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Rechnungsprüfung und –archivierung mit Windream und NavisionLink

Rechnungsprüfung und –archivierung mit Windream und NavisionLink. Windream – DMS mit VFS Technologie. Ein virtuelles Filesystem, das sich 100%-ig kompatibel zum Filesystem verhält und DMS-Funktionalitäten bietet. Jede Applikation welche auf ein Laufwerk speichert wird DMS-fähig

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Rechnungsprüfung und –archivierung mit Windream und NavisionLink

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Presentation Transcript

  1. Rechnungsprüfung und –archivierung mit Windream und NavisionLink

  2. Windream – DMS mit VFS Technologie • Ein virtuelles Filesystem, das sich 100%-ig kompatibel zum Filesystem verhält und DMS-Funktionalitäten bietet. • Jede Applikation welche auf ein Laufwerk speichert wird DMS-fähig • Neue Programme oder Versionen funktionieren auf Anhieb, keine Schnittstellenprogrammierung! • Einfache Migration durch Kompatibilität zu Windows-Laufwerken • Das bisherige Handling bleibt erhalten • Geringe Schulungskosten

  3. Windream Anwenderinterface Anwendungen Windows Explorer Windream „Speichern unter...“ Webbrowser Suche und Anzeige innerhalb Dynamics NAV und Windream

  4. Erfassung der Eingangsrechnung in Navision und automatischer Barcodedruck Scannen der Belege • Übergabe der Indexdaten mittels NavisionLink: • Kreditor • Kreditorennummer • Belegnummer • Datum • Betrag • Rechnungsprüfer • Fälligkeitsdatum • Etc. • Barcode-Erkennung beim Scannen • Trennung des Rechnungsstapels Erfassung der Eingangsrechnungen Archivierungsmodul (JobExtender) Zusammenführung der Indexdatenmit dem gescannten Beleg

  5. Prüfung der Rechnungen durch Prüfer Rechnungsprüfer Rechnungsprüfer startet dieWindream Suche (automatisch). Als Ergebnis werden alle noch zuprüfenden Rechnungen angezeigt Mittels rechter Maustaste wählbar: ER abzeichnenER WeiterleitenER Rückweisen Abzeichnen (retour an Buchhaltung)Auswahl des zuständigen Abteilungsleiters Rechnung nicht ok (retour an Buchhaltung)

  6. Prüfung der Rechnungen durch Abteilungsleiter Abteilungsleiter Abteilungsleiter startet dieWindream Suche (automatisch). Als Ergebnis werden alle noch zuprüfenden bzw. alle bei einem Technikerbefindlichen Rechnungenangezeigt Mittels rechter Maustaste wählbar: ER abzeichnenER WeiterleitenER Rückweisen Abzeichnen (retour an Buchhaltung)Auswahl des zuständigen TechnikerRechnung nicht ok (retour an Buchhaltung) Der Versand der Rechnung an den Techniker erfolgt per E-Mail; der Techniker erhält das Mail mit der Rechnung als Attachmentund antwortet entsprechend per E-Mail an den Abteilungsleiter. Mit dieser Art des Versandes ist auch die Zugriffsberechtigung aufdie Rechnung sehr einfach gelöst und in Windream muss in Bezugauf die Techniker keine Rücksicht genommen werden.

  7. Abzeichnen der Rechnung durch Abteilungsleiter Abteilungsleiter Abteilungsleiter startet dieWindream Suche (automatisch). Als Ergebnis werden alle noch zuprüfenden bzw. alle bei einem Technikerbefindlichen Rechnungenangezeigt Mittels rechter Maustaste wählbar: ER abzeichnenER WeiterleitenER Rückweisen Abzeichnen (retour an Buchhaltung)Auswahl des zuständigen TechnikerRechnung nicht ok (retour an Buchhaltung) Der Abteilungsleiter trägt entsprechend dem Antwortmail desTechnikers die relevanten Konteninformationen ein und zeichnetdie Rechnung ab, womit sie wieder an die Buchhaltung oder denPrüfer retourniert wird.

  8. Überwachung aus Sicht der Buchhaltung Buchhaltung Buchhaltung startet dieWindream Suche (automatisch). Als Ergebnis werden alle noch nichtfertig gebuchten Rechnungen angezeigt. Rechnungen können nach Fälligkeit sortiert werden Rechnung ist noch beim Prüfer (kein Abteilungsleiter eingetragen) Rechnung befindet sich beim Techniker Rechnung ist geprüft (KST im Betreff bzw. ev. geprüft Häkchen) und kann fertig gebucht werden

  9. Protokollierung der Aktivitäten In der Historie zu jedem Dokument werden alle Abzeichnungen und Weiterleitungenautomatisch mitprotokolliert.

  10. NavisionLink - Windream Volle Integration in Navision Suche und Anzeige z.B. direkt in Navigate eingebunden Das Modul NavisionLink geht von der Konzeption davon aus, dass jeder Navision Anwender über eine Windream Lizenz verfügt. Um nun eine kostengünstige Lösung zu erreichen wird das Modul dahingehend erweitert, dass nur für den Zeitraum der Suche in Windream (diese wird von Navision aus gesteuert) eine Windream Lizenz gezogen wird. Für die sofortige Freigabe der Lizenz ist es jedoch erforderlich die gefundenen Dokumenten in den lokalen Temporärspeicher zu laden, d.h. bei einer großen Anzahl von Suchergebnissen (bei Eingangsrechnungen kaum zu erwarten) könnte es hier zu Zeitverzögerungen kommen. Geht man davon aus, dass in den meisten Fällen ein Dokument gefunden und angezeigt wird, so ergibt sich in dieser Lösung auch kein Zeitverlust und der Anwender kann gewohnt schnell zugreifen.

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