Objectif de l’examen de la structure et des services

1. AEFO - Rapport OCG - étape 3 Planification à court terme et modèles de gouvernance Éric Cousineau, MBA, CMA, CMC, SHRP

2. Objectif de l’examen de la structure et des services • Maximiser l’efficacité du fonctionnement de l’AEFO. • Rapprocher les dirigeantes et dirigeants des membres de l’AEFO. • Renforcer la confiance des membres à l’endroit du syndicat. • Réduire les risques financiers et opérationnels pour l’AEFO. • Orienter le futur de l’AEFO.

3. Identification des «livrables » à court terme Rapport OCG - étape 2 • Redéfinition du rôle des présidences locales. • Redéfinition du rôle des agentes et des agents. • Supervision et évaluation des agentes et des agents est assurée par le bureau provincial (démarré). • Offre de formation continue pour les présidences locales, les agentes et les agents (démarré). • Modifications temporaires de la formule de financement pour les unités et les sections locales en attendant les résultats du Congrès extraordinaire 2011 (démarré).

4. Identification des «livrables » à court terme Rapport OCG - étape 2 • Le déploiement des cadres selon la spécialisation des tâches et par région géographique (démarré). • Le développement de processus et d’outils opérationnels standardisés à l’échelle de la province (démarré).

5. Exigences du rôle des présidences locales Responsabilités envers les membres Visibilité auprès des membres. Formation. CE local et AGA. Valorisation des membres – social;. Action politique, partenaires, communauté. Assurer le même niveau de service à tous les membres. Communication avec le provincial et le local; Responsabilités envers l’AEFO Relations avec les employeurs (à définir). C.A. provincial. Travail d’équipe de temps à autre, au besoin. 80% 20% N.B. Toutes les tâches administratives et la plupart des tâches en relations de travail au quotidien sont déléguées à l’agente/l’agent. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

6. Exigences du rôle des agentes et des agents Responsabilités envers les membres Relations de travail au niveau du département des ressources humaines et de la surintendance. Conseils et appui. Responsabilités envers l’AEFO Communications et coordination pour les divers dossiers. Stratégies pour les relations de travail. Élargissement de la membriété en travaillant avec les cadres. Dossiers locaux. 70% 30% L’agente ou l’agent sera embauché(e), géré(e) et évalué(e) par le bureau provincial. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

7. Personnel AEFO – cadres, agentes et agents • À court terme, développer ou redéfinir les processus pour : • l’embauche du personnel incluant les prêts de service; • la supervision; • l’évaluation; • la gestion quotidienne des tâches – manuel de politiques; • la formation; • la communication.

8. Personnel AEFO – cadres, agentes et agents • À moyen terme, définir des régions géographiques provinciales pour : • le déploiement du personnel cadre; • le déploiement des agentes et des agents (période transitoire); • la livraison des services. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

9. Modèlesde gouvernance OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

10. Moteurs de changement dans la conception organisationnelle La planification stratégique est un des moteurs clefs du changement dans la conception organisationnelle, mais il peut y avoir d’autres moteurs, dont : les exigences et les attentes des membres; le besoin de réduire les coûts tout en offrant la même valeur, sinon meilleure, aux membres; les possibilités offertes par les changements technologiques; la reconnaissance des problèmes liés aux différences de performance dans chaque région, sur les dossiers comme la formation, le succès en relations de travail, l’engagement et l’implication; la compétence des employées et employés cadres. L’AEFO a besoin d’aborder tous ces moteurs dans sa structure et ses processus. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

11. Options organisationnelles Moteurs principaux : les fonctions, par exemple, la reddition des comptes (transparence); la géographie, par exemple, Timmins, Windsor, Ottawa; membres/intervenants, par exemple, conseil scolaires, employeurs; produits/programmes, par exemple, négociation, griefs; processus, par exemple, griefs, conseils et appui des membres; réseaux/équipes, par exemple, régions géographiques, membres. Ces options ne s’excluent pas mutuellement. Différentes approches peuvent se superposer. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

12. La transparence pour les membres Comment peut-on s’assurer de la reddition des comptes? (livrable à court terme) À titre d’exemple, chaque région remet un rapport annuel portant sur : • les services aux membres; • l’offre de formation locale; • les activités des dirigeantes et des dirigeants; • l’exercice financier; • l’action politique; • la participation aux activités communautaires; • les activités des employeurs relativement aux conventions collectives.

