Chapter 1 認識資料庫與 Access 2007

Chapter 1 認識資料庫與Access 2007 作為Microsoft Office系列辦公軟體中的一員，Access在商業實際應用中有出色的表現。新版革新基本理念，拋棄舊有分層式使用者介面，採用全新功能區，大幅提升資料追蹤效率。因應這些重大革新，本章將讓您掌握資料庫設計的全新基礎，認識Access 2007的特色和出眾的功能，並熟悉基本操作和檢視方法，自訂操作環境，為後續順利使用Access 2007建立和管理資料庫打好基礎。大綱下一章開始離開

目錄 1-1資料庫設計基礎 1-2準備使用Access 2007 1-3讓我們開始Access吧！ 1-4必要的視窗操作技巧 1-5資料庫物件檢視模式 1-6調整文件檢視方式 1-7自訂Access操作環境 1-8實力評量大綱回章首離開

1-1資料庫設計基礎 資料庫究竟是甚麼？它如何組織資料？常見的資料庫管理系統有哪些？Access資料庫又有甚麼特色？本節將簡明扼要的為您一一解密。 1-1-1認識資料庫 1-1-2資料邏輯關聯性 1-1-3資料庫管理系統 1-1-4Access資料庫基本觀 1-1-5Access資料庫下一節下一頁回目錄

1-1-1認識資料庫 資料庫是收集、組織、管理、追蹤資料的一個系統。您可以將它看成是一個資料倉庫，但是這個倉庫拒絕雜亂，追求條理、經濟和效率。上一頁下一頁回目錄

1-1-2資料邏輯關聯性 資料的邏輯關聯性是資料庫的重要特徵，在不同的資料表之間找到相同的元素，就能夠建立邏輯關聯，通常包括一對一、一對多、多對多三種。上一頁下一頁回目錄

1-1-3資料庫管理系統 一般而言，資料庫管理系統均會具備以下基本功能： • 建立與管理資料庫。 • 建立、刪除資料表。 • 新增、修改、刪除、查詢、篩選、備份與重置資料表中的記錄。 • 設計與製作表單與報表。 • 資料存取權限與安全維護。上一頁下一頁回目錄

1-1-4Access資料庫基本觀 Access屬於關聯式資料庫（RDBMS,Relation Database Management System），所謂關聯式資料庫是指資料表與資料表之間可以使用某種關聯，將兩個以上的資料表連結起來做運算及處理。相反地，可以說成將一複雜的資料表，分解成數個資料表，再利用關聯把這些資料表連結起來。 • Access資料庫上一頁下一頁回目錄

1-1-5 Access資料庫 Access資料庫由資料表、查詢、表單、報表、巨集、模組六種主要物件構成。其中最基本的是資料表，在此基礎上才能進一步建立查詢、表單、報表、並使用模組、巨集等物件建立動作、進行自動化作業。 • 資料表 • 查詢 • 表單 • 報表 • 巨集 • 模組上一頁下一頁回目錄

資料表 資料表的功用，是放置以及處理我們想要存取的資料；無論是公司的會計帳，或是自己的個人通訊錄，這些資料都是由資料表來負責管理與儲存的。同時在資料表之中，我們可以對資料做增加、刪除、查詢與修改的動作。上一頁下一頁回目錄

查詢查詢分為兩種：一種是「選取查詢」，目的是從資料庫中篩選和使用資料；另一種是「動作查詢」，目的是透過新的資料來更新資料庫。上一頁下一頁回目錄

表單表單可算是資料庫的「資料輸入畫面」，除了形象、直觀、易用之外，還可以有效保護資料。當使用者必須藉由各種控制項進行資料查詢、提取和輸入等操作時，一般而言都會受到限制而只能接觸到部分資料，同時需要額外權限才能檢視或變更重要資料，這樣就能進一步防止額外資料外洩或受到破壞。上一頁下一頁回目錄

