Diapositive 1

1. Réunion de sensibilisation à la GED Pôle Lozérien d'Économie Numérique

2. Introduction à la GEDQu’est-ce que la Gestion Electronique des Documents La Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants est un ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents.

3. Knowledge Management Définitions ? En Français : Gestion des connaissances ou Ensemble des techniques d'organisation et d'outils de  travail collaboratif pour la gestion des informations et documents sous forme électronique. Etre capable de retrouver l ’information pertinente parmi une grande variété de sources d ’informations non structurées et de pouvoir, ensuite, y ajouter des éléments d ’informations complémentaires . Partager l ’information existante au sein de l ’Entreprise, de la manière la plus rapide….…. Non pas quand elle arrive, mais quand on en a réellement besoin !

4. En Pratique Les utilisateurs voudraient pouvoir retrouver leurs informations par des mots-clés ou par des concepts. Seulement, dans la pratique, les Entreprises ne peuvent pas consacrer de tels budget pour la saisie des données. Structurer l ’information en base de données « Ad-Hoc » est extrêmement coûteux.

5. Knowledge Management Les « Réservoirs » de connaissance de l ’Entreprise

6. Knowledge Management Ernst & Young: L ’entreprise peut augmenter par 3 sa capacité de traitement de dossiers Cela réduit par 2 le temps consacré à la recherche d ’informations par les personnes concernées. Cela autorise un accès immédiat aux informations (cas d ’urgences) Cela réduit de 80% l ’espace physique de stockage des documents. Et enfin, système sécurisé de gestion des documents. Coopers & Lybrand: En moyenne: 19 copies d ’un même document! Dépense 21 € d ’efforts pour le classement de chaque documents Dépense 140 € pour rechercher un document mal classé. Perte de 1 document sur 20 !

7. BENEFICE DE LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) (*) Exemple de calculs de coûts

9. KM pour qui ? Départements Juridiques Département Marketing Département R&D Département Communication Associations & Syndicats Ecoles Nationales de l ’Administration Comité d ’Entreprises Fédérations PME... TPE

10. LES FAITS 90% de l’information est sous forme papier Le papier est inflexible !

11. Les Faits (suite) Trop d’information “tue” l’information Comment classer ? Où chercher ? ? ? ?

12. Classiquement: le Papier Nécessite une excellente organisation Coût de gestion élevé Maintenance importante Consomme beaucoup de temps humain... Que faire face à l’augmentation exponentielle de la masse d’information à gérer aujourd’hui ? Inadéquation de cette solution

13. Classiquement: le Papier(suite) Les limites du classement papier: deux personnes différentes classent différemment Une même personne “risque” de classer différemment aujourd’hui et dans 6 mois. Un document “non-classé” est inaccessible.

14. Classiquement: le Papier(suite) Le bureau sans papier ? Duplication inévitable de l’information pour classement dans différents dossiers (thématique, client...) Malheureusement l’informatique génère beaucoup de papier. publications, rapports, réglementations.... Inévitable? ou Insurmontable ?

15. Aujourd’hui: “le Papier Numérique” Accessibilité de l’information numérique: L’information est à disposition Accès “à coup sûr” de l’information La version “à jour” est disponible: Qualité: se référer à la bonne procédure Efficacité: ne pas travailler avec un ancien contrat... Information Partagée: Réseau LAN/WAN Internet ou Intranet

16. “le Papier Numérique”AVANTAGES: Avantages Objectifs: Rapidité & Efficacité recherche par “champs” ou “sur le contenu” Précision Pertinence & Exhaustivité Coûts de gestion de l’information abaissés Indexation automatique par dossiers logiques

17. “le Papier Numérique”AVANTAGES: Avantages “subjectifs”: Service Clientèle amélioré: Clients internes: Communication: revue de Presse Gestion des Dossiers administratifs Ressources humaines Département Juridique... Clients externes: Meilleure image de marque (excellence) Support technique & assistance...

18. La dématérialisation des documents papiersLe matériel Les Scanners de Production : Les Scanners sont des périphériques d'acquisition de documents en vue de leur transformation sous forme d'images numérisées.

