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ProFinance. Computergestütztes Werkzeug zur finanziellen Vorbereitung, Durchführung (Controlling) und End-Abrechnung von internationalen EU-Projekten. Brigitte Groß (Behörde für Stadtwicklung und Umwelt) Martin Schneider (Dataport). 5. Deutscher Nordsee - INTERREG - Workshop

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Presentation Transcript

  1. ProFinance Computergestütztes Werkzeug zur finanziellen Vorbereitung, Durchführung (Controlling) und End-Abrechnung von internationalen EU-Projekten Brigitte Groß (Behörde für Stadtwicklung und Umwelt) Martin Schneider (Dataport) 5. Deutscher Nordsee - INTERREG - Workshop Hamburg, 31.08.2006

  2. Agenda • Was ist FLOWS? • Partner • Budget • Kostenarten • Anforderungen der EU an das Finanzmanagement • Warum ein eigenes Tool? • Rentabilität • ProFinance • Ziele • Funktionsweise • Live-Demo

  3. Vorstellung Martin Schneider Diplomverwaltungswirt 1992-2005 Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Seit 12/2005 Dataport Bereich Steuerung Produktion, Prozessmanagement Brigitte Groß Technische Angestellte h. D. Seit 1989 Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Amt für Bau und Betrieb, Abteilung Gewässer

  4. Was ist FLOWS? • Flood Plain Land Use Optimizing Workable Sustainability • ... ein durch INTERREG III B gefördertes Projekt im Nordseeraum • Ziel = nachhaltige Entwicklung von überschwemmungsgefährdeten Gebieten • Projektbeginn: Oktober 2002 (Deutschland ab Januar 2004)Projektende: Juni 2006 • Gesamtbudget = 9,85 Mio. €

  5. Welche Partner gibt es bei FLOWS? • Lead Partner: Cambridgeshire County Council • Partner: • Province of Flevoland, Niederlande • Norwegian Water Resources and Energy Directorate • County Administrative Board of Värmland, Schweden • Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt • Subpartner der BSU: • Technische Universität Hamburg-Harburg • Universität Lüneburg • Landwirtschaftskammer Niedersachsen

  6. Welches Budget musste verwaltet werden?

  7. Welche Kostenarten gibt es? • General Costs * • Travel & Accomodation • Meetings and Conferences • Material Investment • Promotions & Publications • Consulting costs • Audit • Others • VAT (Value added tax) • Permanent staff * • Temporary staff * max. 10 % des Budgets max. 50 % des Budgets *Für jede Personalstunde wird ein damit gekoppelter Anteil an Allgemeinkosten beansprucht (Arbeitsplatzpauschale, Verwaltungsgemeinkostenzuschlag, Unfallversicherung)

  8. Zu bewegen sind: • Ca. 2 Mio. Euro • Verteilt auf 4 Arbeitspakete • Verteilt auf 38 Projekte (international + national) • Mit bis zu 12 inländischen Institutionen • Mit bis zu 11 unterschiedlichen Kostenarten • Verteilt auf 3 Haushaltsjahre Aufwand wegen der umfangreichen Budget-Aufsplittung sehr groß!

  9. Welche Anforderungen stellt die EU an das Finanzmanagement? (1) • Aufstellung eines Gesamtbudgets, das sich zusammensetzt aus • Partner-/ Subpartner-Budget pro Projekt • Arbeitspaket-Budget pro Jahr • aggregiertem Projektbudget • Das Gesamtbudget darf nicht verändert werden. • Budgetänderungen müssen aufgelistet und begründet sein: • Kleine Änderung: bis zu 10% einer Kostenart oder 10% des Gesamtbudgets • Große Änderung: mehr als 10% • Keine Budgetänderung für die Kostenart „material investment“(≤ 10% des Gesamtbudgets) = Mindest-Anforderung

