大力推进国际化绿色信息品牌的建设！ —— 2007 年信息化验收自评报告

大力推进国际化绿色信息品牌的建设！——2007年信息化验收自评报告大力推进国际化绿色信息品牌的建设！——2007年信息化验收自评报告国贸公司 2008年 1月16 日

提　　纲 一、信息化系统深化应用情况二、信息化工作推进情况三、信息系统运行保障情况四、信息系统业务运行履行监控情况五、信息化工作不足之处六、2008年对本单位信息系统应用采取的措施七、2008年对信息系统应用和完善的建议和设想

一、信息化系统深化应用情况 国贸公司主要承担了总公司钢材系列产品的出口、大宗原料的进口、国际先进技术和设备以及备件的引进等任务，属于多条不同性质的工作线路并行，外贸业务和内贸相关业务兼容的系统，信息化工作中存在大量的特殊性。 2007年对国贸公司来说，在信息化系统应用工作中，可以称为“ERP上线年”，我们克服各项困难，完成了此项艰巨的任务

ERP系统上线 • 国贸业务和财务ERP系统上线是济钢总公司多年来信息化的一个难点，也是2007年信息化工作的重点之一，也是济钢ERP工作中最为艰苦的部分。经过了几轮（尤其是8月和12月）大规模的“抢滩式”的上线工作，积极配合有关单位，排除困难，成功地完成了年底上线。（1）处理遗留（2）监控上游（3）开发报表（4）增设功能（5）系统集成（6）核对帐目（7）港口盘点（8）期初整理（9）期初导入（10）实时改进

（1）处理遗留 • 集中处理了一大批多年出口老港存和多年未入库的进口设备和备件等。

（2）监控上游 财务汽运公司销售公司国贸公司各业务口技术监督处计量处各分厂各分厂生产部原料处材料处装备部分厂

（3）开发报表 • 联合自动化部开发了满足财务和业务需求的各种报表。 1. 业务报表 (右图) 2. 财务报表 3. Discoverer

（4）增设功能 借料界面： • 开证 • 预付款 • 托收 • 借料

（5）系统集成 OA ERP MES WWW JZL

（6）核对帐目 业务线上财务线上业务线下财务线下

（7）港口盘点 进口矿石出口产品

（8）期初整理 • 进行了8月底和11月底两轮期初整理，后者更加精准。 2007年11月30日期初数据（总量）

（9）期初导入 导入期初期初回零上下核对监控运行及时调整

（10）实时改进 • 11月差异调整 • 期初遗漏调整 • 12月运行监控 • 新要求－新流程－新业务 (彩涂产品出口) 2008年1月1日国贸公司业务和财务ERP系统顺利实现上线并行！

二、信息化工作推进情况 总结在ERP上线工作中的经验教训，发扬长征精神，在如下方面将信息化工作向更广泛和更纵深发展。 • 1. 网站建设 • 2. 知识库构架 • 3. 信息月报和行情分析室

1. 网站建设 (简介) www.jigangintl.com

1. 网站建设 (系统)

全面协同 第三阶段：网站宣传二期建设价值创造第二阶段：英文版完善网站邮件系统网络订单使用新增人性化功能第一阶段：以信息服务为核心，创建企业门户； BBS 2006-5-1 方案开发 2006-10-11注册域名 2006-12-23上线试运行 2005 2006 2007 2008 时间 1. 网站建设 (计划)

1. 网站建设 (分项工作) （1）英文版的完善 • 国贸公司网站作为市场信息化工程的对外窗口,英文版的建设是重中之重,国贸公司克服了人手不足等困难，继续完成英文版面的设计维护工作。当然，网站的维护是长期而艰巨的任务，我们将持续地改进。

1. 网站建设 (分项工作) （2）网站邮件系统 • 借助总公司的邮件系统，网站邮件系统实现了在线使用，并进行实名制管理，配合双线运行，提高了使用效率。 • 与总公司网站以及国内外业内知名网站相互友情链接。

1. 网站建设 (分项工作) （3）网络订单系统 A. 订单一站式捆绑服务 • 国外用户可以在网上对济钢的产品进行询价，济钢可以针对询价进行评审，双方可以在网上进行多次还盘，询报价功能可以管理洽谈过程，保存洽谈履历。完成询报价的可以在网上下订单，并下载到ERP系统中。相应的电子合同和生产、发运进度以及质保书都可以在线查询和下载。

1. 网站建设 (分项工作) （3）网络订单系统 B. 与其他信息系统集成

1. 网站建设 (分项工作) （3）网络订单系统 C. 利用率稳步提高 • 在2006年前期准备工作的基础上，2007年2月开始建设该系统。8月开始投入使用，累计注册订单用户94家，使用率节节攀升。

