (2006) sur la gouvernance des sociétés d’État : une modernisation déjà en place • Un projet de loi en préparation sur la gouvernance des universités et des Cégeps : une cohérence à maintenir entre les deux grands réseaux Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

La législation : de l’intention de départ à l’adoption d’une loi • Une loi = un compromis • Un résultat final influencé par un grand nombre d’acteurs • Le ministre • Les fonctionnaires et les conseillers • Les gardiens du droit • Le conseil des ministres et le caucus • Les partis d’opposition • Les groupes d’intérêt • Les médias Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

2. Les intentions du législateur • Des acquis : • Un système à 3 paliers • La participation du milieu (usagers, communauté) et des membres de l’organisation (professionnels, employés) aux décisions et à la surveillance du réseau et des établissements • La plus-value des conseils d’administration Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

2. Les intentions du législateur • Une idée maîtresse : renforcer la gouvernance des établissements et du réseau dans son ensemble i.e. • Plus d’indépendance dans la gouvernance • Plus de compétence dans la gouvernance • Une plus grande imputabilité des fondés de pouvoir • Une cohésion plus grande entre les 3 paliers (MSSS, agences, établissements) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

2. Les intentions du législateur Notes pour le ministre Bolduc pour l’allocution d’ouverture de la commission parlementaire, le 14 mars 2011 Le projet de loi propose la modernisation de la gestion du réseau de la santé et de services sociaux à l’intérieur des structures existantes. On vise plus particulièrement à accroître la responsabilisation et l’imputabilité des organisations et des conseils d’administration ainsi que la complémentarité et l’interdépendance entre les trois paliers de gestion. J’insiste, Monsieur le Président, sur les principes à la base de cette proposition législative. En regard du principe de responsabilisation, le projet de loi donne aux conseils d’administration des devoirs plus clairs au regard des décisions stratégiques qu’ils doivent prendre. L’imputabilité, second principe que nous renforçons, est le corollaire de la responsabilisation. En affirmant que les conseils d’administration doivent jouer un plus grand rôle, il est légitime d’exiger qu’ils planifient en considérant les orientations ministérielles et qu’ils rendent des comptes en fonction des résultats visés. En fonction du principe de la cohérence, différentes mesures précisent les liens nécessaires entre les différents paliers de gestion. Cette gestion plus responsable et plus imputable doit s’exercer avec le plus de transparence possible, soit un autre principe à la base de la proposition législative, Monsieur le Président. Ceci implique de rendre publiques les décisions des conseils d’administration, de faire connaître publiquement les résultats, d’être à l’écoute de la population et des différents milieux par différents moyens qui sont adaptés. Le rôle du conseil d’administration de l’établissement et de l’agence est précisé, Monsieur le Président, de façon à renforcer son autorité. Dorénavant, ses responsabilités principales seront : Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Plus d’indépendance dans la gouvernance • Une majorité de membres indépendants au CA • Une personnes indépendante à la présidence du CA et à la présidence des comités • Des CA moins nombreux Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Plus de compétence dans la gouvernance • La fonction de gouvernance fait appel à des compétences variées et pointues • Un établissement de SSS = une entreprise (une organisation) complexe • Le réseau SSS s’occupe de ce que les gens ont de plus précieux • On y gère des sommes colossales • Son bon (ou mauvais) fonctionnement a des répercussions majeures sur un nombre considérable de personnes • Par conséquent, on doit assurer aux établissements et au réseau la meilleure gouvernance possible Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