報表從資料庫中蒐集某一專題加以編排整理，做成一份適合列印的文件，就是報表；如「員工通訊錄」、「月銷售報表」等。報表通常是用於列印的，但也可以直接在螢幕上檢視或使用電子郵件傳送。上一頁下一頁回目錄

巨集一個資料庫設計得是否稱得上人性化和自動化，巨集和模組是兩個重要的指標。巨集用來建立自動化作業的資料庫物件，可以將它看成「模組」的簡化版，它的核心是VB的巨集語言（Visual Basic for Applications；VBA）程式碼，但編輯時無須撰寫這些程式碼，只需從清單中加以選擇即可，操作簡單。上一頁下一頁回目錄

模組 Access的強大功能，不只在於讓我們操作他本身所提供的功能，因為當我們覺得有一些特別功能Access沒有提供時，還可以利用程式加以開發，或是寫一些具有特別用處的副程式，這些程式碼就由「模組」這個物件來管理了。上一頁下一頁回目錄

1-2準備使用Access 2007 Access 2007使用了全新的視窗作業介面，只需用短短的時間熟悉新介面之後，就會發現新版的介面確實易於上手操作，讓資料處理變得更有效率。本節就來熟悉Access 2007的應用以及新介面的操作方法。 1-2-1不用Access，真損失！ 1-2-2為什麼要學Access？ 1-2-3誇張？有這麼強大嗎？ 1-2-4小名詞，大功用上一節下一節上一頁下一頁回目錄

1-2-1不用Access，真損失！ Access是一套整合在Office之中的資料庫處理軟體，它擁有人性化的介面、簡便的操作方式、一系列幫助使用者的精靈、資料庫處理的完整功能，以及可程式化的能力，同時還可以輕易地在Word與Excel之間轉換資料。這種種的優點，使得Access成為一套在工作上與日常生活上，能夠幫助使用者快速處理資料的資料庫管理系統。無論是用來處理公司內部複雜、龐大的資料，或者只是拿來記錄自己的通訊錄，Access都能夠勝任有餘。上一頁下一頁回目錄

1-2-2為什麼要學Access？ 說真的，為什麼要學 Access？且讓我們想一想以下幾個問題： • Word雖然可以讓我們以文件的形式儲存資料，可是卻無法有系統地將我們的資料分類儲存起來，那如何能夠在最短的時間之內，找到我們想要找的資料呢？ • 當各種資料越來越多的時候，我們要如何管理這些資料，將這些資料檔做有系統的安排，而不是在需要的時候，耗費大量時間，在硬碟裡眾多檔案中大海撈針呢？ • 雖然Excel可以很方便的製作一些商業用途的報表，可是要如何將資料依照我們的需求重新計算並產生在報表上呢？上一頁下一頁回目錄

1-2-2為什麼要學Access？ • 將資料儲存起來之後，可不可以自己設計成各種多采多姿的資料顯示畫面，而不是像Word一般將資料一股腦兒的全部顯示出來呢？ • 能不能利用簡單幾個步驟，就將我們的資料製作出具有專業水準的各種商業報表呢？上一頁下一頁回目錄

1-2-3誇張？有這麼強大嗎？ 其實Access有許多功能是Word與Excel所缺乏的；大體而言，Access提供了以下強大的功能： • Access提供了儲存大量資料的能力，他能夠讓我們將數千萬筆資料，放到資料庫中，卻不會產生任何問題。 • Access同時具備了檔案管理的能力，他能夠將我們所儲存的各種資料，全部整合在一個檔案之中，而不是像一些舊型系統，一種資料就需要放在一個檔案裡，增加管理檔案上的困擾。 • Access提供了快速的資料搜尋引擎，所以可以在極短的時間內，就找到所要找的資料。同時還提供了資料過濾的方法，可以藉由設定一些過濾的條件，只顯示出符合這些條件的資料，好讓我們能專注在這些特定的資料上。 • Access讓我們可以對所儲存的資料做一些動作，例如新增、刪除、查詢以及修改。上一頁下一頁回目錄

