工作設計、分析與人力招募活動

1. 工作設計、分析與人力招募活動

2. 工作設計（Job Design） ․乃是建構工作與設計個人或個人的群體之特定工作活動的過程，以達成組織機構的目標。 ․工作設計說明了如何執行工作、誰執行工作、何處執行工作等問題。 ․綜上而論，大多數的工作分析乃進行於早先業已設計的現有工作上。

3. 工作設計（Job Design） 工作設計涉及了工作執行之六何（5W1H：Who, What, Where, When, why, & How）。 工作設計之過程通常可分為下列三個階段： 1.個別任務的解釋：哪些不同的任務需要執行？ 2.每一任務執行方法的解釋：特別說明任務該如何 執行？ 3.綜合個別任務與特定工作指派給個人：不同的任 務如何組成形成工作？ -- 第一及第三階段決定工作的內容，第二階段則 準確地顯示工作將如何進行。

4. 工作設計過程的組成分子 如何 績效的方法 何人 勞工的心理和生理特性 何事 所要執行的任務 何處 組織的地理位置；工作領域的位置 何時 天數；工作流程發生的時間 為何 工作的組織合理性；員工的目標和動機 最終工作結構

5. 工作設計 -- 考量的四個因素 1.工業技術：專注於分析工作方法及標準時間的設定  導致工作流程的僵化、工作單調與不滿意 2.人因工程：工作體系配合人的感官特性 3.工作專業化：動時研究（Motion and Time Study） 4.行為上的考量：從簡單化、標準化到重視人性化（如Hawthorne Study）

6. 工作設計的類型 工作簡單化（Job Simplification） 工作輪調（Job Rotation） 工作擴大化（Job Enlargement ） --工作性質類似的工作，作橫向的增多。 工作豐富化（Job Enrichment ） --把工作作直向的擴大，即增加工作不同的內 容和責任。 --此方法之提倡，乃基於「工作特點模式（Job characteristic）」的論點。

7. 工作簡單 / 專業化的優點 每個人只要少許技能，如此較易於甄補與訓練員工。 由於相同任務的重複與實務，故可增進效率。 只要利用員工的最佳技能，就可更有效地使用技能。 由於勞工容易取代，故工資低。 能使最終產品或服務更為一致性。 能一致的執行不同之任務。

8. 工作特性模式 工 作 的 核心構面 主 要 的 心理狀態 個人與工作的結果 技能多樣性 任務完整性 任務重要性 高內在激勵作用 感受到工作的意義 高工作績效 感受到工作結果的責任 自主性 高工作滿足 瞭解實際的工作成果 低曠職率與離職率 回饋性 員工成長需求的強度

9. 選擇性的工作時程 彈性工時 非通勤工作 工作分擔（參閱案例） 壓縮工作週

10. 案例 鳳凰城機場雷迪遜飯店因為實施彈性工時而獲益匪淺 ---- 飯店讓凱麗克拉克提特（Kelly Clark Theut）及羅拉希勒（Laura Scheeler）兩人共同分擔銷售經理的職位及工作。工作分擔需要經常的溝通及合作，提特及希勒都認為這樣做法的利大於弊。這個方式解除他們試圖平衡工作及家庭時的壓力，兩位女性都同意這能讓他們在工作及家庭中都更能集中注意力。 飯店總經理保羅吉普遜（Paul Gibson）相信這種安排對飯店甚為有利。「我們得到了雙倍的腦力及工作能量」。吉普遜指出「因為兩人都滿意他們的專業與個人生活，使得他們工作更有效率。」根據國際雷迪遜飯店集團的說法，主管階層分擔工作的利子在旅館業很少見。

