Tableau de bord des actions de conduite du changement

1. Tableau de bord des actions de conduite du changement Méthodologie de Pilotage

2. Enjeux et objectifs du tableau de bord Théorie et méthode Le tableau de bord est un outil stratégique de suivi périodique des actions de conduite du changement. Il permet de : • Suivre la réalisation des travaux les plus sensibles ou stratégiques et l’avancement des chantiers de conduite du changement • Apprécier l’atteinte des objectifs finaux et intermédiaires • Identifier les zones de risques pour activer la mise en œuvre d’actions correctives Le tableau de bord n’est pas un outil de suivi de charge de travail ; c’est un outil de pilotage constitué d’indicateurs stratégiques. En identifiant les écarts entre le réalisé et les objectifs fixés, il aide à la prise de décision et permet de recadrer le projet. La construction du tableau de bord doit faire l’objet d’une attention particulière car son efficacité et son utilité dépendent du bon choix des indicateurs. Ces indicateurs dépendent : • de l’usage que l’on fera du tableau de bord, • du destinataire final (chef de projet, Comité de Pilotage, partenaires financiers, etc.) • du contexte du projet, de l’établissement • des zones de risques identifiées en amont • Un tableau de bord doit avant tout être synthétique et ne comprendre qu’un nombre limité d’indicateurs adaptés

3. Construction du tableau de bord Théorie et méthode Communication Qu’est ce qu’on a fait ? Où on en est ? Quelles sont les difficultés ? Le Comité de Pilotage exprime son besoin de suivre la conduite du changement Processus Formation Déploiement 1 1. Quelles sont les actions prioritaires que l’on souhaite suivre ? Le chef de projet et son équipe « brainstorment » pour trouver les indicateurs Liste des indicateurs Choix des indicateurs stratégiques 2.Quels sont les résultats finaux attendus ? 2 3.Comment mesurer les résultats ? 3 4 Tableau de bord Construction du tableau de bord - Périodicité - Mode de recueil des données et de synthèse Modalité de calcul Objectif visé 6 5

4. Modalités d’élaboration (1/2) Théorie et méthode Le destinataire final du tableau de bord (Comité de pilotage, chef de projet) exprime son besoin pour le suivi des quatre chantiers de la conduite du changement. La construction des indicateurs nécessite une réflexion collective autour des trois questions : • Quelles sont les actions prioritaires que l’on souhaite suivre ? • Quels sont les résultats finaux attendus ? • Comment mesurer les résultats ? En phase de brainstorming, n’hésitez pas à produire un grand nombre d’indicateurs pour avoir le maximum de choix avant la sélection. Sélectionner les indicateurs pour qu’ils répondent aux besoins stratégiques. Limitez leur nombre afin de faciliter le suivi. Un indicateur doit être : Pertinent : reflet du degré de convenance (approprié, judicieux) Exhaustif : capable de recouvrir le plus grand nombre de cas de figure possible Précis : capable de refléter l’événement avec exactitude Sensible : capable de représenter les variations de l’évènement Rapide : dont l'obtention des données sera simple Fiable : sur lequel on ne peut pas tricher 2 3 4

5. Modalités d’élaboration (2/2) Théorie et méthode Pour chaque indicateur, poser les modalités de calcul de l’indicateur ainsi que l’objectif cible. L’objectif sera votre référentiel pour analyser les résultats. • Par exemple : • Taux de participation aux réunions d’information =nombre de participants /nombre de personnels travaillant dans les services concernés. • Objectif = 80% de taux de participation Le tableau de bord regroupe les indicateurs-clé. Pour chaque indicateur, il faudra préciser : • Le mode de calcul, l’objectif cible, le réalisé, l’écart entre objectif et réalisé, le commentaire et les actions correctrices envisagées. Il est nécessaire de spécifier la périodicité d’édition du tableau de bord (mensuelle, bi-mensuelle, etc) ainsi que le processus de recueil des informations. 5 6

