Identificación, Medición e Innovación de Procesos basada en Tecnología de Información

1. Identificación, Medición e Innovación de Procesos basada en Tecnología de Información Sesión 10 Caso de Estudio

2. Lo que no se mide ... • ... No se puede mejorar Visio • Diagramar los Procesos para entenderlos • Entenderlos para Medirlos • Medirlos para Innovarlos

3. Se solicita mensaje de buzón de permisos recibidos al inicio de sesión de la maquina y con alarma a las 2:00 p.m. (recordatorio) FLUJO PERMISOS VIA INTRANET ROCIO y MARICARMEN INTRANET SEGÚN FORMATO DATOS REQUERIDOS + CORREO ELECTRONICO REPORTEANDO PERMISOS DESFASADOS SUO’s EN MISMO FORMATO CON CAMPO Y CATALOGO PARA ESTE EFECTO PERMISOS usuario CERTIFICACION DRH PUEDE SER POR: A LAS SUO’s NOTIFICAR CASOS EN QUE DEBE ENVIAR CONFIRMACION DE REINCORPORACION PERMISOS ART 12 MAYORES 15 DIAS ART 13 Y LICENCIAS TODAS • INDIVIDUAL MISMO • FORMATO • ACTIVANDO • ESPACIO PARA • FIRMA DIGITAL INFORMAR AL TRABAJADOR Y LA CONFIRMACION DE LA AUTORIZACION A LA DRH JUANITO , ESTER Y ROSITA LIBERAR AUTORIZACION B) LISTADO DE PERMISOS LA INFORMACION QUE DEBE TENER EL LISTADO ES: RPE NOMBRE CATEGORIA NOMBRAMIENTO TERMINOS E INFORME ACTUALIZACION HP9000 REPORTES: *GENERAL DE PERMISOS *LISTADO DE DESCUENTOS (ENVIO AUTOMATICO AL DEPARTAMENTO DE NOMINA) PERMISOS DESFASADOS INDICADORES 5 dias al inicio del trámite Accesos para Consulta: Depto de Nomina Depto. de Personal Depto de Rec. Humanos *Esmeralda (CT) *Rocio ESTER Permisos SUO

4. Elabora requisición 6 9 Verifica firmas Recibe, verifica 1 3 Envía Recibe, asigna folio y Verifica Inicia proceso de compra 7 Verifica saldos, doctos.rubros 10 2 Verifica metas académicas 11 Elabora Contrato o pedido 4 NO ¿Procede? SI 8 NO ¿Procede? Firma SI Recibe y entrega 13 5 Firma 14 Turna documentación 1 15 16 Elabora la Orden de Pago SI NO ¿Más de 50,000? 1 18 17 Firma la Orden de Pago Actualiza información 19 20 Firma la Orden de Pago Verifica y comunica Firma 21 22 Elabora contra recibo 2 1 2 1 24 Recibe cheque 23 Comunica PROCEDIMIENTO: ADQUISICIONES DENTRO DEL PIFI 1 Recibe fotocopia de cheque, concentra documentos y envía 25 26 1 2

5. COORD. DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DIVISIÓN DE FINANZAS SECRETARÍA ACADÉMICA DEPARTAMENTO DE CONVENIOS RESPONSABLE DEL PROYECTO SECRETARÍA ADMVA. BANCO PROVEEDOR RECTORÍA Elabora requisición 6 9 Verifica firmas Recibe, verifica 1 3 Envía Recibe, asigna folio y Verifica Inicia proceso de compra 7 Verifica saldos, doctos.rubros 10 2 Verifica metas académicas 11 Elabora Contrato o pedido 4 NO ¿Procede? SI 12 Envía copia del contrato o pedido 8 NO ¿Procede? Firma SI Recibe y entrega 13 1 5 Firma 14 Turna documentación 1 15 16 Elabora la Orden de Pago SI NO ¿Más de 50,000? 1 18 17 Firma la Orden de Pago Actualiza información 19 20 Firma la Orden de Pago Verifica y comunica Firma 21 22 Elabora contra recibo 2 1 2 1 24 Recibe cheque 23 Comunica PROCEDIMIENTO: ADQUISICIONES DENTRO DEL PIFI 1 Recibe fotocopia de cheque, concentra documentos y envía 25 26 1 2

