TAŞINIR MAL KAYDI

1. TAŞINIR MAL KAYDI İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 21.08.2007

2. ÇOK ÖNEMLİ • Açılış Dayanak Belgesi’nin (29.06.2007 tarihine kadar mevcut taşınır listesi) Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri tarafından en az 1 defa baştan sona kontrolünün yapılması, düzeltme var ise doğrusunun girilmesi veya değiştirilmesi çıkarken de kesinlikle belge kaydet denilmesi gerekmektedir. • Açılış Dayanak Belgesinde değişiklik olsun veya olmasın girilip yeni baştan kaydet denilmesi gerekmektedir. • Kontroller tamamlandıktan sonra sistemden bu belgelerin onaylanmış olması şarttır.

3. TİF Düzenleme • Fatura, Muayene Komisyon Raporu, Onay Belgesi ve Piyasa Fiyat araştırması evraklarınızı dosyalayınız. • http://tmm.metu.edu.tr/ internet adres çubuğuna yazıp sistemi açınız. • Kullanıcı Kodu ve Şifresi mail adresinize gönderilmiştir. Bu kod ve şifre ile sisteme giriniz. • Taşınır Mal Kaydı seçeneğine tıklayın • Taşınır İşlem Fişini seçiniz.

4. Muhasebe Birimi, Harcama Birim Kodu, Taşınır Ambar Kodu bir defaya mahsus olmak üzere yan tarafta bulunan büyütece basarak bağlı olduğunuz kodları seçiniz. • İşlem Tipi : Satınalma • Nereden Geldiği : Firma ismi • Dayanağı Belge: Onay belgesi • Fatura tarihi ve nosu • Muayene Komisyon tutanağı tarih ve Nosu (muayene komisyon tutanağı numarası her yıl başında 1 den başlayıp artarak devam eder) • Belge No kısmına hiçbir şekilde müdahale edilmeyecektir. Sistem otomatik verecektir.

5. Faturadaki malzemeleri hesap kodu kısmındaki büyütece basarak malzemenizi seçebilirsiniz. • Miktar kısmına faturadaki miktarı, • Ölçü birimi otomatik olarak geleceğinden uyumsuz bir ölçü birimi geldiğinde düzeltilmesi için ilgili kişiler aranacaktır. • KDV oranı Faturadaki oran • Birim Fiyat kısmında çok dikkatli olunması gerekiyor. Faturada birim fiyatın içerisinde kdv var ise • Kdv oranı %8 ise birim fiyat/1.08 , Kdv oranı % 18 ise birim fiyat/1.18 e bölünerek kdv siz birim fiyat hesaplanıp sisteme girilecektir. TİF Genel toplamı ile Fatura genel toplamının aynı olması zorunludur. • Tüm fatura kalemleri girildikten sonra kaydet butonuna basarak kayıt işlemi gerçekleşmiş olur. Herhangi bir hatadan dolayı yanlışlık var ise daha sonra belge aramadan belgenizi çağırıp üzerinde istediğiniz değişikliği veya eklentiyi yapıp tekrar kaydet diyebilirsiniz.

6. Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi olarak girdiğiniz malzemeler sistemden onaylanmadığı sürece resmi olarak kayıt altına alınmış sayılmayacağından; • Sistemden bilgilerin doğruluğunu kontrol ettikten ve kaydet dedikten sonra, • Bölümünüzde onay yetkisi olan kişiye bu belgenizi sistemden onaylatmanız zorunludur. • Onay işlemi gerçekleştikten sonra her türlü işlemi yapabilirsiniz. ((devir çıkış (nakil), hurda , tüketim ve zimmet ) • Sicil Numaralarını (demirbaş no) defterler bölümünden Dayanıklı Taşınırlar Defteri , Tüketim malzemelerini de Tüketim Malzemeleri Defterinde görebilirsiniz.

7. ALIMLARINIZ BAP, TÜBİTAK VE ÖYP KANALIYLA ALINMIŞ İSE: • İşlem Tipi kısmına hangi projeden alınmış ise o işlem çeşidi seçilecek. • Proje alımlarına ilişkin olarak düzenlemiş olduğunuz TİF lerin imzalanmasında Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi ile Proje Yürütücüsünün imzasının bulunması gerekmektedir. Sistemden düzenlenen TİF yine o birim veya bölümün onay verme yetkilisince onaylanacaktır. • Sistemden onay verilmediği sürece düzenlediğiniz her türlü TİF belgesi işlemi tamamlanmamış sayılır.

8. Kayıt Altına Alınan Taşınırın Devir İşlemleri • Demirbaş Malzemenin başka bir birime devri (nakli) • Taşınır Mal Kaydı menüsünden Taşınır İşlem Fişini seç • İşlem Tipinden Devir Çıkışı seç • Hangi harcama birimine veya ambarına çıkış yapacağını büyüteçten seç • Sicil numarası seçme büyütecine basarak devir edeceğin malzemeyi seçmek için listele butonuna basarak, hangi malzemeleri devir edecekseniz malzeme sicil no kısmındaki kutuyu işaretleyip, seçilenleri aktar butonuna basınız.TİF üzerinde seçtiğiniz malzemeler sıralanacaktır. Belge kaydet ve daha sonra belge yazdır butonuna basarak devir belgesinin çıktısını alıyoruz. Oluşan çıkış devir belgesinin (yani çıkış TİF’i)numarasını sistemden onaylatıyoruz. Belge üzerindeki devir veren ve alan bölümleri imzalanıp, bir nüshası devir veren bölümde, bir nüshası da devir giden bölüme veriliyor. • Çıkış işlemlerinde TİF’in sağ alt tarafı imzalanıyor.

9. Devir Alınan Taşınırın Kayıt Altına Alınması • Devir alan bölüm, bu belgeye istinaden devir giriş belgesi düzenleyip kayıtlarına almak zorundadır. • Devir alan bölüm taşınırları kayıtlarına alabilmesi için; • Taşınır Mal Kaydı menüsünden Taşınır İşlem Fişini seç, işlem tipinden Devir Girişi seç, hangi birimden devir gelmiş ise o birimin harcama ve ambar kodunu seç, Gelen belge no kısmınadevir işlemi için düzenlenmiş olan TİF nosu girilecek. (devir eden birimin düzenlediği TİF no’su) farklı bir numara asla girilmemeli. • Ekranda devir edilen malzemeler listesi görülecektir. Önce belge kaydet, sonra yazdır ve çıktısını alıp gerekli imzalar tamamlandıktan sonra devir gelen belge ve düzenlenmiş bulunan devir giriş belgeleri alt alta eklenerek dosyalanmalı. Yine birim onay yetkilisi sistemden bu belgeyi onaylamalı. Düzenlenen Devir Girişinde oluşan TİF belgesinde sol alt bölümler imzalanacaktır.

10. Fazla kafa karıştırmamak için adım adım ilerlemeyi öneriyorum. • TİF düzenleme ile taşınırın kayıtlara alınması ve devir işlemlerine ait bilgiler açıklandı. • Bundan sonraki aşamada: • Oda, personel tanımlama • Kişiye veya odaya zimmet verme • Hurda işlemleri En kısa sürede programda kullanılacak diğer işlemlere ait bilgiler yayınlanacaktır.