FUNDAMENTE DE SISTEME BIOLOGICE ŞI INFORMATICĂ MEDICALĂ BIOINFORMATIC Ă STRUCTURALĂ

1. FUNDAMENTE DE SISTEME BIOLOGICE ŞI INFORMATICĂ MEDICALĂBIOINFORMATICĂ STRUCTURALĂ

2. Conţinut • Planificarea strategică pentru sisteme informatice în servicii de sănătate • Alegerea unui sistem informatic de sănătate

3. Planificarea strategică pentru sisteme informatice în servicii de sănătate

4. Planificarea strategică (PS) • Dezvoltarea unui plan • coerent, pe termen lung • pentru controlarea activităţilor dintr-o instituţie • În conformitate cu resursele existente stabileşte • direcţii • priorităţi • PS include • definirea misiunii instituţiei • specificarea scopului şi a obiectivelor • dezvoltarea strategiilor • stabilirea direcţiei de orientare

5. Misiunea • Defineşte în mod unic activitatea unei instituţii • Evidenţiază ce are specific şi ce o deosebeşte faţă de alte instituţii din domeniu • Reflectă scopul sau raţiunea existenţei unei instituţii • Este exprimată sub forma unei declaraţii care arată personalului şi clienţilor • “cine suntem” • “ce vrem”

6. Misiunea • Câmpul de activitate al misiunii unei instituţii precizează activităţile şi serviciile pe care le oferă • un câmp larg de activitate pentru o instituţie medicală: “Asigurarea serviciilor de îngrijire a sănătăţii” – nu sunt identificaţi clienţii specifici şi nici tipurile de servicii asigurate • arie îngustă de activitate – asigură detaliile necesare: “Pacientul va fi spitalizat sau îngrijit pe termen lung, indiferent de credinţă, rasă, naţionalitate, sex, handicap, stare economică”

7. Misiunea • Aşadar câmpul de activitate trebuie să fie bine precizat • pentru angajaţi • pentru clienţi • El reprezintă baza stabilirii anumitor scopuri şi obiective pentru orientarea celor care iau decizii pe parcursul procesului de planificare strategică

8. Obiective şi activităţi. Strategie • Pentru a îndeplini misiunea unei instituţii trebuie identificate: • obiectivele • activităţile prin care obiectivele pot fi atinse • Obiectivele se exprimă în termeni generali ce trebuie să realizeze personalul, conform cu planul strategic al instituţiei • menţinerea calităţii serviciilor de sănătate • eficientizarea costurilor • extinderea pieţei (atragerea de pacienţi) • lărgirea gamei de servicii

9. Obiective şi activităţi. Strategie • Activităţile arată cum şi când instituţia îşi va atinge scopul • Strategia – plan complet care arată modul în care vor fi realizate misiunea, obiectivele şi activităţile • PS • are ca primă ţintă îndeplinirea rapidă a misiunii şi a obiectivelor • este coordonată de membrii conducerii instituţiei

10. Obiective şi activităţi. Strategie Exemplu de obiective în contextul PS

11. PS referitoare la utilizarea sistemelor informatice de sănătate • PS include toate compartimentele unei instituţii • PS pentru sistemele informatice • una din cele mai importante componente • fără o orientare în direcţia bună e imposibil să se atingă în mod eficient obiectivele globale • PS este iniţiată de obicei de alte modificări care au loc în instituţie; de exemplu: • un spital doreşte să cumpere un sistem de monitorizare a pacienţilor – probabil acest lucru e determinat de modificări în organizarea spitalului (construcţii, mutări departamente, achiziţii resurse)

12. PS referitoare la utilizarea sistemelor informatice de sănătate • Obiectivele PS a sistemelor informatice: • asistarea deciziei clinice • managementul datelor conduce la o mai bună luare a deciziilor (prin furnizarea de informaţii precise şi la zi) • exemplul cu sistemul de monitorizare – acesta e necesar pentru a furniza în timp real medicilor şi asistentelor date corecte şi complete • utilizarea efectivă a noilor tehnologii • va atrage medicii şi pacienţii • instituţia poate contribui şi beneficia la/de accesul comun la date • sistemul de monitorizare va acorda atenţie noilor progrese tehnice (analizor de sânge – permite analiza probelor la patul pacientului şi transmiterea rezultatelor către sistem)

