ARP 公文系统操作培训

1. ARP公文系统操作培训

2. 主要内容 • 文件种类 • 文件格式 • 登陆方式 • 发文环节

3. 公文的种类 公文的种类：文种（即文件的名称、又叫文件名称，简称文种） 国发〔2000〕23号文件，把行政机关公文设为13类 • 决定、通知、通报、报告、请示 • 批复、意见、函、会议纪要 • （院标准规定了 9 个） • + 命令、公告、通告、议案 • （国务院文规定了 13 个）

4. 我院《标准》规定的公文种类 （一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或 者撤销下级机关（单位）不适当的决定事项。 （二）通知：适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章制度，传达要求下级 机关（单位）办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。 （三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （四）报告：适用于向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或 有关主管部门的询问。 （五）请示：适用于向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。 （六）批复：适用于答复下级机关（单位）的请示事项。 （七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （八）函： 适用于不相隶属机关（单位）之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和 答复审批事项。 （九）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

5. 公文种类 上行文：下级组织向上级组织报送的公文。主要包括：中国科学院向国家领导机关报送的公文，院直属事业单位向院部机关报送的公文，院直属事业单位按要求向地方政府等报送的公文。 平行文：平级组织或不相隶属组织之间的公文。主要包括：中国科学院与国家有关部委、地方政府之间的公文，院直属事业单位之间的公文。 下行文：上级组织向下级组织下发的公文。主要包括：中国科学院向院直属事业单位、院部机关各部门下发的公文，院部机关各部门向院直属事业单位下发的公文，院直属事业单位、院部机关各部门向本单位、本部门下发的公文。

6. 主要内容 • 文件种类 • 文件格式 • 登陆方式 • 发文环节

7. 公文格式 （一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 （二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特急”、“特急”、“加急”、“平急”。 （三）发文机关（单位）标识应当使用发文机关（单位）全称或者规范化简称；联合行文，主办机关（单位）排列在前。（《中国共产党机关公文处理条例》：版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成。） （四）发文字号应当包括机关（单位）代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关（单位）发文字号。 （五）上行文（“请示”或“报告”）应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 电报中的“特提”，适用于极少数当日要办的十分紧急事项。 特提是指要求办文人员文不离手，直到办结。是紧急程度的最高等级。

8. 公文格式 （六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关（单位）。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （七）主送机关（单位）指公文的主要受理机关（单位），应当使用全称或者规范化简称、统称。 （八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关（单位）加盖印章；联合下发的公文，发文机关（单位）都应当加盖印章。

9. 公文格式 （十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关（单位）负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。 （十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 （十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。 （十三）抄送机关（单位）指除主送机关（单位）外需要执行或知晓公文的其他机关（单位），应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

10. 公文格式 注释： 标注密级的具体写法：“密级★保密期限” or “机 密” 国家秘密的保密期限，除有特殊规定者外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。 特殊规定是指：发文机关可以对保密范围中的某类事项的保密期限，规定为“长期”或确定保密的最短期限。如“秘密★6个月”，“机密★5年”，“绝密★长期”。

11. 公文格式 印发规章等公文或转发公文时，正文标题中已经标明所印发、转发的公文标题或主要内容的，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。 公文如有附件，在正文下空一行左空２字用标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：ｌ．××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第ｌ行项格标识“附件”。有序号时标识序号；如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第ｌ行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

12. 公文格式 页码：空白页和空白页以后的页不标识页码。 表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。  当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 主题词、抄送、印发机关和印发时间作为版记各要素，前３个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

13. 公文格式 发文字号：由发文机关代字、年份和顺序号组成。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即ｌ不编为001），发文字号之下印一条与版心等宽的红线。 涉密文件：左上角的份数序号应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。 附注：居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。如“发至县团级”、“联系人，联系电话”等。 主送机关：标题下空１行，左侧顶格用３号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

14. 公文格式 单一机关制发的公文：在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空４字；加盖印章应上距正文２mm至４mm，端正居中，下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 联合行文：需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。当联合行文需加盖３个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空２字标识成文时间。

15. 主要内容 • 文件种类 • 文件格式 • 登陆方式 • 发文环节

16. 登陆方式1 • http://172.31.12.20 • 帐号：姓名全拼 • 密码：身份证号

17. 登陆方式2 • http://172.31.12.23:9070 • 帐号：姓名全拼 • 密码：身份证号

18. 客户端 • IE 6.0及或上版本 • MS OFFICE 2003或以上版本

19. 主要内容 • 文件种类 • 文件格式 • 登陆方式 • 发文环节

20. 主要角色 • 所领导:签发文件 • 部门负责人：审核 • 核稿员:核稿 • 文书管理员：复审、收文 • 印刷员:打印纸制公文 • 公文参与人:起草文件

21. 所发文流程

22. 审核环节 • 目的: 公文审核是指将公文送领导人签发之前，由相关负责人对文件是否需要行文、公文内容等进行检查。公文审核能够节省领导人在审阅、修改文件上所花费的时间、精力。 • 操作:编写意见，修改正文

23. 核稿环节 • 目的：核稿是文书管理部门对公文的文字表述是否简洁通顺确切、文种使用是否正确、公文格式是否规范、层次是否清楚、布局是否合理等所作的全面检查，核稿的目的是保障文稿的质量 。 • 操作：编写意见，修改正文

24. 签发环节 • 目的： 公文签发是指最后审定文稿时领导人在正文上签字，是最后定稿和批准发出的一个关键环节。公文签发即标志着公文开始生效 。 • 操作：编写意见、修改正文、送阅

25. 办公室复审环节 • 目的：复审环节主要进行文件信息、正文格式的最后一次审核，并形成发文字号。 • 操作： • 编写复审意见 • 修改正文 • 加盖电子印章

26. 拟稿人复审 将文件发送到收文单位 将文件办结

27. 演示操作的内容 • 所发文到院机关某厅局 • 所收到文件进行收文办理 • 公文查询、提醒等功能 • 代理、代办

28. 请提出您的宝贵意见！ 谢谢!