Présentation SAGIR

1. Présentation SAGIR Michel Métivier Directeur général DGSAGIR FGRM 28 novembre 2012

2. Buts de la présentation • Vous présenter le programme SAGIR • Vous sensibiliser à la notion de maître d’ouvrage dans le domaine des ressources matérielles • Vous présenter l’offre de services SAGIR

3. Le programme SAGIR

4. Le programme SAGIR • Sujets abordés : • Objectifs et clientèles • SAGIR en chiffres • Vue globale des phases du programme SAGIR • Les parties prenantes du programme SAGIR • Nos cadres de référence et façons de faire • Le plan maître • Le budget • Les fenêtres possibles de mise en production

5. Le programme SAGIRObjectifs et clientèles Le programme SAGIR, c’est : • La mise en place et l’exploitation graduelle d’un outil en soutien à la gestion intégrée des ressources humaines, financières et matérielles Objectifs • Instaurer les meilleures pratiques en soutien à la gestion des ressources • Simplifier et automatiser les opérations • Doter le gouvernement d’une infrastructure d’information uniforme pour la gestion des ressources de l’ensemble de sa clientèle • Permettre aux ministères et organismes (MO) de confier en services partagés leurs opérations en RH, RF et RM La clientèle Ressources financières (SGR1) : • 102 MO et fonds budgétaires (ce nombre passera à 103 en avril 2013 lors de l’implantation de la SHQ) Ressources humaines (SGR2/SGR3) : • 114 MO et fonds assujettis à la Loi sur la fonction publique incluant des organismes autres que budgétaires (RAMQ, RRQ, SAAQ, etc.) et la Sûreté du Québec (SQ) • Le citoyen en regard du système de recrutement en ligne (SGR3)

6. SAGIR en chiffresOpérations courantes SAGIR c’est : • En ressources financières : • 74 G$ de déboursés annuels; • 327 M$ de paiement à chaque jour : • À des fournisseurs de l’État (comptes à payer); • À des employés de l’État (frais et comptes de dépenses); • En ressources humaines : • 85,000 dossiers employés; • La paie des employés de l’État – fonction publique; • En services à la clientèle : • 1,500 à 2,000 utilisateurs simultanés à tout moment de la journée; • 5,000 à 6,000 utilisateurs différents à chaque jour.

7. Le programme SAGIRVue globale des phases • SGR1 – Comptabilité (dépenses et acquisitions) • SGR2 – Gestion des ressources humaines • SGR3 – Dotation en ligne • SGR4 – Comptabilité (revenus – comptes à recevoir) • SGR5 – Analyse financière • SGR6 – Comptabilité par projet • SGR7 – Paie Approuvée en mai 2005, implantation complétéeen octobre 2008 Approuvée en février 2007, L1 complétée en novembre 2010 L2 en cours de réalisation – implantation : mai 2014 Approuvée en février 2007 Dossier de présentation stratégique en cours (mode service) Le plan d’affaires a été déposé en février 2012 (SGR4, SGR7, R12) Conformément à la Loi 133, les projets du plan d’affaires seront découpés en étapes. Les études feront l’objet d’une première demande d’autorisation Ajout d’une préoccupation majeure, soit la migration du PGI à la version 12 (R12) Peu d’intérêt pour SGR6 (pourrait être abandonnée)

8. Parties prenantes du programme SAGIRResponsabilités / Imputabilité Conseil des ministres • Autorise les budgets du programme SAGIR recommandés par le Ministre responsable • Prend acte de la reddition de comptes du programme SAGIR • Responsable gouvernemental et propriétaire du programme SAGIR et du budget inhérent • Approuve le plan d’affaires, les orientations et les priorités du programme • Approuve les mécanismes de gouvernance du programme qui sont mis en place • Endosse la reddition de comptes du programme Ministre responsable de l’administration gouvernementale et Président du Conseil du trésor Secrétaire du Conseil du trésor CSPQ • Gouvernance et reddition de comptes du programme SAGIR en collaboration avec les maîtres d’ouvrage • Assure la concertation des maîtres d’ouvrage Parrain duprogramme SAGIR Maîtrise d’œuvre Maîtrise d’ouvrage Gouvernance d’affaires et maître d’ouvrage des projets et de l’évolution du domaine des ressources humaines Secrétariat du Conseil du trésor Gouvernance d’affaires et maître d’ouvrage des projets et de l’évolution du domaine de la Loi sur la police CSPQ Sûreté du Québec Maître d’œuvre pour les projets et l’exploitation de SAGIR en collaboration avec les maîtres d’ouvrage DGSAGIR Gouvernance d’affaires et maître d’ouvrage des projets et de l’évolution du domaine des ressources financières Contrôleur des finances À déterminer Gouvernance d’affaires et maître d’ouvrage des projets et de l’évolution du domaine des ressources matérielles

9. Le programme SAGIR Nos cadres de référence et nos façons de faire • Préoccupation constante de nos clientèles et offre de service SAGIR • Respect du cadre gouvernemental sur la gouvernance et la gestion des RI: • Loi sur la gouvernance et la gestion des RI • Politique cadre du même nom • Directive sur la gestion des RI • Prise en compte de l’orientation sur le gouvernement ouvert et le tableau de bord inhérent • Prise en compte des recommandations du rapport du Vérificateur général sur la gestion de projets RI • Adoption des meilleures pratiques d’affaires du marché des TI, principalement en lien avec le PMBOK, ITIL: • Notions de programme, de bureau de programme et de gestion de programme • Notions de maître d’ouvrage et de maître d’œuvre

