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프로젝트 자료관리 교육 교재 Project Document Control

프로젝트 자료관리 교육 교재 Project Document Control. 1999.11. 강사 박 용 부. 차례 (1). 1.0- 회사 자료관리 업무의 내용 2.0 프로젝트 자료관리의 의미 3.0 프로젝트 자료관리 대상 4.0 프로젝트 자료관리 조직 및 기능 5.0 프로젝트 자료관리 업무 처리 내역 5.1 서신문서관리 5.1.1 서신문서의 종류 및 형태 5.1.2 문서 접수 시 확인사항 5.1.3 서신문서 처리 절차 5.1.4 서신문서 번호 관리체계

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프로젝트 자료관리 교육 교재 Project Document Control

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Presentation Transcript

  1. 프로젝트 자료관리 교육 교재Project Document Control 1999.11 강사 박 용 부

  2. 차례 (1) 1.0- 회사 자료관리 업무의 내용 2.0 프로젝트 자료관리의 의미 3.0 프로젝트 자료관리 대상 4.0 프로젝트 자료관리 조직 및 기능 5.0 프로젝트 자료관리 업무 처리 내역5.1 서신문서관리 5.1.1 서신문서의 종류 및 형태 5.1.2 문서 접수 시 확인사항 5.1.3 서신문서 처리 절차 5.1.4 서신문서 번호 관리체계 5.1.5 서신문서 화일 5.1.6 조치사항 관리 5.1.7 현황 주지 서비스 5.1.8 기록관리 ¤

  3. 차례 (2) ¤ ¤ 5.2 설계자료 관리 5.2.1 설계자료의 종류 5.2.2 설계자료의 생산 5.2.3 설계자료 접수 및 확인 5.2.4 설계자료의 유통 5.2.5 설계자료 번호 부여 체계 5.2.6 설계자료의 화일 5.2.7 현황 주지 서비스 5.2.8 설계자료 기록관리 5.3 공급자자료 관리 5.3.1 공급자자료의 정의 5.3.1 공급자자료 제출 목적 5.3.3 공급자자료 검토 업무 5.3.4 공급자자료 관리 흐름 5.3.5 공급자자료 번호체계 5.3.6 현황 주지 서비스 5.3.7 공급자자료 기록관리

  4. 차례 (3) ¤ 5.4 프로젝트 자료 파일 체계 5.4.1 프로젝트 자료화일 도구 5.4.2 파일박스 분류색인 기재방법 5.4.3 파일플랜 6.0 프로젝트 기록관리 체계 6.1 프로젝트 기록(Project Records)의 정의 6.2 기록 보존 방법 6.3 기록 파일 업무 6.4 프로젝트 기록관리 계획 7.0 프로젝트 자료관리 전산시스템

  5. 1.0 회사 자료관리 업무의 내용 *외부정보 입수 활용 (Library Services) * 기업 내부정보 및 프로젝트 자료의 체계적인 관리 (Project Document Control) * 회사 기록관리 체계 (Cooperate Level Record Management System)

  6. 2.0 프로젝트 자료관리의 의미 사업 수행 중 자체 생산 또는 접수자료의 등록, 색인, 재생산 , 배부, 화일, 검색이용, 기록보존을 위한 체계적인 관리 시스템 • 보고서 및 서식관리 ,기록의 평가 및 선정, • 주요기록 보호 대책, 매체전환 사업내부정보를 생산에서부터 사업 종료 후 사업주 및 회사 ‘기록보존소’에 이관까지의 전과정을 관리하는 종합시스템

  7. 3.0 프로젝트 자료관리 대상 행정적 근거 • 서신문서 • 한글공문, 영문Letter,Fax,회의록,전화통화록 기술적 근거 • 설계자료 • 설계도면, 설계기준서, 기술규격서,설계계산서, • 프로젝트 수행절차서 및 각종 매뉴얼 보고서 등 • 공급자자료 • 설계제작도면, 제작사양서 및 설치후의 운전조작 • 설명서, 품질보증서 등

  8. 4.0 프로젝트 자료관리 조직 및 기능 4.1 조직 프로젝트 자료관리 책임자 공급자자료 관리 담당 시스템개발 및 기록관리담당 서신문서관리 및 행정담당 설계자료관리 담당 참고자료관리 담당

  9. 4.2 기 능 서신문서 및 행정담당 • 서신문서 접수, 발송, 색인, 배부 및 파일업무 • 서신문서 수.발신 현황 통계 작성, 보고 • 서신문서 매체전환 및 기록관리 • 사내 Messenger 운영 업무 • Controlled Document (관리 본) 배부관리

  10. 설계자료 관리 업무 • 설계자료 접수, 등록, 색인, 배부 및 파일 업무 • 설계자료 관련 기술 분야간 검토 조정 업무 • 설계 변경문서 조정, 관리 업무 • 설계정보(Design Input) 관리 업무 • 설계자료 편집, 발간 업무 • 설계자료 등록 현황 통계 작성,보고 • 설계자료 매체 전환 및 기록관리 업무

  11. 공급자 자료관리 업무 • 공급자자료 접수, 등록, 색인, 배부 및 화일 업무 • 공급자자료 관련 기술 분야간 검토 조정 업무 • 공급자 변경문서 조정, 관리 업무 수행 • 공급자자료 접수 현황 및 통계 작성,보고 • 공급자자료 매체 전환 및 기록관리 업무

  12. 대내 Communication 5.0 프로젝트 자료관리 업무처리 내역 5.1 서신문서관리 5.1.1 서신문서의 종류 및 형태 협조문서, 메모, 내부결재, 내부보고, 회의록, 전화통화록 한글 발송공문,Telex 영문 Letter,Fax 회의록, 전화통화록 • 대외 Communication *위임규정에 프로젝트 수행 절차에 따른 적합한 직위자 결재 및 서명으로 생산 * 절차 및 사용서식에 따른 문서 형태 식별

  13. 5.1 서신문서관리 5.1.2 문서 접수 시 확인사항 • 수,발신 처 이상유무 확인 • 서신문서 번호 부여 여부 • 제목의 부여 여부 • 문서발행 직위자 서명 날인 여부 • 첨부물의 이상 유무 • 훼손,누락,판독 곤란 여부- 외부 접수문서의 경우 : “원본상태불량”스템프 및 처리부서 선 배부 • - 내부 접수문서의 경우 : 발송처에 재발송 요청

  14. 5.1.3 서신문서 처리 절차 접수업무 배부인 날인 접수 및 확인 배부처 결정(사업관리 직위자) 화 일 복사 및 배부 데이터 입력 발송업무 발송 및 배부 작성 및 결재 접수 및 확인 데이터 입력 화 일

  15. 5.1.4 서신문서 번호 관리체계 대외문서 한정된 계약자간 교신문서가 주류을 이룰경우 발 .수신사 코드 +발행년도+일련번호+서신형태 예시) KA Y KP S K 0001 99 서신형태 일련번호 발행년도 수신회사 지명기호 수신회사 기호 발신회사 지명기호 발신회사 기호

  16. 5.1.4 서신문서 번호 관리체계 대외문서 불특정 다수의 수.발신처와의 교신이 이루어질 경우 발 .수신사 코드 +발행년도+일련번호+서신형태 예시) KA Y ML Z K 0001 98 서신형태 일련번호 발행년도 기타지역 지명기호 수신회사 2개 이상 발신회사 지명기호 발신회사 기호

  17. 5.1.4 서신문서 번호 관리체계 대내문서 서신형태코드 +발,수신처+발행년도+일련번호+서신형태 예시) C 95 98 0001 C M 일련번호 발행년도 수신부서 발신부서 형태코드 형태코드 예시 C: 협조문서, H:내부결재문서? R:내부보고문서 I: 메모(IOM), A:시행문, T:전화통화록, M:회의록

  18. Subject File 5.1.5 서신문서 화일 업무 기능별 + 주제별 번호별 화일 • Chronological File 서신문서 번호별 화일

  19. 5.1.6 조치사항관리(1) 대외 접수문서의 조치사항관리 • 접수문서의 내용 확인, 응신 요구 여부 판단하여 ‘응신 기한’고무인 날인 및 기재. • 조치 내용 및 응신 기한이 없는 경우 처리부서와 협의, 조치사항 관리 여부 결정 대외 발송문서의 조치사항관리 • 처리부서는 외부에 조치사항을 요구하는 경우 조치사항 관리 요청 필요 • 가능한 공문 내용에 응신 요구내용과 응신 완료 기한 명기 필요 • 처리부서는 외부기관이 응신 문서 없이 조치사항을 완료한 경우 ‘조치사항 종결 통보서 ’ 제출

  20. 5.1.6 조치사항관리(2) 대내문서의 조치사항관리 • 발행부서 또는 처리부서가 조치사항관리 요청 • 복수 조치사항이 포함된 경우 가장 주요한 조치사항 항목만 관리 • 처리부서는 별도의 문서 없이 종결 시 ‘조치사항 종결통보서’제출 조치사항 관리항목 • 조치사항 요구문서 번호 • 조치사항의 내용 • 조치사항 처리기한 • 처리부서 • 완료일 (완료 후) • 응신 문서번호 (완료 후) Á

  21. 5.1.7 현황주지 서비스 • 대외문서 접수.발송현황보고서 • 대내문서 등록 현항 보고서 • 추진 중 조치사항 / 미결 조치사항 /지연 조치사항 보고서

  22. 5.1.8 기록관리 Record Management - Hard Copy 년도별 패키지 단위 매체전환 (CD-ROM) - Micro films 기록관리 - CD -ROM - OD (Optical Disk)

  23. 5.2 설계자료 관리 5.2.1 설계자료의 종류 00보고서 00절차서 설계계산서 기술규격서 설계도면 설계변경문서 (ECN, FCR, NCR, SDDR)

  24. 5.2 설계자료 관리 5.2.2 설계자료의 생산 작 성 RE 검 토 Reviewer 승 인 Approver

  25. 5.2 설계자료 관리 5.2.3 설계자료 접수. 확인 내부검토목적 검토 의뢰 전 (DRN) 이상유무확인 건설 및 사용용 시행목적 서신 및 송부 전 (DDDF Transmittal) * PNS번호부여 * 개정번호 부여 * 적정한 양식 사용 * 일자 및 승인사항 기록보존목적 기록 송부 전 (Record Transmittal)

  26. 5.2 설계자료 관리

  27. 5.2 설계자료 관리

  28. 5.2 설계자료 관리

  29. 5.2 설계자료 관리 5.2.7 현황주지 서비스 • 설계자료 현황 보고서(Current Revision) 표기 • 현황 On-line 확인 • 이력 확인 서비스 5.2.8설계자료 기록관리 • Hard Copy(마일라 원도,제2원도, 설계문서) • CAD화일 • Image 화일 • Text File

  30. 5.3 공급자 자료관리 5.3.1 공급자 자료의 정의 • 기계제작 및 공급자로부터 기기 납품 전 또는 납품 시에 제출되는 도면 및 문서 5.3.2 공급자 자료 제출 목적 검토 요구용 (For Review) 참 고 용 (For Information) 운 전 용 (For Operation) 설치 및 시공용 (For Publication)

  31. 5.3 공급자 자료관리 5.3.3 공급자 자료 검토 업무 (Review Status) • Status 1 승 인 조건부 승인 • Status 2 • Status 3 재 제 출 • Status 4 정보용 제출 • Status 6 대체 및 폐기 Not Acceptable Legibility (반송) • Status U

  32. 검토부서지정 재생산 검토용 배부 접수 기술적 검토 검토의견접수 검토의견반영 재생산 발송 및 배분 매체전환 파일 보존 5.3 공급자 자료관리 5.3.4 공급자 자료관리 흐름 기술부서 기술부서

  33. 5.3 공급자 자료관리 5.3.5 공급자 자료 번호 및 화일 체계 • 공급자 부여 번호 관리 방법 - 전산 검색 지원 관리 NUMBERING SYSTEM • 통일된 사업자료 번호 재부여 방법 - 화일 및 검색용이 • 구매사양서(기술규격서)번호 + 일련번호 예 시 • Current File (PNS번호순) FILING SYSTEM • Historical File (PNS번호순)