19. Les Scanners de Production Les Scanners sont des périphériques d'acquisition de documents en vue de leur transformation sous forme d'images numérisées. Sur le marché, vous avez 5 grandes marques de scanner de production : CANON, FUJITSU, KODAK, RICOH, BELL HOWELL, AVISION. Vous pouvez avoir différents formats de numérisation : A4, A3, A2, … Ils peuvent être directement connectés sur un poste PC de numérisation (en SCSI, USB, FireWire ou Vidéo) ou sur un réseau informatique par Ethernet (RJ45) On compare souvent les scanners par le nombre de pages/minute (Nombre de pages numérisées par minute), par le Volume par jour.

20. Les Copieurs Numériques De plus en plus, nous trouvons des copieurs numériques connectés dans les entreprises pouvant être utilisés comme imprimante et/ou comme scanner en réseau. Marques sur le marché : CANON, XEROX, RICOH, KYOCERA, …

21. Les Logiciels faisant partie d’une GED (1) Logiciel de Numérisation : Ce logiciel vous permettra de numériser les documents page par page, par lot, en choisissant la résolution et le format de fichier. Il peut être fourni avec le scanner (driver TWAIN/ISIS) ou acheté séparément.

22. Logiciel de Numérisation Les logiciels de scan peuvent être différents suivant la marque du scanner ainsi que leurs fonctionnalités (Ex : FUJITSU -> ScanALL) Scan vers PDF, Mail, Fichier TIFF, FTP, …

23. Les Formats de Fichier TIFF CCITT Groupe 4 : Tagged Image File Format Standard de fait, Tiff définit une structure de fichier pour le stockage d'images numérisées (recommandé par APROGED). Format N&B simple page ou multi-pages, JPEG : (Joint Photographic Expert Group) Groupe de travail ayant défini le standard de compression du même nom pour les images numériques à niveaux de gris et couleur. Format en général couleur en simple page, PDF : (Portable Document Format) Format de fichier créé par Adobe et lisible sur la quasi-totalité des plateformes informatiques existantes. Le format PDF permet de créer des documents (textes principalement, mais aussi images...) exploitables sur la majorité des plateformes informatiques existantes : Windows, Linux, MacOS, Irix, systèmes Palm... Il simplifie ainsi beaucoup l'échange de documents entre utilisateurs.Les fichiers de type PDF se lisent à l'aide du logiciel Acrobat Reader d'Adobe.

24. Les Logiciels faisant partie d’une GED (2) Logiciel de reconnaissance de caractère : (OCR) ou (Optical Character Recognition) Le logiciel de reconnaissance de caractères permet la traduction de groupes de points d'une image numérisée en caractères (avec l'enrichissement typographique associé) exploitables par des programmes informatiques.

25. Logiciel de reconnaissancede caractère Les principaux moteurs OCR sur le marché : FineReader, OmniPage Pro, ReadIRIS,

26. Logiciel de Gestion de Documents Pour les Administrations, Collectivités, Grands Groupes : Docubase, DocuShare, CanonFile, ZeDOC, ZyLabs, Capture,…

27. Schéma 1

28. Schéma 2

29. Exemple d’intégration

30. La GED :Les utilisations dans l’entreprise ? Archivage du Courrier,

31. Gestion des Flux d’Information Intra et Inter-Entreprise : L’intérêt de la dématérialisation de l’information : (Exemples) Huissiers -> Greffe de TC (Rapport d’expertise)

32. Quels outils pour quel flux ? (CD, DVD, Mail, FTP, EDI, …) EDI (échange de données informatisé) : Télédéclaration de TVA Le gouvernement incite les entreprises à dématérialiser leurs déclarations, c’est-à-dire à envoyer directement par Internet et non par un circuit papier traditionnel. Depuis 2002, les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse les 15 millions d’euros doivent télé déclarer leur T.V.A.

33. Le WorkFlow !!!! C’est un système d'ordonnancement des flux de travaux dans une organisation. A la base du WorkFlow, il y a une modélisation des fonctions et procédures de l'entreprise.

34. L’archivage de vos documents électroniques Les systèmes de classement : Par Champs : Date (années,mois,…), Type de Documents (Courrier entrant, courrier sortant, rapports,…), Ordre Chronologique (numéro Chrono),

35. Les fonctions de recherche de vos documents Recherches par : Champs, Thématique, Full-Text,

36. Les différentes solutions de stockage de données numérique CD, DVD : 700 Mo ou 8,5 Go (10 ans) WORM :(Write Once, Read Many ; non réinscriptible) Capacité jusqu’à 12 T sur juke-box, Norme Z42-013 Disque Dur : 500 Go Max actuellement RAID : (Redundant Array of Inexpensive Disks) Niveau 0 à 6 suivant le niveau de sécurité souhaité (plusieurs disques font une « grappe ») NAS : Network Attached Storage : Matériel de stockage (juke box de DVD par exemple) qui permet le partage des fichiers par l'intermédiaire du réseau. Ces matériels disposent en général de logiciels de sauvegarde automatique des données des PC connectés. De plus en plus simples d'utilisation, accessibles aux PME, ces solutions présentent une croissance vertigineuse.