11. 工作設計原則 溝通順暢 績效回饋 工作參與 情境原理 學習與訓練

12. 5.1 工作分析之意義 1/2 • 工作分析(job analysis) • 是蒐集、檢視及解析某職位的主要工作活動，及從事這些活動所須具備特質的過程。

13. 表5-1　工作分析與其他人力資源管理功能的關係表5-1　工作分析與其他人力資源管理功能的關係 人力資源管理功能 工作分析資訊的應用 人力資源規劃 • 確認所需人員的職類與資格條件 • 建立員工人力替補計劃 召募與甄選 • 確定考選方法 • 從事考選方法的效度考驗 訓練與生涯發展 • 鑑定訓練需求／選擇訓練方法 • 評鑑訓練效果／確立升遷管道與生涯路徑 績效評估 • 確立考核標準 薪資管理 • 工作評價／獎金辨法的給獎標準 衛生與工作安全 • 建立定全防範措施 • 意外及職業災害的分析 員工紀律 • 建立工作規劃與程序 勞資關係 • 工資談判／訴怨處理 工作分析之意義 2/2

14. 1 將工作分析目的具體化 2 鑑定與目的相關的各種工作因素屬性 3 決定資料蒐集者與資訊來源 4 選擇資料蒐集與分析的方法 5 蒐集、分析與整合工作資訊 5.2 工作分析的程序1/2 • Ghorpade認為，工作分析應具備下列程序：

15. 工作分析的程序 2/2 • 工作說明書(job description)與工作規範(job specification)是工作分析的最終成果。 • 工作說明書旨在描述工作性質、任務、責任、工作內容等的說明。 • 工作規範，是由工作說明書中指出完成該項工作的工作者應具備的資格與條件。

16. 工作分析之流程 確認工作分析用途與定義其範疇 分派工作 行政階段 選出要做工作分析的對象與使用的方法 設計階段 召開說明會 資料收集 與 分析階段 問卷之設計、測試與發放 回收分析問卷 進行面談 工作說明書與工作規範之撰寫 產品行程階段 散播結果 散播階段

17. 5.3 工作分析相關資料的蒐集方法 1/6 • 當確立工作分析的目的，也決定了要分析的標的職位時，接著就是實際蒐集組織背景、工作職責與活動等資料。

18. 工作分析相關資料的蒐集方法 2/6 • 定性工作分析法 • 觀察法(observation method)， • 係指對工作分析徹底了解，而在工作現場實際觀察工作者的工作情形，並將工作活動的資料有系統地記錄下來。

19. 工作分析相關資料的蒐集方法 3/6 • 面談法(interview method) • 係指由執行工作分析的專業人員與實際從事該工作的員工、其直屬上司、相關部門、專家等直接面對面談論相關的工作內容、職責、任務及所使用的工作知識與技術等。

20. 工作分析相關資料的蒐集方法 4/6 • 問卷法(questionnaires) • 首先需設計並分發問卷給選定的員工，要求在一定的期間內填寫，以獲取有關的資訊。 • 工作日誌法(diary logs) • 係指工作者對每天工作活動所作的記錄，工作日誌上所記錄的無非是做什麼工作、工作內容與工作所花的時間。 • 實作法

21. 問卷法 1/4 表5-3　工作分析問卷

22. 問卷法 2/4 表5-3　工作分析問卷(續)

23. 問卷法 3/4 表5-3　工作分析問卷(續)

24. 問卷法 4/4 表5-3　工作分析問卷(續)

25. 工作分析相關資料的蒐集方法 5/6 • 計量工作分析法 • 職位分析問卷法(position analysis questionare, PAQ) • 係由普渡大學的研究人員所發展出來的，是一種非常結構性的問卷，它是分析任何與員工活動有關的工作專門問卷。

26. 計量分析法 Position analysis questionnaire（PAQ） 6大類194項

27. 應用在PAQ的員工活動分類 分類 說明 範例 資料輸入 員工在何處及如何獲得執行 使用書寫資料。 工作所需要的資料？ 目視分辨方法。 心智過程 何種推論、決定、計畫及資 問題解決的推理程度。 訊處理活動與執行工作有關？ 寫入密碼 / 解除密碼。 體力活動 員工執行何種體力活動？ 使用鍵盤。 哪種工具或設計被使用？ 組裝 / 拆除。 與別人的 執行工作時需要與他人維持 教導。 關係 何種關係？ 與大眾或顧客聯絡。 工作內容 工作在何種實質和內容下執 高溫。 行？ 人與人之衝突情況。 其他工作 除了上述之外，有何種活動、 特定的工作步調。 特質 情況及特質與工作有關？ 工作結構的價值。 PAQ：Position Analysis Questionnaire (職位分析問卷)--6大類194項

28. 管理職位說明問卷（MPDQ）分類 產品、上市、以及財務策略計畫 協調其他組織單位及人事 內部業務控制 產品及服務責任 公共關係及顧客關係 高級諮商 自發的行動 財務承諾的批准 ＊13類208項— 員工服務 主要用來分析主管的工作 監督 複雜性及壓力 高級財務責任 董事會人事責任

29. 工作分析相關資料的蒐集方法 6/6 • 勞工部工作分析法 • 美國勞工部的工作分析法(Department of Labor, DOL)是一種標準化的方法，目的在將各項工作以數量化的基礎來加以評等、分類及比較。 • 職能工作分析法(functional job analysis, FJA) • 是由美國勞工部(Department of Labor)於1930年發展而成

30. FJA工人功能困難的程度—美國勞工訓練及員工服務處所發展FJA工人功能困難的程度—美國勞工訓練及員工服務處所發展 資料 人 物 0 合成 0 傳授 0 創立 1協調 1 商議 1 準確工作 2 分析 2 指導 2 操作 – 控制 3 編撰 3 監督 3 驅使 – 控制 4 計算 4 轉移 4 操控 5 複製 5 勸說 5 待候 6 比較 6 說話 – 符號 6 輸出 – 列出 7 服務 7 處理 8 接受指示 – 幫助

31. 職業頭銜辭典使用的九種職業分類 專業、技術、管理 文職、銷售 服務 農業、漁業、林業及其他有關項目 加工 機器貿易 工匠工作 結構工作 雜項

32. 5.4 撰寫工作說明書 • 工作說明書是有關工作職責、工作活動、工作條件，以及工作對人身安全危害程度等工作特性方面的資訊所進行的書面描述。 • 工作規範是反映工作對從業人員的品質、特點、技能以及工作背景或經歷等方面要求的書面文件。

33. 工作分析提供的資料 資料項目 內容 職稱及地點 工作的名稱及地點。 組織關係 簡述有關被督導人的數目（如適用）職稱 及職位。 有關接受督導的聲明 指出與其他工作的關係及說明工作所需要 的協調。 工作摘要 工作內容的濃縮解釋。 與工作要求 這個區域的內容在不同的工作及不同的組 有關的資訊 織差異極大。最典型的是這些資訊包括機 器、工具、原料、精神的複雜性以及所需 的注意力，及實際的要求及工作的情況。

34. 工作說明的內容 工作說明必須是正式書寫的文件，長度通常大約一至三頁，須包括如下： ◎撰寫日期 ◎工作狀態（全職或兼職；薪水或工資） ◎職稱 ◎工作摘要（工作責任的簡述） ◎詳列職務及責任 ◎接受的督導（工作持有者需要向其報告的人士） ◎主要的聯絡人（組織以外或以內） ◎需要參加的有關會議與報告的撰寫 ◎能力或職位要求 ◎所需教育及經驗 ◎事業機動性（工作持有者可能符合資格的另一個職位） Source：Adapted from Judith A. DeLapa, “Job Descriptions That Work,” Personal Journal, June 1989, p.156.

35. 工作分析 -- 範例 一、工作識別（Job Identification） 部門 工作地點 公司 工作編碼 HS-02 職稱 副總經理 直屬主管 總經理 製作日期 二、工作摘要（Job Summary） 本工作的主要目的在於，領導整個公司、創造最大利潤，工作的主要內容有一般環境與特定環境資料收集與分析、產品規劃、工程預算、施工與進度的控制、銷售業務之推展與控制與公司內部人員之管理。

36. 三、職務內容（Task Content） （一）定期工作 1.工程管理控制 2.特定環境包括供應商、廣告行銷公司等之掌控 3.內部人力管理與人力需求分析 4.業務銷售情形之掌控 5.預算控制與差異分析 6.年度營業計劃之擬定、預計營業收入表之標列 7.一般環境包括經濟、政策與法令的分析研判 8.固定資產之請購、驗收與使用 9.所屬績效考核 10.員工教育訓練計劃之擬定與執行 11.各部門營業以外收支預算編列（利息、佣金、賠償與違約金等等） 12.各部門費用預算編列 13.各項工程發包作業之監督控制 14.審核所屬各項請款內容

37. （二）不定期工作1.交屋情形之掌控2.土地開發之概括評估3.新工法、新建材之觀摩考察與引進使用4.交屋、過戶各項手續之監督與控制5.相關部門協調事宜6.合作廠商包括建材、售屋等之評鑑7.銷售報表紀錄之審核查存8.客戶售後服務等相關事宜9.客戶變更設計、繳款通知、收款與催繳作業之監督

38. 四、組織關係（Organizational Relation） （一）組織圖

39. （二）與組織內外之接觸 對象 頻率 方式 1.客戶 經常 電話 2.政府機關 有時 親自洽商 3.上游廠商 經常 電話 4.下游廠商 有時 電話 5.上司 經常 面談 6.下屬 經常 面談 （三）未能達成職責時之影響 1.對他人工作：使其他人的工作陷入困頓、無所適從 2.對他人之工業安全：普通 3.對公司：公司生存將面臨嚴重挑戰

40. （四）直接管轄部屬人數 工務部 8人 工程管理部 2人 財務部 6人 租賃部 1人 五、使用設備或工具 電腦之操作與相關文書處理軟體如：WORD。

41. 六、工作環境條件 （一）工作地點： 公司（室內）100％ （二）環境條件 室內： 採光：良好 通風：良好 溫度：良好 溼度：良好 設備：良好

42. 七、工作規範 （一）學歷要求：專科~研究所 （二）科系：土木、建築或具相關背景的管理碩士 （三）相關工作經驗要求：5年以上 （四）專業資格：不限制 （五）年齡：不限 （六）性別：不限 （七）專業知識與特殊技能：土木建築專業知識、管理知識與相關法令等。 （八）各種能力之相對重要程度：如下圖所示 在職者： 工作分析者： 主管：

43. 工作分析的潛在問題 缺少高層管理的支持 只從單一的管道及來源收集資訊 上級與工作者不參與工作分析的設計過程 工作持有者缺乏訓練及動機 沒有給予員工足夠的時間完成分析 活動被扭曲 缺乏評鑑

44. 任用的程序 Recruitment Selection Placement 投入 過程 產出 配置 招募 甄選 回饋

45. 5.5 招募定義與程序 1/5 • 招募的定義 • 招募(recruiting)是尋找符合待補職位所需條件的人員，並設法吸引他們前來應徵的過程。 • 招募的程序 • 企業進用人才的過程就像一個層層過濾的流程，在整個社會的勞動市場中透過辦理活動，來吸引市場中對公司提供工作有興趣的應徵者。

46. 招募定義與程序 2/5 • 完整的招募程序包括： 擬定招募計畫 確定人力來源 選擇招募方法 執行招募活動

47. 招募定義與程序 3/5 • 擬定招募計畫 • 擬定招募計畫，主要係指確定本次招募的人才種類、人數、資格條件及預算。 • 一般而言，一次招募究竟可收到多少應徵函很難有精確的數目，但是，「產出率」(yield ratio)的觀念可以幫助推算這個數字。

48. 招募定義與程序 4/5 • 確定人力來源 • 組織人力來源可分為內部人力來源與外部人力來源，這兩者各有其優缺點且其在招募方法上亦不相同。 • 選擇招募方法 • 招募方法亦稱為招募管道，其可分為兩種方式，正式管道與非正式管道。　

49. 招募定義與程序 5/5 • 執行招募活動 • 在多數的大、中型組織中，人力資源部門負責招募工作，在人力資源部門中設有聘雇辦公室，聘雇辦公室內有招募人員、面談人員及文書人員來辦理招募活動。

50. 準備招募資料 擬任職務之說明書 所需的資格要件 本機構或事業概況 --真實工作實境預覽（Realistic Job Preview, RJP） --P-E/ P-J/ P-O fit