680 likes | 780 Views
归档文件整理规则. 李 颖. 档案 : 指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 基层档案工作: 一、 档案机构及职责 二、档案的管理 三、档案的利用. 一、档案机构及职责 (一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度: (二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作; (三)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案; (四)监督、指导所属机构的档案工作。.
E N D
归档文件整理规则 李 颖
档案:指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案:指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 • 基层档案工作: • 一、档案机构及职责 • 二、档案的管理 • 三、档案的利用
一、档案机构及职责 (一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度: (二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作; (三)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案; (四)监督、指导所属机构的档案工作。
二、文书档案的管理主要包括以下内容: (一)收集:需要明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围,即对文件材料的归档价值进行鉴定。 (二)整理:依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六大环节。 (三)排架:方便利用、销毁。 (四)编写归档文件整理说明。 (五)保管:库房面积、装具;“八防”设施设备;统计
(六)同时进行档案实体的双轨制处理(电子文档)、档案的现代化检索工具的制作(计算机著录)(六)同时进行档案实体的双轨制处理(电子文档)、档案的现代化检索工具的制作(计算机著录) (七)档案移交 三、档案的利用: (一)查阅 (二)深层次开发、编研
归档文件整理规则 1范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2归档文件的定义 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 3归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
3.1 归档文件整理的意义: 一是归档文件编号后,能方便排架管理。二是归档文件经分类、编号后,能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。三是归档文件划分保管期限后,档案的鉴定、销毁工作更加方便。四是归档文件装订、装盒后,能防止灰尘及库内热量、水份很快地渗透到档案文件材料中,从而能对档案进行较好的保护。五是归档文件分类、编号后,在利用档案时,档案的存取更加方便。如果不对零散的归档文件进行整理,档案管理便无从谈起。
3.2 整理方式:应选择分散整理,即由文书处理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。这样做的优点是:能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处;文书和业务人员易在整理归档文件过程中找到散失的文件材料。 3.3 整理时间:最好采用随办随归方式,能够将年终集中整理归档文件的时间,分散到平时每一份文件形成的过程中,将一份文件的整理、归档作为文件形成或承办的一部分。 3.4 归档文件整理新方法与传统立卷方法相比工作量、经费的节约:
传统立卷方法一般有分类、组卷、卷内文件排列、编页号、填卷内目录和备考表、拟写案卷题名、划分保管期限、填写案卷封面、装订、编案卷号、编案卷目录等十几个工作环节,装订在形成案卷之后。归档文件整理新方法只需装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六个工作环节,装订一般在其他整理环节之前。简化了一半的工作程序和环节。 传统立卷方法一般有分类、组卷、卷内文件排列、编页号、填卷内目录和备考表、拟写案卷题名、划分保管期限、填写案卷封面、装订、编案卷号、编案卷目录等十几个工作环节,装订在形成案卷之后。归档文件整理新方法只需装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六个工作环节,装订一般在其他整理环节之前。简化了一半的工作程序和环节。 传统立卷方法一般每50页用一个硬卷皮,新的归档文件整理方法每400页(归档文件材料有若干盒时)用一个档案盒,可节省很多装具费用。
所以建议一些使用传统立卷方法的企业尽快采用新的归档文件整理方法。所以建议一些使用传统立卷方法的企业尽快采用新的归档文件整理方法。 3.5整理原则 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 3.6质量要求 ①归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 ②整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 4整理方法及步骤
4.1装订 ①装订前的处理工作: A拆除金属物、主要是为了防止金属物氧化、腐蚀,损害归档文件的纸张,影响其寿命。(短期保存的归档文件不必去掉金属物,黄河以北及西北内陆地区,因气候干燥,在具备较好库房条件的情况下,对不需要移交进馆的归档文件可不拆除金属。已装订成册不便拆除金属物的出版物不必拆除金属物) B修裱破损文件。
C复制褪变文件。复制的对象是发生字迹模糊、字迹易扩散或褪变的重要归档文件。如热敏纸传真件上的文字,用铅笔、彩色笔书写或修改的文字。C复制褪变文件。复制的对象是发生字迹模糊、字迹易扩散或褪变的重要归档文件。如热敏纸传真件上的文字,用铅笔、彩色笔书写或修改的文字。 D折叠超幅面纸张,折叠后应尽量将文件的首页标题露出,折痕应尽量在文字及图表之外,折叠后的纸张应容易打开,如采用手风琴式折叠方式。 ② 装订的单位: 归档文件应按件装订。一般每份文件为一件
正本与定稿一般为一件。正文与附文一般为一件。原件与复制件为一件。转发文与被转发文为一件。请示与批复为一件。内容反映多个单位的报表、名册、图册等,由于它们的内容相对完整,按其本来的装订方式,一册(本)为一件。当请示(包括本单位的请示、外单位的请示)没有复文时,视其是否有处理结果,如有处理结果,在发文用纸或收文纸上注明(或在文件正文左上空白处注明),将请示作为一件。如没有处理结果,正本与定稿一般为一件。正文与附文一般为一件。原件与复制件为一件。转发文与被转发文为一件。请示与批复为一件。内容反映多个单位的报表、名册、图册等,由于它们的内容相对完整,按其本来的装订方式,一册(本)为一件。当请示(包括本单位的请示、外单位的请示)没有复文时,视其是否有处理结果,如有处理结果,在发文用纸或收文纸上注明(或在文件正文左上空白处注明),将请示作为一件。如没有处理结果,
不必存档。 ③装订时文件排序:装订时,正本在前定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后请示与复文作为一件时,复文在前,请示在后 ④装订的材料、部位及对齐方式: 统一要求用不锈钢夹,左侧串开装订,归档文件左、下侧对齐。 4.2分类 全宗是一个国家机构、社会组织或个人
形成的具有有机联系的档案整体。设立全宗的主要资格是立档单位具有独立法人资格形成的具有有机联系的档案整体。设立全宗的主要资格是立档单位具有独立法人资格 当机构发生变化时,就应考虑重新划分全宗。划分全宗有几种情况:①新成立的机关②一个机关几块牌子③无人员编制的委员会④乡、镇、场、办事处设立汇集全宗⑤内部机构不建立全宗,距离较远的、专业档案数量特别多的内部机构和不设立全宗的派出性机构,其档案可单设目录管理。
分类是指在一个全宗内,先按门类分开,如文书档案、基本建设档案、会计档案、照片档案、实物档案、设备档案、人事档案……再在各门类内按一定的规律分开,如文书档案下设的一级类目、二级类目。分类是指在一个全宗内,先按门类分开,如文书档案、基本建设档案、会计档案、照片档案、实物档案、设备档案、人事档案……再在各门类内按一定的规律分开,如文书档案下设的一级类目、二级类目。 4.2.1 分类方法: 归档文件可以采用以下几种分类方法: ①年度—机构—保管期限分类法。这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种
分类方法排列档案时,档案柜架不必留空位,避免库房的倒架。一般单位可采用此方法。 ②年度—问题--保管期限分类法。适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位,避免库房的倒架。不适用机构分类法的单位,一般可采用此方法。 ③年度—保管期限分类法。这种分类方
法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便,便于档案的管理,缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件目前我市基层单位采用的就是这三种方法。法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便,便于档案的管理,缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件目前我市基层单位采用的就是这三种方法。 4.2.2与这三种方法对应的分类方案如下: ①与“年度—机构—保管期限分类法”相对应的分类方案。如:2001年:办公室---永久、长期、短期;业务一科---永久、长期
短期;业务二科---永久、长期、短期。2002年:办公室…..业务一科…..业务二科短期;业务二科---永久、长期、短期。2002年:办公室…..业务一科…..业务二科 • ②与“年度—问题--保管期限分类法”相对应的分类方案。如:2001年:党群类—永久、长期、短期;业务类—永久、长期、短期;行政类—永久、长期、短期。2002年:党群类…业务类…行政类 • ③与“年度—保管期限分类法”相对应的分类方案。如:2001年:永久、长期、短期2002年:永久、长期、短期;2003年……
