Introducción

1. Resumen de las recomendaciones de las auditorias internas y externas realizadas en proyectos de cooperación internacional 2010-2013

2. Introducción Esta presentación pretende ser un resumen de las principales recomendaciones e incidencias surgidas en todos los procesos de auditoría interna y externa de los últimos cuatro años. El objetivo es poner de manifiesto las principales incidencias e implementar las mejoras que sean necesarias en cada misión. Los procedimientos internos descritos se encuentran recogidos en la Guía Administrativa y el Inventario Documental.

3. Relación de auditorías internas • Julio 2010: Honduras • Diciembre 2010: Mauritania • Junio 2011: Senegal • Diciembre 2012: Mozambique • Septiembre 2013: Sierra Leona • Vamos a enumerar únicamente las principales recomendaciones surgidas de las auditorias realizadas, no las conclusiones de cada una de ellas. • Detallaremos a su vez entre paréntesis la persona responsable de su cumplimiento.(CP: coordinador país/proyecto AP: administrador país/proyecto)

4. Ámbito jurídico-administrativo • Asegurarse que la organización esté registrada correctamente en el país. En el caso que no se pueda registrar, mantenerse informado de cualquier cambio en la legislación. (CP) • Cumplir con la obligación de mantener o presentar en el país unos estados financieros según la normativa del país o asegurarse de la no obligación. (AP) • Cumplir con la normativa fiscal del país (Impuesto de sociedades, IRPF, SS y otros pagos de personal…) y asegurarse de que las nominas recogen correctamente todos estos conceptos. (AP) • Trabajar la recuperación del IVA soportado y otros impuestos recuperables . Si no es posible recuperación o no se ha solicitado obtener el documento acreditativo de esto con la certificación tributaria del país o con la declaración responsable de la ONGD con el visto bueno de OTC/CC/Antena/Embajada de España (AP) • Asegurarse que los poderes no hay que registrarlos en el país (AP)

5. Recursos humanos • Cumplir el procedimiento de selección de personal nacional vigente y guardar archivado el expediente completo de selección.(CP) • Contratar al personal según normativa legal del país (contrato correcto). Cláusula de confidencialidad en el contrato y firma del reglamento interno y normas de seguridad. (CP) • Detalle del nombre del proyecto en los contratos. Liquidaciones correctas en cada fin de contrato conforme legislación del país (AP) • Mantener unas tablas salariales actualizadas y aprobadas y contratos ajustados a las mismas. (CP) • Realizar y mantener una descripción de los puestos de trabajo. Y dejar claras todas las funciones, especialmente las logísticas, de forma que no queden tareas sin realizar (CP) • Cumplir el procedimiento de evaluación al desempeño (desde julio de 2011) (CP)

6. Logístico-material I • Actualizar los Inventarios según formato de MdM, completando todos los campos, especialmente la fecha prevista de donación o traspaso. Y dar de baja todos los elementos antiguos ya donados. (AP-LOG) • Cumplir rigurosamente con el envío del inventario mínimo a final de año y de cada proyecto a la unidad de logística de operaciones y referente técnico, junto con una carpeta digital con el soporte de facturas, 3 ofertas (si necesario) y actas de donación/traspaso de cada elemento inventariado. (AP-LOG) • Realizar rigurosamente las actas de donación de todos los bienes con obligación de ser donados y envío a sede central de los originales. Custodia de una copia en terreno. (AP-LOG) • Si el bien objeto de donación se pretende utilizar en otro proyecto siempre solicitar la autorización de los financiadores y custodiarla. (AP-LOG)

7. Logístico-material II • Elaborar y mantener actualizado el manual de seguridad y dar una difusión adecuada. (CP) • Asegurar las oficinas. Para ello es necesario tener en cuenta esta partida a la hora de presupuestar. (CP/Operaciones) • Cumplir el procedimiento de compras establecido por MdM. Todas las compras sea el importe que sea deben de reflejar las firmas de autorización correspondientes. Las custodia de las 3 ofertas y del expediente de licitación completo en caso requerido es fundamental.(CP) • Elaborar y mantener un reglamento de uso de oficinas y vehículos. (CP)

8. Ámbito económico (I) Personas autorizadas a retirar fondos según normativa interna de Mdm. (CP) Cerrar las cuentas de proyectos finalizados. (AP) Mantener la documentación justificativa de apertura de cuentas y contrato. (AP) Abrir las cuentas a nombre de MdM y a nombre y código del proyecto. Solicitar y guardar los extractos bancarios con carácter mensual y los certificados de intereses generados en las cuentas de cada proyecto correspondientes al periodo financiado. (AP) Mantener una doble copia de la caja fuerte en poder de dos personas diferentes (normalmente coordinador de proyecto y administrador de proyecto). (CP) Tener unas previsiones de tesorería periódicas de acuerdo al cronograma de actividades. (AP)

9. Ámbito económico (II) • Registrar y detallar las operaciones extracontables permitidas y regularlas con la mayor diligencia. (AP) • Realizar unos arqueos de caja ajustados a la realidad. (AP) • Mantener una contabilidad actualizada. (AP) • Obtener las facturas originales según normativa (nombre de Mdm en todas las facturas, concepto claro, evitar recibos). (AP) • Doble firma en todas las facturas de bienes por encima de 100€ (CP/AP). Revisión por sede central (Soporte). • Las facturas de suministros de las oficinas (agua, luz..) tienen que ir a nombre de MdM no del arrendador. • Las facturas de carburante tienen que llevar el detalle de las matriculas de los vehículos. • Establecer un inventario del archivo documental indicando ubicación y contenido de cada carpeta de documentación

10. Ámbito informático / telecomunicaciones Tener una normativa de uso y mantenimiento de ordenadores con responsabilidades y acciones periodificadas. (AP/Logística) Realizar frecuentemente copias de seguridad en un dispositivo externo de la oficina. Estudiar la posibilidad de utilizar medios de almacenamiento virtual. (AP/Logística) Crear una clave de acceso para todos los ordenadores. (AP/Logística) Antivirus actualizado. (AP/Logística)

11. Relaciones terreno-sedes Tener disponible y accesible un listado de contactos de sede central. (CP) Conocer la guía administrativa, el inventario documental y los documentos principales. (CP/AP/Sede central) Clarificar los canales de información y responsables, especialmente en el caso de proyectos descentralizados. (Desk / coordinador regional) Mayor apoyo/formación en los procedimientos económicos (Soporte)

12. Proyectos Mantener un seguimiento presupuestario actualizado con partidas ajustadas al mismo. (CP) Realizar y enviar los informes trimestrales con los tiempos requeridos.(CP) Intentar realizar línea de base para todos los proyectos. Al menos tener información sobre el valor de los indicadores al principio del proyecto (Dpto. Operaciones). Seguir los kits establecidos por MdM para cada una de las fases de los proyectos. Tener una estrategia de financiación para proyectos deficitarios (Dpto. Operaciones, ya en marcha) Realizar rigurosamente y mantener la documentación técnica del proyecto, especialmente las que son fuente de verificación (Coordinación proyecto/Técnicos)