SIGM@

1. SIGM@ Títols oficials adaptats a l’EEES > Duplicats / Modificació Bellaterra (Cerdanyola del Vallès), 29 de gener de 2014

2. Índex • Glossari de termes de tipus de causa d’esmena • Relació de circumstàncies associades a la causa de proposta de títols • Duplicats amb data d’expedició anterior a 01/12/2013 • Modificació de dades personals (nom, cognoms, data de naixement, nacionalitat) • Defunció del titular abans de la recepció del títol • Pèrdua – Destrucció total o parcial – Robatori • Modificació interna de codis ja registrats (títols no lliurats a l’estudiant) • Modificació interna de codis ja registrats (títols lliurats a l’estudiant) • Plantilla d’informació addicional d’enviament de dades dels duplicats a Impremta Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

3. 1. Glossari de termes de tipus de causes d’esmena Tipus de causes de proposta que es poden tramitar en les sol·licituds d’esmena de títol: 03 Duplicitat Quan una sol·licitud disposa de número de registre nacional i calgui fer una nova impressió d’aquest títol. 04 Modificació Quan una sol·licitud disposa de número de registre nacional, i hi ha hagut una variació de les dades trameses al Ministeri, que no apareguin a la impressió d’aquest títol, Estats del títols a partir dels quals es pot tramitar una causa diferent a l’alta de la sol·licitud original: • RE : Títol recollit • PE : Títol pendent d’entrega • NA : Títol no acceptat. Cal avisar a l’AAA per a modificar l’estat a TD i poder tramitar el duplicat del títol • TD : Tramitació de duplicat Versions de sol·licitud: Sempre fa referència al nombre d’exemplars de sol·licitud de títol (estudis): Quan es tracta d’un títol original -> versió 1 Quan es tracta d’un duplicat /modificació i que s’envia per segona vegada al Ministeri -> versió 2 Quan es tracta d’un tercer enviament al Ministeri -> versió 3 Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

4. Nombre de sol·licitud: fa referència al nombre d’exemplars de sol·licituds de títols (estudis) que ha realitzat l’estudiant. Títol duplicat/modificació del qual es sol·licita en un altre duplicat/modificació: En aquest cas, cal fer constar a l’aplicació informàtica només les circumstàncies que corresponguin a l’últim exemplar de títol. Aquests tipus de títols, s’han de notificar a impremta per tal que s’imprimeixin correctament. Per tant, cal que s’informi a l’AAA, mitjançant la plantilla d’informació addicional de control d’enviament. Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

5. Anul·lació de cartolines: A l’aplicació informàtica les cartolines dels títols originalss'anul·len automàticament en el moment de gravar el duplicat, amb excepció del duplicat per defunció, en el que apareix un missatge emergent amb l’opció d’anul·lar o no la cartolina (en aquest cas, sempre s’ha de marcar No anul·lar). No obstant això, per tal de gestionar l’anul·lació física de la cartolina amb la impremta, cal que la trameteu a l’AAA una vegada s’ha gravat el duplicat. La plantilla d’informació addicional decontrol d’enviament (apartat 7) detallada en els punts anteriors, s’ha d’enviar per correu electrònic a l’AAA, juntament amb la taula de control d’enviament del lot de títols al Ministeri en el període establert en el procediment. Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

6. 2. Relació de circumstàncies associades a les causes d’esmena de títols Relació de circumstàncies que apareixen al desplegable de la sol·licitud del títol: • 01 - Modificació interna de codis ja registrats (modificació • 05 - Modificació de dades personals (nom, cognoms, data naixement, nacionalitat) • 07- Defunció del titular abans de la recepció del títol • 08 – Data abonament anterior al nomenament del càrrec que signa • 09- Robatori, destrucció, deteriorament i pèrdua del títol • 10 – Registre sense validació de dates Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

7. 3. Duplicats amb data d’expedició anterior al 1/12/2013 • Aquests duplicats es tramiten amb qualsevol de les causes previstes, i que a més a més mantinguin la data d’expedició del títol original. • Localitzem la sol·licitud del títol mitjançant el menú: Gestió de Títols => Gestió de sol·licituds => Gestió de sol·licituds de títols. Localitzem l’estudiant. Una vegada s’ha seleccionat el títol original, anem a l’opció Duplicar => Tramitació Universitat: Gravem els camps següents: • En primer lloc, cal informar la circumstància de duplicat núm. 08 -data abonament anterior al nomenament del càrrec que signa. • Data de la sol·licitud  indiquem la data de gravació de la sol·licitud de duplicat • Data d'expedició (Camp 19 = Data de pagament) -> data de possessió del càrrec. Cal gravar sempre 01/12/2013. • Data expedició2 (camp 20)  Reviseu la data d’expedició del títol original. • Causa de la proposta  04-Modificació • A continuació cal continuar amb el circuit de duplicat que correspongui (per exemple: duplicat per deteriorament) • Aquests tipus de títols, s’han de notificar a impremta per tal que s’imprimeixin correctament. Per tant, cal que s’informi a l’AAA, mitjançant la plantilla d’informació addicional de dades de duplicat. Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

8. 3. Modificació de dades personals (nom, cognoms, data de naixement, nacionalitat) Aquests títols es tramiten només per aquelles peticions realitzades per l’estudiant i degudament justificades, i requereixen que s’aboni l’import corresponent. En aquests casos atès que es tracta d’una reexpedició del títol cal realitzar la publicació al BOE. Els motius de modificació de les dades són els que es relacionen a continuació: canvi de nacionalitat, canvi legal de nom i/o cognoms, canvi de data de naixement i altres rectificacions per error imputable a l’estudiant. En aquest títol sempre s’imprimirà una diligència (text explicatiu de la causa de la modificació). INSTRUCCIONS: • Localitzem la sol·licitud del títol mitjançant el menú: Gestió de Títols => Gestió de sol·licituds => Gestió de sol·licituds de títols. Primerament, localitzem l’estudiant. Una vegada s’ha seleccionat el títol original, anem a l’opció Duplicar => Tramitació Universitat • Revisem que la dada canviada estigui modificada a la sol·licitud del títol. En cas contrari, la modifiquem tant: • A l’apartat de Dades personals de la sol·licitud. • A les dades personals de l’aplicació: Gestió de Dades Fixes => Dades Personals => Persones Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

9. 3. Modificació de dades personals (nom, cognoms, data de naixement, nacionalitat) (continuació) • Gravem els camps següents: • Data de la sol·licitud indiquem la data de pagament del segon exemplar • Data d'expedició (Camp 19 = Data de pagament) -> comprovem que recull la data de pagament del títol original • Causa de la proposta 03 Duplicitat • Circumstància 05 Modificació de dades personals (nom, cognoms, data de naixement, nacionalitat) • Gravem la sol·licitud fins el final amb la classe de liquidació corresponent i la forma de pagament, segons el procediment establert. • La sol·licitud es queda en estat PAGADA i s’inclourà en la validació massiva del fedatari que es realitzi dins del període establert. Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

10. 4. Defunció del titular abans de la recepció del títol • Es poden donar les situacions següents: • Segons instruccions del Ministeri s’acorda que en el cas d’aquells estudiants que han traspassat abans de la recollida del títol es pot realitzar el lliurament dels títols: als pares de l‘estudiants o als seus tutors legals. En cas contrari, cal presentar una autorització d'aquests (adjuntant còpia del NIF d'algun d'ells) a una altra persona, a fi i a afecte que pugui sol·licitar el lliurament del títol oficial. • Si s’al·lega situació de parella de fet de l’estudiant, és suficient amb l'aportació del certificat de convivència per a poder sol·licitar el títol i/o recollir-lo. • Donat el cas que l’estudiant hagués finalitzat els seus estudis i no hagués sol·licitat ni abonat les taxes del títol, els familiars també poden sol·licitar-lo. Aleshores, es tramita l’original al Ministeri i quan tingui assignat NRN s’expedirà una modificació per defunció, fent-hi constar la circumstància 07-Defunció del titular abans de la recepció del títol. En aquests casos s’ha de comunicar a l’AAA per tal que es pugui canviar l’estat a “TD-Tramitació de Duplicat”, i des del centre es pugui tramitar la modificació per defunció. • En el cas que l’estudiant hagués sol·licitat el títol, però hagués mort abans de la seva recollida, cal tramitar una modificació on es faci constar la circumstància 07-Defunció del titular. Cal que el centre faci arribar el títol original, sense doblegar, a l’AAA per a poder imprimir la diligència a la mateixa cartolina. Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

