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台南應用科技大學 電子公文管理系統教育訓練

台南應用科技大學 電子公文管理系統教育訓練. 漢龍 資訊科技股 份 有限公司 講師 ：陳怡君. 電子公文 收文 流程：. 電子公文交換 系統. 結案. 文書組 登錄. 透過線上簽核傳送. 加簽承 辦 人. 總分文至 登記 桌. 後會流程. 後會. 承辦人. 會 辦單位. 擲回承 辦人. 單位二 級主管. 承辦單位 一級主管. 行政組組長. 長官決行. 電子 公文 創簽 流程 ：. 結案. 加簽承 辦 人. 後會流程. 承辦人 創簽. 會 辦單位. 後會. 擲 回承辦人. 線 上簽核傳送. 承辦單位 一級主管. 長官決行.

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台南應用科技大學 電子公文管理系統教育訓練

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Presentation Transcript

  1. 台南應用科技大學電子公文管理系統教育訓練 漢龍資訊科技股份有限公司 講師：陳怡君

  2. 電子公文收文流程： 電子公文交換系統 結案 文書組登錄 透過線上簽核傳送 加簽承辦人 總分文至 登記桌 後會流程 後會 承辦人 會辦單位 擲回承辦人 單位二級主管 承辦單位 一級主管 行政組組長 長官決行

  3. 電子公文創簽流程： 結案 加簽承辦人 後會流程 承辦人創簽 會辦單位 後會 擲回承辦人 線上簽核傳送 承辦單位 一級主管 長官決行 單位二級主管 行政組組長

  4. 電子公文電子發文(線上簽核)流程： 教育部電子公文交換系統 & 紙本發文 結案 擲回承辦人 文書組電子作業 (電子發文需用印之附件可另寄) 發文管理 文書組發文 承辦人創函(稿) 會辦單位 線上簽核傳送 擲回承辦人 線上簽核傳送 承辦單位 一級主管 長官決行 行政組組長 單位二級主管

  5. 電子公文電子及紙本混合發文(線上簽核)流程：電子公文電子及紙本混合發文(線上簽核)流程： ※若受文者包含「電子交換」及「紙本發文」的機關，在校內簽核流程亦可以線上簽核，再傳送至文書組，一併電子交換和列印紙本公文。 ※請承辦人將受文者欄位電子交換的機關統一放置前面，紙本發文的機關統一放置電子交換機關之後。 教育部電子公文交換系統 & 紙本發文 擲回承辦人 結案 文書組電子作業 (電子發文需用印之附件可另寄) 受文者包含以下機關 1.電子交換機關 2.需紙本發文的機關 發文管理 文書組發文 會辦單位 承辦人創函(稿) 線上簽核傳送 擲回承辦人 線上簽核傳送 承辦單位 一級主管 長官決行 行政組組長 單位二級主管

  6. 電子公文紙本發文(線上簽核)流程： ※無電子交換機關，若需列印紙本公文時，校內簽核流程亦可以電子方式簽核，再傳送至文書組列印紙本公文。 教育部電子公文交換系統 & 紙本發文 文書組電子作業 (電子發文需用印之附件可另寄) 結案 擲回承辦人 1.無法電子交換的機關 2.需紙本發文的機關 發文管理 文書組發文 會辦單位 線上簽核傳送 承辦人創函(稿) 擲回承辦人 線上簽核傳送 承辦單位 一級主管 長官決行 行政組組長 單位二級主管

  7. 電子公文紙本發文(紙本簽核)流程： 教育部電子公文交換系統 & 紙本發文 紙本文+附件 送交單位登記桌 單位登記桌 送文書結案歸檔 擲回承辦人 文書組電子作業 (電子發文需用印之附件可另寄) 結案 發文管理 承辦人創函(稿) 列印紙本文 會辦單位 文書組發文 紙本呈核 紙本遞送 長官決行 承辦單位 一級主管 擲回承辦人 單位二級主管

  8. 重點宣導 • 附件檔案限制： • 1.附件檔案之「掃描檔」或「圖檔」，請降低影像解析度來縮減檔案大小。 • 2.請不要附加學校交通資訊或位置圖 • 可在函(稿)說明中敘明，請自行至本校網站下載。 • 3.電子發文既方便查詢亦傳送快速 • 若附件需用印時，可以「另寄」方式處理，另寄的附件信封可以至文書組加蓋發文字號再行寄出。 • IE設定提供『一鍵設定』功能 • 歷史公文可於線上申請調卷功能

  9. 安裝電子公文系統程式(桌面捷徑)

  10. 安裝電子公文系統程式(桌面捷徑)

  11. IE設定-Toolbar(1/4) 取消有關搜索引擎的工具列，EX：「Google」、「Yahoo」等…

  12. IE設定-一般設定(2/4) 工具→網際網路選項

  13. IE設定-安全性(3/4) 安全性→「信任的網站」 → 「自訂層級」 請檢查ActiveX 控制項與插件之下的選項將停用的選項變更為提示或啟動

  14. IE設定-信任網站(4/4) 請將學校公文網址加入，http://edoc.tut.edu.tw 即可。然後按下新增→確定

  15. 一鍵設定 網資中心首頁→學習教材→電子公文操作設定 下載網址：http://nic.tut.edu.tw/files/11-1001-2966.php

  16. Word 巨集設定(1/2)

  17. Word 巨集設定(2/2)

  18. (創文)公文列印-PDF

  19. (收文)公文簽核列印-PDF

  20. (收文)公文簽核列印-自行轉換PDF

  21. 公文製作 台南應用 科技大學

  22. 公文內文

  23. 電子附件

  24. 公文流程 可套用「選擇預設流程」 該層單位的人員置於頂端，更方便查找關卡

  25. 收件夾(狀態、速別、併案)

  26. 調卷作業 • 調卷申請 • 跨單位歷史公文查詢 • 調卷單填寫 • 調卷單暫存作業 • 調卷簽核流程 • 調卷狀態 • 檢閱調卷公文 • 調卷公文到件通知

  27. 點選『調卷作業』開始跨單位歷史公文查詢

  28. 調卷作業查詢

  29. 非原承辦單位公文需填寫調卷單

  30. 線上填寫調卷單

  31. 調卷單暫存作業

  32. 自行加簽簽核流程最後一關關卡必須帳號是"文書組職員"自行加簽簽核流程最後一關關卡必須帳號是"文書組職員" 自行加簽簽核流程，唯加入強制流程最後一關必須為最後一關關卡必須帳號是"文書組職員" （同意）才開啟檢調

  33. 查詢調卷狀態

  34. "文書組職員" （同意）才開啟檢調

  35. 檢閱調卷公文

  36. 調卷到件通知

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