L’ACHAT DE LIVRES ET LE CODE DES MARCHES PUBLICS

1. L’ACHAT DE LIVRES ET LE CODE DES MARCHES PUBLICS CNFPT Délégation Régionale AQUITAINE 20 mai 2008 Animation : Mathilde RIMAUD & Olivier LAVEAU ARPEL CNFPT Aquitaine. Conception : Élisabeth MELLER-LIRON & Olivier LAVEAU DRAC Aquitaine – CNFPT Aquitaine. N.B. : Cette présentation ne constitue pas un conseil impératif à suivre par les collectivités mais constitue un exposé des contraintes, des exigences et des possibilités du code des marchés publics. Chaque collectivité demeure souveraine dans son approche du code des marchés publics.

2. Les sources • Décret n°2001-210 du 7 mars 2001 portant code des marchés publics • Décret n°2004-15 du 7 janvier 2004 portant code des marchés publics • La directive européenne relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, fournitures ou services du 31 mars 2004. • Décret N° 2006-975 du 1er août 2006 portant nouveau code des marchés publics.

3. Les sources • La loi du 10 août 1981 et le décret du 08 août 1985 (notamment pour la partie sur les livres scolaires). • Loi du 18 juin 2003 : le plafonnement des rabais • « Achat public de livres : Vade-mecum à l’usage des bibliothèques territoriales » Direction du livre et de la lecture du Ministère de la Culture et de la Communication – Juin 2005

4. Les exclusions du code des marchés publics L’article 3 du code des marchés publics définit le champ des opérations exclues dudit code des marchés publics. Dans le domaine de la Culture, cela concerne : • Les achats d’œuvres et d’objets d’art existant, d’objets d’antiquité et de collection (art.3-11°) (cf. livres de + de 100 ans); L’article 35-II-8 du code des marchés publics définit les achats sans publicité ni mise en concurrence : • Les marchés confiés à un fournisseur pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection d’un droit d’exclusivité.

5. La définition des besoins : une étape incontournable La passation de procédures d’achat de fournitures (livres, vidéogrammes, phonogrammes) implique certains préalables : • La définition des besoins • Le classement dans une nomenclature d’achat • L’identification des seuils de procédure et de publicité • L’identification du type de procédure • La rédaction du Dossier de Consultation Entreprises (DCE) •  C’est un moment extrêmement important, permettant la préparation budgétaire, en faisant la différence entre les achats de fonds courant et les achats de fonds spécialisés. Cette étape doit être l’occasion d’un dialogue constructif avec les services administratifs concernés

6. La notion d’opération (art. 5 et 27) Les achats recensées doivent alors être rattachées à une famille homogène correspondant à des caractéristiques propres ou à une unité fonctionnelle. Caractéristique propre : Il est fait référence à une famille homogène répertoriée au sein d’une nomenclature. Ex. : « 15.04 – Achat de livres scolaires » Unité fonctionnelle :Cette notion, qui doit s’apprécier au cas par cas en fonction des prestations attendues, suppose une pluralité de services ou de fournitures concourant à un même objet. L'unité fonctionnelle peut s'entendre comme l'ensemble des éléments du ou des besoins concourant au même but. Ex. : « Ensemble des achats de livres pour la bibliothèque de la commune de XXX » •  Il s’agit du premier choix stratégique. Quelle famille homogène adopter? Ce choix peut avoir également une influence sur la capacité de réponse des fournisseurs. Il s’agit de faire le choix le plus cohérent par rapport au besoin et à la forme de marché envisagée.

7. Les différentes computations possibles (1)

8. Les différentes computations possibles (2)

9. Les différentes computations possibles (3)

10. La nomenclature des familles homogènes En matière d’achat de biens culturels plusieurs types de nomenclature plus ou moins détaillées peuvent servir de référence: • C’est la nomenclature interministérielle fixée par l’arrêté du 13 décembre 2001 qui reste la plus utilisée. Elle n’est plus une référence obligatoire depuis 2004 même si certaines collectivités territoriales s’en inspirent encore comme valeur indicative.

