Informationsmaterial, april 2013

1. NEKK Beställning till betalning (Winst 2.0) Informationsmaterial, april 2013

2. Innehåll • NEKK: Nytt Ekonomikoncept • Beställning till betalning (Winst 2.0) • Varför genomförs förändringen och vad är nyttan? • Vem berörs? • Förändringar mot idag för den som beställer och/eller hanterar fakturor • Utrullning av Winst 2.0 • Vad innebär utrullning? • Utrullningsplan • Utbildning • Projektets samarbete med förvaltningarna • Här finns mer information om NEKK NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

3. NEKK: Nytt Ekonomikoncept Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten Ekonomistyrning (Nekksus) Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Modeller, strukturer och systemadm Mötesplatsen Verksamhet, ekonomi, inköp, personal Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration Beställning till betalning (Winst 2.0) Ekonomihantering Huvudbok Faktura-motor Avtal Beställning Faktura-hantering Leverantör Anläggning Kund Modeller, strukturer och systemadm Modeller, strukturer och systemadm NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

4. NEKK - Beställning till betalning (Winst 2.0) • Projektet/förändringen innebär att… • Gasell ersätts med Winst fakturahantering för Stadens förvaltningar. Beställning och fakturahantering kommer därmed att hanteras i samma system. • Nya kommungemensamma processer, regelverk och arbetssätt för beställning och fakturahantering införs i Stadens förvaltningar. Målgrupp för förändringen är… Cirka 10 000 medarbetare inom Staden som hanterar inköp och/eller fakturor. Införandet startar… I september 2013 och pågår fram till och med maj 2014. Vid denna tidpunkt har samtliga förvaltningar bytt system för fakturahantering och arbete sker enligt nya processer och rutiner. NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

5. Vad ska förändringen leda till? Förändringen kommer leda till flera fördelar för Staden. ÖKAD TRYGGHET TIDSBESPARING FÖRBÄTTRAD STYRNING OCH UPPFÖLJNING KOSTNADS- BESPARING NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

6. Förändringar mot idag för den som beställer och/eller hanterar fakturor Beställning Fakturahantering Betalningsunderlag (Procapita, Bida, PC-lev) Betalning • Beställningar av gemensamma ramavtalsleverantörer görs i WINST* • Elektronisk rekvisition införs i Winst • Automatisk kontering av beställning utifrån förslag som ges • Beställning konteras och attesteras innan order skickas till leverantör • Obligatorisk leveranskvittens i systemet när produkt levererats • Nytt system - Gasell ersätts av Winst • De fakturor som överensstämmer med beställning och leverans hanteras automatiskt, de ”matchas” och blir klara • Abonnemangshantering av återkommande fakturor från samma leverantör • Förvaltningsinterna fakturor skapas i Webbfaktura. Giraff avvecklas. • Underlag som ej är konterade/attesterade i försystem hanteras i WINST • Organisationsnummer blir obligatorisk uppgift i försystemen • Betalningsinformation skickas från Horisonten för visning i WINST *) Beställning av IT-utrustning görs i Beställningsportalen NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

7. Övergripande tidplan för BtB 2012 2014 2015 2013 Vår Höst Vår Höst Vår Höst Vår sept 2013 maj 2014 Utformning Utrullning Plan Pilot Över-lämning • Vi befinner oss i Utformningsfasen! • Utformar nya arbetsprocesser och rutiner • Systemuppsättning (Winst 2.0) • Utformar ny förvaltarorganisation och supportorganisation • Förbereder utbildning och utrullning • I september startar utrullningen! • Driftsättning av Winst 2.0, Gasell försvinner • Arbete enligt nya processer och rutiner NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

8. Utrullning av Winst 2.0 • Vad menas med utrullning? • Med utrullning menas driftsättning av Winst 2.0 och arbete enligt nya processer och rutiner. Gasell släcks ner och ersätts med Winst fakturahantering. • Utrullningen av Winst 2.0 pågår mellan sept 2013 och maj 2014. • Alla förvaltningar kommer att följa samma utrullningsprocess (se kommande sidor), men starten för utrullningen kommer att skifta. • Utrullningen kommer att ske stegvis. Utrullningen inleds med tre pilotförvaltningar, som tillsammans med projektet utvärderar arbetssätt och utrullningsplan. Därefter sker utrullning i 5 grupper. NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

9. Utrullning av Winst 2.0 • Vad gör projektet och vad gör förvaltningen? • Projektet och förvaltningarna kommer att ha ett nära samarbete inför och under utrullning för att säkerställa ett lyckosamt införande. • Projektet tar fram arbetspaket och instruktioner som förvaltningen hanterar under utrullningsprocessen. • Projektet ansvarar för att det finns en dimensionerad supportorganisation. • Förvaltningen ansvarar för det lokala införandet, vilket innebär att införa det nya arbetssättet. Arbetet leds av den lokala projektledaren. • Förvaltningen ansvarar för viss konfiguration/uppsättningen av systemet, enligt instruktioner från projektet. • Förvaltningarna tar i samråd med projektet fram mål för införandet av nytt arbetssätt. • Projektet utbildar lokala systemförvaltare på förvaltningar samt ett antal lokala utbildare, som sedan kommer att ansvara för utbildningen av slutanvändare på förvaltningen. NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

