Negotiations

1. Group Members Negotiations Didit Pradipto Diki Kurniawan Irwan Himawan Minia Barus Reynando Hutabarat

2. AGENDA • Presentasi Kelompok Tentang Negosiasi • Why • What • Definitions • Negotiation Triangle • Bargaining • Zona Strategi • How • 5 Tahapan Negosiasi • 14 Taktik Negosiasi • Tips Negosiasi Efektif dan Penggunaan Pihak Ketiga • 2. Paparan video clip Kasus Win-win Negotiation • Wawancara dengan Narasumber • Kesimpulan

3. Source of Presentation Smart Negotiating, It’s a Done Deal, oleh: John Patrick Dolan Pubisher: Entrepreuner Press, 2006 Title “Interpersonal Skill in Business Organization”, 2nd edition. Oleh: Suzanne C. de Janaz, Karen O. Dowd and Beth Z. Schneider. Publisher: McGraw-Hill Companies, 2006 Title Title “Organizational Behaviour”, 13th edition. Oleh: Stephen P. Robbins and Timothy A. Judge Publisher: Pearson, 2008

4. Why Do We Negotiate"In a successful negotiation, everyone wins. The objective should be agreement, not victory."

5. Kebutuhan akan Negosiasi Timbul pada: • Konflik yang kompleks • Persaingan Bisnis • Dinamika Manajemen-Karyawan • Perubahan dalam masyarakat

6. Penyelesaian Konflik Arbitration: • Ketikaduapihaktidakmampumenyelesaikankonflik yang terjadi, pihak ke-3 dapatdimintaturutcampurdansecaraobyektifmemberikankeputusan. Kasusdapatberakhirpadaposisimenang-kalahataukalah-kalah Law suit: Terdapat dua pihak yang saling berlawanan/bersengketa. Disini pengacara pihak-pihak yang bersengketa memaparkan duduk perkara dan berujung pada posisi menang-kalah

7. Advantages of Negotiation skills • Kendali lebih baik atas bisnis dan situasi personal • Identifikasi kepentingan • Solusi Win-win • Perbaikan Relationship • Penghematan Waktu • Pengurangan Stress & Frustration

9. Next Presentation By: Minia Barus What

10. What is Negotiations

11. Negotiation • Definisi: • Suatu proses dimana 2 atau lebih pihak saling bertukar barang atau jasa dan mencoba menyepakati tingkat tukar-menukar diantara mereka • (Robbins dan Judge). • Keterlibatan 2 pihak atau lebih dalam suatu proses, dimana setiap pihak memiliki sesuatu yang diinginkan oleh pihak lainnya, dan mereka mencoba mencapai persetujuan melalui suatu proses perundingan • (de Janaz, Dowd dan Schneider). Ilustrasi

12. Dasar dari Negosiasi • Setidaknya harus ada dua atau lebih pihak yang terlibat. • Terdapat kepentingan yang sama diantara pihak yang terlibat. • Masing-masing memiliki tujuan dan sasaran yang pasti. • Menyediakan waktu memadai untuk kelangsungan proses

13. Negotiation Triangle karakter atau apa yang ada di dalam diri kita yang menjadi dasar dalam kita melakukan negosiasi metoda atau teknik yang kita gunakan dalam melakukan negosiasi kebiasaan-kebiasaan dan perilaku kita dalam melakukan negosiasi yang semakin menunjukkan jam terbang kita menuju keunggulan atau keahlian dalam bernegosiasi

14. BARGAINING • Tawar-menawar (bargaining) merupakan istilah yang dalam paparan ini dapat dipertukarkan dengan negosiasi

15. Integrative Bargaining and Distributive Bargaining Strategies • Strategi-strategi integratif (perilaku win-win ) Perundingan Integratif terjadi ketika dua belah pihak tidak hanya mencari hasil apa yang mereka inginkan/butuhkan, tapi mencari hasil yang dapat membantu dan menguntungkan kedua belah pihak. Terkadang dikenal dengan sebutan Win-Win bargaining atau Non-Zero-Sum bargaining (Jumlah tanpa Nol) • Strategi-strategi distributif (perilaku win-lose ) startegi perundingan distributif didasarkan pada usaha untuk membagi /memperebutkan bagian/porsi yang pasti (fixed pie= potongan kue yang pasti) atau sejumlah sumber-sumber, sehingga menghasilkan situasi menang kalah.

