Papír, informatika és elektronikus dokumentumkezelés

1. Papír, informatika és elektronikus dokumentumkezelés UniOffice Rendszerház Kft. 1111 Budapest, Kende u. 3. www.unioffice.hu Kolesár András ügyvezető Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

2. UniOffice Rendszerház • Alapítás: 1992 • Orientáció: dokumentumkezelés • Eszköz: Lotus Notes, később Lotus Notes/Domino illetve Content Manager • Néhány ügyfél • Tiszai Vegyi Kombinát • Allianz Hungária Biztosító Rt Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

3. UniOffice Rendszerház • Állami Számvevőszék • Richter Gedeon Rt • Raiffeisen Bank • Országos Vízügyi Főigazgatóság • IKR Rt • MATÁV Rt • Regionális Ügynökségek • Novartis Magyarország Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

4. Mondanivalónk lényege • Hatékonysági követelmények • Technológizálás kiterjesztése a dokumentumkezelésre is • Nagyvállalati rendszerek • Magas költségszint • Hiányos funkcionalitás • Ajánlatunk • Kedvező árszint • Magas szintű funkcionalitás Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

5. Átfogó cégszintű rendszerek • ERP rendszer • Elektronikus levelező rendszer • Dokumentumkezelő rendszer (DMS) Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

6. Hogy történik a dokumentumok kezelése? • Vegyesen • Papíron és • Elektronikus eszközökkel • Elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel (DMS) Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

7. Papír • Létrehozás • Kézzel • számítógéppel, nyomtatás útján • Írógép? :) Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

8. Papír (folytatás) • Indexelés • hagyományos iktatás (csupán a hivatalos levelek) • Tárolás • Fizikailag egy helyen (irattár, fiók, stb.) • sok helyet igényel • Biztonság kérdéses (mentés nincs, hacsak nincs másolat) • nehezen selejtezhető • könnyen „romlik” Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

9. Papír (folytatás) • verzió/update - egyszerű, de ha megosztjuk, akkor már szinte lehetetlen • hitelesítés - egyszerű, olcsó, bár ritkán viszünk papírt közjegyzőhöz... • megosztás - másológép. Sok papír elhasználása, de miért? Update csak újabb másolatok útján Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

10. Papír (folytatás) • keresés - szinte lehetetlen • továbbítás- lassú • achiválás - ld. tárolás • selejtezés - ld. tárolás Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

11. Elektronikus, DMS mentes • Létrehozás • Szövegszerkesztő • Táblázatkezelő • Prezentáció készítő • stb. • Papír dokumentumok tartalma sem képként, sem adatként nem kerül a rendszerbe! • Indexelés • File attribútumok Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

12. Elektronikus, DMS mentes (folytatás) • Tárolás • saját gép merevlemeze • hálózati file szerver • Elektronikus postaláda • verzió/update • egyszerű, de a verzók követéséhez már rendszer kell Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

13. Elektronikus, DMS mentes (folytatás) • Hitelesítés • Technikailag lehetséges, vannak megoldások • nem elterjedt, drága Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

14. Elektronikus, DMS mentes (folytatás) • Megosztás • Látszólag könnyű • Dinamikus hozzáférés kontroll nem működik • Keresés • Hol keressük? • Mit tudunk róla? • Fizikailag hozzáférünk-e? Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

15. Elektronikus, DMS mentes (folytatás) • Továbbítás • E-mail! Gyors! • Archiválás • Nehezen technologizálható a sok különböző forrás miatt • Selejtezés • Attributumok és technológia hiányában rendkívül nehézkes Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

16. A problémák • Technológiai megoldások nem alkalmazhatóak • A papír „kilóg” a rendszerből, nem technológizálható, a hatékonyság alacsony • Az információ megosztás és a verzió kezelés ellentmondásban vannak • A tárolás széttagolt, a kezelés és a keresés nem lehetséges, vagy körülményes Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

17. A problémák • A cég nem fér hozzá a saját információjának egy jelentős részéhez • Archiválás, selejtezés rendkívül nehézkes • Jelentős az iratvesztés esélye • Nem biztosítható a folyamatok objektív áttekinthetősége Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

18. Elektronikus dokumentumkezelés • Létrehozás • Papír dokumentumok szkennelése • Elektronikus minőségjavítás • Verifikálás • Automatikus felismerés • Papírból kép  képből adat! • Az űrlapfeldolgozás első lépése Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

19. Elektronikus dokumentumkezelés (folytatás) • Indexelés, metainformáció • Tetszőleges számú és típusú attribútumok • Automatikus metainformáció • Adatbázisban automatikus indexelés Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

20. Elektronikus dokumentumkezelés (folytatás) • Tárolás • adatbázisban! • verzió/update • támogatott, kényelmes Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

21. Elektronikus dokumentumkezelés (folytatás) • Hitelesítés • Igénytől és alkalmazástól függő • Megosztás • Maximálisan támogatott! Ez a fő feladat! • Keresés • Többszintű keresés lehetséges • Keresés metainformáció alapján • Keresés szöveg alapján Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

22. Elektronikus dokumentumkezelés (folytatás) • Továbbítás • Megoldott és logolható • Archiválás • Alapfeladat • Jól támogatott • Selejtezés • Alapfeladat • Jól támogatott Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

23. Rendszerszintek Alkalmazás Middleware Operációs rendszer Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

24. Dokumentumkezelő alkalmazások • Iktató alkalmazások • CRM alkalmazások • Projekt követő alkalmazások • Ügykövető alkalmazások • ISO minőségbiztosítási alkalmazások • Archiváló alkalmazások • Értékesítési, szerződéskötő alkalmazások • Speciális munkafolyamat támogató alkalmazások, mint pl.: Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

25. Dokumentumkezelő alkalmazások • Számlajóváhagyási workflow • Hitelengedélyezési workflow • Szerződéskezelési workflow • Stb. Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

26. Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei • A cégek valóban rendelkeznek saját információs vagyonukkal • Az információkezelés technologizálható, vagyis nagyságrenddel hatékonyabbá tehető • Biztosítható a folyamatok objektív áttekinthetősége, tehát menedzselhetősége • Valóságos hozzáférési rendszer alakítható ki Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

27. Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei • Jelentősen javul a biztonság • Jelentős mértékben növelhető a hatékonyság Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak

28. Köszönöm figyelmüket UniOffice Rendszerház Kft. 1111 Budapest, Kende u. 3. www.unioffice.hu Kolesár András ügyvezető Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak