環資部公文系統建置 報告

1. 環資部公文系統建置報告 監資處 三科

2. 報告大綱 • 目標 • 建置範圍 • 系統功能示意圖 • 線上簽核實施範圍 • 系統功能示意圖 • 資料庫規劃 • 建置方式 • 建置推廣時程 • 成立推動小組 • 所屬機關注意事項

3. 目標 • 開發共用版公文線上簽核系統提供本部及所屬機關使用（不含已開發或開發中機關）。 • 例外原則：所屬機關希望自行開發建置及維護者，則可不採用本專案系統，其他所屬機關原則使用本專案系統。 • 共用版統一放置共構機房，提供同仁上網使用。

4. 建置範圍 共用版公文管理 線上簽核系統 公文線上簽核系統 • 系統範圍 • 公文線上簽核系統（左圖斜線部分）：提供紙本和線上簽核二種作業模式 • 與相關系統界接：如單一登入系統、電子公文交換系統等 • 後續會考量建置環資部電子公文交換系統 • 組織範圍 • 環資部及所屬機關（不含水利署暨其所屬機關、氣象局暨其所屬機關） 其他系統界接介面 其他系統界接介面 立委質詢 系統 訴願 系統 電子公文 交換系統 單一登入 系統(AD) 行政院所建置之新系統 先使用原系統界接， 後續再改版 先使用原系統界接， 後續再改版 100年本署新建系統

5. 線上簽核實施範圍(1/2) 98年歸檔公文 • 目標 • 以電子檔案能順利讀取之年限 • 達成線上簽核績效30%以上之目標 • 評估 • 造成無法順利讀取之可能原因 • 軟硬體故障、檔案損毀、軟體過期 備份多份、稽核、資料/系統轉置 • 預估線上簽核公文量 • 以98年歸檔公文概估（如右圖） 建議實施範圍以5年或10年以下公文為主

6. 線上簽核實施範圍(2/2) • 初期（試行6個月內） • 保存年限5年以下之公文。 • 建議以本文與附件15頁(含)以內之公文。 • 排除附件成冊或海報、機密等級為「密」等以上之機密文書或陳核過程需保密之公文、費用單據核銷、依組室以上主管指定以紙本陳核者。 • 二層決行。 • 第二期（試行6個月後） • 其他條件相同，但放寬為一層決行。

7. 單一登入 與其他業務系統資料交換機制 電子憑證控管 線上簽核 公文管理 公文製作 （含流程管理） 登入 與其他政府機關電子公文交換機制 公告 E-mail 附件上下載機制 檔案管理 環資部及所屬機關間 公文線上簽核外陳外會 系統功能示意圖 注意事項： 所屬機關電子公文交換大部分使用XML BOX，唯部分機關如國家公園署（內政部營建署、海洋國家公園管理處、墾丁國家公園管理處、陽明山國家公園管理處、太魯閣國家公園管理處、台江國家公園管理處、金門國家公園管理處、雪霸國家公園管理處、玉山國家公園管理處）及污染防治局（營建署下水道工程處 ）使用內政部交換中心

8. 資料庫規劃 • 以三級單位為規劃單位 • 考量機關屬性及避免過多資料庫，規劃以三級機關含其所屬4級機關為1個單元資料庫，共計8個資料庫

9. 建置方式 • 由監資處建置環資部共用版公文系統 • 依本署及所屬機關需求建置 • 要求投標廠商提出所屬機關移轉建置（含測試）、上線輔導服務及教育訓練報價，以供所屬機關移轉發包 • 由所屬機關自行辦理系統移轉及推廣 • 各機關系統移轉相關需求不一，環資部共用版完成後，將通知各機關自行依需求辦理系統移轉及推廣（請參考本專案承商報價金額）。 • 共用版系統移轉時，客製化部分以不修改共用版主程式為原則，本部視各機關反應，召開研商會議後，統一修改及調整程式。 • 後續程式改版統由環資部維護，資料及操作則由所屬機關自行維護。

10. 新系統建置推廣時程 99/11~ 100/01 100/01~ 100/07 100/08~ 100/10 100/09~ 100/12 100/11 101/4~12 99/9/24 100/07 101/1/1 99/12 完成環資部資訊作業調整工作計畫彙整 共用版公文系統需求訪談及修改調整建置 試行單位測試/種子人員測試 本部共用版公文系統正式移轉上線 共用版公文系統案委外作業 公文系統細部移轉計畫 召開會議說明建置共用版公文系統之專案執行方式、時程及各單位配合事宜 第一次演練 所屬機關移轉推廣共用版公文系統 共用版公文系統與其他系統界接及舊公文系統資料移轉及測試 共用版公文系統測試、演練及教育訓練 召開檢討會議，並依檢討結果調整系統 第二次演練 10

11. 第四代公文系統改版時程 • 提供污染防治局改制後使用及環資部公文系統備援與舊資料查詢 099/10~099/12 100/01~100/06 100/08~100/10 100/07 100/11 101/1/1 101/4~12 配合新網域改為環資部及污染防治局可用之系統(含其他系統界接) 舊公文系統資料移轉及測試 第一次演練 第二次演練 污染防治局共用版公文系統上線後，第四代改版公文系統維持查詢功能 彙整修改內容 第四代公文系統提供查詢及備援 污染防治局公文系統改版上線

12. 成立專案推動小組 • 執行本案相關決策性工作、協助進行系統測試及提供改善意見 • 成員 • 召集人：監資處處長或副處長 • 副召集人：監資處專門委員 • 相關人員：環資部暨所屬機關之文書、資訊、管考、檔案人員 • 執行秘書：監資處指派

13. 所屬機關注意事項（1/2） • 請各機關先行整理公文範本及報表，並減少不必要的範本及報表，以利本專案需求訪談。 • 本專案系統與AD帳號整合，所屬機關請於100年10月底前（暫定）提供人員組織相關資料給予本處。 • 本署將於本專案簽約後通知各機關承商報價資訊，所屬機關須於100年循預算程序編列101年系統移轉及推廣預算。 • 三級機關可參考本合約承商報價金額於101年辦理機關（須含其所屬機關）公文系統移轉建置及推廣事宜。 • 自行開發線上簽核系統之所屬機關須要求承商配合本部後續系統整合（異質公文線上簽核系統整合），原則同系統於101年底完成，異質系統預定於102年前完成整合。

14. 所屬機關注意事項（2/2） • 各機關現有公文系統於101年組改後，仍須運作一段時間，應注意提供正常服務： • 各機關須自行擬定轉移計畫及配合法規修改系統，例如： • 配合研考會進行新機關公文系統演練（100年7月及11月 • 配合規範修改公文系統（如DTD99、舊系統配合規範修改公文時效統計報表，100年1月適用) • 各機關須注意舊系統資料移轉問題。 • 各機關應注意電子公文交換主機設備是否會因組改換機關而產生問題（如內政部相關機關）。 • 污染防治局因公文管理及製作與環保署相同，本署已於明年維護合約中要求承商調整舊公文系統符合該新機關使用，唯該系統調整內容、測試及上線等作業，仍由督察總隊指派專人負責。