Sistema MercúrioWeb Nova Sistemática

1. Sistema MercúrioWeb Nova Sistemática Para a Solicitação de Empenho AdiantamentoA Partir de 02 de Fevereiro de 2009 Portaria GR Nº. 4040/08

2. Legislação Em caso de dúvidas legais sobre empenho Adiantamento, clicar no ícone Legislação ou acessar o menu legislações na página do GEFIM (www.usp.br/gefim). NEW Em caso de dúvidas sobre empenhamento de adiantamento no Sistema MercúrioWeb , clicar em NEW, para visualizar a apresentação da nova sistemática para a solicitação de empenho adiantamento. Na apresentação consta informações desde a elaboração de uma solicitação de empenho adiantamento até o seu reforço.

3. Cadastros Necessários • No Sistema Mercúrio (RECAD) • Antes de solicitar o empenho adiantamento através do Sistema MercúrioWeb, é necessário cadastrar no Sistema Mercúrio (RECAD) as contas adiantamento abertas. • Cada responsável (favorecido) por empenho adiantamento deverá ter uma conta bancária aberta em seu nome, conforme determina a legislação. • No Sistema MercúrioWeb • Antes da elaboração do empenho adiantamento, o Assistente da Unidade deverá fazer as seguintes autorizações (permissões): • Solicitar Adiantamento – Definição do responsável (favorecido) por empenho adiantamento e pela elaboração da solicitação de empenho adiantamento; • b) Autorizar Solicitação de Adiantamento – Definição do responsável pela autorizaçãoda solicitação de empenho adiantamento; • Aprovar Solicitação de Adiantamento – Definição do dirigente responsável pela aprovação da emissão de empenho adiantamento; • Emitir Empenho – Definição do responsável pela emissão da nota de empenho adiantamento.

4. Primeira Etapa Cadastro de Contas Adiantamento Sistema Mercúrio RECAD Conta adiantamento é a conta corrente aberta junto ao Banco Nossa Caixa, para a movimentação dos recursos empenhados através de adiantamento. Cada responsável por empenho adiantamento deve possuir uma conta adiantamento aberta em seu nome, cadastrada no Sistema Mercúrio RECAD. Importante: Ressaltamos que os cheques emitidos devem sempre possuir a assinatura do responsável pelo empenho adiantamento (parágrafo 2º, do artigo 3º, da Portaria GR Nº. 4040/08).

5. Cadastro de Contas Bancárias (Tesouraria ou quem tiver esta ação no Sistema Mercúrio) Cadastro de Contas Bancárias no Sistema Mercúrio (RECAD): Roteiro:  Subsistemas  Execução Financeira

6. Cadastro de Contas Bancárias (Tesouraria ou quem tiver esta ação no Sistema Mercúrio)  Objeto  Contas Bancárias USP

7. Cadastro de Contas Bancárias (Tesouraria ou quem tiver esta ação no Sistema Mercúrio) Observação: Se o funcionário for responsável (favorecido) por empenho adiantamento, não esquecer de habilitar este campo. • Informar: • Número do banco Nossa Caixa (151); • Número da Agência; • Número da conta corrente; • Nome da conta corrente (pode ser um nome criado pela Unidade); • Tipo (A – Adiantamento); • Definir o responsável pela conta corrente, a data de início/ fim e o Tipo ( titular principal).

8. SEGUNDA ETAPA Cadastro de Autorização (Permissão) Sistema MercúrioWEB A autorização é a permissão outorgada ao funcionário para exercer determinada ação junto ao Sistema.

9. Cadastro das Autorizações (Assistência) Após o cadastro da(s) conta(s) corrente(s) no Sistema Mercúrio (RECAD), entrar no Sistema MercúrioWebpara autorizar o solicitante do adiantamento, o autorizador da solicitação de adiantamento, o aprovador (dirigente) da solicitação de adiantamento e o emissor do empenho adiantamento.

10. Cadastros das Autorizações (Assistência) Clicar em Entrar.

11. Cadastro das Autorizações (Assistência) Clicar em Autorização e em seguida em Cadastro.

12. Cadastro das Autorizações (Assistência) • Definir o papel (atuação) de cada funcionário junto ao Sistema, ou seja: • quem vai solicitar adiantamento (secretária, técnico, tesoureiro, etc.); • quem vai autorizar solicitação de adiantamento (assistência); • quem vai aprovar a solicitação de adiantamento (dirigente); • quem vai emitir empenho adiantamento (contabilidade).

13. Atuações junto ao Sistema MercúrioWeb Elaborador Qualquer funcionário autorizado a solicitar adiantamento Somente elabora a solicitação de adiantamento Qualquerfuncionário autorizado a solicitar adiantamento com conta bancária cadastrada Favorecido de adiantamento Responsável Assistentes, Diretores de Departamentos ou quem for delegado para autorizar as solicitações Autorizador Autoriza a solicitação de adiantamento Aprovador Aprova a solicitação de adiantamento Dirigente ou quem for delegado pelo dirigente para aprovar as solicitações EmissordeEmpenho Faz a emissão de empenho adiantamento Contabilidade ou quem tiver permissão para emitir empenho.

14. Etapas percorridas por uma solicitação de um empenho adiantamento Solicitação (Elaborador) Elaboração: Autorização Aprovação Empenho 1 Autorização Assistência 2 Aprovação (Dirigente) Devolução: Antes do empenho (até o esboço), a solicitação de adiantamento pode ser devolvida para correção ou para exclusão (editar solicitação de adiantamento). Neste caso, a solicitação percorrerá o sentido inverso do encaminhamento inicial. Obs.: A exclusão de uma solicitação de adiantamento pode ser realizada apenas pelo elaborador. 3 EmissãodoEmpenho (Contabilidade)

15. TERCEIRA ETAPA Cadastro do Elaborador e do Responsável O Elaborador é o funcionário cadastrado no Sistema MercúrioWeb, que tem a atribuição de solicitar empenho adiantamento em nome de um outro funcionário (responsável). O elaborador também pode ser cadastrado como responsávelpor empenho adiantamento, desde que possua conta adiantamento aberta em seu nome e cadastrada no Mercúrio RECAD. O elaborador pode ser qualquer funcionário autorizado pela Unidade. Cada elaborador deve ter um responsável vinculado a ele. O Responsável por empenho adiantamento é o funcionário cadastrado no Sistema MercúrioWeb, que tem a atribuição de possuir empenho aberto em seu nome. Cada responsável por empenho adiantamento deve ter uma conta bancária aberta em seu nome, cadastrada no Mercúrio RECAD. Cada responsável deve possuir um elaborador vinculado a ele.

16. Cadastro Elaborador/Responsável (Assistência) Após a concessão das autorizações (permissões), clicar em Elaborador, para realizar o cadastro dos funcionários que terão a atribuição de solicitar e de ser responsável(favorecido) por empenho adiantamento.

17. Cadastro Elaborador/Responsável (Assistência) Para o cadastramento do elaborador e do responsável por adiantamento, clicar em cadastro. Obs.: Se desejar fazer somente uma consulta do nome dos elaborados e dos responsáveis já cadastrados, basta preencher os critérios para a busca e clicar emBuscar.

18. Cadastro Elaborador/Responsável (Assistência) • No cadastro do responsável e do elaborador (mesma tela), informar: • a) a Unidade; • b) o centro de despesa onde o funcionário está lotado; • c) o nome do responsável (funcionário que terá empenho emitido em seu nome);

19. Cadastro Elaborador/Responsável (Assistência) d)o nome do Elaborador (funcionário encarregado pela elaboração da solicitação de adiantamento em nome do responsável cadastrado acima); e) data de ativação; f) data de desativação. Obs.: Procurar manter essas datas de acordo com a situação do funcionário na Unidade.

20. Cadastro Elaborador/Responsável (Assistência) Após a inclusão dos dados solicitados, clicar em Salvar.

21. Cadastro Elaborador/Responsável (Assistência) Se for realizar o cadastro de um novo responsável e de um novo elaborador, clicar novamente em Cadastro. Como informado anteriormente, se houver somente a necessidade de conhecimento dos funcionários cadastrados para solicitar adiantamento (elaborador) e dos cadastrados como responsáveis por empenho adiantamento, utilizar a opção Buscar (preencher os dados solicitados e clicar em buscar).

22. Consulta Elaborador/Responsável (Assistência) Este é o resultado de uma consulta realizada. Observe que para cada elaborador há um responsável vinculado. Obs.: A Unidade deverá realizar o cadastro dos elaboradores e dos responsáveis por adiantamento conforme suas necessidades.