11. La nomenclature interministérielle de 2001 (extrait) 15 PAPIER ET PRODUITS DE L’EDITION Numéro Intitulé 15.01 PATE A PAPIER : 15.02 PAPIERS ET CARTONS EN L’ETAT 15.03 EMBALLAGES EN PAPIER OU EN CARTON 15.04LIVRES SCOLAIRES 15.05LIVRES NON SCOLAIRES ET DOCUMENTS IMPRIMES 15.06JOURNAUX, REVUES ET PERIODIQUES D'INFORMATION GENERALE 15.07JOURNAUX, REVUES ET PERIODIQUES SPECIALISES 15.08ENREGISTREMENTS SONORES, IMAGES FIXES ET IMAGES ANIMEES 15.09IMPRIMES SIMPLES POUR COMMUNICATION INTERNE 15.10AUTRES IMPRIMES 15.11SUPPORTS D’IMPRESSION

12. La nomenclature interministérielle de 2001 (extrait) 15.04 LIVRES SCOLAIRES : -Livres scolaires, manuels, et cahiers d'exercices et de travaux pratiques qui les complètent (enseignements primaire, secondaire et universitaire, en toutes matières) 15.05 LIVRES NON SCOLAIRES ET DOCUMENTS IMPRIMES : -Littérature (romans, nouvelles, poésie, théâtre, critiques, biographies) -Essais et ouvrages documentaires (livres scientifiques, techniques et médicaux, sciences humaines et sociales, économie, droit, gestion, religion, atlas) -Livres pour la jeunesse -Encyclopédies et dictionnaires : encyclopédies généralistes ou thématiques, dictionnaires de la langue française, unilingues, bilingues ou multilingues -Bandes dessinées -Partitions musicales

13. La nomenclature interministérielle de 2001 (extrait) 15.06JOURNAUX, REVUES ET PERIODIQUES D'INFORMATION GENERALE : -Journaux : quotidiens d’information générale, à diffusion internationale, nationale, régionale ou locale -Revues et périodiques : hebdomadaires et magazine d’information générale, périodiques sportifs, d’information économique, domestique, culturelle, pour la jeunesse -Abonnements électroniques de presse et à des publications en ligne (encyclopédies, dictionnaires) 15.07JOURNAUX, REVUES ET PERIODIQUES SPECIALISES : -Journaux, revues et périodiqies spécialisés scientifiques, économiques, juridiques, philosophiques, techniques 15.08ENREGISTREMENTS SONORES, IMAGES FIXES ET IMAGES ANIMEES : -Supports préenregistrés son et image quel que soit le support : disque, bande, cassette, vidéodisque, cd-rom, DVD, film vidéo -Autres produits édités : microfiches, microfilms -Cartes postales illustrées -Photos, illustrations, gravures : reproductions d’oeuvres d’art et d'estampes, planches d'enseignement, affiches, cartes géographiques et globes terrestres 15.10AUTRES IMPRIMES : - Tickets, billets, formulaires administratifs

14. Lot 1 - Littérature Consultation n°1 Lot 2 – Essais et documents Nomenclature 15.05 – Achat de livres non scolaires Lot 3 – Livres pour la jeunesse Lot 1 – Encyclopédies et dictionnaires Consultation n°2 Lot 2 - BD Le calcul des seuils de procédure Pour déterminer le seuil de procédure, il convient de prendre en compte l’intégralité de la dépense sur un numéro de nomenclature et pour la durée maximale du marché.  Il s’agit du deuxième choix stratégique : un marché annuel garantit une procédure adaptée et une consultation fréquente des fournisseur, un marché pluriannuel allège la charge administrative mais oblige à une procédure plus rigide… Il s’agit d’un choix délicat.

15. Les seuils de procédure et de publicité PUBLICITE art. 39 et 40 Prévision annuelle d ’achat HT par opération Publication d’un AAPC Appel d’offres JOUE + BOAMP 206 000 € Publication d’un AAPC Marchés passés selon une procédure adaptée (MAPA) JAL ou BOAMP Et au besoin dans une revue spécialisée 90 000 € (art.28) Publicité adaptée 4 000 € Marchés de très faibles montants Aucune 1 €

16. La publicité adaptée Au-dessus de 90 000 €, la publicité est codifiée et doit respecter scrupuleusement un certains nombre de points (cf. modèle Minefi). En dessous de 90 000 €, la publicité est adaptée et définie par l’acheteur. Les recommandations de base sont les suivantes : • Indiquer l’objet du marché, les intitulés de lots et leur contenu • Mentionner les critères de sélection • Donner des délais de réponse raisonnable : 15 jours au minimum • Renvoyer à un dossier plus complet sur le site Internet de la collectivité.

17. La publicité adaptée En dessous de 90 000 €, la question de la publication se pose. Les choix possibles sont : • Annonce réduite au BOAMP (50 €) ; • Mise en ligne sur le site de la collectivité ; • Journal d’annonce légale ou plutôt si ce dernier n’est pas lu par la profession, une revue spécialisée qui touchera correctement le public des prestataires. Ces éléments doivent parfois se cumuler pour que la publicité soit suffisante. La publicité s’effectue en fonction du coût et de la nature des achats.  Il est très important de bien calibrer la publicité en fonction de la réalité du marché : il faut rester dans un principe de proportionnalité.