16. PersyaratanuntukStrategiPerundingan yang integratif (salingmenguntungkan) Melakukan sebuah pendekatan yang merupakan perlawanannya. Berorientasi pada sebuah pemecahan masalah Sebuah kemampuan untuk menggertak secara effektif Sebuah kemampuan untuk mengindahkan /tidak memperdulikan kepentingan dan prioritas pihak lain

17. Prosesstrategiperundingan yang distributif Perundingan distributif berfokus pada pencapaian tujuan-tujuan dengan segera, dengan sedikit atau tanpa rasa hormat untuk membangun hubungan yang berlanjut. Waktu atau energi yang sedikit dikembangkan dalam memecahkan/menangani konflik yang ada pada negosiasi distributif, solusi yang kreatif sedikit dihasilkan. Satu atau dua solusi yang tetap dipersembahkan dan sebuah keputusan atau pilihan diharapkan hampir dengan segera

18. PERUNDINGANDistributif Vs Integratif Integrative Ada Beberapa masalah yang dibahas Menang- Menang (win-win) Memperbesar bagian yang didapatkan dengan cara menciptakan dan mengklaim nilai/keuntungan. Hubungan kedua belah pihak berlanjut dalam waktu yang lama Dengan Pihak lain saling berbagi kepentingan-kepentingan Berbagi informasi, menjelaskan penyebab dari masalah-masalah yang sedang dihadapi. Distributive MembahasSatuMasalah (padasatukesempatatan/ waktu) Menang-Kalah Memaksimalkanbagian yang didapatkanpadaperundingan Hubunganantarkeduabelahpihakpadasaatperundingansaja. MenjagaKepentingan-kepentingantetaptersembunyi Mengekspresikanposisipadasetiapmasalah Menjagainformasitetaptersembunyi

19. Zona Perundingan dalam Negosiasi Distributif Penjelasannya: Misalnya Pihak A dan B, diwakili oleh 2 orang negosiator. Masing-masing memiliki target point yang menegaskan hal apa yang masing-masing pihak ingin capai. Dilain sisi, kedua pihak juga memiliki resistance point (titik penolakan), yang menandai titik terendah yang dapat diterima. Area bergradasi warna diantara 2 titik ekstrim tersebut membentuk range aspirasi dari kedua pihak. Ketika terjadi perpotongan antara rentang aspirasi A dan B, maka akan terdapat rentang penyelesaian, dimana aspirasi kedua pihak dapat bertemu.

20. Next Presentation By: Irwan Himawan How

21. Berunding dan Memecahkan Masalah • Penutupan dan Implementasi • Klarifikasi dan Justifikasi masalah anda • Persiapan & Perencanaan 2. Definisikan aturan-aturan main dasar 5 Tahapan Negosiasi *) • Klarifikasi apa yang anda mau dan kenapa • Tentukan Alternatif terbaik yang perlu disepakati dalam proses negosiasi (BATNA) • Bangunlah satu kerangka • Buat strategi/naskah • Tetapkan satu agenda kerja • Sepakati bersama kriteria obyektif • Sepakati apa yang harus dilakukan bila akhirnya mufakat tidak tercapai • Diskusikan apa yang tidak boleh dilakuan dalam proses negosiasi, e.g., berteriak, memaki • Perjelas kepentingan anda • Gunakan kerangka agar membuat kasus anda meyakinkan • Gunakan pertanyaan2 utk memahami kepentingan lawan anda • Berilah informasi yang mendukung kasus anda • Berfokuslah pada problem, bukan pada orang • Berfokulah pada kepentingan, bukan pada keadaan (positions) • Lihat kedepan, bukan ke belakangn • Ciptakan pilihan2 untuk mendapat keuntungan2; biasakan sikap win-win • Pilihlah opsi2 dengan menggunakan prinsip, atau kriteria obyektif • Ringkaslah secara verbal kesepakatan2 yang telah disetujui kedua belah pihak • Reviewlah pokok2 kunci untuk memastikan pemahaman • Buat konsep permufakatan secara tertulis • Mintakan kedua belah pihak menandatangani konsep di atas. Catatan: *) Sumber: de Janaz, Dowd & Schneider