23. QUARTA ETAPA CADASTRO DE ADIANTAMENTO (Elaboração de Adiantamento) O menu Adiantamento é o local onde o elaborador faz o cadastro das solicitações de empenho adiantamento. Observação: O campo “valor inicial” constante na tela de cadastro da solicitação de adiantamento, refere-se ao valor a ser liberado (requisitado) automaticamente no momento do empenho. O prazo para o crédito na conta adiantamento não mudou. O valor inicial a ser solicitado poderá ser o valor integral do adiantamento, independentemente da fonte de recursos (receita ou tesouro) e do item de despesa. Solicitamos cautela e bom senso sobre a questão de solicitação do valor do adiantamento, principalmente, porque se o saldo requisitado não for utilizado e recolhido fora do prazo de prestação de contas, o responsável pelo adiantamento estará sujeito às penalidades previstas na Portaria GR Nº. 4040/08.

24. Cadastro Solicitação Adiantamento (Elaborador) Após o cadastro das contas adiantamento, dos funcionários encarregados pela solicitação e dos funcionários responsáveis por empenho adiantamento, o Elaborador já poderá elaborar a solicitação de adiantamento. Assim que entrar no Sistema, basta clicar em Adiantamento.

25. Cadastro Solicitação Adiantamento (Elaborador) Para o elaborador cadastrar uma solicitação de adiantamento, clicar em cadastro. Obs.: Se desejar fazer somente uma consulta de uma solicitação, ou de um empenho ou ainda, de um reforço cadastrado, basta preencher os critérios de busca e clicar em Buscar.

26. O elaborador (encarregado pela solicitação) de adiantamento deverá informar os seguintes dados: • a) a Unidade; • b) o centro despesa; • c) o valor do empenho; • d) a data de previsão do empenho; • e) a finalidade da solicitação dos recursos; • f) o valor inicial (valor referente à 1ª requisição de numerário); • g) o recurso - tesouro ou receita (se souber); • h) o item de despesa; • i)o grupo base (se souber); • j) o nº. do Convênio (se for o caso); • k) o nome do responsável pelo empenho (favorecido). Cadastro Solicitação Adiantamento (Elaborador) Procurar informar com clareza a finalidade da solicitação do adiantamento.

27. Cadastro Solicitação Adiantamento (Elaborador) Após a confirmação do cadastro da solicitação de adiantamento, aparecerá a mensagem acima.

28. Cadastro Solicitação Adiantamento (Elaborador) Verifique que a situação da solicitação do adiantamento está em elaboração (texto em vermelho). Então, clicar em encaminhar,para que a solicitação possa seguir para a análise do autorizador.

29. Cadastro Solicitação Adiantamento (Elaborador) Selecionar a opção Análise Autorizador, fazer uma sucinta descrição (se necessário) e clicar em Confirmar. Após a confirmação de cada encaminhamento, o Sistema enviará para o responsável pela análise, pela autorização e pela emissão do empenho, um e-mail notificando a solicitação do adiantamento. Independentemente da leitura do e-mail, cada funcionário poderá definir sua rotina de acompanhamento das solicitações de adiantamento, basta realizar consultas junto ao Sistema ao longo do dia.

30. Autorização Solicitação Adiantamento (Assistência) Assim que o Elaboradorfizer o encaminhamento da solicitação, o Autorizador já poderá entrar no Sistema para realizar a análise da solicitação.

31. Autorização Solicitação Adiantamento (Assistência) Após digitar sua senha, o Autorizador deverá clicar em Adiantamento..

32. Autorização Solicitação Adiantamento (Assistência) Aparecerá esta tela, onde o Autorizador deverá informar neste campo, o número da solicitação (constante no e-mail), o ano e em seguida clicar em Buscar. O Autorizador também poderá utilizar esse critério de busca, para saber quais são as solicitações que estão aguardando para serem analisadas, independentemente do recebimento do e-mail.

33. Autorização Solicitação Adiantamento (Assistência) Assim que o Autorizador informar o número da solicitação e clicar em Buscar, aparecerá essa tela, onde deverá clicar em Editar Solicitação Adiantamento (ícone com o formato de uma página e um lápis)

34. Autorização Solicitação Adiantamento (Assistência) Após clicar em Editar Solicitação Adiantamento, aparecerá essa tela para que o Autorizador possa analisar a solicitação e realizar o encaminhamento para a análise do Aprovador (dirigente) Obs.: Não poderá realizar nenhuma correção.

35. Autorização Solicitação Adiantamento (Assistência) Se estiver correta, a solicitação deverá ser encaminhada para o dirigente através da seleção da opção Análise da Diretoria . Se houver a necessidade de alguma correção, selecionar a opção Não Aprovada, para que a solicitação possa retornar para o elaborador realizar a correção. Em ambos os casos, após a seleção, fazer uma descrição sucinta (se necessário) e clicar em Confirmar.

36. Aprovação Solicitação Adiantamento (Direção ou Assistência) Assim que o Autorizador (assistente)fizer o encaminhamento da solicitação, o Aprovador (dirigente) já poderá entrar no Sistema para realizar a análise da solicitação.

37. Aprovação Solicitação Adiantamento (Direção ou Assistência) Após digitar sua senha, o Aprovador deverá clicar em Adiantamento..

38. Aprovação Solicitação Adiantamento (Direção ou Assistência) Aparecerá esta tela, onde o Aprovador deverá informar neste campo, o número da solicitação (constante no e-mail), o ano e em seguida clicar em Buscar. O Aprovador também poderá utilizar esse critério de busca, para saber quais são as solicitações que estão aguardando para serem analisadas, independentemente do recebimento do e-mail.

39. Aprovação Solicitação Adiantamento (Direção ou Assistência) Assim que o Aprovador informar o número da solicitação e clicar em Buscar, aparecerá essa tela, onde deverá clicar em Editar Solicitação Adiantamento (ícone com o formato de uma página e um lápis).

40. Aprovação Solicitação Adiantamento (Direção ou Assistência) Após clicar em Editar Solicitação Adiantamento, aparecerá essa tela para que o Aprovador possa analisar a solicitação e realizar o encaminhamento para o empenhamento (Contabilidade). Obs.: Não poderá realizar nenhuma correção.

41. Aprovação Solicitação Adiantamento (Direção ou Assistência) Se estiver correta, a solicitação deverá ser encaminhada para a Contabilidade através da seleção da opção Para Empenho. Se houver a necessidade de alguma correção, selecionar a opção Não Aprovada, para que a solicitação possa retornar para o autorizador e em seguida para o elaborador providenciar a correção. Em ambos os casos, após a seleção, fazer uma descrição sucinta (se necessário) e clicar em Confirmar.

42. QUINTA ETAPA Emissão do Empenho É nesta etapa o momento onde a contabilidade faz a análise e a complementação dos dados da solicitação adiantamento, para a emissão da nota de empenho.

43. Emissão do Empenho (Contabilidade) Assim que o Aprovador (dirigente)fizer o encaminhamento da solicitação, o Emissor do Empenho (contabilidade) já poderá entrar no Sistema para realizar a emissão da nota de empenho adiantamento.

44. Emissão do Empenho (Contabilidade) Após digitar sua senha, o Contador ou pessoa autorizada a emitir empenho deverá clicar em Adiantamento..

45. Emissão do Empenho (Contabilidade) Aparecerá esta tela, onde o Emissor do Empenho deverá informar neste campo, o número da solicitação (constante no e-mail), o ano e em seguida clicar em Buscar. O Emissor do Empenho também poderá utilizar esse critério de busca, para saber quais são as solicitações que estão aguardando para serem empenhadas, independentemente do recebimento do e-mail.

46. Emissão do Empenho (Contabilidade) Assim que o dirigente autorizar a solicitação, o emissor de empenho (contabilidade) receberá um e-mail informando que há uma solicitação de adiantamento para empenho. Providenciará a complementação dos dados da solicitação (se não forem informados pelo elaborador) e fará primeiramente a emissão do esboço do empenho, através da opção Emissão Empenho.

47. Emissão do Empenho (Contabilidade) Observe que nesta etapa, o Sistema gerou automaticamente o número do processo. Ainda falta informar a fonte dos recursos (tesouro ou receita), o grupo, a dotação, porque os mesmos não foram informados pelo elaborador, em seguida clicar em Salvar.

48. Emissão do Empenho (Contabilidade) Complementar os dados e clicar em Salvar.

49. Emissão do Empenho (Contabilidade) Mensagem emitida pelo Sistema após clicar em salvar.

50. Emissão do Empenho (Contabilidade) Veja que já existe o número do empenho, mas a situação ainda continua em esboço. Para a emissão do empenho, realizar uma nova conferência dos dados e se estiverem corretos, clicar na opção Consolidar. Obs.: Até a fase de esboço é possível realizar a devolução da solicitação. 3