國科會計畫經費結報研習大綱

1. 國科會計畫經費結報研習大綱 一、流程圖 二、經費動支、核銷注意事項 三、國科會計畫經費規定 四、新制多年期計畫 五、結案程序 六、常見缺失 七、相關法規

2. 一、流程圖

3. 二、經費動支、核銷注意事項 1 ﹑採購相關規定 2 ﹑支出憑證的真實性 3 、綜合性問題：請參閱『會計室請購資訊：講習 會相關資料學校部門預算及教育部計畫經費結 報注意事項講習會投影片（99）及中山大學經 　費動支及核銷注意事項』 4 ﹑國內旅費 5 ﹑國外旅費 6、 付款方式

4. 1、採購相關規定 1、採購金額達一萬元以上(含一萬元)之案件，依規定填寫『動支經 費申請單』，並檢附估價單。（估價單應請廠商填寫本校全銜、 估價日期及詳細規格），經核准後方得辦理採購。 2、未達10萬元(含10萬元整)之採購案授權由各單位自行辦理採購、 驗收、結報事宜。 3、10萬元以上之採購案，由事務組辦理採購。 4、動支程序： 10萬元以下：各單位 總務處 會計室 一級單位主管(處、室、院) 10萬元以上：各單位 總務處 會計室 校長 5、 採購相關規定有疑義，請洽詢總務處事務組。

5. 2 、支出憑證的真實性 1.支出憑證：係為證明支付事實所取得之收據、統一發票或相關書據。 2.真實性：計畫主持人執行研究計畫，應本誠信原則對所提出之支出憑証之支付事實真實性負責，如有不實應負相關責任，如有未依補助用途支用或虛報、浮報等情事，應不得報銷，如經該會查核，發現有未依補助用途支用者，應追繳該項支出款。 3.例如：以計畫經費購買與計畫無關之用品；沒有影印資料仍報支影印費；無上工事實卻報支臨時工資等。

6. 3、綜合性問題(1/5) ※統一發票（或收據）應載明：買受人(國立中山大學;76211194)、日期、品名、數量、單價、總價、加蓋商號之發票章（或收據章） • 收據或發票如有遺失，應檢具原立據人（即廠商）加蓋印章負責證明與正本相符之影本。由承辦人註明無法提出正本之原因並加註「無重複列報情事」，並由經手人簽章。 • 收銀機或計算機器開具之統一發票，僅列日期、貨品代號、數量、金額者，應由經手人加註貨品名稱並簽章。（購置文具用品一批、電腦周邊設備一批，務必請詳細註明清單明細） • 三聯式發票應一併檢附收執聯及扣抵聯

7. NOTE • 請務必以收執聯結報 經費結報注意事項-發票範例 若沒有中文品名應加註明細，並由經手人簽章 學校統編 76211194

8. NOTE 經費結報注意事項-收據範例 • 請務必加蓋廠商免用發票專用章及負責人章 請務必加蓋廠商免用發票專用章 買受人應為國立中山大學 負責人章

9. 綜合性問題(2/5) • 非零用金（超過一萬元以上）之公款依規定應逕付廠商，若確有必要先行墊付者，應簽奉核准後方可支予墊付人。 • 除以零用金方式結報外，則每張支出粘存單僅能黏貼同一家廠商。集中採購項目若非為同一廠商，請分別動支與結報。 • 金額一萬元以下請使用零用金方式結報。 • 各項採購案件，凡能一次辦理者，不得化整為零分批辦理。 • 發票、收據之品名欄若以原文書寫者，請擇要譯註中文，另有關單據有外文部分亦請擇要譯註中文。

10. 綜合性問題(3/5) • 辦理經費結報之承辦人不得為驗收證明人。 • 結報金額少於發票或收據金額時，請於粘存單之金額欄註明「實付金額…元」並由經辦人簽章。 • 不能取得單據之購買案，得填寫「支出證明單」，經核准後據以結報。 • 申購「設備費」之動支經費申請單，應事先加會保管組作財產分類，結報時請附財產增加單。 • 購買「冷氣機」應另先加會營繕組。 • 圖書屬財產，請填寫財產增加單送請圖書館登錄財產。 • 一筆貨款或旅費擬由數個計畫或科目共同分攤經費者，應填「支出分攤表」據以結報，並應全案一併送核。