6. Subproceso Ejercicio Planeación Reprogra-mación Ejercicio Informes / Cierre Compra por Requisición Ver tipos de gastos Compra Directa Ver tipos de gastos Responsable Proyecto Pago Directo de Servicios Ver tipos de gastos Reembolso de Servicios Ver tipos de gastos Gastos sujetos a comprobación Ver tipos de gastos

7. Subproceso Ejercicio – Compra por Requisición Elaboración de Requisición Verificación Metas Académicas Verificación SA Cotización Seleccionar Proveedor Elabora pedido / contrato Recepción bienes Recepción y digitalizar documentos Recepción de documentos Elabora Petición cheque Elabora cheque

8. Subproceso Ejercicio – Compra Directa Elabora Orden de Compra Directa Verificación Metas Académicas Usuario Ejerce Recurso Digitalizar documentos Elabora orden de pago , imprime, firma y anexa documentos Verificación Reglamento de Compras Recepción de documentos Elabora Petición cheque Elabora cheque

9. Subproceso Ejercicio – Pago Directo de Servicios Elabora Orden de Compra Directa - Otros Verificación Metas Académicas Usuario Ejerce Recurso Digitalizar documentos Elabora orden de pago , imprime, firma y anexa documentos Recepción de documentos Elabora Petición cheque Elabora cheque

10. Subproceso Ejercicio – Gastos sujetos a comprobación Elabora Orden de Pago Verificación de Metas Académicas Validación Montos Reglamento y Firmas Llena Formato de Gastos a Comprobar Anexa información del evento Solicitud de Cheque Emisión de Cheque Supervisión Llena Relación de Gastos (Comprobantes) Validación comprobantes digitales Validación y Recepción comprobantes Digitalización Documentos Si sobra realiza depósito Si falta, inicia “Reembolso” Devolución a Fideicomiso, si procede Recepción de documentos

11. Medición • Relevancia y pertinencia de los indicadores • Data, displays and the critical few • Jerry Harbour, Industrial Managment, Jan/Feb 2011 • En Documentos Compartidos • Recolección de datos / herramientas estadísticas • Excel : Funciones condicionales/Filtros/Tablas Dinámicas • Funciones estadísticas: Media / Mediana / Moda / Fractiles / Max / Min

12. Innovación Simplifica Formas Procedimientos Comunicación Tecnología Áreas con Problemas Flujos Procesos • Elimina • Sobreproducción • Tiempos de espera • Transporte • Procesos • Almacenaje • Defectos/Fallas • Duplicación • Reformateado • Inspección • Conciliación Automatiza Sucio Difícil Peligroso Aburrido Captura de Datos Transferencia de Datos Análisis de Datos Integra Puestos de Trabajo Equipos Clientes Proveedores

13. Elimina • TeleBanco (Bancomer), Audiomático (Banamex), BancaNet (Banamex), Cajeros Automáticos. • Melate • Elimina • Sobreproducción • Tiempos de espera • Transporte • Procesos • Almacenaje • Defectos/Fallas • Duplicación • Reformateado • Inspección • Conciliación

14. MeLate

15. Melate

16. Simplifica • Comprobante de Pago/Depósito, Unifila • Formato de Declaración de Impuestos Simplifica Formas Procedimientos Comunicación Tecnología Áreas con Problemas Flujos Procesos

17. Automatiza • Cálculo de recetas (Bimbo) • Envoltura de producto (Canel´s) • Inspecciones (Coca Cola) • Atención al Público (Amazon / Dell) Automatiza Sucio Difícil Peligroso Aburrido Captura de Datos Transferencia de Datos Análisis de Datos

18. Integra • Pedidos de clientes - Programación de la Producción - Pedidos a Proveedores (Mabe). • Ventas / Cuentas x Cobrar (Carranco). Integra Puestos de Trabajo Equipos Clientes Proveedores

19. El Caso • Organización: Phone-a-Flower • Giro: Flores a Distancia • Proceso: Venta de Flores a distancia

20. El Caso PAF Banco Florista Emisor Florista Receptor

21. El Trabajo • ¿Qué vende Phone-a-flower (PAF)? • ¿Quiénes son sus clientes? • Identifica el proceso de venta de PAF y analiza su efectividad • ¿Cómo podría PAF mejorar o innovar su proceso mediante tecnología de Información? (Describe tu propuesta) • Haz el análisis del proceso de PAF, de acuerdo a tu propuesta • ¿Cómo podría PAF dar seguridad a quien envía las flores acerca del tipo de ramo que recibió el destinatario? • Sube tu respuesta al Portal