Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

1. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Toruń, dnia 13-14.12.2012 r.

2. Cele systemu zamówień publicznych • Efektywność wydatkowania pieniędzy • Przeciwdziałanie zjawiskom patologicznym • Zapewnienie równego dostępu do zamówień

3. Co reguluje Prawo zamówień publicznych? • zamówienie publiczne - umowa odpłatna zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane • przepisy dotyczące zamówień publicznych regulują sposób (tryb) wyboru wykonawcy zamówień

4. Podstawa prawna • Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. 2011 Nr 282, poz. 1650); średni kurs złotego w stosunku do euro wynosi 4,0196(dla postępowań wszczętych po 1 stycznia 2012 r.).

5. Podstawa prawna • Art. 4 pkt 8 PZP - „ustawy PZP nie stosuje się do udzielania zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażanej w zł w równowartości kwoty 14.000 euro”. • Próg 14.000 euro nazywany jest „progiem bagatelności”. • Przy uwzględnieniu aktualnego kursu euro próg 14.000 euro odpowiada równowartości 56.274,40 zł.

6. Podstawa prawna - c.d. • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. 2009 Nr 226, poz. 1817); • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. 2010 Nr 223, poz. 1458).

7. Podstawa prawna PO RYBY 2007-2013 § 39 ust. 1 pkt 1 lit. b) oraz § 44 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 23 listopada 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania, wypłaty i zwracania pomocy finansowej na realizację środków objętych osią priorytetową 4 Zrównoważony rozwój obszarów zależnych od rybactwa, zawartą w programie operacyjnym „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007—2013” (Dz.U. 2011 nr 261 poz. 1563 ). koszty uznaje się za kwalifikowalne, jeżeli dostawy, roboty budowlane i usługi, związane z realizacją operacji, zostały nabyte w trybie przepisów o zamówieniach publicznych, w przypadku gdy beneficjent jest obowiązany stosować te przepisy.

8. Podstawa prawna PO RYBY - c.d. • Zgodnie z § 7 umowy o dofinansowanie w zakresie środka 4.1. „Rozwój obszarów zależnych od rybactwa": • Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia Samorządowi Województwa dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w terminie: • 14 dni od dnia zawarciu umowy o dofinansowanie, w przypadku postępowania zakończonego przed dniem jej zawarcia; • 14 dni od dnia zakończenia postępowania, w przypadku postępowania zakończonego po dniu zawarcia umowy o dofinansowanie; - lecz nie później niż w dniu złożenia wniosku o płatność, w którym ujęte zostały koszty wynikające z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

9. Zamawiający: • Jednostki sektora finansów publicznych • Państwowe jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej • Instytucje prawa publicznego • osoby prawne, • utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, nie mających charakteru przemysłowego ani handlowego, • podlegające wpływowi jednostek sektora finansów publicznych lub nie posiadających osobowości prawnej państwowych jednostek organizacyjnych,

10. Zamawiający c.d. • Zamawiający sektorowi: podmioty prowadzące działalność w sektorach: wydobywczym, gosp. wodnej, energetyki, transportu i poczty • działający na podstawie praw szczególnych lub wyłącznych; • pozostający pod wpływem jednostek sektora finansów publicznych, państwowych jednostek organizacyjnych lub instytucji prawa publicznego. • Podmioty udzielające zamówienia w ponad 50% finansowanego ze środków publicznych, • Inne

11. Wykonawcy • Wykonawcy na równych prawach ubiegają się o udzielenie zamówienia • Wykonawcy mogą się ubiegać o udzielenie zamówienia wspólnie • O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy spełniający warunki określone w ustawie oraz SIWZ • Warunki udziału w postępowaniu nie mogą utrudniać uczciwej konkurencji

12. System progów kwotowych Od 14 000 do 130 000/ 200 000 euro dla dostaw i usług, 5.000.000 euro - dla robót budowlanych - procedura uproszczona, „krajowa” • Decyzje o wyborze trybu innego niż podstawowy podejmuje samodzielnie kierownik zamawiającego, • Ogłoszenia o zamówieniach publikuje się w BZP, • Krótsze terminy na składanie wniosków i ofert • Zamawiający nie musi wymagać od wykonawców dokumentów, które potwierdzą, że spełniają oni warunki udziału w postępowaniu i wadium • Wykonawcy mogą składać odwołania w ograniczonym zakresie.