  34. 5.3 공급자 자료관리 5.3.6 현황 주지 서비스 • 공급자와의 계약정보 조회 • 공급자 정보 조회 • 공급자 자료 종합현황 보고서 • 공급자 자료 종합현황 요약 보고서 • 공급자 자료 접수 지연보고서 • 공급자 자료 발송 지연보고서 • 공급자 자료 내부 검토 지연보고서 • 공급자 자료 변경문서 보고서 (NCR, SDDR)

  35. 5.3 공급자 자료관리 5.3.7 공급자자료 기록관리 Hard copy : 프로젝트 수행 중 계속보관 프로젝트 종료 후 폐기 CAD 화일 PDM에 의한 통합시스템 구축 후 선별적으로 선정, 관리 Image 화일 Text 화일

  36. Index 기재 5.4 프로젝트자료 파일 체계 5.4.1 프로젝트자료 파일 도구 폴더 수납 (소,중분류) 파일 박스 수납 (중, 대분류)

  37. 문서보관상자 2.3 프로젝트자료관리 서신문서 1 1. 접수 2. 재생산 및 배부 3. 기록관리 보관장소 활용기간 5.4 프로젝트자료 파일 체계 5.4.2 파일박스 분류 색인 기재방법 서 신 문 서 : 청 색 설 계 자 료 : 녹 색 공 급 자 자 료 : 분홍색 작업중 및 기타화일 : 회 색 서 신 문 서 : 청 색 설 계 자 료 : 녹 색 공 급 자 자 료 : 분홍색 : 회 색

  38. 5.4 프로젝트자료 파일 체계 5.4.3 파일플랜(예시) 파일번호 문서의 종류 파일방법 파일위치 보관기간 1 서신문서 사규 사무관리 규정 월 캐비넷 상업운전 후 3년 문서분류번호순 2 설계자료 사업 자료번호체계에 모빌 랙 영구 따른 번호순 3 품질보증 및 검사문서 자체 고유번호순 모빌 랙 영구 4 공급자 자료 사업 자료번호체계에 모빌 랙 영구 따른 번호순 5 참고자료 KDC 또는 자체 참고 서가 상업운전 시까지 자료분류 번호순 (사업종료 시)

  39. 6.0 기록관리 체계 6.1 프로젝트 기록(Project Records)의 정의 법적인 증거능력 보유 기록관리 목적 유지보수를 위한 기술근거 유사사업 수행 시 기술자료 프로젝트 기록 : 상기목적 수행을 위해 보존기간, 보존매체, 보존방법 등을 사전에 계획하여 일정한 장소에 일정요건에 따라 보존되는 문서

  40. 6.0 기록관리 체계 NFPA232 내화방재설비 및 내화금고 보관 방법 충분히 떨어진 장소에 이중 보관방법 6.2 기록 보존 방법 단일 보관 단일 보관 이중 보관 전자매체의 발달로 기록관리 혁명 예고

  41. 6.0 기록관리 체계 6.3 기록 화일 업무 기록 종류 순 (기록관리 계획 고유번호) 분 야 별 자 료 형 태 별

  42. 6.0 기록관리 체계 프로젝트 수행 중 체계적으로 수집, 보존 필요 (운전 및 유지보수 측면 고려) 프로젝트기록관리 계획은 프로젝트 초기에 수립, 운영 필요 변경 최소화 6.4 프로젝트 기록관리 계획 (기록관리 계획 사례) 구분 기록별 회사기록보존소 프로젝트자료관리센터 설계도면 CD OR/CD 도면 공급자도면 CD OR/CD 현장설계도면 CD OR/CD 설계문서 CD IHC/CD 문서 공급자문서 CD OR/CD 서신문서 CD OR/CD

  43. 7.0 프로젝트 자료관리 전산 시스템 입 력 변경문서 공급자 계약정보 ­ 검토문서 조 회 공급자 정보 수정/삭 제 공급자 검토문서 설계자료 현황보고서 첨부관리 공급자 변경문서 조치사항 공급자 자료현황 보고서 보 고 서 서신문서 설계자료관리 공급자 자료관리 기 타 배부관리 참고자료관리 사용자 관리 수서 PDL 관리 배부표 출력 자동 입력 등록 코드 관리 대출 검색 정간물 기사 정간물 첵킹

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