1-2-3誇張？有這麼強大嗎？ • Access提供了標準的SQL（Structure Query Language，標準化查詢語言）查詢語法，利用符合這個語法的敘述，就可以對Access下達一些命令，就像是操作其他系統一樣熟悉。 • Access提供了「表單」物件，我們除了可以用Access本身所提供的表單來顯示資料外，還可以依照自己的需要，定義各種多采多姿的表單畫面。 • 除了表單之外，Access還提供了報表物件，所以可以透過幾個步驟，就完成一份我們所想要的報表形式，利用這些所定義的報表，就可以把資料以專業報表的形式列印出來。 • Access除了它本身所提供的各項功能外，還可以利用Access所提供的程式工具，自己寫一些所需要的程式，讓我們在作業上更方便。 • Access不只可以處理自己本身的資料，同時還能夠將資料輸出到Word或Excel中，讓資料可以在Word以及Excel之間暢行無阻。 • Access提供了完整的線上查詢功能，當我們對於某些動作產生疑問的時候，即使不去翻書，也能在短時間之內得到說明。上一頁下一頁回目錄

1-2-4小名詞，大功用 在學習Access的時候，我們常常會提到一些特定的名詞，為了避免學習者不了解意義而妨礙學習，這裡先將這一些常用的名詞做一個定義： • 資料 • 資料庫 • 系統 • 物件 • 處理、動作 • 屬性上一頁下一頁回目錄

1-3讓我們開始Access吧！ Access 2007的資料庫是單一檔案模式，也就是將眾多物件整合在一個檔案中（Access 2007檔案使用新的副檔名，如.accdb）；雙擊檔案圖示就可開始使用資料庫。 1-3-1認識視窗介面 1-3-2關閉資料庫上一節下一節上一頁下一頁回目錄

1-3-1認識視窗介面 Access 2007的視窗介面主要由「視窗外框」、「功能區」、「Office按鈕」和「工作窗格」組成。 • 視窗外框 • 功能區 • Office按鈕 • 工作窗格上一頁下一頁回目錄

視窗外框 視窗外框是軟體視窗的外圍部分，包括上方的標題列和下方的狀態列，以及標題列左側的「快速存取工具列」。 • 標題列 • 狀態列 • 快速存取工具列上一頁下一頁回目錄

功能區 功能區是取代舊版Access功能表的新型介面元素，順應「工作導向」的設計概念而生，除了大量使用直覺化的圖示之外，還能夠透過自動依操作對象變化的動態「索引標籤」，在較大的區域集中顯示目前工作流程中所需的工具和功能。上一頁下一頁回目錄

Office按鈕 Office按鈕也是Office系列軟體的新元素，單擊此按鈕可以展開Office功能表，其中是與檔案處理相關的功能，比如儲存、開啟、關閉、發佈、顯示最近使用的文件等等。此功能表中的功能也不是完全不變的，當開啟舊版格式的Access檔案時，還會多出一個「轉換」功能，可將舊版資料庫檔案格式轉成新版檔案格式。上一頁下一頁回目錄

工作窗格 工作窗格主要由左側的「功能窗格」和右側的「索引標籤式文件」組成。但也會隨著工作環境的變化而變化，比如在切換到某些檢視模式時，會出現「屬性表」窗格。上一頁下一頁回目錄

1-3-2關閉資料庫 要結束Access資料庫，可以單擊軟體視窗標題列右側的「關閉」按鈕，或按下Alt+F4快速鍵，或雙擊Office按鈕；若只想關閉檔案而不要結束程式，可以展開Office功能表，執行「關閉資料庫」功能。資料庫由多個物件組成，關閉資料庫時要注意儲存。上一頁下一頁回目錄

1-4必要的視窗操作技巧 了解Access 2007的視窗構成以及基本的開啟和關閉操作之後，本節來熟悉必要的視窗操作技巧。 1-4-1顯示「功能」對話方塊 1-4-2用快速鍵執行功能 1-4-3最小化功能區 1-4-4將功能新增至快速存取工具列 1-4-5自訂快速存取工具列上一節下一節上一頁下一頁回目錄