L’imputabilité des fondés de pouvoir Compte tenu des enjeux, on a voulu amener : • Plus de transparence • Une reddition de comptes publique • La possibilité d’intervenir en cas de lacunes dans la gouvernance Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Une plus grande cohésion entre les paliers • Des orientations, des priorités, des plans qui s’emboîtent d’un palier à l’autre • Un établissement = une « succursale » d’une organisation nationale • Le « siège social » donne les orientations, détermine les objectifs, distribue les rôles, fournit les ressources et fixe les balises • À la fin, c’est le ministre qui est imputable de tout Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Les orientations, objectifs et priorités • Le ministre Dans une perspective d’amélioration de la santé et du bien-être de la population, le ministre détermine les priorités, les objectifs et les orientations dans le domaine de la santé et des services sociaux et veille à leur application(Art 431) • L’agence L'agence est instituée pour exercer les fonctions nécessaires à la coordination de la mise en place des services de santé et des services sociaux de sa région (Art 340) L'agence veille au respect des orientations et des priorités en matière de santé et de bien-être (Art 346) • L’établissement Les établissements ont pour fonction d'assurer la prestation de services de santé ou de services sociaux de qualité … À cette fin, ils doivent gérer avec efficacité et efficience leurs ressources … et collaborer avec les autres intervenants du milieu … (Art 100) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Les plans stratégiques pluriannuels • Une obligation pour chacun des paliers • Le ministre dépose le plan stratégique du MSSS à l’Assemblée nationale, ce qui implique • qu’il est approuvé par le conseil des ministres • qu’il est soumis aux questions et réactions des parlementaires, des médias et des électeurs Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Le plan stratégique régional • En conformité avec les orientations nationales et dans le respect des standards d'accès, d'intégration, de qualité, d'efficacité et d'efficience reconnus ainsi que des ressources disponibles, l'agence est responsable d'élaborer un plan stratégique pluriannuel contenant, pour le territoire de sa région …(Art 346.1) • Le plan stratégique de l'agence doit être approuvé par le ministre. (Art 346.2) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Le plan stratégique de l’établissement • En conformité avec les orientations nationales et régionales et dans le respect des standards d'accès, d'intégration, de qualité, d'efficacité et d'efficience reconnus ainsi que des ressources disponibles, l'établissement est responsable d'élaborer un plan stratégique pluriannuel contenant les éléments suivants … • Le plan stratégique doit également tenir compte des priorités qui ont été établies dans les projets cliniques et organisationnels auxquels l'établissement est associé. (Art 182.0.2) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Le plan stratégique de l’établissement (suite) • Le plan stratégique est transmis à l'agence. (Art 182.0.3) • L'agence et l'établissement se rencontrent pour discuter des ajustements à apporter au plan stratégique, s'il y a lieu, et convenir des modalités de suivi de ce plan. Ces ajustements sont alors soumis au conseil d'administration de l'établissement. (182.0.4) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

3. Les nouvelles mesures introduites par le PL 127 3.1 Pour une plus grande cohésion entre les paliers 3.2 Pour augmenter la compétence de gouvernance Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Des CA de compétence (et non seulement de représentation) • La structure du CA • Des CA moins nombreux • Une majorité de membres indépendants • Une limite de deux mandats consécutifs • Le choix des membres • Un profil de compétences • Plus de membres cooptés Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