11. 購置設備請附「財產增加單」 請先加會 保管組 一、10萬元以下由 一級單位主管核准 二、10萬元以上由校長核准 1.欲使用其他單位經費 2.購置圖書先加會圖書館財產登錄 1.一萬元以上應先動支 2.檢附估價單正本

12. 逾期需依共同供應契約計算違約罰款 主驗人務必登入且不得與支出粘存單上經辦人同一人

13. 綜合性問題(4/5)

14. 綜合性問題(5/5) • 應列入個人課稅所得者，應以印領清冊結報，並依規定代扣稅額。 • 執行開會超過用餐時間，始得由機關提供便當，報支餐費、便當，需附用餐人員名單，並請務必於用途欄註明用餐事由及人數。另參加對象為本機關人員每餐費用以100元為原則並請提供用餐名單送核。

15. 4、國內出差旅費(1/2) • 出差旅費報告表應先送請人事室銷差，再送會計室核銷。 • 住宿費報支情形： • 出差六十公里以上，得檢據核實在標準內列報住宿 費，未能檢據者，按規定數額之二分之一列支。 • 出差地點未達六十公里，因業務需要，1.事前經機 關核准，2.且有在出差地區住宿事實者，始可報支 住宿費。 • 在同一地點出差超過一個月之住宿費，超過一個月 未滿二個月部分，按規定數額八折報支；二個月以 上部分，按規定數額七折報支。 ※住宿於政府機關或公營事業機構提供之完全免費宿舍者，不得報支住宿費。（93.7.21修正）

16. 國內出差旅費(2/2) • 駕駛自用車者，交通費按同路段公民營客運汽車最高等級之票價報支，不得另行報支油料、過路、停車等費用。 • 出差如有旅行業代辦含住宿及交通之套裝行程，得在不超過（住宿費加計交通費）之規定數額內，以旅行社代收轉付收據報支；搭乘飛機及高鐵者，須另檢附登機證存根。 • 如由出差單位供膳二餐以上者，不得報支膳費。但雜費得按每日膳雜費數額二分之一報支。 • 參加講習、訓練者，訓練機構以提供用膳二餐以上及住宿費者，僅補助往返交通費；如未能提供必要之膳宿者，得衡酌實際狀況，核給往返之交通費、住宿費及按膳雜費之二分之一支給膳費（不得報支雜費）。

17. 5、國外出差旅費(1/2) • 出差人員應於出差前簽報機關首長核准其出差行程及日數；非經事先核准，不得延期返國。 • 經費來源為結餘款者，請加填出國旅費申請表。   • 出差旅費分為交通費、生活費及辦公費，其內容如下： • 交通費：出差人員乘坐飛機、船舶及長途大眾陸運工具所需費用。 • 生活費：出差人員之住宿費、膳食費及零用費。 • 辦公費：出差人員出國之手續費、保險費、行政費、禮品及交際費、雜費。 • 結報時，請檢附出國申請表及國外差旅費報告表，交通費之報支並檢附 1.機票票根或電子機票 2.登機證存根 3.國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據 4.其餘交通費，應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據

18. 國外出差旅費(2/2) • 住宿免費宿舍、過境旅館或在交通工具歇夜及返國當日，生活費按該地區生活費日支數額百分之四十報支。 • 簽證費、護照費、保額400萬元內之保險費 • 註冊費收據請附正本 • 雜費(包括計程車費、市區租車費、禮品費、交際費等)每人每日新臺幣六百元，檢附原始單據報支。 • 出差人員出國前未辦理結匯者，出差旅費應以出國前一日（如逢假日往前順推）臺灣銀行賣出即期美元參考匯價為依據辦理報支。 • 如非搭乘本國班機，得由本人填具因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書。

