Implementace a rozvoj personálního portálu Vema ve VZP ČR

1. Implementace a rozvoj Personálního portálu Vema ve Všeobecné zdravotní pojišťovně ČR

2. Všeobecná zdravotní pojišťovna ČR • Největší zdravotní pojišťovna v ČR založena v roce 1992. • Více než 6,5 milionu pojištěnců. • Zajišťuje svým pojištěncům kvalitní zdravotní péči ve všech odbornostech v rámci široké sítě smluvních zdravotnických pracovišť. • Přepočtený evidenční počet zaměstnanců 4546. • Centralizovaný personální informační systém od společnosti Vema, a.s. od počátku pojišťovny.

3. Procesy ve VZP, které vedly k implementaci Personálního portálu • Reorganizace, centralizace a optimalizace. • Optimalizace a redukce počtu zaměstnanců VZP. • Reorganizace a centralizace činností. • Větší diverzifikace míst výkonu práce zaměstnanců v rámci jednoho organizačního útvaru. • Hodnocení zaměstnanců. • Hodnocení všech cca. 4500 zaměstnanců. • Sebehodnocení zaměstnancem a hodnocení vedoucím zaměstnancem. • Zpřístupnění hodnocení všem hierarchicky nadřízeným zaměstnancům. • Centrální statistika z výsledků hodnocení. • Požadavek na zavedení elektronických výplatních lístků.

4. Personální portál – technické požadavky • Intranetové webové rozhraní pro přístup k datům personálního IS. • Přístup pro všechny zaměstnance VZP. • Přístup pro všechny liniové manažery. • Přístup pro TOP Management a to jak v Ústředí tak na krajských pobočkách. • Přístup pro personalisty. • Poskytnutí základních evidenčních personálních údajů všem zaměstnancům. • Poskytnutí údajů z personálního IS všem liniovým managerům. • Rozhraní pro provedení hodnocení zaměstnanců.

5. Personální portál – technické řešení • Zvoleno standardní aplikační řešení od dodavatele stávajícího PIS – Vema Personální Portál. • Standardní intranetová aplikace. • Provoz nad aktuální databází personálního IS a aplikacemi Mzdy, Personalistika, Systemizace, Cafeteria a okrajově Vzdělávání. • Portál je provozován v prostředí MS IIS serveru na Windows server2003. • Integrovaná autentizace uživatelů Personálního portálu proti Active Directory. • Na klientské straně je potřebný pouze webový prohlížeč, ve VZP konkrétně Microsoft IE.

6. Personální portál – základní vlastnosti • Přístup všem zaměstnancům pojišťovny k personálním a mzdovým údajům, které jsou o nich evidovány v personálním IS. • Zabezpečení a ověření jednotlivých zaměstnanců a to tak, aby každý zaměstnanec získal pouze informace o své osobě a případně vedoucí zaměstnanec o osobách jemu podřízených. • Pro portál jsou definovány jednotlivé role zaměstnanců a dle těchto rolí jsou konkrétním zaměstnancům zpřístupněny pouze určité položky portálu.

7. Personální portál – základní vlastnosti … • Údaje na portálu jsou prezentovány jako: • Vzájemně hypertextovými odkazy propojené statické stránky. • Informačních panely. • Analytické tabulky. • Přes personální portál se ve VZP ČR také pořizují. • Vstup dat do hodnocení zaměstnanců. • Analytické tabulky.

8. Personální portál – náhled na hlavní stránku VZP

9. Personální portál – přehled nabídek pro zaměstnance a managery VZP • Osobní údaje. • Informace pro zaměstnance, které jsou o jeho osobě evidovány v Personalistice, Mzdách a Systemizaci. • Výplatní lístek. • Platové zařazení. • Bilance odpracované doby apod. • Hodnocení zaměstnance. • Možnost zadávání a zpracování hodnocení či nepřítomnosti na pracovišti. • Informační panel. • Upozorňuje na pracovní a životní výročí zaměstnanců pojišťovny. • Hledání. • Možnost rychle najít údaje o konkrétním zaměstnanci či organizačním útvaru.

10. Personální portál – přehled nabídek pro zaměstnance a managery VZP … • Naše firma. • Základní identifikační údaje VZP. • Organizační struktura a organizační schémata VZP. • Telefonní seznam. • Zaměstnanci • Stejné údaje jako v sekci osobní. Přístupné pouze vedoucím zaměstnancům a poskytující údaje o jimi řízených zaměstnancích. • Zprávy a upozornění • Správcem portálu nastavitelné texty prezentované buď zaměstnancům nebo vedoucím zaměstnancům na portálu. • Formuláře • Dokument pro modifikaci kontaktů na zaměstnance.

11. Personální portál – přehled nabídek pro zaměstnance a managery VZP … • Přehledy. • Reportingové přehledy předepsaných a vyplacených mezd. Vývoje mezd a vývoje počtů zaměstnanců.

12. Zkušenosti z implementace Personálního portálu - negativní • Vysoké nároky na kvalitu dat v personálním IS. • Nejsou zobrazena správná data. • Nejsou zobrazena žádná data. • Personální portál přebírá autentizační i autorizační údaje z personalistiky. • Reorganizace na přelomu měsíce. • Rozdíl v datech zpracování mezd - na počátku měsíce jsou mzdové údaje zastaralé oproti aktuálním údajům personalistiky. • Obsazení zaměstnance na více systemizovaných místech. • Kumulace pozic. • Pověření řízením a zastupováním. • „Klikací“ webový portál neznamená automaticky, že toto prostředí nebude vyžadovat školení uživatelů. • Proškolení zaměstnanců k hodnocení bylo nutné. • Výkonové komplikace při zatížení uživateli.

13. Zkušenosti z implementace Personálního portálu – pozitivní • Jednoznačný posun v kvalitě a aktuálnosti získávání dat z personálního IS a to pro všechny zaměstnance VZP ČR. • Znatelné snížení dotazů zaměstnanců na personální útvary. • Posílení zpětné vazby mezi zaměstnanci a personálními útvary.

14. Zkušenosti z implementace Personálního portálu – pozitivní … • Umožnění realizace projektů v oblasti HR jako jsou: • Hodnocení zaměstnanců. • Elektronická výplatní páska. • Přehled zaměstnaneckých výhod sociálního fondu. • Workflow personálních dokumentů – připravuje se. • Výrazné zkvalitnění chování zaměstnanců ve vztahu k osobním doménovým heslům.

15. Dotazy … • Děkuji za pozornost.