La cooptation Une fois les processus d'élections, de désignations et de nominations complétés, les membres …, à l'exception du directeur général, doivent dans les 30 jours suivants …, procéder aux cooptations prévues au paragraphe 8° du premier alinéa de l'article 129. Ces cooptations doivent permettre de faire accéder au conseil d'administration des personnes dont les compétences ou les habiletés sont jugées utiles à l'administration des établissements concernés et d'assurer au conseil d'administration une meilleure représentativité des différentes parties du territoire, de la composition socioculturelle, ethnoculturelle, linguistique ou démographique de l'ensemble des usagers desservis … Dans le cas d'un établissement qui exploite un centre de protection de l'enfance et de la jeunesse ou un centre de réadaptation pour les jeunes en difficulté d'adaptation ou pour les mères en difficulté d'adaptation, ces cooptations doivent également permettre de faire accéder au conseil d'administration, s'il ne s'en trouve pas déjà une, au moins une personne âgée de moins de 35 ans (Art. 138) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Le rôle du comité de gouvernance et d’éthique en matière de compétence du CA • Un comité du conseil dédié à la responsabilité d’assurer la compétence individuelle et collective des membres du CA Le comité de gouvernance et d'éthique a notamment pour fonctions d'élaborer: … 3° des profils de compétence et d'expérience pour la nomination ou la cooptation des membres indépendants du conseil d'administration avec le souci d'identifier les compétences diversifiées qui sont requises et la représentation souhaitée du milieu en fonction de ses caractéristiques; 4° des critères pour l'évaluation du fonctionnement du conseil d'administration; 5° un programme d'accueil et de formation continue pour les membres du conseil d'administration. (Art. 180.0.0.1) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Une formation « nationale » pour les membres de CA • Une nouvelle responsabilité confiée au ministre Le ministre doit s'assurer: 1° qu’une formation continue et adaptée est dispensée aux membres de chaque conseil d’administration ainsi qu’aux présidents-directeurs généraux, aux directeurs généraux et aux directeurs généraux adjoints des agences et des établissements; …(Art 433.2) • En pratique, une offre de formation conjointe MSSS / Agences / associations d’établissements Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Un rôle renforcé pour le CA • C’est au CA que doivent se prendre les grandes décisions qui déterminent le devenir d’un établissement Le conseil d'administration d'un établissement définit les orientations stratégiques en conformité avec les orientations nationales et régionales. Il établit également les priorités et voit à leur respect. (Art. 171) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Une responsabilité « réseau » et non seulement « établissement » • Le conseil d'administration exerce ses responsabilités dans le respect des orientations nationales et régionales, tout en favorisant la mise en réseau avec les partenaires locaux, régionaux ou nationaux. (Art 172.1.) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

La nomination du DG • Une question épineuse • DG « établissement » et DG « réseau » • L’importance de se choisir mutuellement entre CA et DG • Le CA : une compétence limitée dans ce processus • La nécessité d’un accompagnement externe • Un équilibre trouvé ? Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

La présidence du CA • Une fonction réservée à un membre indépendant • Un rôle renforcé L’agence doit constituer un comité régional de coordination réunissant le président-directeur général de l’agence et les directeurs généraux des établissements. L’agence doit s’assurer de la présence à ce comité des présidents de conseil d’administration des établissements lorsque les échanges visent à définir les orientations stratégiques de la région ou de l’ensemble du réseau. (Art. 346.3) • Un maximum de deux mandats Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

3. Les nouvelles mesures introduites par le PL 127 3.1 Pour une plus grande cohésion entre les paliers 3.2 Pour augmenter la compétence de gouvernance 3.3 Pour une meilleure reddition de comptes Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

L’obligation d’être agréé par un organisme externe • Une obligation renforcée (aux 4 ans) L’établissement doit s’assurer de maintenir en tout temps cet agrément… (en cas de non-agrément, l’établissement doit) …, dans les 12 mois suivant ce refus, soumettre à nouveau une demande d’agrément et en informer l’agence. (Art 107.1) • Le rapport d’agrément : un document public L'établissement rend public le rapport de l'organisme dans les 60 jours de sa réception et le transmet à l'agence et aux différents ordres professionnels concernés dont les membres exercent leur profession dans un centre exploité par cet établissement. (Art. 107.1) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Une reddition de comptes plus systématique • Une reddition de comptes partagée « CA et DG » envers les autorités Le président du conseil d'administration et le directeur général doivent rendre compte auprès de l'agence des résultats obtenus par rapport aux objectifs prévus au plan stratégique et à l'entente de gestion et d'imputabilité. (Art. 158.1) • Une reddition de comptes auprès de la population Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Un site Internet … • Une obligation de communiquer avec la population Un établissement doit mettre à la disposition de la population un site Internet en lien avec les services qu'il offre. (Art. 182.10) • La publication du rapport annuel de gestion L’établissement doit publier son rapport annuel de gestion sur son site Internet.(Art. 182.9) Ce rapport doit notamment comprendre : 1° une présentation des résultats en lien avec les objectifs prévus au plan stratégique et à l'entente de gestion et d'imputabilité convenu avec l'agence; … (Art. 182.7) • La publication du rapport financier L'établissement doit publier son rapport financier annuel sur son site Internet dans un délai de 30 jours suivant son adoption par le conseil d'administration, sous réserve de la protection des renseignements personnels qu'il contient.(Art. 295) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

3. Les nouvelles mesures introduites par le PL 127 3.1 Pour une plus grande cohésion entre les paliers 3.2 Pour augmenter la compétence de gouvernance 3.3 Pour une meilleure reddition de comptes 3.4 Pour résoudre les problèmes Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Des situations qui exigent une intervention • Des établissements peuvent se retrouver en difficultés de gouvernance • Les conséquences peuvent être importantes • Sur les usagers (accès aux services, qualité, sécurité, etc.) • Sur le personnel • Sur le réseau • Le ministre ou l’agence doivent pouvoir intervenir de façon adaptée : des mesures graduées Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Aide et accompagnement Lorsqu'un établissement éprouve des difficultés relatives à la qualité des services de santé ou des services sociaux qu'il rend, à son administration, à son organisation ou à son fonctionnement, l'agence peut, sur demande de cet établissement, fournir à celui-ci de l'aide et de l'accompagnement. Cette aide et cet accompagnement doivent faire l'objet d'une entente entre l'agence et l'établissement, laquelle doit notamment prévoir la nature de cette aide et de cet accompagnement, leur durée et les résultats attendus. Un établissement qui a bénéficié d'une aide et d'un accompagnement doit faire état de l'évolution de la situation auprès de l'agence. (Art. 413.1.1) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Nomination d’observateurs Lorsqu'un établissement éprouve des difficultés qui compromettent sérieusement la qualité des services de santé ou des services sociaux qu'il rend, son administration, son organisation ou son fonctionnement, l'agence peut nommer au plus deux observateurs pour une période qu'elle détermine. Ces derniers peuvent assister, sans droit de vote, à toutes les séances du conseil d'administration et de ses comités ainsi qu'aux comités de direction de l'établissement. Les observateurs transmettent leurs observations à l'agence, laquelle détermine les recommandations qui doivent être faites à l'établissement. L'agence peut également exiger de celui-ci qu'il lui fournisse un plan d'action pour la mise en œuvre de ces recommandations. (Art. 413.1.2) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

L’administration provisoire (tutelle) Le ministre peut, pour une période d'au plus 180 jours, assumer l'administration provisoire d'un établissement public: 1° lorsque l’établissement n’est plus titulaire d’un permis …; 2° lorsque le permis de l'établissement a été suspendu …; 3° lorsque l'établissement s'adonne à des pratiques ou tolère une situation susceptibles de compromettre la santé ou le bien-être des personnes que l'établissement accueille ou pourrait accueillir ou qui sont incompatibles avec la poursuite de la mission du centre qu'il exploite; Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

L’administration provisoire (tutelle) Le ministre peut, pour une période d'au plus 180 jours, assumer l'administration provisoire d'un établissement public: … 4° lorsqu'il estime qu'il y a eu faute grave, notamment malversation, abus de confiance ou autre inconduite d'un ou de plusieurs membres du conseil d'administration ou si ce conseil a manqué gravement aux obligations qui lui sont imposées par la présente loi, notamment en faisant des dépenses qui ne sont pas prévues au budget d'un établissement ou qui n'ont pas été spécialement autorisées conformément à la présente loi; 5° lorsque l’établissement omet d’obtenir l'autorisation prévue à l'article 113; 6° lorsque l'établissement éprouve des difficultés qui compromettent sérieusement la qualité des services de santé ou des services sociaux qu'il rend, son administration, son organisation ou son fonctionnement. Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

4. Le rôle et le fonctionnement du CA 4.1 Un mandat renforcé 4.2 De nouveaux mécanismes obligatoires (les comités du CA) 4.3 Les séances du conseil Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

4.1 Un mandat renforcé Le conseil d'administration doit en outre: 1° adopter le plan stratégique et le rapport annuel de gestion; 2° approuver l'entente de gestion et d'imputabilité; 3° approuver les états financiers; 4° s'assurer de la pertinence, de la qualité, de la sécurité et de l'efficacité des services dispensés; 5° s'assurer du respect des droits des usagers et du traitement diligent de leurs plaintes; 6° s'assurer de l'utilisation économique et efficiente des ressources humaines, matérielles et financières; 7° s'assurer de la participation, de la motivation, de la valorisation, du maintien des compétences et du développement des ressources humaines; 8° s'assurer du suivi de la performance et de la reddition de compte des résultats; 9° s'assurer du respect de la mission d'enseignement et de recherche lorsque l'établissement exploite un centre désigné centre hospitalier universitaire, institut universitaire ou centre affilié universitaire, le cas échéant. (Art 172) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

4.2 Des comités obligatoires • Comité de gouvernance et d’éthique • Comité de vérification (en plus de …) • Comité de vigilance et de la qualité • Comité de révision (plaintes portant sur un acte médical ou pharmaceutique) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Le comité de gouvernance et d’éthique Le comité de gouvernance et d'éthique a notamment pour fonctions d'élaborer: 1° des règles de gouvernance pour la conduite des affaires de l'établissement; 2° un code d'éthique et de déontologie conformément à l'article 3.0.4 de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (chapitre M-30) applicable aux membres du conseil d'administration; 3° des profils de compétence et d'expérience pour la nomination ou la cooptation des membres indépendants du conseil d'administration avec le souci d'identifier les compétences diversifiées qui sont requises et la représentation souhaitée du milieu en fonction de ses caractéristiques; 4° des critères pour l'évaluation du fonctionnement du conseil d'administration; 5° un programme d'accueil et de formation continue pour les membres du conseil d'administration. Le comité procède à l'évaluation visée au paragraphe 4° du premier alinéa conformément aux critères approuvés par le conseil. (Art. 181.0.0.1) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Le comité de vérification Le comité de vérification a notamment pour fonctions: 1° de s'assurer qu'un plan visant une utilisation optimale des ressources de l'établissement est mis en place et d'en assurer le suivi; 2° de s'assurer que soit mis en place et appliqué un processus de gestion des risques pour la conduite des affaires de l'établissement; 3° de réviser toute activité susceptible de nuire à la bonne situation financière de l'établissement portée à sa connaissance; 4° d'examiner les états financiers avec le vérificateur nommé par le conseil d'administration; 5° de recommander au conseil d'administration l'approbation des états financiers; 6° de veiller à ce que des mécanismes de contrôle interne soient mis en place et de s'assurer qu'ils soient adéquats et efficaces. (Art. 181.0.0.3) Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

5. L’esprit de la loi … • Au-delà de la loi (et des règlements), dans l’esprit de la loi … • Un CA, c’est … un fiduciaire de confiance • Un gardien • Un conseiller • Un témoin • Un membre de CA, c’est … un citoyen averti Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Le CA = le gardien • De l’intérêt de la clientèle de l’établissement et de la clientèle du réseau • Accessibilité • Qualité • Pertinence • Adaptation locale • Etc. • De l’intérêt de la population qui paye des impôts et des taxes) • Utilisation optimale des ressources • Utilisation des ressources dans le respect des règles • De la mission confiée à l’établissement (donc de l’intérêt de l’État mandataire) • Respect des orientations et priorités • Atteinte des résultats • Travail en réseau Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Le CA = un conseiller • Sur les besoins de la clientèle et de la population • Sur la dynamique du milieu • Sur les meilleures pratiques de gestion • Sur l’appréciation des résultats Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Le CA = un témoin • Les yeux et les oreilles du public et du gouvernement • Un témoin qui critique, évalue et contrôle • Un témoin qui soutient, qui encourage et qui valorise Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

Être membre du CA : une responsabilité individuelle • De participer pleinement (engagement) • Être présent aux rencontres et autres activités • Se préparer (lectures, etc.) • Poser des questions • Donner son opinion • Avec sagesse dont on est capable • Avec un sens aigu de l’éthique • De se mettre au service (éthique) • De l’établissement • Du réseau Services conseils Domingue et Lalumière s.a. - Tous droits réservés

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