1-4-1顯示「功能」對話方塊 雖然「功能區」可以根據目前的工作動態顯示所需的工具和功能，但這是有限度的、不完全的；並不是所有的操作都有因果繼承關係，有些功能使用與否完全不能從上一步的操作來推斷；而且不少功能並不適合以「群組」或「清單」的方式在工作區顯示，它們需要更寬大或更複雜的版面來呈現，於是，在程式中我們還會看到各種以「對話方塊」形式出現的功能。上一頁下一頁回目錄

1-4-2用快速鍵執行功能 快速鍵是提升工作效率的一大法門，熟練使用快速鍵是熟練使用軟體的重要依據，尤其是慣用的快速鍵，比如Ctrl+Z（復原），Ctrl+Y（重複鍵入/取消復原）、Ctrl+F（尋找）、Ctrl+O（開啟舊檔）、Ctrl+P（列印）…等等。上一頁下一頁回目錄

1-4-3最小化功能區 較大的「功能區」為設計過程提供了便利性，一般來說沒必要將其最小化，但有時出於檢視版面方面的考量，希望增大工作視窗的顯示範圍，則可單擊「自訂快速存取工具列」按鈕，執行「最小化功能區」功能，將其縮小成類似「功能表列」的簡約形式。上一頁下一頁回目錄

1-4-4將功能新增至快速存取工具列 前面已經介紹過快速存取工具列的位置和作用，這裡將說明具體的操作方式，對於功能區中的所有功能，只需在功能名稱或圖示上單擊右鍵，執行「新增至快速存取工具列」功能，就可以將其新增至快速存取工具列。上一頁下一頁回目錄

1-4-5自訂快速存取工具列 功能區中並未囊括Access 2007中的所有功能，如果要將功能區之外的功能新增至快速存取工具列，可以在功能區上單擊右鍵，執行「自訂快速存取工具列」功能進行自訂。上一頁下一頁回目錄

1-5資料庫物件檢視模式 對於Office系列的其他軟體如Word、Excel來說，即便不了解檢視模式似乎也可以照樣使用，然而作為Access的使用者，面對複雜的資料庫系統，如果不理解各種檢視模式，建立完整的資料庫就無從談起。 1-5-1善用檢視模式 1-5-2四種物件的檢視模式上一節下一節上一頁下一頁回目錄

1-5-1善用檢視模式 不同的檢視模式有其不同的檢閱、編輯與設計意義，在後續進一步說明前，這裡先讓我們看一下變更檢視模式的方法。 • 開啟預設的檢視模式 • 切換到指定的檢視模式上一頁下一頁回目錄

切換到指定的檢視模式 展開「常用」索引標籤，在「檢視」功能群組的「檢視」按鈕選單中，可以選擇目前使用中物件的檢視模式，例如目前正在編輯「表單」物件時，就可在「檢視」按鈕選單中，發現「表單檢視、版面配置檢視、設計檢視」這三種可以切換的檢視模式。上一頁下一頁回目錄

1-5-2四種物件的檢視模式 資料庫的檢視模式和物件的功能是密切相關的，理解了物件的檢視模式，就等同於理解了物件的重要特徵，在此基礎上才能正確使用物件的各種編輯技能。以下為四種資料庫物件的預設檢視模式和其他檢視模式。 • 資料表 • 查詢 • 表單 • 報表上一頁下一頁回目錄

1-6調整文件檢視方式 除了物件的檢視模式之外，文件本身也有檢視方式，這種檢視方式與物件類型以及檢視模式都有關，不同的物件有不同的文件檢視方式，相同的物件在不同的檢視模式下也有不同的文件檢視方式。 • 表單/報表上一節下一節上一頁下一頁回目錄

表單/報表 在「設計檢視」模式下，可以選擇是否顯示「格線」、「表單（報表）首/尾」、「尺規」、「頁首/頁尾」。 • 格線 • 表單（報表）首/尾 • 尺規 • 頁首/頁尾上一頁下一頁回目錄