10. SAGIR est un programme! CLIENTÈLE ±114 ministères et organismes Programme SAGIR SOLUTION SAGIR OPÉRATIONS COURANTES RH-RF-RM 74 G$ DE DÉBOURSÉ ANNUEL - 1500 UTILISATEURS CONCURRENTS – 5000 UTILISATEURS UNIQUES PAR JOUR

11. Plan maître du programme SAGIR 2012 2016 2015 2013 2014 SGR2 Livraison 2 MAI 2014 SAGIR RQ – Phase 0 SAGIR RQ - Phase 1 SEPT 2012 MAI 2014 HTV Livraison 1 HTV Livraison 2 ... ? FÉVRIER 2013 SGR3 ? ? L2 - MAI 2014 L1 SEPTEMBRE 2013 ÉTUDE R12 ? ? JANVIER 2014 JANV 2013 ÉTUDE SGR4 ÉTUDE SGR7 ? ? ? ? MARS 2014 JUILLET 2016 MARS 2013 JUILLET 2014 PROJETS ADHOC FÉV FÉV FÉV FÉV FÉV JUIN JUIN JUIN JUIN JUIN OCT OCT OCT OCT OCT BUS ENTRETIEN / ÉVOLUTION OPÉRATIONS COURANTES RH-RF-RM

12. Budget du programme SAGIR • Le tableau suivant présente le coût de développement du programme SAGIR 1 2 3 1 - En 2010, il y a eu ajout d’un montant de 8,4 M$ pour inclure le personnel policier de la SQ (CT 208789). Ce montant est géré distinctement. 2 - En 2010, il y a eu ajout d’un montant de 3,8 M$ pour inclure le personnel policier de la SQ (CT 208789). Ce montant est géré distinctement. 3 - En 2012, les coûts projetés pour ces phases ont été actualisés dans le « Plan de réalisation SAGIR » présenté au CA du CSPQ en février 2012.

13. Programme SAGIR Fenêtres possibles de mise en productiondes phases d’affaires = contrainte d’affaires = contrainte de projet = contrainte opérationnelle = période propice à une mise en production (MEP)

14. Offre de service SAGIRet outils de soutien à l’utilisation

15. L’offre de services SAGIR • Sujets abordés : • Les objectifs et la démarche utilisée • Le contenu • L’accès à l’offre de service • La porte d’entrée unique

16. Les objectifs et la démarche utilisée Offre de service livrée en 3 phases Échéance • 1) Mettre en place une offre de service de base • Fournir à notre clientèle une description de l’offre de service SAGIR qui soit claire et facilement accessible • Simplifier le processus d’affaires pour la conclusion d’ententes de service • 2) Se mesurer et rendre compte • Préciser les niveaux de service dans une optique d’engagement, de satisfaction de la clientèle, de reddition de comptes et d’amélioration de la qualité • 3) Compléter l’offre de service • Se positionner pour faire évoluer l’offre de service Octobre 2012 Hiver 2013 Planification des travaux: automne 2012 À planifier

17. Le contenu (1 de 6)Les catégories

18. Le contenu (2 de 6)Accès à SAGIR Après l’implantation de SAGIR dans son MO, l’utilisateur peut : • utiliser les solutions; • se documenter sur les tâches en relation avec SAGIR; • profiter d’un environnement informationnel libre-service. Par ailleurs, l’organisation peut bénéficier du transfert sécuriséde fichiers en soutien à la connexion avec ses systèmes.

19. Le contenu (3 de 6)Services de soutien • L’utilisateur doit pouvoir compter sur nos conseils pendant les heures d’ouverture. • Les services de soutien sont réservés à l’agent autorisé de son centre d’assistance (CA). • Si un MO veut prolonger les horaires du service de dépannage pour répondre à des besoins ponctuels, il doit en faire la demande quelques jours à l’avance. • Nous offrons également des services de soutien à l’implantation chez les nouveaux clients.

20. Le contenu (4 de 6)Services d’évolution SAGIR évolue en fonction des besoins, des réglementations et des nouvelles technologies. • Le traitement d’une demande d’amélioration ou d’évolution suit plusieurs étapes (ex. : requête, analyse, priorisation, développement, essais, implantation) • La mise à niveau des solutions, quant à elle, se divise en deux grandes catégories: • Mise à niveau technologique (ajout de serveurs, migration vers une nouvelle version du PGI,…) • Mise à niveau en concordance avec une nouvelle réglementation (ajustement échelles salariales, nouveaux paramètres de taxes, …)

21. Le contenu (5 de 6)Services d’opérations financières et matérielles Pour mieux gérer les départs à la retraite et pour consacrer leur temps à des activités plus spécifiquement liées à leur mission, plusieurs MO nous confient : • leurs opérations financières; • leurs opérations d’acquisition de biens et de services; • leur centre d’assistance de première ligne. • Nous offrons également des services de traitement des fichiers de paiements.

22. Le contenu (6 de 6)Services de formation La DGSAGIR forme les utilisateurs de SAGIR : • en classe, • en autoapprentissage, • en atelier thématique de perfectionnement. Elle prête également des environnements de formation.

23. L’accès à l’offre de service (1 de 2)

24. L’accès à l’offre de service (2 de 2)

25. La porte d’entrée unique