Искусство управления SharePoint как получить максимальную выгоду для бизнеса

1. Станислав Выщепан, MVP, MCT Искусство управления SharePoint как получить максимальнуювыгоду для бизнеса

2. It’s all about governance Введение в управление SharePoint

3. Что такое governance? • «Большой набор документов с пошаговыми инструкциями как работать с порталом» • Множество книг и статей по governance • «Процесс предоставления гарантий» • John Miller • «Чем более полно определение governance, тем меньше люди его понимают» • Paul Culmsee

4. Как IT видит SharePoint Бизнес Sites Composites Communities Insights Content Search

5. Бизнес Как выглядит на самом деле Sites Composites Communities Insights Content Search

6. SharePoint Governance Бизнес Governance Management Operations Service

7. SharePoint Governance Управление (governance) использует процессы, политики, технологии и человеческие ресурсы для создания сервисов, разрешения неопределенностей и смягчения конфликтов внутри организации Источник: The Burton Group

8. Просто красивая картинка • Человеческиересурсы GOVERNANCE • Политики • Процессы • Технологии Сервисы

9. Первые шаги Планирование управления

10. Шаг 1: Найдите спонсора • Он должен быть заинтересован в SharePoint • Он должен иметь бюджет • Он должен участвовать в процессе • Он должен иметь видение бизнеса и технологий

11. Шаг 2: Определите сервисы • Укажите стратегические цели (vision) • «Создать унифицированный подход к хранению проектной документации» • Определите измеримые результаты (outcomes) • «Все новые проектные документы создаются по заранее определенным шаблонам» • «50% уменьшение времени на поиск документов по любому проекту» • Определите какие решения будут использоваться для достижения целей (solutions) • Проектные сайты, библиотеки • Шаблоны документов, метаданные • Укажите способ поставки решения (delivery) • Узел на портале для запроса нового проектного сайта • Отдельные узлы для проектов • Добивайтесь понимания всеми участниками процесса

12. Небольшая ремарка Создавайте сервисы, а не кастомизируйте SharePoint В оригинале: “Build services, not stuff”

13. Шаг 3: Используйте модель управления

14. Помните второй закон термодинамики • «Энтропия изолированной системы не может уменьшаться» • Энтропия – мера беспорядочности, хаоса • Ваша информационная система – изолирована • Поддержание высокого уровня структурированности информации и строгости процессов ведет к большим затратам

15. Шаг 4: Готовьтесь к изменениям • Планы устареют до того как по ним начнут работать • Выйдет два мажорных релиза ПО до того как вы внедрите текущую версию • Цели и задачи изменятся в самый неожиданный момент • Найдутся другие заинтересованные лица • Что бы не случилось - избегайте scope creep!

16. Шаг 5: Упрощайте • Сложное – дорого • Сложное – не работает • Сложное никто не понимает • Только простые решения могут оставаться полезными долгое время

17. Искусство управления Человеческие ресурсы

18. Человеческий фактор • Большинство проектов SharePoint проваливаются потому что: • Нет видения как люди будут использовать SharePoint • Руководство не выделяет достаточный бюджет • Пользователям не хватает квалификации • Система сложна в настройке техническим персоналом • Система не соответствует ожиданиям пользователей • Человеческий фактор - ключевой

19. Определяйте роли

20. Инвестируйте в обучение • Обучение дает наибольший ROI • Обучение повышает лояльность сотрудников • Результаты обучения могут быть повторно использованы: видеозаписи, веб-касты, презентации, пошаговые инструкции, итд • «Если мне понадобится распилить дерево, то первый час я потрачу на чтобы наточить пилу» • Кто-то из великих • «Некогда пилу точить, пилить надо» • Суровая реальность

21. Искусство управления Технологии

22. Не боритесь с SharePoint • Все равно проиграете • Помните о бизнес-целях • Усиливайте существующие фичи, не пытайтесь заменить своими

23. Defaults have faults

24. Кастом код - проблема • Большой failure rate • Мало написать код, надо еще написать документацию • Код надо поддерживать • Стоит рассмотреть готовые решения

25. Искусство управления Политики

26. Информационная архитектура • Какие типы информации? • Как информация структурируется (таксономии)? • Кто имеет доступ к информации? • Какой жизненный цикл информации? • Какие политики аудита? • Как информация будет попадать в систему? • Как пользователи будут получать информацию? • Как контролируется качество информации? • …

27. Информационная архитектура • Нет универсальных ответов • Аргументируйте и документируйте решения • Политики без принудительного применения не работают • Используйте возможности SharePoint для внедрения политик • Составляйте чек-листы

28. Навигация SharePoint http://intranet HR Finance • По какому принципу создавать узлы навигации? • Как сделать навигацию между коллекциями сайтов? • Как отобразить на физическую структуру? Benefits Vacation & Sick Day Tracking Financial Performance Expense Reports

29. Физическая структура SharePoint • Когда и для чего создавать объекты? • Какие настройки вносить? • Какие квоты задавать? • Какие шаблоны использовать? • …

30. Структура и навигация • Используйте отдельные коллекции сайтов по возможности • Используйте метаданные для навигации • Не делайте глубокую навигацию • Все что дальше трех кликов от главной – не существует • Не делайте широкую навигацию • Оптимально до 7 узлов на одном уровне • Используйте поиск

31. Искусство управления Процессы

32. Процессы и политики • Политики отвечают на вопрос Что? • Процессы отвечают на вопрос Как?

33. Процессы в SharePoint • Не допускайте создания стен из процессов • Когда любое, даже самое мелкое, изменение требует огромного числа шагов согласования • Создавайте скрипты, а не документы • Документы все равно не читают • Создавайте workflow в SharePoint для автоматизации любых процессов управления

34. Процессы в SharePoint, продолжение • По возможности делегируйте запуск процессов администраторам семейств сайтов и узлов • Если у них достаточно прав • Создавайте инструменты самообслуживания • Чтобы каждый пользователь мог запустить процесс • Но не делайте автоматизацию управления самоцелью • Используйте тестовую среду для проверки процессов и внедрения новых решений

35. Искусство управление как получить максимальнуювыгоду

36. Измерение и оценка • Оценивайте затраты на создание и поддержку сервисов (Cost) • Измеряйте результаты в деньгах (Gain) • Это не всегда просто, но оно того стоит • Считайте выгоду (ROI) = (Gain – Cost) / Cost * 100%

37. Начинайте с поиска • Поиск – самая мощная фича SharePoint • И самая бесполезная в конфигурации по умолчанию • Не требуется контент в SharePoint • Можете искать по файлам в шарах, сайтам или внешним системам • Не требуется сложная структура сайтов • Интерфейс поиска очень простой • Не требуется дополнительное обучение • Чуть менее чем все люди пользуются поиском

38. Затем внедряйте социальные фичи • Профили пользователей – готовое хранилище информации, доступное из SharePoint • Персональные сайты позволяют хранить документы и обмениться ими • Большинство людей пользуются социальными сетями и им не потребуется обучение • Поиск усиливает возможности социальных фич

39. Совместная работа – это сложно • Не внедряйте совместную работу для больших групп на ранних этапах • Нет решения подходящего всем • Требуется много усилий чтобы не превратить SharePoint в свалку • Совместная работа это «грязная проблема», она видоизменяется по мере её изучения

40. Baby steps • Идите снизу вверх по пирамиде модели управления • Поддерживайте общее понимание целей и способов достижения • Постоянно оценивайте успех, используйте метрики • Начинайте с простых решений • Внедряйте их как можно раньше • Получайте обратную связь от пользователей

41. Избегайте ошибок • 9 беременных женщин не родят ребенка за 1 месяц • «Месяц» – большая неопределенная величина • Используйте более короткие сроки при планировании • Не пренебрегайте тестированием и обучением • Избегайте big-bang rollout • Не забывайте про миграцию существующих систем

42. Заключение Управление SharePoint - это в первую очередь управление людьми, которые создают новые способы работы для других людей. Технологии, политики и процессы должны в этом помогать.

43. Станислав Выщепан Вопросы? gandjustas@hotmail.com http://gandjustas.blogspot.com twitter: @gandjustas