13. Wykaz składanych dokumentów • Opublikowane ogłoszenie o zamówieniu publicznym (zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego z podaniem terminu od – do, na stronie internetowej Zamawiającego, w Biuletynie Zamówień Publicznych z potwierdzeniem zamieszczenia); • Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami; • Kompletna oferta wybranego wykonawcy; • Umowa z Wykonawcą w sprawie udzielenia zamówienia publicznego; • Wszystkie formularze ofertowe firm, biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; • Dokumenty potwierdzające niezwłoczne zawiadomienie wykonawców przez Zamawiającego o wyborze najkorzystniejszej oferty (wraz ze streszczeniem oceny, podaniem punktacji oraz porównaniem złożonych ofert, informacją o wykonawcach, którzy zostali wykluczeni oraz których oferty zostały odrzucone wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym);

14. Wykaz składanych dokumentów c.d. • Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty (wraz ze streszczeniem oceny, podaniem punktacji oraz porównaniem złożonych ofert) zamieszczona w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego z podaniem termu od – do, na stronie internetowej Zamawiającego; • Opublikowane ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego w Biuletynie Zamówień Publicznych (wraz z potwierdzeniem zamieszczenia); • Dokumentacja związana z odwołaniami oraz zapytaniami i wyjaśnieniami do treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia – jeśli miały miejsce; • Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z obowiązującymi załącznikami;

15. Wykaz składanych dokumentów c.d. • Decyzja o powołaniu komisji przetargowej (jeżeli dotyczy); • Inne dokumenty związane bezpośrednio z procedurą przetargową. Dokumenty powinny być składane w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego lub osobę upoważnioną przez Zamawiającego. Dopuszcza się możliwość potwierdzania kopii dokumentów poprzez zapis umieszczony na pierwszej stronie dokumentu, potwierdzając za zgodność z oryginałem strony od 1 do n. Potwierdzając za zgodność z oryginałem ofertę należy traktować ją całościowo jako oryginał, bez względu na to, czy w jej skład wchodzą same oryginały, czy też znajdują się w niej również kopie potwierdzone za zgodność.

16. Weryfikacja dokumentacji o udzielenie zamówienia publicznego • Samorząd Województwa dokonuje kontroli dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w terminie 30 dni od dnia złożenia – czy Beneficjent przeprowadzając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prawidłowo stosował przepisy ustawy PZP. W przypadku gdy dokumentacja wymaga dodatkowych wyjaśnień lub nie złożono wszystkich wymaganych dokumentów SW wzywa Beneficjenta w formie pisemnej do jej uzupełnienia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

17. Weryfikacja dokumentacji… c.d. • Jeżeli pomimo wezwania Beneficjent nie złożył wymaganej dokumentacji lub złożona dokumentacja wymaga dodatkowych wyjaśnień SW wzywa ponownie Beneficjenta do usunięcia braków w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. • W przypadku gdy w trakcie oceny postępowania niezbędne jest uzyskanie wyjaśnień lub opinii innego organu 30-dniowy termin weryfikacji wydłuża się o czas niezbędny do uzyskania wyjaśnień lub opinii.

18. Weryfikacja dokumentacji… c.d. • Jeżeli Beneficjent pomimo ponownego wezwania nie złożył dokumentacji w wyznaczonym terminie lub stwierdzono, że postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zostało przeprowadzone z naruszeniem przepisów ustawy PZP mającym wpływ na wynik tego postępowania SW pisemnie zawiadamia Beneficjenta o negatywnym wyniku kontroli. • Beneficjent w terminie 14 dni od otrzymania pisma ma prawo do złożenia wniosku do SW o ponowną ocenę przeprowadzonego postępowania.

19. Weryfikacja dokumentacji… c.d. • W przypadku każdego postępowania przeprowadzonego w ramach realizacji jednej operacji, naruszenie przepisów ustawy PZP, mające wpływ na wynik którekolwiek z tych postępowań, skutkować będzie zmniejszeniem kwoty kosztów kwalifikowalnych. • Wysokość korekt finansowych w przypadku nie przestrzegania przez Beneficjenta przepisów ustawy PZP określa załącznik nr 3 do umowy.

20. Najczęściej popełniane błędy • Bezpodstawne odrzucenie oferty/wykluczenie wykonawcy, bądź bezpodstawne zaniechanie odrzucenia oferty/wykluczenia wykonawcy; • Opis przedmiotu zamówienia; • Podwykonawcy; • Niezgodności pomiędzy ogłoszeniami o zamówieniu oraz pomiędzy ogłoszeniami o zamówieniu a SIWZ; • Niezgodności pomiędzy: kosztorysem inwestorskim i przedmiarem robót oraz przedmiarem robót i kosztorysem ofertowym wykonawcy; • Dokumenty wymagane od wykonawców; • Błędy dotyczące protokołu postępowania; • Uchybienia o charakterze technicznym/ niekompletność przekazanej dokumentacji; • Umowy zawierane z wykonawcami.