18. La forme du marché à adopter • Le marché simple (commande unique) ou marché à bons de commande (art. 77) • Le marché à bons de commande, dont la durée ne peut excéder quatre ans est généralement conclu avec un minimum et un maximum. • Les montants minimum et maximum sont fixés en jours ou en valeur. • L’acheteur est tenu de passer des commandes au titulaire à hauteur du minimum (sinon indemnisation de la marge bénéficiaire), sans dépasser le maxi. • Le marché a une durée partant de sa date de notification et peut être passé sur 12 mois glissants (le principe de l’annualité budgétaire ne s’impose plus depuis 1999 en matière de marchés à bons de commande). Il peut être reconduit maximum 3 fois. • Les montants maximum figurant dans le DCE, reconductions comprises ne doivent pas dépasser les seuils de procédures engagés.

19. Les techniques d’allotissement • L’allotissement peut être : • Thématique : - Livre pour adultes ; - Livres pour la jeunesse ;- Livres de fiction ; - Documentaires ; - Bandes dessinées ; - Partitions … • Géographique : - Une zone unique- Des zones multiples s’il existe différents sites d’implantation.  L’allotissement est un outil très important pour permettre d’ouvrir les marchés à différentes catégories de fournisseurs, spécialisés et généralistes. Attention néanmoins aux niveaux de budget : en -dessous de certains seuils financiers et compte tenu des remises accordées, les lots peuvent ne pas être économiquement rentables.

20. Les techniques d’allotissement • L’allotissement peut être : • Lié au support : - Livre format papier ; - CD, DVD ; • Lié au service destinataire : - Un lot pour la bibliothèque de la collectivité- Un lot pour les services situés en dehors de la bibliothèque.

21. Les techniques d’allotissement • Il précise des volumes d’achats mini et maxi en durée ou en valeur • Il peut contenir des lots « identiques » : Objectif : diversifier les attributaires.  Cette technique peut être intéressante pour travailler avec plusieurs fournisseurs à condition que les montants répartis restent significatifs.

22. Les critères d’analyse des offres Critère de performance en matière de protection de l’environnement: Ce critère peut rester ouvert. Exemples de critères d’analyse des offres  Attention néanmoins, depuis le 18 juin 2003, le taux de remise est plafonné à 9%, mais il n’est pas pour autant obligatoire. Par contre, le fournisseur a en plus à sa charge le reversement obligatoire des 6% à la Sofia au titre du droit de prêt. Critère prix : Prix ; Critères relatif aux délais: Délais de livraison ; Critères relatifs aux moyens mis en œuvre pour l’exécution du marché : Le suivi des commandes ; la désignation d’un interlocuteur professionnel;  Attention, on ne peut pas demander de prestations complémentaires gratuites, assimilées à des rabais en nature et mettant en péril les équilibres financiers des librairies.

23. Points délicats dans l’analyse des réponses • La proximité du prestataire (il est illégal de favoriser un prestataire dans l’analyse des offres parce qu’il est plus proche des ses concurrents, mais le pouvoir adjudicateur est en droit d’apprécier le coût global de l’achat en intégrant les frais annexes induits par le déplacement - frais de déplacement et temps passé) • Les prestations annexes proposées à titre gracieux (fiches, notices bibliographiques, journée de formation, participation d’auteurs à la charge du libraire). • Commander à distance ou acheter en librairie - principe du « livre en main »  L’analyse se fait d’abord en réponse à des besoins clairement énoncés en amont. Il s’agit d’opérer avec bon sens et équité. Les critères peuvent être différents en fonction des lots.

24. Références bibliographiques : Sur le site de l’association des bibliothécaire français :http://www.abf.asso.fr/IMG/doc/Recommandations.doc :Recommandation aux libraires, aux bibliothécaires et à leurs collectivités Sur le site du ministère de la Culture :http://www.culture.gouv.fr/culture/guides/dll/Vade-mecum_marches_publics_2005.pdf : Achat public de livres – vade-mecum à l’usage des bibliothèques territoriales Sur le site de l’Enssib :http://bbf.enssib.fr/ : Le Bulletin des bibliothèques de France, notamment les articles suivants : - Vaintrub-Clamon, Maud, « Vers un achat responsable : L’évolution du code des marchés publics », BBF, 2007, n° 3, p. 82-87 - Alix, Yves, « Marchés publics et acquisitions documentaires », BBF, 2006, n° 1, p. 24-31

25. Pour plus d’informations sur les marchés publics….

26. Pour plus d’informations sur les marchés publics….http://www.finances.gouv.fr/directions_services/sircom/code2006/index.htm