6. Recommandations pratiques Contexte hospitalier • Avant de vous lancer dans l’élaboration de votre tableau de bord dans le cadre d’un projet SI, soyez attentif à certains points : • Recenser les indicateurs « internes » : il existe déjà souvent des indicateurs dans les tableaux de bord de Direction ou de Service. Prenez-les en compte dans votre tableau de bord car ils ont plusieurs intérêts : • ils ont déjà tracé l’évolution de l’événement à suivre et ont une valeur historique, • ils sont compréhensibles par les décideurs, • leur mode de calcul est déjà connu et le recueil d’information est déjà éprouvé. • Se référer aux indicateurs « professionnels » : des instances telles que l’ANAES, les sociétés savantes des professionnels (médicales, hygiène, restauration…) ont déjà défini des indicateurs ou des normes à respecter. Recueillez ces référentiels pour vous aider et vous assurer que vous êtes sur le bon chemin. • Proposer des indicateurs utiles : Pour rallier le plus grand nombre de personnes à votre projet, il faut savoir leur parler et les intéresser. Vos indicateurs doivent donc être parlants et compréhensibles pour chacun de vos interlocuteurs. Or les préoccupations des soignants, des médecins, des administratifs ne sont pas toujours convergentes dans un projet. • Élaborez donc un tableau de bord dans lequel chaque catégorie professionnelle retrouvera dans au moins un indicateur sa préoccupation principale.

7. Constats Objectifs Actions prioritaires · · Les personnels soignants Présenter le nouvel outil aux Organisation de 4 sessions de présentation de l’outil au moment souhaitent être associés au personnels soignants. des transmissions projet · · Impliquer les personnels soignants Proposition à tous les services de remplir une fiche de processus avec dans la définition des processus cibles le consultan t (information sur la démarche à tous les cadres soigna nts) · (mode de travail avec le no uvel outil) Synthèse des fiches avec DSSI et IDE référent · · Les médecins veulent être Offrir la possibilité à tous les Présentation de l’outil en réunion de la CME informés de l’outil qui sera · médecins d’assister à une présentation Présentation à la demande à la DSI (information via courrier) mis en place · · Les personnels soignants Mettre un a ccent fort sur la formation . Elaboration des supports de formation et test s ur un panel d’IDE ont une faible pratique de · volontaires Faire animer l es formations par une l’informatique · IDE référent Formation d’une journée en groupe par service (en salle de formation) · · Réaliser d’un guide utilisateur Formation dans chaque service au moment du déploiement (4 jours convivial et adapté qui sera r emis à l’issue par services) · des formations Formation en groupe pour retour sur les difficultés rencontrés en salle · de fo rmation Donner la responsabilité de la Hot - line · à l’IDE référent pour répondre aux Rédaction d’un guide utilisateur et test sur un panel d’IDE volontaires questions au moment de la mise en service · Mise en place de la Hot - line IDE (formation du référent, installation de l’outil physique à la DSI) Exemple documenté (1/3) Cas pratique Un établissement veut mettre en place un dossier de soins pour les personnels soignants. Le Comité de pilotage, conscient des réticences des personnels, demande au chef de projet de mettre en place un suivi fin des actions de conduite du changement. Le chef de projet propose l’élaboration d’un tableau de bord regroupant des indicateurs stratégiques. Il sera présenté à chaque réunion du Comité de Pilotage (tous les deux mois) pour suivre l’avancée des travaux. Le chef de projet réunit l’équipe en charge de la conduite du changement (un formateur, le consultant qui est intervenu sur l’expression des besoins, le référent communication de la DG, un représentant de la direction des soins infirmiers et le référent IDE qui suivra tout le projet) pour deux réunions de réflexion collective. A l’issue de la première réunion, l’équipe a répondu à la question : quelles sont nos actions prioritaires ?

8. Exemple documenté (2/3) Cas pratique A l’issue de la seconde réunion de brainstorming, l’équipe a listé les résultats finaux attendus et a identifié comment mesurer ces résultats.

9. Exemple documenté (3/3) Cas pratique Le chef de projet est maintenant en mesure de construire le tableau de bord. Il le propose pour validation au Comité de Pilotage. Le Comité de pilotage valide la structure et demande à ce que celui-ci soit enrichie au cours du projet si nécessaire. Extrait du Tableau de bord: