Göteborgs universitet förnyas

1. Göteborgs universitet förnyas Arbete våren 2012 2012-01-23 Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

2. Bakgrund till en förnyad organisation Statsmakternas krav, förutsättningar och möjligheter • Samhället ställer ökade krav på universiteten och konkurrensen om studenter och anslag blir starkare. • Universiteten förväntas vara aktiva genom att skapa egna profiler och kunna driva sina frågormera självständigt. • Riksdagens beslut i juni 2010 innebär en ökad frihet för lärosätet att utforma den interna organisationen efter verksamhetens behov. • Riksdagsbeslut i juni 2010 innebär krav på: - Styrelse - Rektor - Kollegial majoritet vid beslut om uppläggning, genomförande och kvalité av utbildning och forskning, samt konstnärligt utvecklingsarbete - Rätt för studenter att vara representerade vid beslut och beredning Organisatoriska och administrativa brister har också påtalats av flera utredningar, studenter och fack. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

3. Grundläggande principer • Att utveckla Göteborgs universitet till ett sammanhållet lärosäte där styrkorna inom olika områden tillåts växa parallellt med att bredden tas tillvara i forskning och utbildning. • Att utveckla och forma universitetet i samspel med omvärlden, samtidigt som den akademiska traditionen hålls levande. • Att säkerställa studentinflytande och fackligt inflytande i alla relevanta sammanhang. • Att värdera alla medarbetare lika och att skapa ett arbetsklimat där alla ges möjlighet att bidra till verksamhetens utveckling. • Att få till stånd tydliga beslutsvägar och processer för gemensamma strategier, regler och policies. • Att utveckla en effektiv och kvalificerad stödverksamhet som stärker både forskning, utbildning och samverkan. • Att det strategiska arbetet bedrivs aktivt vid såväl institutioner som fakulteter och universitetsledning. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

4. Tidplan Göteborgs universitet förnyas 2011 2013 2012 Q3 Okt Nov Mar Q2 Q3 Q1 Q2 Dec Jan Feb Q4 2013-2014 Start ny organisation Styrelsemöte 7 apr Styrelsemöte 12 okt Styrelsemöte dec Styrelsemöte 20 feb Styrelsemöte apr Start ny administrativ organisation • Grupperna A-D • Beslutsnivåer • Ledning • Utbildningsnämnd • Forskningskollegium Beslut om Arbetsordning • Grupp E • Arbetsordning Delprojekt F. Stödprocesser • Utformning av framtida gemensamma arbetssätt • Aktiviteter, roller, stöd • Rollbeskrivningar • Kompetenskrav • Kartläggning av befintlig kompetens • Utformning av funktionell organisation • Resursbehov i processerna • Definition av eventuellt kompetensgap • Bemanning och realisering Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

5. Förslagen från grupperna Grupperna A–D – förslagen presenterades vid • Ledningsrådet – 26 september 2011 • Rektors chefs- och prefektsmöte – 27 september 2011 Förslagen diskuterades i universitetets styrelse, styrgruppen och i ledningsrådet. Grupp E – utkast har presenterats och diskuterats i • Projektets styrgrupp • Ledningsrådet – 28 november 2011 • Rektors chefs- och prefektsmöte – 29 november 2011 Universitetsstyrelsen beslutade vid mötet 14 december 2011 om övergångsbestämmelser inför en ny arbetsordning. Arbetsordningen i sin helhet tar styrelsen beslut om vid sammanträde 20 februari. Delprojekt F – arbete pågår De stödprocessområden som ses över är: Ekonomi, Information och kommunikation, Lokaler, Personal, Planering och styrning samt Utbildningsadministration. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

6. Beställare Övergripande nivå Styrgrupp Stödprocesser Projektlednings-grupp Projektorganisation Referensgrupp/er Facklig samverkan Delprojektnivå Projektledning Stödprocesser Projektansvariga Projektledare Projektstyrningsforum Stödprocesser Referensgrupp Information och kommunikation Delprojektledare Arbetsgrupp Komptens-kartläggning Planering och styrning Delprojektledare Arbetsgrupp Ekonomi Delprojektledare Arbetsgrupp Personal Delprojektledare Arbetsgrupp Utbildnings-administration Delprojektledare Arbetsgrupp Lokaler Delprojektledare Arbetsgrupp Funktionell organisation Referens-grupp Referens-grupp Referens-grupp Referens-grupp Referens-grupp Referens-grupp Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

7. Stödprocesser Tidplan Status januari 2012 • Arbetsgrupperna har kartlagt respektive stödprocess och förbättringsområden har identifierats. Nästa steg är att utforma ett framtida gemensamt arbetssätt inom varje stödprocess. • Referensgrupperna tar del av arbetsgruppernas resultat och är rådgivande åt arbetsgrupperna. • Arbetsgruppen för Planering och styrning startar upp i slutet av januari. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