1. 网站建设 (分项工作) （3）网络订单系统 D. 售后服务系统内设有专门的“投诉”反馈模块，可以交互处理关于产品、系统、管理甚至针对业务员个人的投诉，通过方便快捷的投诉处理机制，及时地将处理意见和改进结果反馈给客户。

1. 网站建设 (分项工作) （4）新增人性化功能 • 个性界面 • 网络短信 • BBS批处理 • 灵活回路 • 用户满意度调查 • ……

2. 知识库构架（1） • 提出了“国贸公司知识库”的计划构想，开始搜集和整理相关原始资料

2. 知识库构架（2） • 知识库信息流程图：知识搜集知识储存知识利用沟通知识产品共享硬拷贝加工来往查阅会议借阅电子网络存档咨询

2. 知识库构架（3） • 知识产品举例：除了编制各种分析材料、报表之外；我们还与宣传部合作，制作了济钢英文版宣传片和画册，形成一定规模的信息源库。知识产品1：济钢VCD 宣传片英文版

3. 知识库构架(3) 知识产品2：面向国际的济钢宣传画册！

每月坚持搜集国际市场行情和相关海运行情，每月与销售公司和原料处联合出具市场信息月报，供总公司上层决策参考。每月坚持搜集国际市场行情和相关海运行情，每月与销售公司和原料处联合出具市场信息月报，供总公司上层决策参考。成立市场行情分析室小组，进行人工分析，并计划研究指标、编制模块式分析程序。 3. 信息月报和行情分析室欧洲钢材市场国际原料市场美洲钢材市场国际海运市场国贸市场月报亚洲钢材市场政策等重大因素分析

三、信息系统运行保障情况 我们从流程再造和软硬件配合等方面着手，下功夫做好支持系统的建设，良好地保障了信息化系统的良好运行和信息化建设的健康发展。 • 1. 流程再造 • 2. 硬件支持 • 3. 软件配合

1. 流程再造 • 针对主要的矿石进口、设备和备件进口和钢材产品出口三大主要的业务流程，征求相关单位的意见，我们内部组织意向征求、中层研讨和意见反馈等工作，以适应信息时代的新要求、提高业务效率和精度为目的，将原有的业务流程进一步优化。目前根据有限的人员条件，已经将矿石进口业务流程重新再造，将原有的“业务-商运”的格局改进为“业务-远洋-商运”三段式业务流程，更加明确地将各自的工作职责进行分工，形成闭环系统，适应了信息系统对业务的流程化的要求，又因地制宜地考虑了业务的连续性和客观人员不足的限制。矿石部远洋部商运部矿石部商运部

2. 硬件支持 • 对于国贸业务大量内外联系和业务处理的要求，我们增加配备了电脑设备，尽量达到人手一台个人电脑，并且增设外网权限。同时针对集体办公的现状，努力改善办公条件，为大家创造更加舒适的办公环境。

3. 软件配合 • 在主要业务部门普及了Skype网络电话功能、增补申请了ADSL外网访问权限，对重要岗位、常出差人员和驻外人员申请了内网的VPN访问权限，增补了MES采集点。 • 我们除了日常地系统信息维护、更新和纠错工作之外，对原有的OA系统、外网邮件、国贸主页用户、计质量系统、ERP用户、ERP报表用户、MES用户进行合理的权限分配和维护，确保使用方便、信息安全。

四、信息系统业务运行履行监控情况 我们从组织管理、联合办公和多维培训等方面考虑，在采取各种保障措施的同时，更好地监控了信息化系统的运行。 • 1. 组织管理 • 2. 联合办公 • 3.多维培训

1. 组织管理（1） • 我们专门成立了“信息化工作小组”，由公司经理亲自挂帅，综合部负责组织与考核，各业务部分别确定了各自的信息化主责人和信息员，分级统筹，步步为营。

1. 组织管理（2） • 改进了内部绩效考核制度，将信息化工作的ERP、外网订单等指标进行分解，纳入相关部门的月度考核责任制中，并由综合部统一管理，监控信息化对业务的促进和影响效果，进行反馈和改进，形成了“业务依赖信息化、信息化融入业务”的良性循环机制。

2. 联合办公 • 组织各有关单位，针对每一步或者随时出现的问题，到自动化部ERP办公室、财务处涉外科或者我们国贸办公室，以“联席会议－现场办公”的双效合一的工作方式，及时讨论解决不断出现的新课题和新问题，并形成统一意见，对已经解决的问题落实成规程，暂时落实不了的问题形成解决方案上报。

3. 多维培训 • 针对业务复杂、人员调动、新增功能、新增要求等各种现实情况，我们联合自动化部，举行了从“业务、流程、模块、报表、订单”等各个维度出发的培训工作，使同志们吃透系统的精髓、熟练掌握各自的操作方法，逐步做到“跟上系统速度－把握系统规律－引导系统改进”。

五、信息化工作不足之处 尽管我们基本完成了年度工作任务，但是对比相关部门的工作，考虑到新的时代和企业发展阶段的要求，我们发现自身的工作还有很多不足，期待在新的年度进行改进。 • 1. 操作的精准性 • 2. 信息化进度不稳定 • 3. 人力资源紧张

1. 操作的精准性 • 突出表现在ERP业务操作上，排除软件的不智能、操作的复杂性和相关部门的要求的反复性等客观原因，也存在线上业务不熟悉、个别态度上不够重视、内部管理不到位等原因，这将是我们下一步工作的重点。

2. 信息化进度不稳定（1） • 突出表现在外网订单忽上忽下的情况，尽管存在远程培训客户的不便、总公司订单保证能力有限、网站有待于进一步完善等客观原因，也存在我们内部与客户沟通不到位、使用不规范等原因，经过近阶段的尽力整改，效果比较明显（针对2008年“结构优化年”以板材出口为重的特点，我们重点关注钢板订单的使用）。

2. 信息化进度不稳定（2） • 制约订单系统的最大因素是，外网的订单系统要考虑到OA和ERP等厂内系统，是全中文版的。这样客户很难接受，目前90％的订单是我们的业务员自己做，这样既要以客户的身份登陆做订单，又要以自身身份去评审、汇报；在预期的良好效果没有完全达到之前，反而增加了工作量。

3. 人力资源紧张 • 国贸公司人员数量和结构10余年基本不变（我公司出口量连年居全国前三，但是相应的业务队伍一直远远落后于同行，下表为2005年“十一五”规划中的队伍规模），这远远跟不上业务量的几何增长速度。加上近两年来，业务的复杂性空前提高，业务范围也空前拓宽。在2007年信息化工作非常关键的一年中，我们发现尤其是匮乏专业的信息化方面的人才和相应的队伍建设，下一步需要在内部培养的同时，希望有关部门给予人力以及培训方面的支持。

六、2008年对本单位信息系统 应用采取的措施 • 1. ERP系统优化 • 2. 网站完善 • 3. 知识库的充实 • 4. 信息月报和行情分析室我们将吸取2007年的信息化工作的经验和教训，在2008年将重点抓好如下几个方面的工作：

1. ERP系统优化（1） • 随着2008年元月1日国贸ERP财务系统的正式上线，对国贸公司各个业务部门的业务操作要求也更加严格，要求每一步操作都必须认真精细，保证流转到财务的数据真实可靠。国贸公司各相关业务部门要实时监控系统数据，出现问题及时反馈解决。 1、 2008年的ERP工作又增加了新内容，彩板厂纳入总公司系统，其ERP系统要从零开始建设，我们将发扬2007年艰苦奋斗闯难关的精神，及时有效地完成该部分工作。

1. ERP系统优化（2） • 同时从业务职能和人力因素方面考虑，尽量缩短并行时间，并尽量减少线上独立运行后的工作量，做到“系统优化业务、系统支持业务、系统推动业务”。

全面协同 第三阶段：网站宣传二期建设价值创造第二阶段：英文版完善；网站邮件系统网络订单使用新增人性化功能第一阶段：以信息服务为核心，创建企业门户； BBS 2006-5-1方案开发 2006-10-11注册域名 2006-12-23试运行 2005 2006 2007 2008 时间 2. 网站完善 • 尽管我们的网站某些模块达到了相当高的水平，但是还有漫长的路要走：

（1）网站宣传 • 一个好的专业性网站没有广泛分关注度、没有一定的访问量是非常可怕的，我们的网站目前只是通过我们自己的员工针对局部的客户宣传，没有真正达到宣传企业和产品，提升进出口业务层次的目的。因此加大网站的宣传非常重要，我们计划在专业电子商务网站上、行业的商业网站上、综合的贸易网站、论坛上、搜索引擎上进行多层次的推广。

（2）二期建设① 在功能上的不足正在制约着网站的使用和发展，下一步我们要借助自动化部专家的智慧和外脑： • 联合开发英文版订单系统 • 逐步加入CRM、SRM、HR、LC和单据管理、在线结汇等模块 • 考虑开发“汇报材料生成系统”，提高管理效率，降低汇报材料撰写等工作量 • 并进一步以上述工作为基础，建设电子商务平台。

大力推进国际化绿色信息品牌的建设！ —— 2007 年信息化验收自评报告