  10. Welche Anforderungen stellt die EU an das Finanzmanagement? (2) • Die Mehrwertsteuer muss gesondert unter der Kostenart VAT ausgewiesen werden. • Personalkosten ≤ 50% des Gesamtbudgets • Aufstellung periodischer Erstattungsanträge -> intern bzw. extern auditiert • Jährliches Ausgabe-Ziel ist zu erreichen, sonst automatische Mittelentbindung • Extern auditierte Gesamtabrechnung am Projektende

  11. Wie werden die EU-Fördermittel ausgezahlt? • EU-Förderung = 50% des Budgets • Claim = periodischer Erstattungsantrag an die EU • ¼-jährliche Claims • Erstattung ca. 6 Monate nach Claim-Einreichung • Förderung während der Laufzeit max. 80% des Projektbudgets • Erstattung der restlichen 20% des Budgets erst nach erfolgreichem Projektabschluss

  12. Warum ein eigenes Tool? • Zahlreiche allgemeine Informationen zum Thema „Finanzmanagement von EU-Projekten“ • Begrenzte konkrete Erfahrungen • Kein unterstützendes effektives Finanz-Werkzeug vorhanden • Marktrecherche negativ

  13. Ziele des Tools • Aufstellung des Projektbudgets • Abwicklung von Budgetänderungen • Projektkostenerfassung • Auswertung für periodische Erstattung (Claims) • Auswertung für die Projektleiter (national/international) • Steuerung der Subpartner • Vorbereitende Auswertungen für den Wirtschaftsprüfer • Transparenz • Kostenersparnis

  14. Wie funktioniert das Tool? (1) Eingabe von Daten Auswertung / Abgleiche (beliebig kombinierbar) nach • Listen(Voreinstellungen für die diversen Auswahlmenüs ) • Personalstundensätze(Voreinstellungen für mögliche Vergütungen) • Budget-Einzeldaten(= Budgetierung vor Projekt-beginn; Änderungen im lfd. Projekt) • Disposition Kassenmittel • Rechnungsdaten • Claim-Period • Workpackage / Projekt • Partnern / Subpartnern • Kostenarten • Abgleich Budget / Claim • Kassenwirksamkeit • Anteil der staff costs etc. • ...

  15. Wie funktioniert das Tool? (2)

  16. ProFinance - Startmaske

  17. Diese dynamische Liste wird in den anderen Tabellen hinterlegt. ProFinance - Listen (Auszug)

  18. Der Inhalt dieser Auswahlliste stammt aus der Tabelle ‚Listen‘. ProFinance - Eingabe der Budgetdaten

  19. Pivot-Tabelle • wird automatisch aktualisiert • mit dynamischem Datenbereich • Auswahl (einzelner) Parameter möglich • Layout variabel ProFinance - dynamische Auswertungen (1)

  20. ProFinance - dynamische Auswertungen (2)

  21. ProFinance – Übersicht der Auswertungen • Gesamtbudget • Gesamtbudget / Subpartner • Gesamtbudget / Workpackage oder Projekt / Jahr • Budget / Subpartner / Workpackage oder Projekt / Jahr • Personalkosten-Controlling • Materialkosten-Controlling • Budget-Changes • Claim-Auswertung • Claims je Partner / Subpartner / WP / Projekt/ Kostenart • Abgleich Budget – Claims

  22. Muss ich ein Excel-Spezialist sein? • Einmalige Einstellung der Parameter • Einweisung vor Ort notwendig • Ggf. projektspezifische Anpassungen • Intuitive Bedienbarkeit • Vollständige Automatisierung • Keine Eingabe von Formeln

  23. Kann ich das Tool verändern? • ProFinance ist OpenSource • Kein Datei-, Blatt-, Zell- oder VBA-Schutz • Individuelle Anpassungen*) sind jederzeit möglich *) Gute VBA-Kenntnisse und vertiefte Excel-Kenntnisse sind erforderlich.

  24. Live-Demo • Budgetänderung • Budget-Change • Claim erstellen • Dynamische Auswertung ändern

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  26. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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