SPED

1. SPED 2.6 SPED

2. Sumário • Objetivo • Introdução • Tipos de Usuários • Menu Documentos • Menu Cadastro • Funcionalidades • Fluxo do Documento • Recomendações • Dúvidas Frequentes • Exercícios

3. Objetivo • Apresentar as funcionalidades do SPED 2.6.04

4. Introdução • O que é o Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos (SPED) • Aplicação web para o controle de protocolo de documentos eletrônicos • Surgiu para facilitar a troca de documentos, reduzindo o uso do “papel“. • Sistema com concepção corporativa • Permite o envio de documentos: • intra • inter

5. Introdução • Caracterísiticas • Versão 2.6.04: • Inserção de assinatura digitalizada • Associação da conta temporariamente • Organização automatizada de documentos • Mudança da prioridade do documento • Melhor controle de despachos • Inclusão de editor interno • Inclusão de subpastas no menu • Adição de relacionamentos entre os documentos

6. Tipos de Usuários O SPED é utilizado por 3 tipos de usuários: - Administrador: usuário responsável pela administração do sistema; - Protocolista: usuário que inicia o processo de cadastro de documentos no sistema para permitir as diversas operações; ele expede e importa docs; - Convencional: Elabora, envia, recebe, encaminha e despacha documentos. ,suas principais funções são: • Alterar sua própria senha; • Criar/Editar/Excluir seus próprios grupos de usuários; • pesquisar os documentos, dos quais participou do fluxo documental; • visualizar os detalhes do documento; • redigir novos documentos;

7. Tipos de Usuários - Convencional: Principais funções: • encaminhar/despachar documentos, (se possuir permissão para tal); • aprovar (assinar e protocolar) documentos, (se possuir permissão); • resolver providências em relação a despachos; • arquivar um documento, (se possuir permissão); • realizar anotações em documentos; • Editar documentos em elaboração; • Anexar arquivos; • Imprimir documentos elaborados (se possuir permissão); • Associar palavras-chave; • Excluir anexos; • Excluir documento (não assinado/protocolado). • Importante:Os tipos de usuário Administrador, Protocolista e Convencional se referem às contas e não às pessoas;

8. Menu Documentos • CAIXA DE ENTRADA: ficam os documentos recebidos. • Já Lidos: Documentos que são colocados na sub-pasta “Já lidos”. • PROVIDÊNCIA RESOLVIDA: ficam os documentos despachados que tiverem as providências resolvidas pelo usuário logado, mas permanecerão na caixa "Pendentes" dos demais usuários que ainda não tenham resolvido suas providências. • PENDENTES: ficam os documentos encaminhados ou despachados. Podem ser editados e/ou excluídos, se ainda não foram assinados.

9. Menu Documentos • REDIGIR DOCUMENTO: onde criam-se os documentos: • A ser confeccionado pelo SPED • A ser inserido no SPED EM ELABORAÇÃO: ficam os documentos do usuário depois de criados. Podem ser editados e/ou excluídos. PROTOCOLADOS: ficam os documentos já protocolados. Não podem ser editados e/ou excluídos, podem ser arquivados. EXPEDIDOS - para uso exclusivo dos protocolistas ACOMPANHAMENTO – é um marcador para que o usuário acompanhe o documento. O documento porém não sai da sua caixa original.

10. Menu Documentos • ARQUIVADOS: somente poderão ser arquivados documentos protocolados. Uma vez arquivado um documento, ele será arquivado para todos os usuários. • Despachos somente podem ser arquivados depois de todas providências terem sido tomadas. • Encaminhamento após 24hs do recebimento. • INVALIDADOS: lixeira dos documentos protocolados.

11. Menu Documentos • PESQUISAR: Pode-se pesquisar docs protocolados ou em elaboração. A pesquisa pode ser por assunto, palavra-chave, Nº de Protocolo, Nº de Documento. Acessa todos os docs encaminhados e despachados ou elaborados pelo usuário tanto para pesquisa quanto para a visualização de dados de protocolo e anexos.

12. Menu Documentos

13. Menu Cadastro • PESSOAS: exibe o Nome Completo, a Conta e o Perfil dos usuários do SPED. • CONTAS: exibe o Nome da Conta, o Nome Completo e o Perfil dos usuários do SPED. • GRUPOS: Lista os grupos em que estão os usuários e também permite uma nova criação. • SEÇÃO: exibe a organização de todos os usuários do SPED. • WORKFLOW: exibe para quem o usuário tem permissão de enviar documentos do SPED. • ALTERAR SENHA: onde o usuário pode trocar sua senha de acesso ao SPED.