21. 出國前一日賣出即期滙率

23. 6、付款方式 1.各類所得常用所得名稱、對應所得代碼及稅率一覽表請 於總務處出納組網頁查詢 2.付款方式： (1)存入郵局帳戶：填寫「郵局劃帳印領清冊」 (2)存入銀行帳戶：填寫「電匯銀行專用印領清冊」 (3)開立支票(零用金支票，受款人為計畫主持人) 3.預借款及墊付款之案件 (1)支票開立之受款人為計畫主持人 (2)墊付款案件請儘量提供墊付人帳戶，逕付墊付人 4.支票開立原則上為「劃線支票」，如有特殊需求請註 明開立(支票不劃線) 5.印領清冊表單：請至總務處出納組網站下載。

24. 三、國科會計畫經費規定 1、業務費與研究設備費流用及變更規 定 2、業務費 3、研究設備費 4、國外差旅費 5、管理費不得支用項目

25. 1、業務費與研究設備費流用及變更規定 • 流用規定 1、校內核准：因執行計畫於科目間流用，得填寫「國立中山大 學國科會補助專題研究計畫經費項目流用及變更申請表」， 其流入數 額不得超過原核定金額之百分之20，流出數額不得 超過原核定金額之百分之30，經校方同意，始得報支相關費 用 。 2、國科會核准：超過比率者，應經國科會同意，始得報支相關 費用 • 變更規定 1、校內核准： （1）耗材、物品及雜項費用暨國際合作研究計畫國外學者來臺 費用於業務費逕行調整。 （2）設備費項目，單價未達30萬元者，請註明各項金額。 2、國科會核准： （1）變更原計畫經費項目者。 （2）設備費項目變更單價在30萬元以上者。

26. 2、業務費(1/8) 業務費項包括研究人力費與耗材、物品及雜項費用暨國際 合作研究計畫國外學者來臺費用等。 (一)研究人力費 • 聘用專任助理：依人事室專案計畫人員聘用辦法，校方核准後核薪。 • 聘用兼任助理及臨時工：填送「 國立中山大學國科會專題研究計畫兼任助理及臨時工聘僱申請表」 (結報時連同申請表正本及學生證等相關證件正、反影本附於劃帳印領清冊 ) • 聘用未註冊之新生者：尚未註冊前之工作酬金，得以同級研究生名義按月給付獎助金或研究助學金，但註冊後仍須補送學生證正、反影本送本室備查。

27. 業務費(2/8) • 兼任助理人員每月支領酬金之總額，不得超過國科會之最高標準。(大學：4000、碩士：8000、未獲博士候選人資格： 28000、已獲博士候選人資格：32000 ) • 研究人力費變更： (1)計畫內核有主持費者，如需要變更為專（兼）任助 理人員酬金或臨時工資等 (2)約用助理人員時，應依經費核定清單所核列之助理 人員類 (級)別辦理，如因研究計畫需要，擬變更助 理人員之類 (級)別 上述之變更得由計畫主持人填寫「國立中山大學國科會 專題研究計畫人事費變更申請表」，經校方核准後始得 核銷(如下頁)。

29. 業務費(3/8) • 新進約用助理人員（含專任助理、兼任助理及臨時工），應迴避計畫主持人及共同主持人之配偶及直系血親。 • 工作酬勞名稱依工作項目書寫為主持費、專（兼）任助理薪資或臨時工資及出海津貼…。(表格如4/8) • 臨時工按日或按時支給臨時工資，並附工作日誌。(表格如5/8)