4.2.3年度:文件的形成年度。 4.2.4分类机构:即单位的内设机构名。“办公室”“业务一科”等 4.2.5问题:即问题的名称。“党群类”“业务类”“行政类”等。 4.2.6文件归类的一般规定: ①内容原则.即主要根据归档文件的内容及其所反映的活动领域归类.如反映的是某个
内设机构职能的归档文件应归入该机构;反映党务工作的归档文件归入党群(党务类)类。内设机构职能的归档文件应归入该机构;反映党务工作的归档文件归入党群(党务类)类。 ②一致性和规律性原则。即在一个立档单位归档方法应一致,即便归错了类,也要将其他相同文件归到一个类,以便在利用档案时,查全这类归档文件。 ③综合性文件应归入综合类(按问题分类的类目)或综合机构类(按机构分类的类目),专门性文件应归入业务类(业务部门
或业务问题的有关类) ④涉及到两个以上机构或问题的文件,如有侧重,应将其分入主要问题的类目中;如无侧重,则归入综合类(按问题分类的类目)或综合机构类(按机构分类的类目) ⑤优先归入本专业类。如一份文件包含本专业和其他专业的内容,可将其归入本单位的本专业有关类目。 ⑥归类时务必明确类目含义。分机构应按文件内容所属机构的职能归类,不是一律
按文件署名的机构归类。 ⑦整体原则。围绕某一形成的一套文件材料是一个不可分割的有机整体、归类时应维护其完整性。如围绕贯彻党的十六大形成一定数量的文件材料,这些文件材料应从整体原则考虑,统一归入某个类。 ⑧归类的优先顺序。归类的优先顺序是:有最适合的类就归入该类,无最适合的
类则考虑归入相关类(即靠类归类);无相关类,则考虑归入“其他”类;无“其他”类则考虑归入综合类。如同一类归档文件多,又无专门类时,可考虑增加类目。类则考虑归入相关类(即靠类归类);无相关类,则考虑归入“其他”类;无“其他”类则考虑归入综合类。如同一类归档文件多,又无专门类时,可考虑增加类目。 • 类名举例: • 一般单位可设:党群类、业务类、行政类 • 党委综合部门可设:综合类、组建类、群团类、政法类、宣传类、科教类、农业类、工交类、财贸类、计统类、劳人类等。
政府综合部门可设:党群工作类、行政综合类、农林水利类、工业交通类、财粮贸易类、计统基建类、科教文卫类、劳动人事类、行政事务类。政府综合部门可设:党群工作类、行政综合类、农林水利类、工业交通类、财粮贸易类、计统基建类、科教文卫类、劳动人事类、行政事务类。 • 发展计划部门可设:党群工作类、行政管理类、组织人事类、经济综合类、国土资源类、固定资产类、重点项目类、基本建设类、对外经济类、财经贸易类、能源管理类、工业经济类、农村经济类、社会发展类、技术协作类、农业区划类、交通战备类等。
人寿保险单位可设:党群工作类、行政管理类、劳动人事类、寿险业务类、纪检监察类、财务管理类、代理业务类等。人寿保险单位可设:党群工作类、行政管理类、劳动人事类、寿险业务类、纪检监察类、财务管理类、代理业务类等。 • 民政部门文书文件材料可设:党群工作类、行政管理类、劳动人事类、优抚安置类、救灾救济类、社会福利类、基层政权类、区划地名类、社会事务类等。 • 民政业务文件材料(业务档案)可设:国内公民婚姻登记类、涉外(港澳台)婚姻登记类、收养登记类、社团登记类、民办
非企业单位登记类、退伍军人类(前六项为民生档案)地名类、勘界类。非企业单位登记类、退伍军人类(前六项为民生档案)地名类、勘界类。 • 中专、技校、中学等的文书文件材料可设:党群工作类、行政管理类、教学工作类(分综合类、教务类、学籍类、教研类、培训类)等。 • 石油销售部门可设:党群工作类、行政管理类、销售业务类、企业管理类等。
工业企业档案分类: 一级类目名称: 1、党群工作类2、行政管理类3、经营管理类4、生产技术管理类5、产品类6、科学技术研究类7、基本建设类8、设备仪器类9、会计档案类10、干部职工档案类 (1)、党群工作类下设二级类目有①党务工作,党务工作包括党委综合性工作、党员代表大会或党委其他有关会议,党委办公室其他事务性工作等。②组织工作,组织工作包括组织建设,整党建党,党员和党员
干部管理,党费管理等。③宣传工作,宣传工作包括理论教育,各种工作活动宣传,政治思想工作与精神文明建设等。④统战工作,统战工作包括民主党派工作,无党派人士工作,港澳台工作,华侨工作,民族事务,宗教事务等。⑤纪检工作,党风治理,纪检检查,案件审理,信访工作等。⑥工会工作,工会工作包括职工代表大会,职工民主管理,劳动竞赛,劳保福利,女工工作,文化艺术和体育活动等。⑦共青团工作,共
青团工作包括组织建设,政治思想教育,团员大会,团员管理,团费管理,青少年工作等。⑧协会工作,协会工作包括各专业学会、协会工作,各群众团体活动等。 青团工作包括组织建设,政治思想教育,团员大会,团员管理,团费管理,青少年工作等。⑧协会工作,协会工作包括各专业学会、协会工作,各群众团体活动等。 (2)、行政管理类下设二级类目有①行政事物,行政事物包括企业综合性行政事务工作,厂务会议,厂长(经理)办公室工作,文秘工作,机要保密工作等。②公安保卫,公安保卫包括社会治安,武装保卫枪支弹药管理,民兵工作,消防,交