37. La Diffusion des Documents au sein d’un Groupe (1) Partage sur Serveur Intranet (Web) : Identification sur le réseau par login et mot de passe Gestion des droits d’accés, Information disponible à l’instant souhaité, Connexion via extranet, Recherche par champs, thèmes ou full-text,

38. La Diffusion des Documents au sein d’un Groupe (2) Diffusion des documents via copieur numérique connecté: Liste de diffusion préenregistrée (Email), Utilisation du Format PDF,

39. La Diffusion des Documents au sein d’un Groupe (3) Redistribution des informations par « PUSH » : Création d’une requête sur la base GED, Envoi des documents répondant aux critères de la requête lors de leur intégration dans la base GED, Réception sur la boîte Email prédéfinie,

40. Valeur Juridique des Documents Électroniques (1) Plus pratique à échanger, à classer et à conserver, le document électronique, en plein essor dans les relations commerciales et privées, n’avait cependant pas, aux yeux de la loi, la même valeur légale que le document papier : La loi du 13 mars 2000 adaptant le droit de la preuve aux technologies de l'information a rétabli, l’égalité "preuve sous format électronique = preuve sous format papier".Les documents électroniques ont donc désormais, sous certaines conditions de conservation, la même valeur probante que les documents papiers. Ces conditions de conservation assurant la fidélité et l'intégrité des documents électroniques sont décrites par la norme NF Z42-013, édictée dès juillet 1999 par l’AFNOR.Les documents conservés par un système informatique respectant la norme AFNOR NF Z42-013 auront ainsi la même valeur que les documents d'origine. Le respect de cette norme peut être extrêmement complexe puisqu'elle impose des contraintes de sécurité au niveau des locaux et des systèmes informatiques qui sont souvent incompatibles avec un usage non dédié des équipements.

41. Valeur Juridique des Documents Électroniques (2) La norme est un ensemble de recommandations concernant la conception et l'exploitation des systèmes informatiques afin d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés. L'objectif est donc de pouvoir garantir la restitution de documents électroniques en étant sûr de leur intégrité et de la fidélité de reproduction des documents originaux. En conséquense, après une description des procédures d'acquisition, d'administration et d'usage, elle donne les directives techniques, les consignes d'exploitation et la démarche "assurance qualité" à appliquer sans ommettre les rôles du "Tiers archiveur" et le cadrage des Prestataires de services. Nous sommes dans le cadre de la preuve juridique avec des documents dématérialisés qui ont donné tant de soucis à l'EDI. C'est grâce à la norme NF Z42-013 de juillet 1999, qu'un début de solution a été trouvé à la problématique de l'original dématérialisé et de la conservation de copies infalsifiables. Ceci a permit l'existence de la loi du 1er mars 2000 sur l'acceptation juridique des documents électroniques. Toute la législation française était basé sur le concept d' "original" ; le vide devait être comblé, sa disparition devait être encadrée. Pour Z42, l'infalsifiable a un mot clé : WORM (write only read multi). Il s'agit des supports optiques non ré-inscriptibles qualifiés de supports de "copies fidèles et durables". Une approche qui rappelle furieusement la "brève" histoire des micro-fiches. Là aussi il s'était agit d'avoir des copies assez fiables (fidélité et durabilité) pour se passer de l'indispensable original. La norme NF Z42-013 est donc là pour apporter à un juge, le maximum de garanties afin qu'il puisse décider de la valeur probante d'un document. Cette norme est jeune et aura à suivre les évolutions technologiques et les exigeances légales du cadre européen.

42. Documents Numériques et Signature Electroniques La signature électronique sécurisée est techniquement et juridiquement opérationnelle. Il faut avoir un « Tiers Certificateur » qui délivre une clé publique et une clé privé pour certifier et identifier la signature électronique.

43. QUESTIONS / REPONSES