11. 4. Defunció del titular abans de la recepció del títol (continuació) El procés a seguir és: • Localitzem la sol·licitud del títol mitjançant el menú: Gestió de Títols => Gestió de sol·licituds => Gestió de sol·licituds de títols. Localitzem l’estudiant. Una vegada s’ha seleccionat el títol original, anem a l’opció Duplicar => Tramitació Universitat • Gravem els camps següents: • Data de la sol·licitud indiquem la data d’expedició del títol original • Data d'expedició (Camp 19 = Data de pagament)  comprovem que recull la data de pagament del títol original • Causa de la proposta 04 - Modificació • Circumstància 07-Defunció del titular abans de la recepció del títol • Gravem la sol·licitud fins al final amb la classe de liquidació «99-Títols:Duplicats gratuïts» i la forma de pagament «TPV-Terminal punt de venda o Ingrés Transferència» segons el procediment establert. • La sol·licitud es queda en estat PAGADA i s’inclourà en la validació massiva del fedatari que es realitzi dins del període establert. Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

12. 5. Pèrdua – Destrucció total o parcial - Robatori La pèrdua, la destrucció parcial, la destrucció total o el robatori d’un títol s’ha de publicar al BOE (Boletín Oficial del Estado). Pèrdua. Notes a tenir en compte • Per a tramitar un duplicat per pèrdua cal que el centre sol·liciti el comprovant de pagament a l’estudiant i la còpia del BOE on s’ha publicat la pèrdua. No obstant això, per tal de tramitar el duplicat del títol a l’aplicació, ha d’haver transcorregut un mes des de la publicació de l’anunci al BOE. • Si un estudiant perd per segona o més vegades el títol, cal que torni a publicar al BOE la seva pèrdua. En el BOE ha de constar tant la data d’expedició del primer exemplar (que és la data a partir de la qual té efecte) com la del segon exemplar (aquest títol és un duplicat de l’expedit en data .... i de l’expedit en data ... per pèrdua). Destrucció parcial o total. Notes a tenir en compte • En els casos en què la destrucció sigui total (per exemple en el cas d’un incendi), cal que la persona interessada adjunti còpia del BOE on es publiqui la pèrdua, així com l’informe dels bombers. • En els casos de destrucció parcial, caldrà que aporti el títol original per tal de realitzar la seva anul·lació, així com la còpia de la publicació en el BOE. Robatori. Notes a tenir en compte • Per a tramitar un duplicat per robatori, cal que l’interessat adjunti còpia del BOE on es publiqui la pèrdua i la denúncia en què es faci esment del robatori del títol. Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

13. 5. Pèrdua – Destrucció parcial o total – Robatori (continuació) En cas de pèrdua / destrucció parcial o total / robatori, procedirem de la manera següent: • Localitzem la sol·licitud del títol mitjançant el menú: Gestió de Títols => Gestió de sol·licituds => Gestió de sol·licituds de títols. Localitzem l’estudiant. Una vegada s’ha seleccionat el títol original, anem a l’opció Duplicar => Tramitació Universitat • Gravem els camps següents: • Data de la sol·licitud Indiquem la data de pagament del duplicat, excepte si el cas de pèrdua, robatori o destrucció total sigui imputable a la universitat en el qual indiquem la data d’expedició del títol original. • Data d'expedició (Camp 19 = Data de pagament) -> comprovem que recull la data de pagament del títol original • Causa de la proposta 03 – Duplicitat • Circumstància 09 – Pèrdua / destrucció / Robatori • Gravem la sol·licitud fins al final amb la classe de liquidació corresponent i la forma de pagament segons el procediment establert. • La sol·licitud es queda en estat PAGADA i s’inclourà en la validació massiva del fedatari que es realitzi dins el període establert. Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