通管理,刑事案件审理,人防工作等。③法纪监察,法纪监察包括法律事务,政纪监察,违纪案件审理等。④审计工作,审计工作包括各项审计工作活动等。⑤人事管理,人事管理包括干部管理,工人招聘、录用、调配工作,企业劳务出口工作等。⑥教育工作,教育工作包括普通教育,中专和职业教育,高等教育,职工在职培训,幼儿教育等。⑦医疗卫生,医疗卫生包括卫生监督管理与管理,职工防病治病,计划生育工作等。 通管理,刑事案件审理,人防工作等。③法纪监察,法纪监察包括法律事务,政纪监察,违纪案件审理等。④审计工作,审计工作包括各项审计工作活动等。⑤人事管理,人事管理包括干部管理,工人招聘、录用、调配工作,企业劳务出口工作等。⑥教育工作,教育工作包括普通教育,中专和职业教育,高等教育,职工在职培训,幼儿教育等。⑦医疗卫生,医疗卫生包括卫生监督管理与管理,职工防病治病,计划生育工作等。
⑧后勤福利,后勤福利包括职工生活福利,食堂,商店,幼儿园,农牧副业,职工住房,企业第三产业等。⑨外事工作,外事工作包括企业涉外活动。 ⑧后勤福利,后勤福利包括职工生活福利,食堂,商店,幼儿园,农牧副业,职工住房,企业第三产业等。⑨外事工作,外事工作包括企业涉外活动。 (3)、经营管理类下设二级类目有①经营决策,经营决策包括企业改革,重大经营战略性决策,企业发展规划,方针目标管理等。②计划工作,计划工作包括企业中、长期计划,年(季)度计划,各项专业发展计划,全面计划管理工作等。③统计工作,
统计工作包括各种统计报表,企业综合性统计分析工作等。④财务管理,财务管理包括资金管理,价格管理,会计管理,自己流通等。⑤物资管理,物资管理包括物资供应,仓库管理,废旧物资回收与修旧利废等。⑥产品销售,产品销售包括市场分析,用户调查,产品销售,广告宣传,售后服务工作等。⑦企业管理,企业管理包括企业普查,企业整顿和企业升级,经济责任制管理,企业管理现代化工作等。
(4)、生产技术管理类下设二级类目有①生产调度,生产调度包括生产组织,调度指挥工作等。②质量管理,质量管理包括企业全面质量管理,产品质量检测和质量控制工作等。③劳动管理,劳动管理包括劳动定额、定员,劳动调配,劳动工资,劳动保护等。④能源管理,能源管理包括能源消耗定额管理,节能降耗工作等。⑤安全管理,安全管理包括安全生产,工伤事故处理,职工安全教育等。⑥科技管
理,科技管理包括新产品开发,科技成果管理,技术引进,技术革新和采用新技术,合理化建议等。⑦环境保护,环境保护包括环境保护检测与控制,污染治理等。⑧计量工作,计量工作包括各种计量检测工作。⑨标准化工作,标准化工作包括企业标准化管理工作,各种标准档案。⑩档案和信息管理,档案和信息管理包括企业档案工作,各类数据管理,电子计算机系统,情报工作,图书资料工作等。 理,科技管理包括新产品开发,科技成果管理,技术引进,技术革新和采用新技术,合理化建议等。⑦环境保护,环境保护包括环境保护检测与控制,污染治理等。⑧计量工作,计量工作包括各种计量检测工作。⑨标准化工作,标准化工作包括企业标准化管理工作,各种标准档案。⑩档案和信息管理,档案和信息管理包括企业档案工作,各类数据管理,电子计算机系统,情报工作,图书资料工作等。
(5)、产品类,产品档案二级类目按产品的种类或型号设置;产品档案基本范围包括同一产品型号内,包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。 (6)、科学技术研究类,科研档案二级类目按课题设置;科研档案的基本范围包括同一科研项目内,包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。
(7)基本建设类,基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置;基本建设档案的基本范围包括同一工程项目内,包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。 (8)、设备仪器类,设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置;设备仪器档案的基本范围包括同一设备仪器内,含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。
(9)、会计档案类,会计档案二级类目①凭证②帐簿③报表④其他 (10)、干部职工档案,干部职工档案二级类目包括干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案。企业职工档案的内容和分类:①履历材料②自转材料③鉴定、考核、考察材料④评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料。⑤政审材料⑥参加中国共产党、
共青团及民主党派的材料 ⑦奖励材料⑧处分材料⑨招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料⑩其他可供组织参考的材料。
在企业档案十个基本大类中的产品类、科研类、基建类、设备仪器类四个大类按科学技术档案整理归档;党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类四大类考虑到它们是以文书档案为主体的,其文件材料的收集、整理、立卷、归档等环节可参照机关档案工作的有关业务规范执行;会计档案类按照会计档案管理办法执行。 在企业档案十个基本大类中的产品类、科研类、基建类、设备仪器类四个大类按科学技术档案整理归档;党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类四大类考虑到它们是以文书档案为主体的,其文件材料的收集、整理、立卷、归档等环节可参照机关档案工作的有关业务规范执行;会计档案类按照会计档案管理办法执行。
收集 整理 整理:依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六大环节。 归档文件整理 4.3排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列 事由是一件具体的事、一个具体的问题、一项具体的活动、一项具体的工作、一次
会议、一项工程、一个事件、一次事故、一次纠纷、一个案件等。会议、一项工程、一个事件、一次事故、一次纠纷、一个案件等。 事由与传统文书立卷的中的“问题”不同,“问题”的概念大,“事由”的概念小。 事由原则的含义:一是同一事由的归档文件应当集中。二是同一事由的归档文件应当优先集中,即先将同一事由的归档文件集中,在同一事由内再按时间或重要程度排列。三是不同事由的归档文件排列方法可按“相同的集中、相近的靠拢、不同的
分开”的排列方法排列,如不同事由间的归档文件按时间、重要程度、问题、责任者等排列。 4.4编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”
号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)如归档文件有发文签发单或收文处理单(有领导实质性意见时,收文单才归档)可放在这份归档文件的首页,并在其上盖归档章,以保护档案原件,归档章填写应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油。号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)如归档文件有发文签发单或收文处理单(有领导实质性意见时,收文单才归档)可放在这份归档文件的首页,并在其上盖归档章,以保护档案原件,归档章填写应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油。 4.4.1全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。 4.4.2年度;文件形成年度,以四位阿
拉伯数字标注公元纪年,如1978。 4.4.3保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。 4.4.4件号:文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。如某单位归档文件按“年度—机构—保管期限”分类,其最后一级类目为保管期限,则在同
一年度、同一机构内,按归档文件排列顺序先编永久保管期限的归档文件件号(从1至N),再编长期保管期限的(从1至N)。一年度、同一机构内,按归档文件排列顺序先编永久保管期限的归档文件件号(从1至N),再编长期保管期限的(从1至N)。 馆编件号按进馆要求标注。 在编号时不应考虑分盒问题,即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连续的,如第一盒从1---20号,第2盒从21号开始编起。 4.4.5机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
4.5编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 4.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期页数、备注等项目(见图A2)。 4.5.1.1件号:填写室编件号。 4.5.1.2责任者:制发文件的组织或个人即文件的发文机关或署名者。发文机关名称太长,可
填写规范化的简称。当文件责任者为个人时,应填写与该文件相应的职务,并在其职务外加(),如(中共湖北省委书记俞正声)。多个责任联合发文时,应选填三个以内的重要责任者。重要责任者一般是本单位或本系统的责任者。文件上无责任者的要考证并加[ ]。 4.5.1.3文号:文件的发文字号。无文号的不填。文件字号的发文代字、年度、顺序号的各部分都不能省略如:黑市档字[2006]5号会议
文件、内部刊物、图纸等的编号,不能作为文号填写。 4.5.1.4题名:文件标题。有的文件除正题名外,还有并列题名、副题名、说明题名的文字的,视正题名是否能反映文件内容,如可反映文件内容,只填写正题名即可,反之,应写全正副题名;如果说明题名的文字可在目录表的题名、责任者、日期等项目中得反映,不必抄录,否则,应如实抄录。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“〔〕”号。题名含义不清,不能揭
示文件内容的,应根据文件内容补充题名。如:关于转发黑市档字[2006]4号文件的通知,补充为关于转发黑市档字[2006]4号文件的通知[执法检查]。第一期黑河档案信息,补充为第一期黑河档案信息[培训班已圆满结束]。干部任职的通知题名要补充文件内本单位任职人员姓名,会议记录的题名要补充会议议题。 4.5.1.5日期:文件的形成时间,以8位阿