13. Comment l’AEFO devrait-elle être organisée? Options possibles Fonctionnelles Régionales – peut être par fonction Basées sur le service à la clientèle Autres? Questions à poser pour chaque modèle Quelles fonctions devraient être livrées, par région, par service, etc.? Comment cela fonctionnerait-il? Quels sont les avantages? Quels sont les inconvénients? OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

14. Option 1 – Structure actuelle (statu quo) La structure actuelle a été mise en place en 1998, suite à la création des conseils scolaires de langue française. À cette époque, l’AEFO avait opté pour une structure à « base politique », reflétant celle définie par le gouvernement de l’Ontario pour les conseils scolaires. Gouvernance et prise de décision À l’échelon provincial, le congrès d’orientation est l’instance décisionnelle suprême, suivi du conseil d’administration et du comité exécutif. Les membres élisent la présidence provinciale et le comité exécutif lors du congrès d’orientation. Les membres du conseil d’administration sont élus au niveau local. À l’échelon local, il existe plusieurs modèles organisationnels et les Statuts et Règlements varient d’un regroupement local à l’autre. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

15. Option 1 – Structure actuelle Fonctionnement Le bureau provincial compte 10membres du personnel cadre, y inclus la direction générale, et 14membres du personnel de soutien. Ce personnel assure le bon fonctionnement de l’AEFO et traite, entre autres, des dossiers en relations de travail, d’ordre professionnel ou pédagogique, du ministère de l’Éducation de l’Ontario, de la Fédération des enseignantes et des enseignants de l’Ontario, des affaires francophones, de communication et des finances.  À l’échelon local, la taille des regroupements locaux varie entre 1 300 membres pour la plus grosse unité et 33 membres pour la plus petite section locale. Certaines unités ont des présidences libérées et des agentes ou agents, tandis que les plus petites unités n’ont pas la capacité de libérer leur présidence. Les sections locales n’ont ni la capacité de libérer leur présidence, ni accès aux services d’une agente ou d’un agent, et reçoivent la plupart de leurs services directement du bureau provincial. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

16. Option 1 – Structure actuelle Considérations La formule de financement actuelle défavorise les petites unités/sections locales. Il y a un manque d’équité dans la répartition des ressources financières de l’AEFO aux unités/sections locales. Il y a un manque d’équité et d’efficacité dans la livraison des services auprès des membres (représentation, formation, visibilité de l’AEFO auprès des membres, communication, action politique et valorisation des membres). Il y a un manque d’homogénéité dans le fonctionnement de l’AEFO, ce qui augmente les risques financiers et opérationnels. « Est-ce qu’un membre est vraiment un membre? » OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

17. Carte géographique de la structure actuelle

18. Option 2 – Structure « géopolitique »(Option recommandée par OCG) La structure « géopolitique » est fondée sur la répartition des membres, des employeurs et des territoires géographiques. Gouvernance et prise de décision À l’échelon provincial, le congrès d’orientation est l’instance décisionnelle suprême suivi du conseil d’administration. Les membres élisent la présidence provinciale lors du congrès d’orientation. Les membres du conseil d’administration sont élus à l’échelon local (trois représentantes ou représentants par région). Le comité exécutif provincial devient redondant. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

19. Option 2 – Structure « géopolitique » (Option recommandée par OCG) Gouvernance et prise de décision • À l’échelon local, les 12 unités et quatre sections locales sont regroupées en six ou sept régions. Dans l’esprit où un « membre est un membre », le comité exécutif d’une région est formé de membres qui proviennent des écoles publiques, des écoles catholiques et des sections locales. Le comité exécutif local est composé des postes élus suivants : • une présidence; • une à deux vice-présidences; • une ou un secrétaire; • une trésorière ou un trésorier; • cinq à sept conseillères et conseillers. • Les postes de présidence et de vice-présidence sont comblés de façon à assurer une représentation des membres provenant des écoles catholiques, des écoles publiques et des sections locales. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

20. Option 2 – Structure « géopolitique » (Option recommandée par OCG) Fonctionnement À l’échelon provincial, le bureau comprend le personnel cadre, les agentes et agents et les membres du personnel de soutien. Les employées et employés du bureau provincial, dont certains sont déployés en région, assurent le bon fonctionnement de l’AEFO et traitent, entre autres, des dossiers en relations de travail, d’ordre professionnel ou pédagogique, du ministère de l’Éducation de l’Ontario, de la Fédération des enseignantes et des enseignants de l’Ontario, des affaires francophones, de communication et des finances. À l’échelon local, les présidences libérées ont un rôle redéfini. Chaque région a un bureau où travaillent une agente ou un agent ou deux et du personnel de soutien (administration, finances et communication). OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

21. Option 2 – Structure « géopolitique »(Option recommandée par OCG) Considérations  Il y a une homogénéité dans le fonctionnement de l’AEFO, ce qui réduit les risques financiers et opérationnels et augmente son efficacité. Comparativement à la structure actuelle, la livraison des services aux membres (représentation, formation, visibilité de l’AEFO auprès des membres, action politique et valorisation des membres) est plus efficace. La communication avec les membres est plus efficace. La répartition des ressources financières à l’échelon local est plus équitable. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

