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TEBNET 電子書聯盟現況發展與思考綜述

TEBNET 電子書聯盟現況發展與思考綜述. 景祥祜 逢甲大學財稅系教授兼圖書館館長 2002.10.18. 受限於圖書館的財務預算，透過圖書館聯盟的機制可為單一獨立圖書館創造更多、更優質的資訊服務。在圖書館聯盟下包含了許多單一獨立的圖書館，個別面對內部不同的教學與研究環境及不同類型的資訊需求行為，因此每一圖書館的服務型態與價值觀出現相當明顯的差異性。影響所及， 許多圖書館聯盟的成員圖書館對於聯盟營運的價值觀認知不一致，因而在聯盟各項工作推動上產生衝突、挫折、或缺乏生產力。

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TEBNET 電子書聯盟現況發展與思考綜述

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Presentation Transcript

  1. TEBNET電子書聯盟現況發展與思考綜述 景祥祜 逢甲大學財稅系教授兼圖書館館長 2002.10.18

  2. 受限於圖書館的財務預算，透過圖書館聯盟的機制可為單一獨立圖書館創造更多、更優質的資訊服務。在圖書館聯盟下包含了許多單一獨立的圖書館，個別面對內部不同的教學與研究環境及不同類型的資訊需求行為，因此每一圖書館的服務型態與價值觀出現相當明顯的差異性。影響所及，許多圖書館聯盟的成員圖書館對於聯盟營運的價值觀認知不一致，因而在聯盟各項工作推動上產生衝突、挫折、或缺乏生產力。受限於圖書館的財務預算，透過圖書館聯盟的機制可為單一獨立圖書館創造更多、更優質的資訊服務。在圖書館聯盟下包含了許多單一獨立的圖書館，個別面對內部不同的教學與研究環境及不同類型的資訊需求行為，因此每一圖書館的服務型態與價值觀出現相當明顯的差異性。影響所及，許多圖書館聯盟的成員圖書館對於聯盟營運的價值觀認知不一致，因而在聯盟各項工作推動上產生衝突、挫折、或缺乏生產力。 本報告將透過組織管理的理論工具，由核心價值〈core values〉的層面，檢視台灣電子書聯盟〈TEBNET〉的營運狀況、效益分析及其所產生的問題，並對未來聯盟營運機制的發展歸納出有效管理之關鍵因素。

  3. AGENDA • Background • TEBNET Core values • TEBNET Structure & development stage • TEBNET Performance • Discussion & Suggestion

  4. Initates / Background 1.IT Development 致知識載體多元化eJournal、eBook 2. Financial Difficulties  Cooperation

  5. Initates / Background 3. 圖書館將由自給自足轉變為合作的模式 ．有限之人力及經費資源下欲創造最大服務效益，以聯盟(consortia)方式為最佳選擇 ． 聯盟目的：可做到單一館無法達成之效益 例: Interlibrary loan Interlibrary document deliver service Cooperative acquisition Cooperative cataloguing Share storage facilities Seminars / Training joint programmes

  6. Initates / Background ４. 聯盟營運模式 • Participants oriented model • Purpose oriented model • Client oriented model 5. 聯盟組織運作方式 　- 分權式：無外來資金和專人，無法有效管理 　- 集權式：可克服上列缺失，並獲得較大折扣　

  7. Initates / Background ６. TEBNET (臺灣電子書聯盟) 成立宗旨 透過聯盟機制，以聯合採購降低採購相關成本 同時建立電子書聯合館藏，以達資源共享目標 • Subscription clubs  strategic alliances • Members individual core values conflict 、nonproductivity、frustration (out of alignment) • Core values ： vision 、mission 、 strategy

  8. Introduction TEBNET • 2001年由中區五所大學圖書館發起 　成立TEBNET電子書聯盟 • 目前有21個會員，服務超過20萬師生 • 2002年3月完成第一批採購 (order 7128筆 + free 3423 筆) • 預計2003年3月進行第二批採購, 會員數將突破40個會員圖書館

