Word – joukkokirjeet ja tarrat

1. Word – joukkokirjeet ja tarrat Tietohallintokeskus hannele.rajaniemi@jyu.fi

2. Perusidea: Yhdistäminen • yhdistät kahden tiedoston tiedot: • pääasiakirja: kirje tai tarra-arkki • tietolähde: osoitteisto • yhdistämisen avulla luot: • joukkokirjeet • esim. markkinointikirjeet, kutsut, todistukset • kirjekuoret • tarrat Tietohallintokeskus - HR

3. Pääasiakirja • tavallinen Word-asiakirja • esim. kirje, todistus, kutsu • sisältää kaikille yhteiset tiedot • tekstin lisäksi sijoitat <<yhdistämiskenttiä>>, jotka korvataan jokaisessa kirjeessä tietolähteen tiedoilla • esim. etunimi, sukunimi, kurssi, arvosana Tietohallintokeskus - HR

4. Tietolähde 1(3) • sisältää tiedot, jotka vaihtuvat jokaisessa asiakirjassa • esim. osallistujaluettelossa: nimi, osoitetiedot, kurssin nimi, arvosana jne. • osoitteisto voi olla eri muodoissa • Word-asiakirja (taulukko) • Excel-taulukko • GroupWise- tai Outlook-osoitteisto • tietokanta • huom. tietolähde on erillinen tiedosto, jota voit muokata myöhemmin Tietohallintokeskus - HR

5. Tietolähde 2(3) • Tietue = tieto yhdestä yksittäisestä asiasta, esim. asiakastieto (rivi) • huom. Otsikot! • Kenttä = tietyntyyppinen tieto, esim. sukunimi (sarake) • sijoita jokainen yksittäinen tieto eri kenttään eli sarakkeeseen Tietohallintokeskus - HR

6. Tietolähde 3(3) • kenttien avulla määrittelet, mitkä tiedot yhdistetään pääasiakirjaan • voit käyttää samaa kenttää useassa pääasiakirjan kohdassa • jos tietolähteeseen tehdään muutoksia, ne päivittyvät päälähteeseen! Tietohallintokeskus - HR

7. Yhdistämisen vaiheet • Luo etukäteen pääasiakirja (esim. kirje)ja tietolähde (esim. osoitteisto). • Avaa ne. • Lisää yhdistämiskentät kirjeeseen • eli määrittele niiden sijoituspaikat. • Yhdistä tiedostot • eli luot joukkokirjeet. Tulosta. Tietohallintokeskus - HR

8. Kaksi tapaa yhdistää • Ohjattu yhdistämistoimintoTAI: • Yhdistäminen –työkalurivi • Näytä > Työkalurivit > Yhdistäminen Tietohallintokeskus - HR

9. Joukkokirjeet – Ohjattu luonti 1(4) • Avaa pääasiakirja (esim. kutsukirje), johon lisäät yhteystietokentät. • Työkalut > Kirjeet ja postitus > Ohjattu yhdistäminen. • Valitse asiakirjan laji: Kirjeet. Napsauta Seuraava. • Valitse pääasiakirja (Käytä nykyistä asiakirjaa). Seuraava. Tietohallintokeskus - HR

10. Joukkokirjeet – Ohjattu… 2(4) • Valitse tietolähde • napsauta Selaa ja etsi tiedosto. Seuraava. • Valitse Yhdistämisen vastaanottajat. • kaikki tai osa Tietohallintokeskus - HR

11. Joukkokirjeet – Ohjattu… 3(4) • Lisää kentät pääasiakirjaan: • Napsauta Lisää kohteita –painiketta. • Valitse kenttä (etunimi) ja napsauta Lisää –painiketta. Valitse toinen kenttä (sukunimi) jne. • kirjeessä: <<kentän nimi>> • Napsauta lopuksi Sulje –painiketta. Tietohallintokeskus - HR