22. Carte géographique de la structure « géopolitique »

23. Option 3 – Structure décentralisée Gouvernance et prise de décision À l’échelon provincial, le congrès d’orientation est l’instance décisionnelle suprême suivi du conseil d’administration. Les membres élisent la présidence provinciale lors du congrès d’orientation. Les membres du conseil d’administration sont élus à l’échelon local. À l’échelon local, les 12 unités et quatre sections locales actuelles demeurent inchangées, mais doivent s’incorporer, s’assurer et se rapporter à l’Agence du revenu du Canada. Cependant, ceci n’exclut pas la possibilité de créer de nouveaux regroupements. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

24. Option 3 – Structure décentralisée Fonctionnement À l’échelon provincial, le bureau comprend la direction générale, la direction générale adjointe et trois employées ou employés de soutien. Ce personnel assure le bon fonctionnement de l’AEFO. À l’échelon local, les présidences libérées ont un rôle redéfini. Chaque région a un bureau où travaillent les cadres redéployés du bureau provincial, une agente ou un agent ou plusieurs et du personnel de soutien qui traitent, entre autres, des dossiers en relations de travail, d’ordre professionnel ou pédagogique, du ministère de l’Éducation de l’Ontario, de la Fédération des enseignantes et des enseignants de l’Ontario, des affaires francophones, de l’administration, de la communication et des finances. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

25. Option 3 – Structure décentralisée Considérations • Chaque unité/section locale devient une mini AEFO où les ressources doivent être dupliquées, ce qui entraîne une augmentation considérable des coûts opérationnels. • Il n’y a aucune garantie d’homogénéité d’une unité/section locale à une autre dans le fonctionnement, ce qui augmente davantage les risques financiers et opérationnels pour l’AEFO. • Il n’y a aucune garantie d’homogénéité d’une unité/section locale à une autre dans la livraison des services aux membres (représentation, formation, visibilité auprès des membres, communication, action politique et valorisation des membres).

26. Carte géographique de la structure décentralisée

27. Option 4 – Structure régionale La structure régionale est basée sur des frontières géographiques, sans tenir compte de la répartition des membres à travers la province. Gouvernance et prise de décision À l’échelon provincial, le congrès d’orientation est l’instance décisionnelle suprême suivi du conseil d’administration. Les membres élisent la présidence provinciale lors du congrès d’orientation. Les membres du conseil d’administration sont élus à l’échelon local. Le comité exécutif provincial devient redondant. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

28. Option 4 – Structure régionale Gouvernance et prise de décision (suite) À l’échelon local, les 12 unités et quatre sections locales sont regroupées en trois à cinq régions. Dans l’esprit où un « membre est un membre », les membres du comité exécutif d’une région proviennent des écoles publiques, des écoles catholiques et des sections locales. Le comité exécutif local comporte les postes élus suivants : une présidence; une à deux vice-présidences; une ou un secrétaire; une trésorière ou un trésorier; cinq à sept conseillères et conseillers. Les postes de présidence et de vice-présidence sont comblés de façon à assurer une représentation des écoles catholiques, des écoles publiques et des sections locales. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

29. Option 4 – Structure régionale Fonctionnement Le bureau provincial comprend le personnel cadre, les agentes et agents et les membres du personnel de soutien. Les employées et employés du bureau provincial, dont certains sont déployés en régions, assurent le bon fonctionnement de l’AEFO et traitent, entre autres, des dossiers en relations de travail, d’ordre professionnel ou pédagogique, du ministère de l’Éducation de l’Ontario, de la Fédération des enseignantes et des enseignants de l’Ontario, des affaires francophones, de la communication et des finances. À l’échelon local, les présidences libérées ont un rôle redéfini. Chaque région a un bureau où travaillent plusieurs agentes et agents et du personnel de soutien (administration, finances et communication). OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

30. Option 4 – Structure régionale OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

31. Option 4 – Structure régionale Considérations Il y a une homogénéité dans le fonctionnement de l’AEFO, ce qui réduit les risques financiers et opérationnels et augmente son efficacité en comparaison avec la structure actuelle. Il y a une homogénéité dans la livraison des services auprès des membres (représentation, formation, visibilité de l’AEFO auprès des membres, communication, action politique et valorisation des membres), mais pas à un niveau aussi efficace que l’Option 2. Les plus grandes régions augmentent les coûts de déplacement. Les plus grandes régions regroupant un plus grand nombre d’employeurs peuvent créer des inconsistances dans l'approche en relations de travail. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

32. Carte géographique de la structure régionale OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

33. Carte géographique de la structure régionale OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

34. Carte géographique de la structure régionale OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

35. Évaluation des options Principesconceptuels OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

36. Évaluation des options Principesconceptuels OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

37. Évaluation des options Principesconceptuels OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

38. Échéancier – exécution du travail OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING