Diseño del Plan Estratégico-Operativo de Autoevaluación 2004

1. Diseño del Plan Estratégico-Operativo de Autoevaluación 2004

2. 1. Principios de la Estrategia Luis F. Hevia • Orientación principal: los “Usuarios” • Es posible mejorar la calidad (en todas las cosas existe variación) y eficiencia simultáneamente • Liderazgo de la Alta e Intermedia Autoridad • Generar el compromiso de todos • Exigencia de analizar: el entorno, la competitividad, los recursos, la “participación” y comunicación • Debe contarse con recursos y formación • Estudiar los Procesos • Realizar Evaluación y Seguimiento • Generar Sist. de Información (sin olvidar la intuición)

3. PLANIFICAR ESTRATÉGICAMENTE ES... ... tomar decisiones HOY, a la luz de lo que ocurre en el ambiente y de lo que deseamos que ocurra en el futuro. Es crear el porvenir. Es un proceso de aprendizaje de todos!

4. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Tiene por objetivo elaborar un plan o una estrategia que se formaliza en orientaciones, fines, objetivos y metas a largo plazo (5 años) y de amplitud variable, en respuesta a un estudio y priorización de necesidades o problemas. Consta de: • Análisis del entorno (Oportunidades y Amenazas): entorno social, necesidades y su priorización, competencia (oferta). • Análisis interno (Fortalezas y Debilidades): audit de la organización, recursos y capacidad, expectativas de los profesionales, estructura organizativa.... • Estrategia: trata de adaptar las “exigencias” del entorno con la capacidad de los recursos para anticiparse a las “exigencias” con una buena capacidad de respuesta.

5. La Planificación Estratégica exige examinar Visión/Misión/Valores Interno Fortalezas Debilidades Externo Oportunidades Debilidades Análisis del Ambiente Determinación de Puntos Críticos Identificación de Objetivos y Metas Propuestas correctivas de mejoramiento con actores claves identificados

6. Resolución Nº 8406-R-2003 UCSM CERTIFICACION ISO 9001:2000 Auditoría de Acreditación Año 2010 Acciones Correctivas Año 2009 Pre-Auditoría Año 2008 2ª Auditoría Interna Año 2007 1ª Auditoría Interna Año 2006 Autoevaluación Año 2005 Autoevaluación Enero - Diciembre 2004 Plan Estratégico 2005-2010

7. 2. ANÁLISIS FODA Y LAS GRANDES ESTRATEGIAS • Estrategias de • Crecimiento: • Expansión • Fusión • Adquisición Fortalezas Valiosas Posición de la Unidad Académica Debilidades Críticas • Estrategias de Estabilidad: • Mismos usuarios • Mismos productos • Mantener mercados • Igual utilidad • Estrategias de Defensa: • Reducir tamaño Muchas Ambiente Amenazas Oportunidades Críticas

8. Resultados en las personas 90 puntos (9%) Personas 90 puntos (9%) Liderazgo 100 puntos (10%) Resultados Clave 150 puntos (15%) Política y Estrategia 80 puntos (8%) Resultados en los usuarios 200 puntos(20%) Procesos 140 puntos (14%) Alianzas y Recursos 90 puntos (9%) Resultados en la Sociedad 60 puntos (6%) Resultados 500 puntos (50%) Agentes 500 puntos (50%) no olvidemos que lo importante no es la puntuación sino la reflexión compartida y la identificación (entre todos) de qué es lo que debemos hacer para mejorar. Autoevaluación según el modelo EFQM Cada criterio tiene un peso específico distinto dentro del modelo, por lo que las puntuaciones, por criterio, deben ponderarse para alcanzar la puntuación final:

9. 2.1. LIDERAZGO Las funciones del líder son: a. Desarrollar la misión, visión y valores actuando como modelo de referencia dentro de una cultura de Excelencia. b. Garantizar el desarrollo y mejora continua del sistema de gestión de la Unidad Académica mediante un compromiso personal. c. Implicarse con los usuarios, semejantes y representantes de la sociedad d. Motivar, apoyar y reconocer el aporte de las personas de la Unidad Académica. .

10. 2.2. LOS VALORES COMO CAUCE ESTRATÉGICO HACIA EL FUTURO ¿Cuál es la situación deseada? VISIÓN ¿Hacia dónde Vamos?: 2010 Valores como cauce estratégico Procesos cotidianos Procesos cotidianos MISIÓN ¿Dónde estamos ahora? 2004 ¿Qué camino seguir? Se hace necesario responder las Preguntas: ¿Cuál es la situación actual?

