秘书学

1. 秘书学

2. 第一编秘书学概说 第一编 秘书学概述

3. 第一章 秘书学概述第一节 秘书学的产生 • 秘书学作为一门独立的学科,在中国内地产生于20世纪80年代. • 原因： • 1.当代管理科学的发展，促进了秘书学的产生。 • 2.要改变秘书工作的落后现状,必须把秘书学的研究提上日程。 • 3.新技术革命浪潮的冲击，向秘书学研究提出更高的要求。

4. 秘书学产生的标志 • 当代秘书学诞生的标志 • 1、20世纪8 0年代初期，我国首先出现了一批较为系统的秘书工作与秘书学论著。 • 2、秘书院校的出现。【至1985年，设置秘书学专业或课程的高等院校已有120多所】 • 3、秘书学会与秘书学术活动的出现。【1984年首届高等院校秘书学教学经验交流会】 • 4、秘书杂志的出现。【1983年《秘书》杂志创刊】

5. 第二节 秘书学的研究对象和性质 • 秘书学是研究秘书工作规律及其应用的科学。【研究对象】 • 秘书学的三大内容：秘书人员、秘书机构、秘书工作。 • 秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴学科。【性质】 • 秘书学的综合性强，表现在它与管理学、领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系学等学科有着密切的关系。 • 文书学、档案学被称为是与秘书学并列的姐妹学科。 • 秘书学的实践性强，是由它的应用（实用）科学性质决定的。

6. 秘书学是管理学的分支 • 秘书学与管理学的关系最密切，因此，把它说成是管理学的分支不无道理： • 1、秘书学的产生和发展，反映了当代管理科学发展的需要； • 2、秘书部门是管理大系统的一个子系统，秘书工作是管理工作的一个组成部分； • 3、秘书工作的核心是辅助管理，为提高管理效率和管理水平服务。

7. 秘书学不是行政管理学的分支 • 管理学和行政管理学不同，行政管理学又叫行政学，行政管理是指中央和地方各级人民政府，亦即行政机关的行政管理工作。如果把秘书学说成是行政管理学的分支，就等于说只有行政机关才有秘书工作，这显然于事实不符。

8. 实践性的体现 • 秘书学是一门实践性很强的应用学科，它不是抽象思维的学科；也不是形象思维的学科。秘书学的知识源于实践而又高于实践，学习秘书学是为了从事和知道秘书工作，必须理论联系实际，理论与实践相结合。

9. 第三节 秘书学的研究方法 1.理论联系实际 2.运用比较的方法 3.注重对其他学科尤其是相关学科的研究 4.高校老师与秘书工作者合作

10. 如何理论联系实际 • 秘书学是应用学科，这一特点，决定了它较其它学科更要注重理论联系实际。 • 一是要积极开展调查研究，从大量的秘书工作实践中提炼出理论； • 二是理论要以指导实践为依归，坚决摒弃热衷于搞名词搬家、术语爆炸的作风。

11. 如何运用比较的方法 • 对秘书学进行比较研究的领域很多，大致可从纵向和横向入手。 • 纵向是指研究中国秘书工作的发展轨迹，重点放在改革开放以来的秘书工作上； • 横向是指了解不同地区和不同国家秘书工作的情况，以便取长补短，吸收新经验。 • 就目前来看，横向比较研究显得不足 • 无论哪种比较研究，目的都是古为今用、洋为中用，为建设具有中国特色的秘书学服务。

12. 为何要注重对其它学科的研究 • 学科的高度分化和高度综合是现代科学技术发展的重要特征之一。处于这种大环境下的秘书学，要生存下去，就必须正视这种现实，努力从其它学科，尤其是相关学科中吸取养分，丰富自己。

13. 为何高校教师与秘书工作者要合作 • 光靠高校教师是不够的，因为教师缺乏秘书工作的实践经验，他们对秘书学的研究，往往因缺乏感性知识而抓不到要点； • 光靠秘书也是不够的，但他们没受过专业化训练，总结的经验难免偏狭，没有高校教师的参与，秘书学的研究难以深入和提高； • 因此，二者必须合作，互相学习、取长补短，才能开创秘书学研究的新局面。

14. 第二章 秘书的定义,类别和层次 第二章 秘书的定义、类别和层次 一, 秘书的定义 秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。

15. 《辞海》中的秘书含义 • 1、指职务名称之一，是领导的助手 • 2、指官名【自秦汉以来，历代封建王朝都设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌管奏章、函牍、宣示、图书等工作】 • 3、指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员 • 4、指宫禁里的藏书 • 5、指谶纬图箓

16. 二 秘书的类别 1.从服务对象和经济来源分,可分为公务秘书和私人秘书两类。另外,还有一种秘书叫涉外秘书。 2.从所属部门分,可分为党务、行政、军事、司法、经济和文化秘书等。 3.从具体的工作分，可分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事物秘书、外文秘书、生活秘书等。

17. 公务秘书 • 公务秘书泛指为各级党政机关、军队、国有企事业单位、群众团体服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取薪酬，在编制上属于该机关、该单位的人员。 • 少数为一定级别领导干部、专家服务的秘书，虽服务对象是个人，但也是国家编制的正式工作人员，仍属公务秘书。称呼：领导人的专职秘书或领导人的私人秘书。

18. 领导人的专职秘书配置 • 党和国家的领导人，一般配备2－3个专职秘书 • 各省、市的党政领导人，一般配备1个专职秘书

19. 私人秘书、涉外秘书 • 涉外秘书是改革开放后大量涌现的新型的外向型、复合型秘书，必须掌握一门以上外语。

20. 从具体工作分秘书类别 • 文字秘书：指以文字工作为主的秘书。负责起草公文、综合情况、参与政策研究、协助领导进行公文把关； • 机要秘书：主要职责是管理领导人的文电材料和密码，负责领导人办公室的保密工作，承办领导交办的机密事项，为领导提供必要的帮助和服务。

21. 通讯秘书：主要任务是管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机电传、传真等。通讯秘书：主要任务是管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机电传、传真等。 • 信访秘书：职责是通过办信、接访，沟通领导机关与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。 • 事务秘书：负责总务、后勤等工作的秘书。 • 外文秘书：翻译秘书，主要任务是从事口头或书面的翻译工作。 • 生活秘书：在生活上给领导提供服务和帮助，一般在较大的机关为级别较高的领导人设置。

22. 三， 秘书的层次 秘书的层次，指两方面内容：一方面，秘书人员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省市和基层三个层次，因而相应的有三个层次的秘书－－高级秘书、中级秘书、初级秘书。 另一方面，即使在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分，表现出不同的层次。以一个省市政府机关为例，高级秘书指秘书长、办公厅主任；中级秘书一般指文字秘书；初级秘书指从事一般日常工作的秘书。

23. 秘书国家职业标准 • “秘书国家职业标准”将秘书职业设四个等级： • 五级秘书（原初级） • 四级秘书（原中级） • 三级秘书（原高级） • 二级秘书 • 取得大学本科毕业证书，并连续从事秘书职业工作4年以上者，可申报二级秘书（具备其它相应条件，也可申报）。

24. 第三章 秘书的职业道德和能力 第一节 秘书的职业道德 一 热爱工作，甘于平凡 二 自尊自重，克己奉公 三 谦虚谨慎，平等待人 四 严守机密，提高警惕

25. 第二节 秘书的能力 办事能力、 交际能力、 表达能力、 操作能力、 速记能力

26. 联合国秘书长能力要求 • 1991年，联合国秘书长人选要求： • 具有领导、筹划和组织众多国家职员的管理能力； • 能流利使用联合国两种以上工作语言； • 具有作为领导人物感人的魅力和有效地沟通人际交流思想的能力等。

27. 办事能力 • 秘书的办事能力是一种最基本的能力。 • 办事能力由多种能力综合而成： 1、 理解和领会能力 2、分析能力 3、应变能力

28. 交际能力 • 秘书部门是枢纽部门，秘书只有善于交际，才能提高办事成功率。

29. 表达能力 • 表达能力包括口头表达能力和书面表达能力。 • 能说会写是秘书的看家本领 • 讲究说话艺术：一要清楚明白，二要注意分寸，三要生动活泼。 • 写作能力主要指写各种应用文的能力，要练就“出手成章”的硬功夫。

30. 四 操作能力 掌握多种专业化的事务工作技能，提高对办公设备的操作能力。 操作能力主要包括：1对文字处理机、复印机、誊印机等文字处理机具的运用； 2对照相机、收录机、缩微机、电视会议系统等声信息机具的运用； 3对电传机、电报传真机、多功能电话等通讯机具的运用; 4对办公室计算机、个人计算机等计算机具的运用

31. 五 速记能力 • 它既是一种高效率的实用技术，又是一种搜集信息、争取时间、讲求速度、提高效率的现代化书写技术。 • 有的单位领导者提出速记是秘书人员应具备的基本功之一。 • “速记符号”俗称“保密文字”。

32. 秘书机构与智囊团的区别 • 1、性质不同： • 秘书机构是指行政机关、政党组织、企事业单位内部设置的、协助领导进行管理活动和协助领导处理事务的机构。 • 智囊团又称头脑企业、智囊集团或思想库、智囊机构、顾问班子。是指专门从事开发性研究的咨询研究机构。