使用者對於軟體的要求各不相同，所以絕大多數軟體都提供「選項」或「偏好設定」供使用者進行軟體個人化，Access選項中同樣提供了豐富的自訂內容，總共有十大類，在其中進行自訂之後，最後要單擊「確定」按鈕才能生效，如果直接關閉視窗，就相當於取消操作。以下就擇要介紹「Access選項」中的各項自訂類別。使用者對於軟體的要求各不相同，所以絕大多數軟體都提供「選項」或「偏好設定」供使用者進行軟體個人化，Access選項中同樣提供了豐富的自訂內容，總共有十大類，在其中進行自訂之後，最後要單擊「確定」按鈕才能生效，如果直接關閉視窗，就相當於取消操作。以下就擇要介紹「Access選項」中的各項自訂類別。常用目前資料庫資料工作表物件設計師校訂進階自訂增益集信任中心資源 1-7自訂Access操作環境上一節下一節上一頁下一頁回目錄

常用因為是在「Access選項」設定Access中最常用的選項，下面就針對每個項目加以說明。「個人化您的Microsoft Office」可讓您設定使用者名稱、語言（如進行軟體的簡繁版本轉換）。上一頁下一頁回目錄

目前資料庫 用於設定目前資料庫所使用的程式和功能，除了設定資料庫應用程式的標題、圖示之外，還可以控制資料庫使用Access舊版或新版功能來處理資料庫，如表單是否使用佈景主題（佈景主題是一組預設的字型、色彩、效果樣式，可統一資料庫物件的風格）。 • 資料工作表 • 物件設計師上一頁下一頁回目錄

校訂設定校訂文件的各種功能，如自動校正選項、修正拼字錯誤的規則等等。上一頁下一頁回目錄

進階進階選項中有許多可設定的元素，主要是一些細節性的設定，如編輯時按Enter鍵後游標將如何移動、設定打開文件歷史記錄（顯示＞顯示在[最近的文件]之文件數）。由於設定較多，且描述簡單易懂，此處不再一一說明。上一頁下一頁回目錄

增益集 增益集是軟體的一些延伸、附加功能，以滿足額外的使用需要。在「增益集」選項中，使用者可以檢視、使用、加入、移除各類增益集。上一頁下一頁回目錄

信任中心 信任中心可以設定某些程式（如巨集）執行的權限，以及是否顯示封鎖訊息等，藉以保護電腦和資料的安全。上一頁下一頁回目錄

1-8實力評量 選擇題回目錄

1-8-1選擇題 • （　）請問以下哪一種不屬於Access 2007的新舉措？（A）使用.accdb副檔名（B）使用功能區取代功能表列（C）使用Office按鈕（D）使用圖文並茂的方式編輯資料庫。 • （　）Access 2007在功能安排上使用了哪種新概念？（A）功能導向（B）類別導向（C）工作導向（D）隨機導向。 • （　）請問如何關閉Access資料庫而不關閉Access程式視窗？（A）按下Alt+F4快速鍵（B）單擊主視窗的「關閉」按鈕（C）雙擊Office按鈕（D）單擊Office按鈕，執行「關閉資料庫」功能。上一頁下一頁回目錄

1-8-1選擇題 • （　）請問哪種檢視模式能夠以所見即所得的方式編輯版面和控制項？（A）報表檢視（B）表單檢視（C）設計檢視（D）版面配置檢視。 • （　）要統一多份表單的外觀風格，可考慮設定以下哪一種元素？（A）字型（B）格線（C）尺規（D）佈景主題。 • （　）請問如何在Access選項中停用Office功能表中打開文件的歷史記錄？（A）在「常用」選項中取消勾選「即時預覽」核取項（B）在「進階」選項中設定「復原層數」為「0」（C）在「進階」選項中設定「顯示在[最近之文件]的文件數」為「0」（D）此功能無法停用。上一頁回目錄

Chapter 1 認識資料庫與 Access 2007