14. 6. Modificació interna de codis ja registrats (títols no lliurats a l’estudiant) • Aquests títols es tramiten quan s’ha de modificar qualsevol de les dades enviades al Ministeri i que s’han enregistrat incorrectament a l’aplicació, no obstant això, l’estudiant encara no ha recollit el títol. • Si l’estudiant sol·licita un canvi en les dades del títol; per exemple: nom, cognoms, data de naixement, nacionalitat, cal que aquest aboni la taxa corresponent; Aleshores s’haurà de seguir el circuit de per “Modificació de dades personals”. • Localitzem la sol·licitud del títol mitjançant el menú: Gestió de Títols => Gestió de sol·licituds => Gestió de sol·licituds de títols. Primerament, localitzem l’estudiant. Una vegada s’ha seleccionat el títol original, anem a l’opció Duplicar => Tramitació Universitat • Revisem que la dada canviada estigui modificada a la sol·licitud del títol. En cas contrari, la modifiquem tant: • A l’apartat de Dades personals de la sol·licitud. • A les dades personals de l’aplicació: Gestió de Dades Fixes => Dades Personals => Persones Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

15. 6. Modificació interna de codis ja registrats (títols no lliurats a l’estudiant) (continuació) • Gravem els camps següents: • Data de la sol·licitud sempre indiquem la data d’expedició del títol original • Data d'expedició (Camp 19 = Data de pagament) -> comprovem que recull la data de pagament del títol original • Causa de la proposta 04 Modificació • Circumstància Especial 01 Modificació interna de codis ja registrats • Gravem la sol·licitud fins el final. Com a classe de liquidació s’indica «99-Titols:Duplicats gratuïts» i la forma de pagament « TPV-Terminal punt de venda o Ingrés Transferència». • La sol·licitud es queda en estat PAGADA i s’inclourà en la validació massiva del fedatari que es realitzi dins del període establert. Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

16. Aquests títols es tramiten quan s’ha de modificar qualsevol de les dades enviades al Ministeri. En el cas que s’han enregistrat incorrectament a l’aplicació i l’estudiant ja ha recollit el títol. Si l’estudiant sol·licita un canvi en les dades del títol; per exemple: nom, cognoms, data de naixement, nacionalitat, cal que aquest aboni la taxa corresponent; Aleshores s’haurà de seguir el circuit de per “Modificació de dades personals”. Localitzem la sol·licitud del títol mitjançant el menú: Gestió de Títols => Gestió de sol·licituds => Gestió de sol·licituds de títols. Primerament, localitzem l’estudiant. Una vegada s’ha seleccionat el títol original, anem a l’opció Duplicar => Tramitació Universitat Revisem que la dada canviada estigui modificada a la sol·licitud del títol. En cas contrari, la modifiquem tant: A l’apartat de Dades personals de la sol·licitud. A les dades personals de l’aplicació: Gestió de Dades Fixes => Dades Personals => Persones 7. Modificació interna de codis ja registrats (títols lliurats a l’estudiant) 16 Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

17. Gravem els camps següents: Data de la sol·licitud sempre indiquem la data d’expedició del títol original Data d'expedició (Camp 19 = Data de pagament) -> comprovem que recull la data de pagament del títol original Causa de la proposta 03 Duplicat Circumstància Especial 01 Modificació interna de codis ja registrats Gravem la sol·licitud fins el final. Com a classe de liquidació s’indica «99-Titols:Duplicats gratuïts» i la forma de pagament « TPV-Terminal punt de venda o Ingrés Transferència». La sol·licitud es queda en estat PAGADA i s’inclourà en la validació massiva del fedatari que es realitzi dins del període establert. 7. Modificació interna de codis ja registrats(títols lliurats a l’estudiant)(continuació) 17 Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol

18. 8. Plantilla d’informació addicional Aquesta plantilla s’ha de complimentar per a aquells tipus de títols recollits a l’apartat “Glossari de termes de tipus de causa d’esmena” i, s’ha d’enviar a l’AAA per correu electrònic en el moment que es tramet el llistat de control d'enviament de títols oficials al Ministeri. Aquesta plantilla la trobareu publicada al web reservat d’aquesta AAA: Manual SIGM@ => Mòdul títols oficials => Plantilla informació addicional de control d’enviament. Àrea d'Afers Acadèmics, Sigm@. Duplicats / Modificacions de títol