21. Najczęściej popełniane błędy c.d. • Bezpodstawne odrzucenie oferty/wykluczenie wykonawcy, bądź bezpodstawne zaniechanie odrzucenia oferty/wykluczenia wykonawcy. • Bezpodstawne odrzucenie najkorzystniejszej oferty lub brak odrzucenia oferty gdy było to konieczne; • Bezpodstawne wykluczenie wykonawcy lub brak wykluczenia wykonawcy gdy było to konieczne; • Należy zwrócić szczególną uwagę w przypadku gdy dotyczy najkorzystniejszej oferty, brak wyjaśnień;

22. Najczęściej popełniane błędy c.d. Zamawiający nie może oceniać ofert w sposób dowolny, ale tylko w taki, jaki podał w specyfikacji. Powinien brać przede wszystkim pod uwagę zgodność ze stawianymi przez siebie wymaganiami, inaczej można postawić mu zarzut dowolności przeprowadzenia ocen i nierównego traktowania wykonawców.

23. Najczęściej popełniane błędy c.d. • Opis przedmiotu zamówienia • Nazwy własne – roboty budowlane: • występują w przedmiarach w SIWZ; • brak zapisów w SIWZ o możliwości zastosowania materiałów i urządzeń równoważnych i sposobie oceny równoważności przez Zamawiającego; • nie ma znaczenia, że materiały/urządzenia/sprzęt z nazwą własną nie stanowią głównego przedmiotu zamówienia i są ogólnodostępne;

24. Najczęściej popełniane błędy c.d. • Nazwy własne – dostawy: • nie wystarczy zapis „lub równoważne” przy nazwie własnej producenta, musi być wskazany w SIWZ sposób oceny równoważności, co to znaczy równoważny; • parametry techniczne wskazujące na konkretnego producenta; • parametry techniczne bez określenia np. że są to minimalne parametry; • wskazanie parametrów technicznych z zapisami, że są to minimalne parametry, a takie spełnia tylko jeden producent; • powyższe punkty dotyczą m. in. RTV/AGD, instrumentów muzycznych, mebli ale również placów zabaw;

25. Najczęściej popełniane błędy c.d. • Nazwy własne – dostawy c.d.: • parametry sprzętu komputerowego z zapisami „minimum” narusza Ustawę – Rekomendacje Prezesa UZP dotyczące udzielania zamówień publicznych na dostawę zestawów komputerowych;

26. Najczęściej popełniane błędy c.d. Art. 29 ust. 3 Przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń (…). Komentarz do Pzp Zakaz dotyczący wskazania znaków towarowych, patentów lub pochodzenia zostanie naruszony, gdy przy opisie przedmiotu zamówienia zamawiający wskaże konkretny znak towarowy, patent, czy pochodzenie, a nie wchodzi w grę wyjątek związany ze specyfiką przedmiotu zamówienia oraz z trudnością opisania przedmiotu zamówienia za pomoc dostatecznie dokładnych określeń.

27. Najczęściej popełniane błędy c.d. • Podwykonawcy • Zgodnie z art. 36 ust. 4 i 5 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający może żądać wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. Ponadto Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom, z wyjątkiem przypadku gdy ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia zamawiający zastrzeże w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom; • Ograniczenie podwykonawstwa dotyczy w wyjątkowych przypadkach - dzieło artystyczne, usługi prawnicze, dostawa specjalistycznego sprzętu; • obawa Zamawiającego dotycząca jakości wykonania typowych prac budowlanych i doświadczenia wykonawców nie jest podstawą do ograniczenia podwykonawstwa;

28. Najczęściej popełniane błędy c.d. • Niezgodności pomiędzy ogłoszeniami o zamówieniu • niezgodność treści poszczególnych ogłoszeń o zamówieniu (pomiędzy ogłoszeniem o zamówieniu z Biuletynu Zamówień Publicznych, ogłoszeniem ze strony internetowej zamawiającego i ogłoszeniem z tablicy ogłoszeń); • brak adnotacji o terminie wywieszenia Ogłoszenia o zamówieniu, Informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty w siedzibie Zamawiającego (data od - do); • niezgodność pomiędzy ogłoszeniem o zamówieniu a SIWZ: • niezgodny opis przedmiotu zamówienia; niezgodne kody CPV; • różny opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków; • różny wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu.

29. Najczęściej popełniane błędy c.d. • Niezgodności pomiędzy: kosztorysem inwestorskim i przedmiarem robót oraz przedmiarem robót i kosztorysem ofertowym wykonawcy. • Niezgodność przedmiaru robót dołączonego do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia z Kosztorysem Inwestorskim będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie; • Niezgodność przedmiaru robót dołączonego do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia z Kosztorysem Ofertowym wybranego Wykonawcy.