22. By John Patrick Dolan 14 TaktikUmumNegosiasi adalah reaksi yang jelas negative terhadap tawaran seseorang. Dengan kata lain bertingkah seolah-olah kaget ketika anda bernegosiasi dengan suatu kelompok yang sedang mengutarakan tujuan mereka Tactic 2 : Silence (Berdiam Diri/Keheningan) Taktik 1 : The Wince (mengernyitkan dahi seolah-olah anda terkejut sekali) Diam adalah emas, itulah power/kekuatan. Jika anda tidak suka dengan perkataan seseorang, atau jika anda telah membuat sebuah penawaran dan menunggu sebuah respon/jawaban, diam bisa menjadi teman baik anda Tactic 3 : The Good Guy/Bad Guy Routine (Kebiasaan menjadi Orang Baik yang sekaligus Jahat) hal ini dirancang untuk seolah-olah anda memberikan kelonggaran / pertolongan dan bermakasud agar kelompok/pihak rekan negosiasi anda berpihak kepada anda

23. 14 TaktikUmumNegosiasi Lanjutan…… variasi dari the good guy/bad guy routine Tactic 5 : The Red Herring Mengalihkan Perhatian Lawan Dari Masalah Yang Sebenarnya/Masalah Utama, dengan Masalah Yang Lain/minor issue Tactic 4 : Limited Authority (Otoritas Yang Terbatas ) Nama taktik ini berasal dari Kompetisi berburu rubah orang inggris jaman dulu. Satu tim akan menyebarkan bau amis ikan pada jalur yang biasa dilalui rubah untuk membingungkan indera penciuman anjing tim lawan dan membuat mereka kehilangan jejak Tactic 6 : The Trial Balloon (Balon Percobaan) Melontarkan Pertanyaan Untuk Mendapatkan Informasi Triall Balloon juga dapat membantu anda untuk mengetahui seberapa seriuskah rekan negosiasi anda dalam bernegosiasi. apakah mereka flexible dan mau bekerjasama, atau berisikeras pada pendiriannya.

24. 14 TaktikUmumNegosiasi Lanjutan…… Tactic 7 : Lowballing (Usaha Untuk Membuat Bingung Sedikit) Penjual akan memberikan penawaran awal yang fantastis, Sekali anda tertarik pada dasar penawaran (inti yang ditawarkan) kemudian mereka akan mulai memukul anda dengan tawaran-tawaran yang lain The bait-and-switch taktik hampir mirip dengan lowballing taktik. Ini adalah sekenario lama dimana anda pergi ke toko mencari barang yang diiklankan di TV dan harganya murah, lalu si sales berkata,” Oh maaf barangnya sudah habis terjual, tapi kami punya produk merk lain dan harganya juga murah” Tactic 8 : The Bait and Switch (Umpan dan Saklar) Tactic 9 : Outrageous Behavior (Sikap yang menyakitkan /menggertak Tujuannya adalah untuk mengacaukan orang lain yang terlibat dalam negosiasi.

25. 14 TaktikUmumNegosiasi Lanjutan…… Sesuatu yang dikeluarkan dalam hitam diatas putih sepertinya sudah tidak bisa dinegosiasikan.Kontrak perjanjian, loan form (formulir pinjaman), dan label harga Tactic 11 : The Vise (Penekanan/Pemerasan dengan tujuan meluruskan) Orang yang menggunakan taktik ini terus menekan pihak lawan untuk berada di garis/posisi terendahnya (dalam sebuah ruang negosiasi) dan membuat korbannya berfikir bahwa mereka mesti membuat suatu kelonggaran agar kesepakatannya tetap berjalan/tercapai. Tactic 10 : The Written Word (Kesepakatan Yang Tertera Pada Kertas) Tactic 12 : The Trade-Off (Pertukaran/Perdagangan) Trade-off adalah perundingan yang disebut barter/pertukaran. Tactic 13 : The Nibble (Mengutil/mencuri-curi kesempatan ) Berusaha untuk mendapatkan sesuatu yang sebenarnya bukan tujuan utama dalam negosiasiera, berusaha menambahkan permintaan2 kecil atau klausul tambahan untuk disepakati. Tactic 14 : Funny Money (Uang Konyol / Hitung - hitungan yang tidak jelas) Berusaha menjelekkan/mencontohkan pihak lain untuk meningkatkan kualitas kita (sebagai penjual)

26. NEGOSIASI EFEKTIF Few Useful Tips

27. Lanjutan…… NEGOSISI EFEKTIF • Pentingnya Hasil: • Identifikasilah dulu pentingnya hasil bagi anda. Lakukan negosiasi hanya jika masalahnya merupakan sesuatu benar-benar penting dan jika anda memilki peluang berhasil.

28. Lanjutan…… NEGOSISI EFEKTIF • Pandangan Kedepan: • Selalu memiliki pandangan ke depan, bukan ke belakang. Kita sangatlah mudah terjebak dalam situasi “siapa telah melakukan apa” dan siapa yang harus disalahkan. Hal ini terkadang kita lakukan untuk menghindari masalah, atau merupakan kebiasaan

29. Lanjutan…… NEGOSISI EFEKTIF • Win-Win : • Menerapkan sikap win-win solution • Karena negosiasi adalah suatu kolaborasi antara pihak-pihak yang memiliki kepentingan dan sasaran yang sama.

30. Lanjutan…… NEGOSISI EFEKTIF • Lakukannegosiasidengankriteria yang obyektif Kriteria yang obyektifseharusnyamerupakansesuatu yang independenataskehendakkeduabelahpihakdansebaiknyaadalahsesuatu yang sah (legitimate) danpraktis.

31. Lanjutan…… NEGOSISI EFEKTIF • Gunakan Pihak keTiga Ketika dua pihak yang berseteru tidak dapat mencapai pemecahan masalah yang dapat disetujui bersama (muatually agreeable resolution), kadangkala dengan melibatkan pihak ketiga akan sangat membantu.

32. Third-party Negotiations • Pihakketigadiharapkandapatmembantumembangunkesepahamanbersamadiantarapihak-pihak yang bertikai.

33. Jenis-JenisPihakKetiga • Mediator - Perantara Mediator adalah pihak ketiga yang tidak memiliki saham di hasil kesepakatan bertujuan untuk membantu para pihak mencapai kesepakatan pada masalah sengketa. Biasanya, semua pihak harus memilih mediator yang tidak memihak

34. Jenis-JenisPihakKetiga Lanjutan…… • Arbitrator – Wasit Seorang arbiter adalah pihak ketiga yang memiliki kekuatan hukum untuk mengikat kedua belah pihak dalam suatu perjanjian

35. Jenis-JenisPihakKetiga Lanjutan…… • Conciliator – Juru Damai adalah seorang yang dapat dipercaya , berperan untuk memastikan apakah aliran mantap informasi yang akurat ada diantara kedua belah pihak

36. Jenis-JenisPihakKetiga Lanjutan…… • Consultant – Penasihat adalah pihak ketiga (experts) yang mengajarkan dan memberi nasihat /masukkan kepada pihak-pihak yang bernegoisasi mengenai skill dan teknik bernegoisasi

37. Next Presentation By: Reynaldo Hutabarat Contoh Kasus Negotiation

38. Contoh 1 - Proses Win-win Negotiation Watch a movie

39. Contoh 1 - Proses Win-win Negotiation • Describe The Problem • Explore The Other Person’s Point Of View • Share and Discuss • Invent Solution • Agree on Solution Don’t attack the person, but attack the problem