14. Funcionalidades • Elaborar documentos • A ser confeccionado pelo SPED • A ser inserido no SPED • Receber e Encaminhar documentos • Fora da Empresa via protocolista; • Internamente. • Despachar documentos • Determinar e acompanhar providências • Deve estar Protocolado

15. Funcionalidades • Verificar o Histórico • Anexar arquivos em elaboração • O nome do arq anexo pode conter acentuação (ç, ~, '…) • Tamanho máximo de 4.5 Mb • Excluir documentos em elaboração • Inserir Anotações nos documentos. • Colocar assinatura digitalizada (Assinar e Protocolar) • Arquivar documentos (somente protocolados) • Associar pessoa a sua conta • Alterar a senha do usuário

16. Funcionalidades • Adicionar Documento Relacionado:vincular documentos relacionados ao atual. Apenas depois de protocolado. • Adicionar Documento Origem:vincular documento que originou o atual. Apenas depois de protocolado. • Mostrar Relacionamentos:exibe os documentos relacionados ao atual.

17. Encaminhado Após assinatura 3 1 Adjunto Em Elaboração Pendentes Protocolados Assinar e Protocolar 2 Chefe Caixa de Entrada Protocolados Fluxo do Documento Adjunto elabora e encaminha documento para o Chefe assinar. Verificar se no final do Documento, os dados do Chefe estão corretos. Deve-se preencher o campo de Texto do Encaminhamento e depois selecionar os destinatários. Depois do Chefe Assinar e Protocolar, o documento também vai para pasta Protocolados do Adjunto.

18. Encaminhado Após arquivar 1 3 Auxiliar Caixa de Entrada Pendentes Arquivados Arquivar 2 Chefe Caixa de Entrada Arquivados Fluxo do Documento Auxiliar encaminha documento protocolado para Chefia que arquiva. Deve-se preencher o campo de Texto do Encaminhamento e depois selecionar os destinatários. Coloca-se uma Anotação no documento. Importante: Uma vez arquivado um documento, ele será arquivado para todos os usuários. Lembrar de verificar a pasta de Arquivados!

19. Muda a cor para verde na pasta Pendentes do Chefe. Já pode ser arquivado. Despachado Chefe Protocolados Pendentes Tomar providência Adjunto Providência Resolvida Caixa de Entrada Fluxo do Documento Chefe despacha documento para Adjunto tomar providência. Deve-se preencher o campo de Texto do Despacho e depois selecionar os destina- tários e definir prazo. 1) Anotar a providência em “Providências tomadas“ 2) Clicar no botão “Prov. Resolvida“ Importante: Somente poderá ser arquivado o documento quando todos os despachos forem providenciados.

20. Chefe Seedorf Sem acesso temporariamente Chefe Seedorf Atribuir Pessoa Chefe Batista Adjunto Chefe Batista Adjunto Batista Adjunto Chefe Temporário Atribuição de conta Seedorf (Chefe) atribui sua conta, temporariamente, a Batista (Adjunto) Definir: a Pessoa a ser associada, Tipo da Associação: Temporário, Data de Início e Data de Fim.

21. 1) Trâmite de documentos: Chefe – Subordinado: Despacho x Encaminhamento Despacho: quando subordinado tem que tomar providência e dar o pronto ao chefe. Encaminhamento: subordinado não precisa tomar providência, apenas para conhecimento. Subordinado – Chefe Encaminhamento: quando doc será assinado pelo chefe. Assinar e protocolar: quando doc é assinado pelo subordinado. Recomendações

22. 2) Recebendo um Despacho: Ao resolver um despacho recebido, o usuário deve relatar as “Providências Resolvidas“ e clicar no botão “Prov. Resolvida“ para o finalizar o processo deste despacho. Erro frequente: esquecer de clicar no botão “Prov. Resolvida“, ficando o despacho pendente. Recomendações

23. 1) Quando um documento sai de Pendentes? - Assinar e Protocolar -> Protocolado - Despacho c/ Prov. Resolvida -> Providência Resolvida - Arquivar Documento -> Arquivados 2) Quando um documento já pode ir para Arquivados? - Caixa de entrada (Despacho/Encaminhamento recebido) - Pendentes (Autor de Despacho - prov. já resolvida) - Protocolados (Assinar e Protocolar) OBS: Uma vez arquivado um documento, ele será arquivado para todos os usuários. Dúvidas Frequentes

24. 1) Encaminhar/Assinar A) Elaborar documento e encaminhar B) Quem recebe, anota e assina 2) Despachar/Tomar Providência A) Enviar despacho B) Quem recebe, toma providência 3) Arquivar A) Quem enviou o despacho Arquiva Exercícios