30. 業務費(4/8)-印領清冊表格 回上頁 註明支領年月及項目 計畫代碼及科目 請填入購案編號 請依流程會核

31. 業務費(5/8)-工作日誌表格

32. 業務費(6/8) (二)耗材、物品及雜項費用 • 凡執行計畫所需費用，應依計畫實際需要核實列支。 • 保險費結報：應檢附原始單據覈實報支；其保額不得超過四百萬元。 • 會議、座談、專家研討等如需報支出席費、餐點，須經國科會核定後方可支用，並請附上原計畫清單，俾利審核。 • 報支訪談費需註明訪談日期、內容。 • 報支油費應填「執行研究計畫車輛使用油脂及高速公路通行費明細表」，並詳註車號、起訖地點、里程數、耗油量等資料。 • 購買國外物品，結報時請附外幣兌換水單或信用卡帳單以利核銷。

33. 業務費(7/8) • 參加學會之入會費或年費至多計畫主持人1人次，與計畫相關之專、兼任助理4人次為限。 • 國際電話費請註明通話事由並附上通話明細。 • 出海津貼請依國科會「專題研究計畫研究人員出海作業費補助標準表」給付。（需於事前提出出差及出海申請，核准後始得報支，且不得重複支領膳雜、住宿費，若交通費需報支，應一併結報） • 各項計畫應配合執行期程採購所需物品，請避免計畫即將結束前才進行大量採購。 (三) 國際合作研究計畫國外學者來臺費用 • 依「國科會補助國際合作研究計畫人員出國及來臺作業要點規定」辦理。

34. 業務費(8/8) 不得報支： 1、辦公用品項目如檯燈、電扇、鐵櫃、辦公桌椅、計算機、 佈告欄、文件處理架、鎖、鑰匙、日用品、便當、茶葉、 咖啡、茶點、冷氣及影印機維護費等。 2、非計畫有關人員，不得報支差旅費、保險費及研討會報名 費。 3、本機關人員不得支出席費及審查費等。 4、外籍人士不得支領演講費及審查費。 5、經國科會核定執行大專學生專題研究計畫之大專學生，不 得再支領研究助學金。且不得於所參與之專題計畫內支領 其他費用，其原所補助之耗材物品雜項費用內亦不得報支 差旅費及註冊費。 6、已擔任專題研究計畫專（兼）任助理，不得再兼任臨時工。

35. 3、研究設備費 • 設備須依核定清單項目採購，未依核定項目購置，亦未依規定辦理變更，除依規定辦理經費流出外，未購置項目應繳回國科會。

36. 4 、國外差旅費(1/2) 本項經費包括「國外或大陸地區差旅費」、「出席國際學 術會議差旅費」及「國際合作研究計畫出國差旅費」費用。 • 報支國外差旅費於返國後填報差旅費報告表，並請附上原計畫清單或計畫書有關國外差旅費相關資料，以利核銷。 • 核定項目、出國人員、人數、次數、天數或地點，如有不同時，填寫「國立中山大學國科會補助專題研究計畫經費項目流用及變更申請表」辦理。 • 如因研究計畫需要，擬變更國外差旅費項下之出國目的（如參加國際會議、研究、實驗...等），計畫主持人應於事前填具「專題研究計畫補助經費延期及變更申請表」，敘明理由後函送國科會申請，經國科會同意後始得變更。

37. 國外差旅費(2/2) • 如有不敷支用，不得自其他補助項目流入經費支用或申請追加經費。(報經國科會同意者，不在此限) • 如因故未出國致未動支，應將款項繳回。已支用後之賸餘款，因研究計畫需要，得循校內程序簽報核准後依規定比例辦理流出。 • 繳交出席國際會議註冊費後，因故未能成行，如確屬不可歸責於當事人之事由，經校方同意，始得由在原核定出國經費項下列支。 • 「國家型科技計劃」及「大學學術追求卓越發展延續計畫」，其國外旅費賸餘款，除依規定辦理流出及用途變更者外，應將剩餘款繳回國科會。

38. 5、管理費不得支用項目 1.與研究計畫無關之開支或非執行期限內之開支。 2.與本會補助經費無關之任何墊撥款項。 3.購買土地或執行機構本身庫存之物資及現有之設備。 4.慰勞或餽贈性質之支出。 5.交際應酬費用（因研究計畫需要召開會議而逾用餐時間所提供之餐點除外）、罰款、贈款、捐款及各種私人用款。 6.建造購買或租賃房舍車輛、房舍及傢俱之修理維護等。