33. 2、成员不同： • 秘书机构的成员是秘书；智囊团成员是各学科的专家学者 。

34. 3、工作不同： • 秘书机构一般不具有直接的管理权力,不承办某项具体的职能业务(如人事、财务、供销等)工作,而是辅助领导搞好全面管理,代表领导参与协调各职能业务部门的工作。 • 智囊团的主要任务是提供咨询，为决策者献计献策、判断运筹；反馈信息，以便于纠偏；进行诊断，寻找问题的症结；预测未来，从不同的角度提出各种预测方案供决策者选用。

35. 第四章 秘书交际 第一节 处理好人际关系的重要性 3、人际关系是在双向的、互惠的、积极主动的交往中形成与发展的。

36. 小题 • 美国成人教育家戴尔·卡耐基认为，一个人事业上的成功，只有百分十五是由于他的专业技术，另外百分八十五要靠人际关系和处世技巧。

37. 第二节 处理好人际关系的秘诀 一，真诚、慷慨地关心、赞美他人 二，牢记别人的姓名 三，做一个忠实的听众 四，注意礼仪，发挥微笑的魅力

38. 感情移入 • 在人际交往中，把自己摆在对方的位置上，设身处地地体验、理解别人的感情，善于谅解和同情别人，是缩短人际距离的有效方法，社会心理学称之为“感情移入”。（“神入”） • 孔子说“己所不欲，勿施于人”、孟子说“老吾老以及人之老，幼吾幼以及人之幼”，都可视为感情移入。

39. 如何做个忠实的听众 • 第一，必须愿意去听，露出很希望听别人讲话的神情； • 2，必须耐心地听； • 3，注意避免以下情况：坐立不安、持怀疑态度、不屑一顾的表情、挑剔存疑的眼神； • 4，切莫打岔； • 不要总是保持沉默，应在恰当的时候交换观点。

40. 礼仪 • 礼仪是礼节和仪式，是道德的一种外在表现形式，在人际关系的调节中具有不可忽视的作用。 • 微笑是礼仪的重要组成部分。

41. 第三节 秘书如何具体处理 与几类人的关系 • 一、与领导的关系 • 二、与同事的关系 • 三、与来访者的关系

42. 与领导的关系 • 1、对领导应有深切的了解 • 2、要善于处理各种情况

43. 一、与领导的关系 • 1、对领导应有深切的了解。 要把领导看作一个有个性的人，而不 是概念的化身。只有了解了他的人生哲 学、处世态度、个性、兴趣、工作方式、 生活习惯、交际圈等，才能与其配合。

44. 2、要善于处理各种情况（4） • 首先，当发现领导的缺点时，不要毫不留情地揪住其缺点不放，尤其不能以某一前任领导的长处来衡量后任领导的短处，应尽可能在多方面帮助他。 • 其次，当领导生气、发脾气时，要谅解他的心情和处境，明白他的脾气并不是专门针对你而发的。此时最好的应付方法是：尽量保持镇定，若无其事、不快不慢地走向你的办公室或工作位置，平静地继续做自己的工作。

45. 再次，当与领导意见相左时，秘书与领导争论是常有的事。争论时遵守下列原则：看准时机、心平气和、设身处地、提出办法。再次，当与领导意见相左时，秘书与领导争论是常有的事。争论时遵守下列原则：看准时机、心平气和、设身处地、提出办法。 最后，当发现自己犯错误时，应该主动向领导报告，坦诚认错。这时要遵守下列原则:1诚心接受责备并向领导道歉，切勿强辩；2不要将受责备的事向同事宣扬，自我辩护，更不要说领导的坏话；3不要自此以后颓丧，怨天尤人或次日即请假；4工作尤应卖力以示改过之诚意。

46. 领导生气时做出的决定，秘书应如何对待？ • P34范例重要！

47. 二、与同事的关系 • 与同事愉快地相处是秘书的人际关系中十分重要的环节 。 1、了解同事 2、与同事打成一片 3、做好领导与同事之间的意见沟涌工作。

48. 如何与同事打成一片 • 第一，与同事合作。 • 第二，对同事一视同仁。 • 第三，注意并欣赏同事的优点。 • 第四，关心同事。 • 第五，以正确态度对待同事的称赞、批评与嫉妒。

49. 三、与来访者的关系 • 所有的来访者都必须热情接待，秘书必须有礼貌地对待他们，因为秘书的态度如何，直接影响单位的声誉，应注意： • 1、欢迎来访者并记住对方的姓名 2、善于应付难以对付的来访者 3、把握和记者谈话的分寸。

50. 善于应付难以对付的来访者 • P39范例