12. Joukkokirjeet - Ohjattu…. 4(4) • Lisää välilyönnit ja rivinvaihdot kenttien väliin. Seuraava. • Tiedot lisätään kenttiin. Esikatsele. Seuraava: Suorita loppuun. • Tulosta. * Voit muokata/tallentaa kirjeet: Muokkaa yhdistettyjä kirjeitä ja Tallenna. Tietohallintokeskus - HR

13. Osoitetarrat – Ohjattu…. 1(3) • Työkalut > Kirjeet ja postitus > Yhdistäminen (6-vaiheinen prosessi) • Valitse Osoitetarrat. Seuraava. • Valitse Osoitetarra-asetukset (eli määrittele tarrojen koko, esim. esim Rank Xerox 003R96227 (3,7 X 7 cm).Seuraava. Tietohallintokeskus - HR

14. Osoitetarrat – Ohjattu…. 2(3) • Valitse vastaanottajat.Selaa. Eli valitse tietolähde-tiedosto (esim. Excel-tiedosto). Avaa.(Excel: lista vastaanottajista; oletuksena: valitse kaikki). OK. Seuraava. • 1. mallitarra: Asettele: Lisää kohteita. • Valitse kentät (esim. Etunimi, Sukunimi, Osoite jne.) Sulje. Tietohallintokeskus - HR

15. Osoitetarrat – Ohjattu…. 3(3) • Muotoile mallitarrassa osoitetiedot: lisää kenttien väliin välilyönnit ja rivinvaihdot. • Myös: fontti, -koko, lihavointi • HUOM: Napsauta Päivitä kaikki osoitetarrat –painiketta. Seuraava. • Napsauta Esikatsele –painiketta. Seuraava. • Tulosta (ja tallenna) tiedosto. Tietohallintokeskus - HR

16. Tietolähteen päivittäminen • jos lisäät uuden vastaanottajan tietolähteeseen • avatessasi Pääasiakirjan saat ilmoituksen: hyväksy Kyllä-painikkeella Tietohallintokeskus - HR

17. Yksittäinen kirjekuori tai tarra • Työkalut > Kirjeet ja postitus > Kirjekuoret ja osoitetarrat • Asetukset: määrittele kirjekuoren tai tarran koko ja kirjoita tiedot • vinkki: jos haluat muotoilla tarra-arkkia: napsauta Uusi asiakirja -painiketta Tietohallintokeskus - HR

18. Yhdistäminen –työkalurivi: Tarrat 1. 2. 3. 4. • Valitse pääkirja (esim. tarrat) ja määrittele asetukset. • Avaa tietolähde: esim. Excel –tiedosto. • Valitse vastaanottajat. • 4. Lisää yhdistämiskentät. Tietohallintokeskus - HR

19. Yhdistäminen -työkalurivi Tietueiden välillä siirtyminen 5. 6. • Tuo yhdistetyt tiedot näyttöön • 6. Välitetyt nimet (=> esikatselu: saat kaikki nimet esille). • 7. Tulosta ja tallenna. Tietohallintokeskus - HR

20. HARJOITUKSIA Valitse parhaiten omaa työtäsi tukevia!

21. HARJOITUKSIA • Luo omaan käyttöösi toimiva tietolähde -pohja: joko Word- tai Excel-taulukko. • HUOM: nimeä osuvasti sarakeotsikot! • Tee esim. osoitetarrat Tietohallintokeskus - HR

22. HARJOITUKSIA • Tee kurssitodistus. • Luo Pääasiakirja mallin mukaan: Tietohallintokeskus - HR

23. HARJOITUKSIA • Kopioi tietolähteeksi kotihakemistoosi osoitteisto.xls –tiedosto: • www.cc.jyu.fi/~hara/kou/word • Lisää yksi uusi kurssilainen. Testaa päivittyykö pääasiakirjasi. Tietohallintokeskus - HR

24. HARJOITUKSIA • Työstä tarrat osoitteisto.xls –tiedostosta joko Ohjatulla toiminnolla tai Yhdistäminen –työkalurivillä. • Tallenna osoitetarrat tiedostoksi. • Lisää yksi uusi vastaanottaja. Testaa päivittyykö osoitetarrat –tiedostosi. Tietohallintokeskus - HR