39. 四、新制多年期計畫(1/5) • 新制多年期計畫只核一個計劃編號，未結案前之各年經費，均得於執行期限屆滿前繼續使用。 • 執行期間如因研究計畫需要，擬將次年或次次年計畫經費清單核列項目提前支用者，得經校方核准後，於原撥付之款項內調整支用。 • 為符合政府預算執行有關規範及落實計畫之推展，執行單位應檢視每一計畫已撥付款之支用百分比(實支金額/已撥付金額)，每一計畫支用百分比達70%以上者，或未達70%已敘明原因經國科會同意者，始得請撥下一年計畫經費。 • 新制多年期支用明細報告表可於本室網路請購系統自動產生：操作方式如(2/5~4/5) • 如不利用系統產生請填寫紙本「新制多年期支用明細報告表」如(5/5)

40. 新制多年期計畫支用明細報告表(2/5) 3.點選收 支報告 表 1.下拉計畫 2. 請選擇計畫代碼尾 數為”0”之總計畫

41. 新制多年期計畫支用明細報告表(3/5) 請選擇索引視窗內右邊之「多年期國科會格式」

42. 新制多年期計畫支用明細報告表(4/5)回上頁 以「橫印」方式列印出報表並依流程會核完畢後送研發處彙整

43. 新制多年期計畫支用明細報告表(5/5)

44. 五、結案程序 • 經費應於計畫結束後3個月內完成經費結案，並檢附： 結案通知單(如下頁)、計畫申請書、核定清單等資料。 (詳細流程及線上登錄收支報告表,請至會計室網頁佈告欄下載，收支報告表1式3份請主持人於製表人核章) • 新制多年期計畫請於最後一年執行結束後再依上述流程辦理經費結案

46. 六、常見缺失 (1/3) • 單據 1. 一萬元以上採購案須完成請購程序核准後再購置：動 支經費申請單申請日期晚於發票日期；未填寫申請日期 2. 結報日期未填或只填至月 3. 未填買受機關名稱：收銀機或計算機器開具統一發票 、郵票購票證明單等應輸入學校統一編號（76211194） 4. 三聯式統一發票：請附收執聯 5. 物品未有中文品名 6. 有些只寫文具、電腦週邊用品未列明細 7. 資料打字費、車租費、郵資、運費及特殊物品，未說 明其與計畫執行相關性或其用途 8. 非計畫期限之單據

47. 常見缺失(2/3) • 出差(國) 旅費 1.出差申請單申請日期晚於出差日期 2.出差地點距離機關所在地未達六十公里，因業務需 要，事前經機關核准，且有在出差地區住宿事實者 ，始可報支住宿費。 3.駕駛自用汽（機）車者，其交通費得按同路段公民 營客運汽車最高等級之票價報支。 4.研討會及課程、參加成果發表差旅費，需說明其與 計畫執行相關性，並附上述會議及課程之相關資料。

48. 常見缺失(3/3)

49. 七、相關法規 支出憑證處理要點： 網頁：會計室 相關法規 監辦、審查 支出憑證處理要點 • 國科會相關規定： 網頁：研發處 國科會專題計畫 相關辦法 1.行政院國家科學委員會補助專題研究計畫作業要點 2.行政院國家科學委員會補助大專學生參與專題研究計畫作業 要點 3.國科會補助專題研究計畫兼任助理人員工作酬金支給標準表 4.國科會補助專題研究計畫經費處理原則 5.行政院國家科學委員會補助專題研究計畫助理人員約用注意 事項 6.國科會補助專題研究計畫專任助理人員工作酬金參考表 7.修正後國科會計畫專任助理雇主負擔勞健保費用標準表 • 延長計畫執行期限：應事前備文檢同變更清單徵得國科會書面同意方能支用。