エンジニアのための文章講座

1. 平成24 (2012)年度 綜合Ｄ講座 エンジニアのための文章講座 2012.6.25 講師：金沢賢 工学部 電気工学科卒業(1966/3月) 基本ソフトからＡＰ開発まで(ＣＡＤほか)幅広く経験 くじらい会：電気電子情報工学科同窓会 ＨＰ：http://www.geocities.jp/kuzirai2008/index.htm

2. 本日のレジメ ■エンジニアに求められるもの ・エンジニアリングとは世の中に役立つ製品を作ること。目的は、効率化、省力化、確実性、低価格化、新機能、など ・エンジニアの役割は情報(アイデア)を製品として具体化すること ・文章力とは、情報を効率的に相手に伝えるワザ ……エンジニアに強く求められる ■考えるためのアイデアを講義できるか

3. エンジニアリングの世界 ■技術革新のスピード・アップ ・クルマ …車輪は４つだが ・コンピュータ …ディスク容量 ＭＢ→ＧＢへ ■グローバル化の進展 ・アジアの人材との協調 …中国、台湾、韓国、ベトナム、など

4. エンジニアに求められる力 ・普遍的な力/どこでも通用する力 ・求められる力が高度化している ――求められるのは―― ①英語力(目標はＴＯＥＩＣ) ②変化へ対応する力 仕事の進め方＝世界標準 ＰＤＣＡ(Plan Do Check Analyze) よく考えて仕事を進める。 カイゼン(改善)の重要性 ③文章力：情報のスムーズな流れを実現する

5. ①英語力 企業が要求するもの ・サムスン：社員に求める……900点 ・海外出張が頻繁にある ……860点 ・商事会社 ……750点 ・全社員の目標 ……550点

6. ……某巨大企業の社是 ＴＨＩＮＫ

7. Think……考えること ◆スムーズに相手に通じますか ◆ 誤解されませんか ◆創造力の発揮 ◆想定外とならないように

8. ②よく考えて仕事を進める 基本はＰＤＣＡ(Plan Do Check Analyze) ◆Plan：あらゆる可能性を考えて計画を練る …福島原発の「工程表」のイメージ ◆Do：まよいなく実行する ◆Check：計画通りに進んでいるか結果をチェックする。 ◆Ａｎａｌｙｚｅ：分析。計画が実現できない場合は原因を分析して計画に反映する →カイゼン(改善)のサイクルを回すこと

9. ③情報をスムーズに伝達する 文章力とは情報を伝達する力 ・仕事を動かすこと＝アクション志向だ × 今日の天気予報について ○傘を用意して出かけること ・英語とか日本語に左右されず、どこでも通用するワザ ・情報は受け手によって判断される。 相手に理解されなければ意味をなさない。 相手のストライクゾーンに投げ込むこと ・正確に、要点を洩らさず、誤解されずに

10. 文書をめぐるトラブル ◆仕様書の記述があいまいのために誤解した ◆議事録をめぐって顧客と水掛け論を繰り返した ◆発注書の記述漏れで外注先からクレーム ◆何回も仕様変更を繰り返して大赤字 ◆マニュアルの不備でシステムが立ち上がらない ◆こんな仕様だったとは！思いもよらなかった ◆誤送信メールでお客様に大目玉 ◆障害回復手順が運用マニュアルに書いてない ◆メールのやりとりが過激になり顧客関係が悪化

11. 情報から仕事へ ◆情報とは仕事を動かすための判断材料 ◆仕事とは情報に基づいて行動し、ある機能を実現すること ◆エンジニアの文書とは ・読んだ人に誤りなく行動してもらう ・事実と意見を選び抜いて明快に記述する

12. ヒトは情報を処理する ◆文章を書くのは情報伝達行動 ……梅棹忠夫 ◆ヒトの情報処理のメカニズムをベースにすれば 基本技術を抽出できる 生命40億年の歴史が練り上げた情報処理のメカニズム

13. 最初の印象で決まる

14. 全体の様子で決まる

15. 目的：仕事を動かす ◆文書(情報)によって、人＝相手(読み手)を動かして、正しく間違いのない仕事をしてもらう →仕事を動かす ＜ことば＞ ・人を動かし、組織を動かし、社会を動かそうと思うなら、いい文章が書けなければならない …達意の文章 (立花隆) ・「通じる」ことが大切 (野口悠紀雄)

16. 基本原則：情報の正確な伝達 冒頭案内：はじめに案内図を示す 重点先行：最初の３行で勝負する 三等分割：分ければ分かる 短文連結：ショートパスでつなぐ 主題再現：もう一度ダメを押す