11. ¿En qué condición se encuentra el Programa Profesional y la Unidad Académica en este momento? • ¿En qué medida los programas y servicios ofrecidos se ajustan a los propósitos declarados? • ¿Cómo se ubica el Programa Profesional dentro del mercado que le corresponde? • ¿Quiénes son la competencia, y qué están haciendo? • El Programa Profesional ¿Qué cosas está haciendo bien en este momento? ¿Cuáles son las debilidades de la carrera, y cómo podrían corregirse? ¿Cuál es la situación actual? 2004

12. ¿Cuál es la situación deseada? VISIÓN 2010 • ¿Cuáles son los objetivos del Programa Profesional? • ¿Los conocen y comparten todos los integrantes de la comunidad académica? • ¿Cuánto sabemos acerca de los cambios posibles en nuestro entorno que podrían afectar lo que hace la Unidad Académica? • ¿Es posible mejorar el ajuste entre los programas y servicios ofrecidos y los propósitos declarados, en el marco de los cambios en el entorno? ¿Cómo?

13. ¿Qué sería necesario hacer para avanzar hacia la situación deseada? • ¿Qué cursos alternativos de acción tiene la Unidad Académica o cada Programa Profesional para lograr sus objetivos? • ¿Qué recursos - humanos y financieros - se necesitan para implementar las distintas alternativas? • ¿La Unidad Académica está en condiciones de asumir esos retos? Está en condiciones de no asumirlos? ¿Qué camino seguir?

14. Objetivos y Metas • Definición de calidad 2.3. INSTRUMENTOS PARA ABORDAR EL TEMA: ¿Cuál es la situación deseada? ¿Qué camino seguir? • Análisis de la Unidad • Autoevaluación • Evaluación externa • Análisis institucional • Gestión del cambio • Planificación • Control y seguimiento ¿Cuál es la situación actual?

15. 2.4. ANÁLISIS INTERNO Y ANÁLISIS EXTERNO (FODA) • Para definir los objetivos es necesario: • Realizar un análisis interno para identificar y valorar las FORTALEZAS y DEBILIDADES de la Unidad Académica. • Evaluar el entorno o análisis externo para identificar las OPORTUNIDADES y AMENAZAS

16. El análisis FODA, estratégicamente, busca respuesta a cinco preguntas: • ¿Quiénes somos • Examen de la misión, filosofía y valores de la Unidad. ¿A qué nos dedicamos?, ¿Qué clase de Unidad Académica tenemos? • ¿Dónde estamos ahora • Análisis interno: Perfil de la Unidad Académica: servicios y programas, recursos humanos, financiación, instalaciones, gestión y organización... Identificar Fortalezas, Debilidades y Aspiraciones • ¿Hacia dónde nos dirigimos • ¿Qué sucede en el mundo que nos rodea? ¿ Cómo nos afecta? Análisis del entorno: Oportunidades y Amenazas. Cambios en las expectativas de los usuarios, demográficos, financieros, tecnológicos....

17. El análisis FODA, estratégicamente, busca respuesta a cinco reguntas: II • ¿Qué rumbo deberíamos tomar • Identificar y evaluar las metas estratégicas clave y sus riesgos. • Crear alternativas de estrategia: ¿qué podemos hacer con el entorno?, ¿organización, competencia, recursos y cultura? ¿qué queremos hacer con nuestra misión, valores personales y aspiraciones y el staff en general? ¿qué debemos hacer con las necesidades de la comunidad, obligaciones hacia nuestros usuarios? • ¿Qué hacer para alcanzar la Visión • Elaborar el plan estratégico especificando los objetivos y metas para conseguir el cambio.

18. MATRIZ DE ESTRATEGIAS (SURGE DEL DIAGNOSTICO INTERNO Y DEL ANALISIS DEL ESCENARIO EXTERNO) Fortalezas (F) 1.- 2 .- Lista de 3 .- Fortalezas 4.- 5.- Debilidades (D) 1.- 2 .- Lista de 3 .- Debilidades 4.- 5.- Oportunidades (O) 1.- 2 .- Lista de 3 .- Oportunidades 4.- 5.- Estrategias (FO) 1.- 2 .- Uso de fortalezas 3 .- para aprovechar 4.- Oportunidades 5.- Estrategias (DO) 1.- 2 .-Vencer debilidades 3.- aprovechando 4.- Oportunidades 5.- Estrategias (FA) 1.- 2 .- Usar fortalezas para 3. evitar Amenazas 4.- 5.- Amenazas (A) 1.- 2 .- Lista de 3 .- Amenazas 4.- 5.- Estrategias (DA) 1.- 2 .- Reducir al mínimo 3 .-debilidades y evitar 4.- Amenazas 5.-

19. 3. AUTOEVALUACION, es • Un proceso de evaluación, mediante el cual un Programa, la Unidad, o la Institución: • Reúne y analiza información sustantiva acerca de sí misma, • Contrasta sus propósitos declarados con un conjunto de estándares previamente definidos y aceptados, • Apoya la toma de decisiones.

21. 3.1. CONDICIONES FUNDAMENTALES PARA UN PROCESO AUTOEVALUATIVO ADECUADO a) Existencia de una Comisión de Autoevaluación que facilite y promueva, en todo momento, la participación activa de los integrantes de la Unidad. b) Interés y participación permanente. c) Disponibilidad de información sustantiva y válida, y capacidad de análisis de la misma. d) Compromiso de los participantes con la búsqueda de resultados concretos de mejoramiento.

22. 3.2. SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PLAN ESTRATÉGICO OPERATIVO 2004 Proceso dinámico y permanente, que garantiza la retroalimentación y la toma de acciones correctivas, relacionadas con el desarrollo y ejecución del Plan Estratégico Operativo. • Decano, Directores y Jefes de Departamento, Coordinadores • Comisión de Autoevaluación y Oficina de Control Interno. • Generar reportes e informes de gestión • Informe de avance del Plan Estratégico Operativo. • Tomar decisiones y acciones correctivas Ciclo Deming Acciones Correctivas P PLAN ESTRATÉGICO OPERATIVO 2004 Seguimiento y Evaluación E

23. EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN NO... SÍ... Dedicar mucho tiempo a la recogida de datos. Es imprescindible rellenar todas las tablas (pueden usarse nuevas tablas). Analizar los datos. Emitir juicios de valor fundados. Proponer acciones de mejora. Analizar las causas de la falta de datos y proponer soluciones. * Flexibilidad * Rigor * Gran dedicación * Objetividad, rigor * Transparencia * Participación * Consenso

24. 3.3. EN LA UNIVERSIDAD CATÓLICA EL CAMBIO DE ACTITUD ES UNA EXIGENCIA Cambio de actitud personal (“ver los problemas desde la perspectiva de los usuarios”) Labor permanente de mejora y actualización de los procedimientos y acciones que cada uno realiza Sondeo continuo del grado de cumplimiento de los compromisos asumidos y del nivel de satisfacción de los usuarios Efectos del Servicio prestado Constituirán una “Fortaleza” cuando sean evaluados los servicios que se presta a cada usuario Taller de Autoevaluación - Arequipa, enero de 2004

26. “¡Yo soy el jefe!” 3.4. OPOSICIÓN: LÍDER CONTRA GERENTE El Paradigma: “Mi personal está mal, Yo estoy bien”,debe ser desterrado. Antes Ahora CONSULTORIA INTEGRAL CON SENTIDO EMPRESARIAL

27. 3.5. LA AUTOEVALUACIÓN BENÉFICA • Permite a la Universidad: • Discernir fortalezas y debilidades • Distinguir potencialidades • Desarrollar un plan de mejora • Efectuar un seguimiento del progreso realizado

28. 3.6. PLAN DE CALIDAD Y OBJETIVOS OBJETIVOS Evaluar los niveles de calidad de los servicios y sus resultados Plan de calidad de los servicios y gestión de la Unidad Diseñar y ejecutar planes de mejora continua de los servicios Racionalizar los procedimientos administrativos Explotar los avances y tecnologías de la información y del conocimiento Mejorar la selección y la formación continua del Profesorado Fomentar el trabajo en equipo y participativo en red dentro de la propia UCSM y las iniciativas conjuntas con otras universidades Establecer públicamente compromisos de calidad con los usuarios Integrar las demandas de los usuarios a la oferta de servicios Mejorar la calidad y accesibilidad a la información ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Unidad de Auditoría Académica

29. 3.7. MODELO DE EXCELENCIA 1. Quiero ser una Institución excelente Quiero tangibilizar los principios de TQM 2. Me fijo en un modelo de Excelencia que me sirva de referencia ¿qué hago? ¿Cuál? EFQM Hacia la Excelencia Académica Camino seguro 4. Detecto Fortalezas y áreas de mejora, es decir, preciso lo que “hago” y lo que “no hago y debería hacer” ¿cómo lo utilizo? 3. Realizo autoevaluaciones para comparar mi Unidad Académica frente al modelo ¿qué consigo?