40. Next Presentation By: Diki Kurniawan Interview Narasumber

41. CV NARASUMBER Name : Yudha Ariesto Wiryawan Sex : Male Place, date of birth : Bandung, 6th April 1966 Citizenship : Indonesian Religion : Moslem Marital Status : Married ( 2 daughters ) Address : Jl. Maleo No 42, Komplek Antilop Maju Jatiwaringin – Bekasi Contact No.: Residence : (021) 84997083 Hand Phone : 0812-107-8749 Office : Graha Pratama Building 20th floor, Jl. MT Haryono Kav 15 - Jakarta Phone : (021) 8293686, 83793587 ( ext 400 ) Fax : (021) 8293687 Health : Good ( No Physical Defect ) Height : 172 Cm Weight : 76 Sales Director PT Perfetti Van Melle Indonesia Perusahaan PMA leader dalam produksi dan penjualan retail kembang gula di Indonesia, dengan omzet tahunan +/- 1T. Produknya: Mentos, Chox, Alpenliebe, Fruittela, Big Babol, Happydent, etc.

42. CV NARASUMBER lanjutan ……….. Basic Education Graduated Primary School – Cirebon/West Java Graduated Junior High School – Cimahi / West Java Graduated Senior High School – Cimahi / West Java Graduated Civil of Law from Faculty of Law Padjadjaran University Magister Management Hasanudin University – Makassar Working Experience PT. Frisian Flag Indonesia (Trade Marketing Department) as- Regional Account Supervisor – Bandung Jan 1993 – Jan 1996 Asst. Branch Manager - Bandung Feb 1996 - Dec 1996 Area Sales Manager (Junior) – Denpasar/ Grade : F1 Dec 1996 - Mar 1998 Area Sales Manager (Senior) Ujung Pandang / Grade : F2 Apr 1998 - June 1999 Sales Manager Sulawesi – Kalimantan / Hay Grade : II July 2000 – August 2002 Sales Manager East Java / Hay Grade : III Sept 2002 – Dec 2003 Sales Manager Central Java / Hay Grade III January 2004 – June 2004 PT Johnson Home Hygiene Product (SC Johnson) as- Regional Sales Manager East July 2004 – July 2005 PT Perfetti Van Melle Indonesia as- National Sales Manager July 2005 – December 2006 Sales Director 01 January 2007 - Present Movie

43. INTERVIEW NARASUMBER Lanjutan……. • BisadiceritakanmengenaipengalamanAndamelakukannegosiasi? • Berkaitandenganpekerjaansaya, seringkalisayamelakukanaktivitas yang disebutnegosiasi. • Negosiasibisadilakukanmulaidarisaatkitamelamarkesuatuperusahaan. Sepertisaya, ketikadahulusayamenjalanitahaptesmasuksuatuperusahaan, bisasajagaji yang ditawarkansudahcocok, namunbila value/chemistry yang didapattidakcocok, makakitajugaharusbernegosiasidengandirikitasendiriapakahakantetapmengambilpekerjaantersebutatautidak. • Negosiasigajijugadilakukan, kitabisamemintagaji yang tinggi, namunkitajugaharusbisameyakinkanperusahaanbahwaapa yang akanmerekakeluarkansebandingdenganapa yang akankitaberikanbagiperusahaan. • Selainitujugasayabiasamelakukannegosiasidengan distributor. Salahsatunyasaat PVM akanmembukadepodiPurwakarta. Sayaharusmelihatapakahbisnisdisanamenjanjikanatautidak.