17. (1)冒頭案内 ……はじめに案内図/要約を示す ◆読み手とその理解力のレベルを明確に把握する。ストライクゾーンを合わせる ◆文書の目的と、伝えるべき内容＝仕事を明らかにする …これから話すことを言う ◆まず要約・全体像などを明らかにして、大から小への流れをつくる ◆簡単な文書では冒頭案内と重点先行の役割が重なる →冒頭結論

18. まず全体の様子を伝える 読み手が第一に必要とするものを 要約が求められる。 大→小へ タイトルが重要な役割を持つ 例：本書は日本の高速道路の渋滞状況を調査し対策を提案しています

19. (2)重点先行 ……大事なことを真っ先に書く。最初の３行で勝負する ◆重要とは相手(読み手)にとって重要なこと →重要度は相手によって判断される ◆結論・問題点・主要課題・中心文(トピックセンテンス)など ◆メールの場合：件名が先行部分に相当する役割をはたす

20. 最初の３行で勝負する 案内文などの例：大事なことを真っ先に ・会場はＪＲ秋葉原駅の北口から徒歩３分です ・終了時にはデータベースの回復処理を行うこと ……最初にやるべきことを述べ、その後で理由を述べる ◆タイトル/件名を活用しよう。件名に要約を書くなどの方策を。ダラダラメールは最悪

21. (3)三等分割 ……分ければ分かる。ブロックで分割しよう ◆マジック・ナンバー３を意識して活用 ヒトの認識メカニズムから合理的・効果的 ◆個々のグループには異物を混入させない ◆段落を活用し論理的なまとまりを作る 一つの段落はひとつの考えを表す

22. “分かる”とは 分 ＝ 八 ＋ 刀 → 八ふたつにわける → 刀かたな

23. “分ける”こと 分割、分析、分解、分類、 分担、分別、配分、…… → ・グループを編成する ・違いをはっきりさせる

24. マジックナンバー３ ３ ヒトの認識・理解のメカニズムにとって なじみが良い数字→”分かりやすさ”につながる ・空間的認識 ――Ｘ･Ｙ･Ｚ軸の３次元空間 大･中･小 上･中･下 ・時間的認識 ――過去･現在･未来 ・論理的認識 ――三段論法 例：問題点は３つあります……①、②、③、……

25. 例：ソフト生産性の着眼点 ３つの視点 Ｓ 標準化 Ａ 自動化/ツールの活用 Ｐ 人間力/マン・パワー Ｓ Ａ Ｐ

26. (4)短文連結 ……ショートパスで確実につなぐ ◆一つの文は長くても50字 ◆主語と述語を近づける ◆構造を単純にする 単文が基本。複文を避ける

27. 長くても50字 ◆文の長さは、一息にすっと読める長さ ――短期記憶に収まりきること ◆ひとつのセンテンスは 長くても50字をメドにする

28. 短文で構成する 例： 13年前までのベル研究所は100万人の従業員を抱えて米国の通信事業を独占していたＡＴ＆Ｔの研究部門だった。 →①13年前までベル研はＡＴ＆Ｔの研究部門だった。 ②ＡＴ＆Ｔには100万人の従業員がいた。 ③米国の通信事業を独占していた。

29. (5)主題再現 重要なテーマは繰り返す ……時間を置いてくり返す。見直しをくり返す ◆時間・距離を置いて 主題で本論をはさんでくり返す 何回も見直しして書き直す ◆別の表現でくり返す 腕くらいの長さ→３フィートとか ◆もう一度ダメを押す

30. 大事なテーマをくり返す 最後に言われたことをよく覚えている

31. 見直しをくり返す 書きっぱなしは「悪文」→見直しが必須 パソコンで見直し・書き直しが容易になった ◆時間を置いて ◆第三者によるチェック ◆チェックリストを用意する 見直しとは ＰＤＣＡサイクルの「カイゼン」のこと

32. 見直しの威力 エンジニアの世界では 「間違いは一度見直せば1/100に減る、 二度見直せば、1/10000に減る」 と言われている。 畑村洋太郎

33. 参考書：『理科系の作文技術』 木下是雄著、中公新書 → 卒論を書く前に一度は読んでほしい

34. 池上彰：わかりやすく<伝える>技術 <わかりやすさ>３つのルール ① 聞き手に｢地図｣を ② 内容の｢見える化｣ ③ 話の｢柱と枝｣作り

35. もういちど ５つの基本原則 ①冒頭案内……まず案内図を出す ②重点先行……最初の３行で勝負する ③三等分割……分ければ分かる ④短文連結……とにかく短い文だ ⑤主題再現……もう一度ダメを押す