30. Najczęściej popełniane błędy c.d. • Dokumenty wymagane od wykonawców. • brak w SIWZ informacji o dokumentach jakie mają przedłożyć wykonawcy mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; • żądanie od oferentów dokumentów/oświadczeń niezgodnie z Rozporządzeniem - Zamawiający może żądać jedynie tych dokumentów/oświadczeń od oferentów, które wymienione zostały w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane; • zamawiający może żądać jedynie oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia (...) - nie jest dozwolone wymaganie dokumentów potwierdzających uprawnienia, np. Zaświadczeń przynależności do Okręgowej Izby Inżynierów Budownictwa; • jeśli Zamawiający wymaga załączenia dokumentu potwierdzającego posiadanie polisy, to zgodnie z ww. Rozporządzeniem zobowiązany jest wymagać dokumentu potwierdzającego jej opłacenie; • informacja z banku (…) powinna swą treścią wskazywać, iż wykonawca posiada tam rachunek.

31. Najczęściej popełniane błędy c.d. • Błędy dotyczące protokołu postępowania. • niewłaściwy druk protokołu postępowania (niezgodny ze wzorem stanowiącym załącznik do właściwego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów aktualnego na dzień wszczęcia postępowania); • brak odpowiednich druków stanowiących załączniki do protokołu postępowania; • niewłaściwie wypisany protokół postępowania (brak skreśleń/adnotacji); • brak adnotacji o terminie wywieszenia ogłoszenia o zamówieniu, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty w siedzibie zamawiającego (data od - do); • brak lub błędne określenie w oświadczeniach stanowiących załącznik do protokołu postępowania jakie funkcje pełnią poszczególne osoby; • błędne określenie wartości zamówienia (zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) „podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług …”).

32. Najczęściej popełniane błędy c.d. • Uchybienia o charakterze technicznym/ niekompletność przekazanej dokumentacji. • Brak dokumentu upoważniającego daną osobę do podpisywania się „za zgodność z oryginałem" za osobę pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie; • Niekompletność dokumentacji przetargowej dostarczonej do Urzędu Marszałkowskiego: • brak załączników do SIWZ - przedmiary robót (kosztorysy ślepe); • brak kompletu dokumentacji związanej z korespondencją pomiędzy Zamawiającym a Oferentami (zapytania odnośnie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, wezwania do uzupełnień/wyjaśnień złożonych ofert oraz odpowiedzi wykonawców na przedmiotowe pisma, brak pism zawiadamiających o wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem ich przekazania, odwołania); • brak dokumentu potwierdzającego wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy; • brak dokumentów w sprawie powołania komisji przetargowej; • brak dokumentu potwierdzającego opłacenie polisy; • niepoprawne numeracje stron dokumentacji przetargowej.

33. Najczęściej popełniane błędy c.d. • Umowy zawierane z wykonawcami. • W zakresie nie uregulowanym w PZP do umów w sprawie zamówień publicznych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego (art. 139); • W Kodeksie Cywilnym wskazuje się dwa rodzaje wynagrodzenia ryczałtowe lub kosztorysowe ( Tytuł XV dotyczący umów o dzieło art. 629 i 632) ale zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 20.11.2008 r. Sygn. III CSK 184/08 jeżeli strony w umowie o roboty budowlane zastosowały jeden z systemów wynagrodzenia uregulowanych w przepisach kodeksu cywilnego dotyczących umowy o dzieło (ryczałtowy lub kosztorysowy), to w drodze analogii należy stosować właściwe przepisy dotyczące tej umowy. Potwierdza to również Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 29 września 2009r. Sygn. akt III CZP 41/09.

34. Najczęściej popełniane błędy c.d. • Umowy zawierane z wykonawcami. • Ustalone wynagrodzenie może mieć charakter: • ryczałtowy (wiążąca jest cena zawarta w formularzu ofertowym, cena jest niezmienna przez cały okres realizacji zadania, przedmiar lub kosztorys może być żądany ale dopuszczenie rozliczeń wykonywanych prac na podstawie kosztorysu powykonawczego jest nie dopuszczalne ); • kosztorysowy (rozliczenie następuje na podstawie kosztorysów powykonawczych i rzeczywiście wykonanych robót); • Dwa podstawowe problemy: „niedomówienia” w danym systemie wynagrodzenia i systemy mieszane; • Dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści ofert, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy wbrew przepisom art. 144 Ustawy (zakres rzeczowy, terminy, zmiany nie przewidziane w ogłoszeniu i SIWZ).; • Pamiętać trzeba o konieczności przewidzenia możliwości dokonywania zmian treści umowy w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a także określeniu warunków możliwych zmian. 

35. Podsumowanie • nazwy własne w kosztorysach • parametry techniczne Dziękuję za uwagę