44. INTERVIEW NARASUMBER Lanjutan……. • Prinsip apa yang perlu ditanamkan dalam negosiasi? • Dalam melakukan negosiasi kita perlu melakukan kasih terima dan bukan terima kasih. Dimana kita harus memberikan dulu apa yang kita bisa berikan bagi pihak lain, baru kita akan menerima balasan dari apa yang telah kita berikan, dan bukan sebaliknya. 3. Seberapa penting peran komunikasi dalam negosiasi? • Sangat penting, karena dalam negosiasi perlu kepandaian dalam komunikasi sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat sampai pada lawan bicara kita. Misal ketika ada karyawan yang melakukan kesalahan, perlu disampaikan bahwa mungkin di perusahaan lain dia sudah dipecat. Namun di perusahaan ini dia hanya diberikan Surat Peringatan, karena kita sayang sama dia

45. INTERVIEW NARASUMBER Lanjutan……. 4. Konsep apa yang perlu dipahami dalam melakukan negosiasi? • Negosiasiadalahsebuah win win solution, walaupunkenyataan win win solution (50:50) hanyaadadalamduniamaya. Nilainyaadalahbagaimanakitamemenangkansebuahnegosiasinamunmembuatorang lain jugamerasamemenangkannegosiasitersebut. • Dalammelakukannegosiasijanganberpikiruntukmenangdanharusadabottomline (minimum standar) yang dimiliki. Negosiasibukanpemaksaan. Dalamnegosiasipengalaman deadlock bukanlahsesuatu yang memalukan, karenakonsepnyakembalilagikebottomline. Kita memilikistandarsendiri yang harusdicapai. Kita tidakmungkinmendapatkansuatunegosiasitetapimengorbankanstandarkita. Bilakesepakatan yang terjadidibawahbottomline yang kitabuat, maka deadlock bisasajaterjadi.

46. INTERVIEW NARASUMBER Lanjutan……. 5. Persiapan apa yang perlu dilakukan sebelum melakukan negosiasi? • Persiapan, mencakupmengetahuilawannegosiasi. Apa yang dibutuhkanolehlawannegosiasikita. Kemudiankitajugamenentukanapa yang kitabutuhkan yang sesuaidenganstandarbottomline. Setelahmengetahuihal-haltersebut, kitatentukanapa yang harusdilakukanuntuklawankitadanuntukkitasendiri. • Padasaatkitamemulainegosiasi, kitajugaharusberpikirapa yang akandilakukanolehlawankitatersebutuntukmendapatkanapa yang merekabutuhkan. Dalammelakukannegosiasikitaharusbelajarmempoposikandiripadalawanbicarakita. Kita haruspandaimendengarkanlawankita

47. Next Presentation By: Didit Pradipto conclusions Kesimpulan

48. KESIMPULAN • Negosiasi adalah Suatu proses dimana 2 atau lebih pihak saling bertukar barang atau jasa dan mencoba menyepakati tingkat tukar-menukar diantara mereka • Negosiasi sebenaranya merupakan suatu proses komunikasialamiah yang dihadapi setiap individu dalam keseraharian, namun sering dibawa kedalam kerangka yang lebih formal untuk mendapatkan apa yang kita inginkan dan/atau memecahkan konflik yang ada oleh berbagai pihak. • Ada 5 tahapan dalam Negosiasi Formal menurut de Janaz, Dowd & Schneiderdan 1 4 Taktik Umum Bernegosiasi menurut John Patrick Dolan • Kesuksesan dalam Negosiasi adalah kedua belah pihak merasa menang. • Tujuan dari suatu Negosiasi haruslah tercapainya suatu kesepakatan, bukan suatu kemenangan.

49. KESIMPULAN Lanjutan …….. • Dalammelakukannegosiasiharusadabottomline (minimum standar) yang ditetapkan – BATNA : best alternative to a negotiated agreement. • Bahwa kemampuan bernegosiasi secara rasional dan metodologis seperti yang kita coba pelajari di kelas ini - perlu dikembangkan dan dilatih lebih jauh karena akan memiliki sumbangsih yang besar dalam menunjang keberhasilan pekerjaan dan karir para mahasiswa eksekutif MB-IPB.Tidak hanya hanya bagi mereka yang bekerja di area penjualan atau pembelian. • Akhirul kata kami tutup dengan kutipan kata-kata terkenal dari salah seorang mantan Presiden Amerika: We can not negotiate with those who say: “What’s is mine, and what’s yours is negotiable”.By: John Fitzgerald Kennedy