10. Utrullningsprocessen Alla förvaltningar följer samma utrullningsprocess Lokal uppsättningochförberedelser Lokal uppsättningochförberedelser Stormötenför gemensam information, och dialog Utrullningsplan Välkomstbrev till användare Uppstartsmöteper gruppav förvaltningar Ca 3-4 mån före driftstart Uppföljnings-möte per gruppav förvaltningarCa 2 mån före driftstart ? UTBILDNING GO LIVE/DRIFTSTART KOMMUNIKATION & UPPFÖLJNING Uppföljning av mål per förvaltning Central utbildningav lokala utbildare och systemadmin. Ca 1-2 mån före driftstart Lokal utbildninggenomförs avlokala utbildare Driftsstartper grupp avförvaltningar Kommunikation Frågor ochutvecklingsförslag Nyhetsbrev NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

11. Utrullningsplan 2013 2014 jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec jan feb mars april maj juni jul aug sept okt nov dec Förb. & utb. Utrullning PILOTER FACKFÖRV. 1 SDN 1 SDN 2 FACKFÖRV. 2 FACKFÖRV. 3 • Utrullningen av Winst 2.0 pågår mellan sept 2013 och maj 2014. • Utrullningen startar med 3 pilotförvaltningar, därefter sedan utrullning i fem grupper • Utrullningen för respektive förvaltning inleds med förberedelser och utbildning. Förb. & utb. Förb. & utb. Utrullning Utrullning Förb. & utb. Förb. & utb. Förb. & utb. Utrullning Utrullning Utrullning NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

12. Utrullningsgrupper Piloter Grupp 1 – November 2013 Grupp 2 – Februari 2014 Fastighetskontoret (N200) Intraservice SDN Angered Arkivnämnden Färdtjänsten Konsument ochmedborgarservice Miljöförvaltningen Stadsrevisionen Valnämnden Överförmyndarnämnden SDN Askim-Frölunda-Högsbo SDN Norra Hisingen SDN Västra Göteborg SDN Örgryte-Härlanda Social resursförvaltning • 83 000fakturor per år • 500beställare • 1 000fakturagr. • 11 500fakturor per år • 260 beställare • 260 fakturagr. • 268 000fakturor per år • 1900beställare • 2 100fakturagr. Grupp 3 – Mars 2014 Grupp 4 – April 2014 Grupp 5 – Maj 2014 SDN Centrum SDN Lundby SDN Majorna-Linné SDN Västra Hisingen SDN Östra Göteborg Kulturnämnden Park- och Naturförvaltn. Stadsbyggnadskontoret Utbildningsförvaltningen Fastighetskontoret (N205) Finansförvaltningen Idrotts- och Föreningsförv. Lokalnämnden Stadsledningskontoret Trafikkontoret Vuxenutbildnings-förvaltningen • 245 000fakturor per år • 2 300 beställare • 1 900fakturagr. • 110 000fakturor per år • 700 beställare • 900 fakturagr. • 124 000fakturor per år • 625 beställare • 1100 fakturagr. NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

13. Utbildning i Winst 2.0 • Utbildning i Winst 2.0 omfattar både system samt nya processer och arbetssätt. Den inkluderar hela flödet från beställning till betalning. • Utbildningen sker enligt ”Train the trainer-metodik”, där projektet utbildar några lokala utbildare som i sin tur utbildar övriga på förvaltningen • Projektet tar fram utbildningsmaterial och Datorhjälpen för användning vid förvaltningens lokala utbildning. Detta får förvaltningen sedan anpassa till egna behov och önskemål. • Utbildningen av slutanvändare (beställare och fakturahanterare) kommer att ske i nära anslutning till driftstart. Denna utbildning sker i produktionsmiljö med användarens fakturor och beställningar, för att utbildningen ska överrensstämma med verkliga förhållanden. NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

14. Projektets samarbete med förvaltningarna Lokal förankring Tydlighet & stöd Förvaltningarna har flera personer som är delaktiga i projektet. Om du har frågor om förändringen så vänd dig i första hand till din lokala projektledare. • Representant i Förvaltningsledning • Lokal projektledare • Referensgrupp • Kommunicerar och förankrar projektet i förvaltningsledningen • Säkerställer lokala resurser för införande • Säkerställer att LPL har mandat och tid att genomföra förändringsarbetet • Deltar i stormöten och utrullningsmöten • Informerar och förankrar förändringen på förvaltningen • Engagerar och driver det lokala förändringsarbetet och införandet • Projektets kontaktperson vid utformning, utbildning och utrullning • Samlar upp och förmedla frågor och behov av stöd • Deltar i stormöten och utrullningsmöten • Representanter framför förvaltningsorganisationens synpunkter och reflektioner på framtagna utformningsförslag avseende processer och systemuppsättning. • Referensgruppen består av representanter från 11 förvaltningar. Projektet träffar referensgruppen 2 ggr i månaden. NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013 14

15. Mer information om NEKK • På NEKKs hemsida finns mer information om projektet. Här hittar ni bland annat nyehter, material från stormöten, informationsmaterial, kontaktuppgifter. • https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk • Frågor och funderingar skickas till NEKKS brevlåda. Vi besvarar alla mail! • nekk@stadshuset.goteborg.se. • NEKK publicerar regelbundet nyhetsbrev. Skicka ett mail till mail-adressen ovan om du vill ta del av dessa. • Vid frågor eller synpunkter går det också bra att kontakta projektledare Fredric Holm: 031-750 90 96 NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013