13. PS referitoare la utilizarea sistemelor informatice de sănătate • crearea unei imagini noi, deosebite, a instituţiei • utilizarea eficace a tehnologiei informaţiei va îmbunătăţi imaginea instituţiei în faţa medicilor, a pacienţilor şi a altor grupuri interesate • achiziţionarea unui sistem de monitorizare cardiacă va determina creşterea calităţii serviciilor de sănătate, ceea ce va conduce la îmbunătăţirea imaginii instituţiei • eficientizarea din punctul de vedere al costurilor • este asigurată prin eliminarea redundanţei • în cazul sistemului de monitorizare ales ca exemplu avantajul este evident

14. Etapele procesului de PS • Pentru o organizare cât mai bună a procesului de planificare strategică se recomandă parcurgerea unor etape de bază • Fiecare instituţie poate adăuga etape specifice

15. Etapele procesului de PS Organizarea la nivelul departamentelor Stabilirea scopului şi a sferei de acţiune Studiul condiţiilor interne şi externe Identificarea soluţiilor posibile Alegerea unei direcţii de acţiune Analiza datelor: context, puncte forte, puncte slabe Implementarea soluţiei şi evaluarea

16. Etapele procesului de PS • Organizarea la nivelul departamentelor • înţelegerea faptului că e necesară o schimbare relativ la sistemul informatic • poate veni de la personalul mai dinamic sau de la un conducător cu viziuni moderne • fiecare departament ar trebui să aibă propriul plan pe termen lung • fiecare departament prezintă departamentului serviciilor informatice (DSI) propriile sale cerinţe privind PS • DSI • centru de calcul sau departament cu atribuţii similare • realizează un plan strategic la nivel de instituţie • se constituie echipe de planificare şi de implementare

17. Etapele procesului de PS • Stabilirea scopului şi a sferei de acţiune • reprezintă “întinderea” proiectului • scopul proiectului trebuie să fie în acord cu: • necesităţile utilizatorilor • misiunea şi obiectivele instituţiei • în exemplul legat de alegerea unui sistem de monitorizare cardiacă: • scopul şi sfera de acţiune pot fi dorinţa de a implementa o soluţie cu un furnizor unic • prin urmare se va alege un singur sistem care va îndeplini cerinţele tuturor sectoarelor din instituţie care necesită monitorizare

18. Etapele procesului de PS • Studiul condiţiilor externe şi interne • mediul extern: • părţile interesate şi competitorii din afara instituţiei: • furnizori, clienţi, casa de asigurări etc. • mediul intern: • angajaţii instituţiei: • medici, asistente, administratori etc. • se culeg informaţii care să reflecte condiţiile externe şi interne pentru a: • defini situaţia curentă • identifica cu ce şi unde trebuie intervenit

19. Etapele procesului de PS • Analiza datelor • după ce au fost strânse datele din mediul intern şi extern se face o analiză identificând: • direcţiile/tendinţele curente • necesităţile şi aşteptările pentru viitor • tendinţele curente • trebuie corelate cu ceea ce este necesar pentru viitor • ţin cont şi de tendinţele în domeniul IT • pentru sistemul de monitorizare cardiacă se evaluează caracteristicile sistemelor oferite de fiecare furnizor (puncte forte/puncte slabe)

20. Etapele procesului de PS • Identificarea soluţiilor posibile • pot fi îmbunătăţiri sau înlocuiri ale sistemelor existente • se tine cont de: • cerinţele utilizatorilor • costuri implicate de îmbunătăţirea/înlocuirea aparaturii • costurile pentru şcolarizarea personalului • avantajele noilor soluţii

21. Etapele procesului de PS • Alegerea unei direcţii de acţiune • după ce soluţiile au fost identificate ele trebuie analizate şi comparate • evaluarea soluţiilor posibile include • costurile de achiziţie/întreţinere • timpul necesar instalării • numărul angajaţilor necesari pentru instalare/întreţinere • istoria şi stabilitatea furnizorului • asistenţa tehnică oferită de furnizor • existenţa unor grupuri de utilizatori naţionali • timpul şi personalul necesar pentru şcolarizare

22. Etapele procesului de PS • Implementarea şi evaluarea pe parcurs • implementarea include: • rezolvarea problemelor de buget • dezvoltarea şi punerea în execuţie a planului • pe parcursul procesului de PS este necesar să se efectueze reevaluări ale cerinţelor actuale şi viitoare • astfel instituţia este la curent cu noile tehnologii şi tendinţe în îngrijirea sănătăţii

23. Concluzie la PS • Procesul de PS şi alegerea direcţiei de acţiune implică: • timp • bani • personal • Resursele consumate pe parcursul acestui proces se justifică prin valoarea planului realizat • Acest plan va orienta luarea deciziilor în cadrul DSI şi la nivelul întregii instituţii

24. Alegerea unui sistem informatic de sănătate

25. Generalităţi • Selecţia şi implementarea unui sistem informatic (SI) are loc conform unui proces bine definit numit “ciclu de viaţă” al SI care cuprinde: • stabilirea cerinţelor pe care trebuie să le îndeplinească SI • alegerea SI • implementarea SI • întreţinerea SI

26. Stabilirea cerinţelor • Proces iniţiat de o persoană sau de un grup cu o viziune de viitor bine definită • Sunt semnalate neajunsurile în modalitatea curentă de manipulare a datelor (manuală sau automată) • Cei care semnalează aceste lucruri pot fi: • personalul clinic • personalul administrativ • programatori • personalul tehnic

27. Stabilirea cerinţelor • Cei implicaţi stabilesc o direcţie de acţiune: • modificări minore ale sistemelor existente • îmbunătăţiri majore ale sistemelor existente • cumpărarea unui nou sistem informatic • Numărul celor care iau decizii în acest sens (membrii comitetului director) trebuie să fie: • suficient de mare pentru a cuprinde opiniile celor implicaţi • suficient de mic pentru a lua decizii eficiente

28. Stabilirea cerinţelor • Scopurile celor implicaţi în acţiunea de evaluare a cerinţelor: • găsirea unor modalităţi prin care să asigure pacienţilor din instituţia în cauză servicii de sănătate optime • economie de timp • creşterea productivităţii • economii financiare

29. Stabilirea cerinţelor • Cunoaşterea sistemului utilizat curent • stabilirea cerinţelor porneşte de la înţelegerea modului în care este colectată şi prelucrată informaţia la momentul respectiv • sunt examinate activităţile zilnice pentru a determina ce informaţie este folosită, de către cine şi în ce mod • toate tipurile de date intră în discuţie • se decide care informaţii trebuie reţinute şi care sunt nefolositoare • se evaluează punctele slabe/forte ale sistemului curent  nevoile din punct de vedere informaţional

30. Stabilirea cerinţelor • Înţelegerea cerinţelor care apar în funcţionarea instituţiei • contribuie la stabilirea unui plan de acţiune potrivit • se discută cu membrii departamentelor implicate • se determină care informaţii sunt: • obligatorii – sunt esenţiale pentru bunul mers al lucrurilor (ex. numele pacientului, medicul care îl consultă, informaţii despre asigurarea medicală) • necesare – nu sunt esenţiale, dar e bine să fie cunoscute • se asociază o pondere fiecărei informaţii • (exemplu în tabelul următor)

31. Stabilirea cerinţelor

32. Stabilirea cerinţelor • Caracteristicile sunt organizate pe categorii funcţionale (vezi figura următoare) Tehnice Înregistrări pacient CARACTERISTICI Administrative

33. Stabilirea cerinţelor • Caracteristici tehnice – includ componentele hardware şi software necesare pentru a obţine nivelul de performanţă dorit • arhitectură • structura sistemului (unitate centrală, periferice) • se preferă sisteme flexibile, care pot fi extinse în viitor • timp de întrerupere • perioada de timp alocată pentru întreţinere/reinstalare • se preferă sisteme disponibile 24 de ore, fără perioade zilnice de întrerupere

34. Stabilirea cerinţelor • standarde de cuplare • necesare pentru un grad mare de integrare • interfeţe compatibile cu standardul HL7 • posibilităţi de cuplare cu sistemele aflate la patul pacienţilor (monitoare) • testarea sistemului în vederea îmbunătăţirilor • să poată fi făcute separat, fără oprirea funcţionării curente • timpul de răspuns • intervalul de timp între solicitarea utilizatorului şi răspunsul sistemului • extensibilitatea pentru metode noi • touch-screen, recunoaştere vocală, coduri de bare

35. Stabilirea cerinţelor • Caracteristici administrative – descriu modul în care sistemul poate fi administrat pentru a utiliza informaţia cât mai eficient • niveluri de securitate • acces la informaţie în funcţie de grupuri de utilizatori (conform cu funcţia pe care o au) • mecanism de urmărire a fluxului informaţional (tipul informaţiei, cine a generat-o, cine a accesat-o) • help-on-line • afişarea unor instrucţiuni • acces uşor, informaţie concisă şi clară

36. Stabilirea cerinţelor • manipularea datelor • intervalul de timp în care se reţin datele pentru prelucrare şi momentul în care sunt depozitate pe suport extern • reîncărcarea datelor de pe suport extern • raportări • pe diverse criterii (cu structură predefinită sau la cerere) • una din cele mai utile şi puternice proprietăţi asigurate de un SI • suport pentru decontări • generarea la cerere a facturilor (rezumat sau detaliu) • verificarea datelor pacientului relativ la posibilitatea de plată prin asigurare medicală