  9. TEBNETCore value – vision, mission, strategic • 參考國外聯盟組織 經營理念 - soliNET, Amigos, CAUL： 協同合作 (Collaborative ), 公平 (Equal-Footing Basis) • TEBNET Vision： 良好溝通, 協調管道, 成本效益, 資源公平共享

  10. TEBNETCore value – vision, mission, strategic TEBNET Mission： • 以符合成本效益為原則 • 鼓勵及協助利用IT, 提供更優質服務 • 良好溝通管道, 分享技術, 經驗,解決方案 • 協同合作提供在職進修, 教育訓練, 技術支援和知識管理 • 在公平原則下,共享電子資源和成本分攤

  11. TEBNETCore value – vision, mission, strategies TEBNET Strategies： • 成本控制 (cost control) • 保存 (preservation) • 組織成長 (growth) • 創新 (innovation) • 確保服務品質 (assurance) • 增加會員圖書館 (market shares) • 國際化 (internationalization)

  12. TEBNETCore value – vision, mission, strategies TEBNET goals： • 成本公平分攤 • 資源共享 • 永續經營

  13. TEBNET Framework

  14. TEBNET 發展三階段

  15. TEBNET 發展三階段 • 萌芽期 (startup stage) 設置對內及對外的溝通管道, 確認TEBNET服務功能, 起草及簽訂合作契約書, 訂定營運指導方針,簡化流程 • 擴展期 (Expansion stage) 擴展組織成員, 改善管理模式, 訂定入會門檻, 轉為法人化組織 • 第三階段 跨國策略結盟, 增強競爭優勢, 取得認同獲得經費補助

  16. TEBNET 績效分析 達到營運最大成效,須檢視核心價值與組織 內部功能架構, 人員管理, 系統流程, 作業方 式及溝通管道是否一致或偏離? • 實質效益： • 無形效益： • 營運成本 • 經費預算

  17. TEBNET 績效分析 • 實質效益 (Tangible Benefits)分兩個面向: • 資源共享 – 以社會科學和自然科學學科為例 • 成本效益 – 節省採購成本

  18. 資源共享擴展率:個別圖書館 vs. TEBNET

  19. 成本貢獻差距 個別購買 vs. 集體採購

  20. TEBNET採購成本之節省

  21. TEBNET 績效分析 • 2. 無形效益 (Intangible Benefits) : • 採購作業流程較有效率, 減少會員圖書館重覆作業成本 • 透過對話窗口與代理商及專業顧問溝通, 增進會員圖書館間之交流 • 協同在職進修及訓練, 了解電子書合作模式 • 融入電子學習計劃, 提昇館員專業能力

  22. TEBNET 績效分析

  23. TEBNET 績效分析 • 4. 經費預算 : • 非正式組織, 無任何經費支應 • 多數營運和行政處理皆由逢甲大學圖書館館員以自願方式支援 • 少部份成本由主要會員館分攤 • 其他會員僅需支付出席會議成本 •  成本貢獻不公平

  24. TEBNET 組織面臨之問題 未來發展 應將組織的核心價值觀 (core values) 與現行組織運作流程(practices)間之偏離縮小, 根據績效分析結果發現問題： • 缺乏公平機制之效益分享 各館均有貢獻程度差距, 但效益分享卻無分別 • 欠缺穩定之組織架構 全新的自願性質非正式組織, 未來如何支援各項服務

  25. 問題與建議 1-1 :缺乏公平機制之效益分享 1.改善會員制度 將會員權利義務區分為具有決策權及一般性會員 2.改善營運經費規劃 因持續充足的經費是永續經營成功的關鍵, 故 - TEBNET將收取年費, 基本費, - 由會員分攤購買成本, 並限制可共享資源比例 - 由會員分攤大型專案計劃產生之成本 (如館員 訓練計劃, 教育學程, 組織重整等) -獲得政府單位認同及資金補助

  26. 問題與建議 1-2 :缺乏公平機制之效益分享 3.改善溝通管道 溝通管道暢通與否影響效益分享公平機制 - 持續溝通以確保TEBNET核心價值觀與各校政策 相符 - 良好溝通以分享經驗及技術, 拉近核心價值觀, 降 低溝通和行政管理成本. 4.改善教育訓練 定期舉行在職訓練或研討會減少組織文化差異, 降低組織衝突, 增加運作效率

  27. 問題與建議 2-1:欠缺穩定之組織架構 1.尋求穩定管理階層 因大學圖書館館長多數是兼職, 異動頻繁, 影響 管理效益, 故： - 改善現行五個主要會員圖書館相互 支援功能, 若有異動可由其他會員圖書館接替工作 - 每一會員圖書館亦需建立同一相互支援系統, 以確保館長異動後 仍可順利運作

  28. 問題與建議 2-2 :欠缺穩定之組織架構 2.考慮轉為正式組織 影響會員組織穩定的因素尚包括: 合作項目責任 義務分攤的多寡, 電子書擁有權, 是否超過預算. - 故擬成立公司法人組織, 設立管理團隊統籌 TEBNET運作. - 後期可委外由專業公司處理服務性質業務, 以 降低行政成本及人力支出.

  29. 問題與建議 2-3 :欠缺穩定之組織架構 3.設置專職員工 TEBNET無專人負責行政業務, 大都是自願性服務 - 因此設置專職員工可促成共同合作意願及協調 各項協同活動, 將可提高行政效率 - 設置專職人員，成本將可清楚的標示於財務 報表，可有效率地控制行政成本 .

  30. 結論 • 已針對TEBNET的體系內，組織運作的核心價值觀(Core Vales)和與現行組織運作(Practices)存在顯著偏離情形(Out of Alignment) 提出改進方向 • 組織架構、功能及營運模式仍須靠組織自我審視及因應外部與內部環境隨時間不斷的變動(Sustainable Changes), 而作不斷改善(Evolving)

  31. Dynamic Sustainable Changes: Alignment of Core Values and Actions

  32. 審視TEBNET運作機制之五個方向： 1.不論讀者、館員、會員圖書館、合作廠商、政府單位等其價值觀須與聯盟經營理念一致(Aligned Business Theory) : 圖書館聯盟的組織基礎隨著核心價值觀共識之達成而更形鞏固，有助共同目標設定、政策之擬定和簡化作業程序。

  33. 審視TEBNET運作機制之五個方向： 2.理念一致須靠有效地溝通 透過有效地溝通，彼此信任程度、互相支援、專業技能提昇及團隊精神都可獲得改善。同時，可了解通每一會員圖書館的需求及貢獻度，以利組織運作。

  34. 審視TEBNET運作機制之五個方向： 3.持續有效溝通，長期承諾容易達成 : - 有效的溝通是使圖書館聯盟的每一參與者都 應重視長期的承諾而非短期成就感 - 為確保合作意願和會員或政府之長期經費支 援, 持續與各會員圖書館溝通灌輸經營理念 是達到會員長期承諾的成功的關鍵因素。 - 不斷溝通可激發會員圖書館支持聯盟活動， 以確定其長期成諾，

  35. 審視TEBNET運作機制之五個方向： 4.組織的穩定與進步仰賴知識管理 - 由於人員異動和組織改變，知識管理過程更 顯重要。 -經由知識管理，有關人事、服務、產品、操 作過程的經驗及技術和問題解決方式可有組織 化的保存紀錄下來，以作為傳播、創新之依據， 進而確保圖書館聯盟的穩定

  36. 審視TEBNET運作機制之五個方向： 5.績效評估： - 運用績效評估制度不斷檢視圖書館聯盟營運 效益 - 績效評估後，修正策略以確保圖書館聯盟、 會員圖書館、讀者、社區和政府單位之核心 價值觀無偏離

  37. 圖書館聯盟成效取決於： • 會員圖書館是否了解他們在聯盟內扮演的角色， • 會員圖書館是否能採主動積極態度合作與協助聯盟活動 • 會員圖書館處理內部日常作業程序、顧問群、代理商和出版者之間是否有良好的溝通管道， • 會員圖書館的政策與圖書館聯盟的核心價值觀是否一致

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