8. Händelser våren 2012 Mötesplan Rektor, prorektor och förvaltningschef • Rektors förordnande är förlängt av regeringen, tre år, från och med 1 juli 2012 till och med 30 juni 2015. • Rekrytering av ny prorektor är påbörjad. Beslut tas vid universitetsstyrelsens sammanträde 26 april.Prorektors mandattid följer rektors. • Rekrytering av förvaltningschef påbörjas. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

9. Händelser våren 2012 Fakultetsstyrelse och dekan • Nuvarande fakultetsnämnd utser en beredningsgrupp. I denna ska för frågor som gäller beredning och utseende av dekan och prodekan ingå minst en student. • Beredningsgruppen ska i samråd med rektor ta fram förslag till dekan och prodekan. • Beredningsgruppen ska dessutom ta fram ett väl avvägt förslag till övriga 6 platser i fakultetsstyrelsen. En majoritet av de 11 ledamöterna ska ha vetenskaplig/konstnärlig kompetens. • Röst- och nomineringsberättigade är anställda vid GU vilkas anställning omfattar minst 50 % av heltid och som är förordnade tillsvidare eller har ett förordnande som omfattar minst två års sammanhängande anställning. Personer i beredningsgruppen är inte valbara till fakultetsstyrelsen. • MBL • Rektor utser dekan och prodekan. • Valet bör genomföras före april månads utgång. • Ev. ytterligare föreskrifter utfärdas av rektor. Förankring av dekan hos rektor bör ske i mitten av mars. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

10. Händelser våren 2012 Institutionsråd och prefekt • Nuvarande institutionsstyrelse/råd utser en beredningsgrupp. I denna ska för frågor som gäller beredning och utseende av prefekt och proprefekt ingå minst en student. • Nuvarande institutionsstyrelse/råd beslutar om antalet ledamöter i det kommande institutionsrådet. Studenterna ska ha två till tre ledamöter beroende av det totala antalet. • Beredningsgruppen ska i samråd med dekan ta fram förslag till prefekt och proprefekt. • Beredningsgruppen ska ta fram ett väl avvägt förslag till övriga ledamöter i institutionsrådet som ska representera vetenskapligt/konstnärlig kompetenta, TA-personal och övriga anställda. En majoritet av rådets minst 9 ledamöter ska ha vetenskaplig/konstnärlig kompetens. • För att utse övriga ledamöterna i institutionsrådet samt förslag till prefekt och proprefekt anordnas val. Röst- och nomineringsberättigade är anställda vid GU vilkas anställning omfattar minst 50 % av heltid och som är förordnade tillsvidare eller har ett förordnande som omfattar minst två års sammanhängande anställning. • MBL • Dekan utser prefekt och proprefekt. • Valet bör genomföras före april månads utgång. • Ev. ytterligare föreskrifter utfärdas av rektor. Förankring av prefekt hos dekan bör ske i början av april. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

11. Händelser våren 2012 Kartläggning av arbetsuppgifter och kompetens • Arbetet påbörjas i februari. • Ger administrativ personal och teknisk personal med vissa administrativa uppgifter möjlighet att redovisa sin kompetens och sina erfarenheter. • Ger chefer en bra överblick över befintlig kompetens och eventuella behov av kompletterande utbildningsinsatser, liksom vid nyrekrytering vilken ytterligare kompetens som behövs för att klara nya arbetsuppgifter. • Genomförs via webbaserad enkät, med möjlighet till stöd. • Möjlighet att anmäla intresse av att byta arbetsuppgifter/plats inom Göteborgs universitet. • Ska vara klart i april. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

12. Händelser våren 2012 Utformning av funktionell organisation • Utgår från den arbetsfördelning mellan institution, kansli och central förvaltning som kommer fram i arbetet med Stödprocesser. • Utnyttja erfarenheter från andra universitet. • Utnyttja akademisk kunskap, praktisk kompetens och erfarenhet inom Göteborgs universitet. • Utforma en funktionell organisation med tre nivåer och ge en översiktlig beskrivning av den. • Detaljutformning och bemanning görs av respektive chef. • Redovisas för universitetsstyrelsen vid sammanträdet 26 april. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012

13. Händelser senvår och höst 2012 Bemanning och realisering • 1 maj – dekaner och prefekter med mandattid från och med 1 juli 2012 är utsedda. • Dekaner och prefekter kan förbereda sin organisation och bemanningen av den. • Nyvald prefekt kan ha samråd med tillträdande institutionsråd, men inga beslut kan fattas förrän 1 juli 2012. Omvald prefekt kan efter samrådet fatta beslut på sitt gamla mandat. • 1 juli – Nyvalt institutionsråd och prefekt har fullt mandat enlig arbetsordning och delegationsordning. • Motsvarande gäller för dekan och fakultetsstyrelse. • Hösten 2012 fortsätter arbetet med att göra färdigt organisation och bemanning. Göteborgs universitet förnyas - arbete våren 2012