37. Stabilirea cerinţelor • Caracteristici referitoare la pacienţi • caracteristici esenţiale pentru a asigura o identificare corectă a pacientului • CNP • posibilităţi de actualizare a informaţiilor existente • asigurarea mai multor puncte de acces la datele pacientului (biroul medicului, policlinică, secţia de urgenţe, secţia de internări etc.) • posibilitatea urmăririi parcursului unui pacient în cadrul unei instituţii • verificări automate – evitarea omisiunilor sau a erorilor atunci când se introduc date despre pacient

38. Stabilirea cerinţelor • caracteristici referitoare la trimiteri şi la obţinerea rezultatelor acestora – asigură îndeplinirea corectă şi promptă a recomandărilor medicului • verificarea automată a trimiterii duble • urmărirea datelor referitoare la o trimitere şi la rezultatele ei (persoana care a emis trimiterea, momentul de timp, stadiul – în rezolvare sau finalizată) • asocierea unei trimiteri cu liste de medicamente sau tratamente • caracteristici relative la înregistrările medicale – asigură memorarea datelor despre pacient provenite din diverse sisteme informatice

39. Alegerea sistemului informatic • Fază critică datorită costurilor ridicate • cumpărare • instalare • întreţinere • Informaţia rezultată în procesul de evaluare a cerinţelor • reprezintă baza pentru procesul de alegere a sistemului informatic • determină luarea deciziei • Furnizorul SI – companie care proiectează, dezvoltă, vinde şi întreţine sistemele

40. Alegerea sistemului informatic • Solicitarea pentru informare • primul contact cu furnizorul • prezintă intenţia instituţiei de a cumpăra un SI • solicită informaţii despre furnizor şi SI oferite • în urma răspunsurilor se vor elimina furnizorii care nu corespund cerinţelor • se pot solicita informaţii suplimentare de la furnizori • starea financiară a companiei • companii care folosesc produse ale furnizorului • utilizarea tehnologiilor de ultimă oră • gradul de integrare cu alte sisteme • asistenţa tehnică pe care o asigură • modul de distribuire a noilor variante de soft (update)

41. Alegerea sistemului informatic • Solicitarea pentru propunere • document trimis furnizorului • descrie cerinţele pentru un potenţial SI (în ordinea importanţei pentru instituţie) • trebuie să fie bine întocmită, clară, detaliată pentru a avea ca rezultat un răspuns cât mai precis dela furnizori • răspunsurile furnizorilor determină restrângerea numărului acestora

42. Alegerea sistemului informatic • Componentele solicitării pentru propunere: • descrierea instituţiei – global şi la nivelul sectorului în care va funcţiona SI • misiunea şi obiectivele • structura de organizare • date specifice • număr de paturi • gradul mediu de ocupare • numărul internărilor şi al urgenţelor • numărul intervenţiilor chirurgicale • numărul medicilor, asistentelor, tehnicienilor

43. Alegerea sistemului informatic • cerinţele pentru sistem • se recomandă să nu se facă limitări ale configuraţiilor (numărul şi tipul de echipamente) – s-ar putea ca furnizorul să dea soluţii mai bune • criterii de evaluare a răspunsurilor • dacă furnizorul le cunoaşte, va da răspunsuri mai clare • dacă toţi furnizorii răspund în acelaşi format, e mai uşoară evaluarea şi departajarea lor • termenul limită • data până la care sunt aşteptate răspunsurile • furnizorii care nu respectă acest termen trebuie eliminaţi

44. Alegerea sistemului informatic • Evaluarea răspunsurilor • analiza modului în care s-a răspuns la solicitarea pentru propunere • s-a respectat termenul limită? • este rezultatul muncii unei echipe profesioniste? • e responsabil şi în cunoştinţă de cauză? • răspunde la întrebări sau e un răspuns standard şi general? • se elimină din start furnizorii care nu au răspuns pozitiv la solicitările de tip “obligatoriu” • se punctează fiecare răspuns, pentru fiecare furnizor • se obţine un punctaj pentru fiecare furnizor

45. Alegerea sistemului informatic • În general, după toate aceste faze, rămân în competiţie puţini furnizori (trei) • Decizia finală se ia în funcţie de • raportul beneficii/costuri • evaluarea sistemului în funcţiune • timpul de operare • ergonomia • referinţe de la clienţi anteriori • Se încheie contractul cu furnizorul câştigător

46. Bibliografie • Lăcrămioara STOICU-TIVADAR: “Sisteme informatice aplicate în servicii de sănătate”, Editura Politehnica, 2005

47. Vă mulţumesc pentru atenţie