Introduction

1. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités Par Michelle GILLET et Patrick GILLET Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

2. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? Introduction Pour les universités, une caractéristique essentielle de la période actuelle (depuis 10 ans) est la succession rapide de réformes, entraînant l’accroissement de la complexité. Nous nous positionnons dans le cadre de la vision systémique du système d’information. Ce qui nous amène au questionnement suivant Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité d’évolution de l’organisation ? Quelle est la marge de manœuvre de l’université dans le choix des modes de gestion de ses informations, qui lui permettraient de réussir le changement organisationnel ? Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

3. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités Introduction Méthodologie adoptée pour la recherche :  dans le cadre de missions d’audit, d’assistance à MOA ou, essentiellement, d’intégration de nos outils informatiques dans les universités, approche ethnographique  Exemples anonymes pour garantir la confidentialité Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

4. Modules pilotes (SD) Système d’Information d’Aide à la Décision (SIAD) adapté au niveau hiérarchique : respect de l’angle du vue du sujet et zoom sur les informations Objectifs : inclus dans le budget Informations issues de la prise de décision stratégique et tactique Informations non intégrablesau SI automatisable Système d’Information automatisable (SI) Outils de contrôle / Tableau de bord : calcul et analyse des écarts, variables d’état et alertes Informations expression des décisions des SD pour actions Collecte des données par les SO Modules opérationnels (SO) Flux entrants de l’environnement Flux sortants vers l’environnement Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités Une différence essentielle IS vs IT Introduction Applications opérationnelles : gestion des flux d’activités quotidiens Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

5. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités 1 - Le contexte des universités, une succession de réformes, qui s’empilent I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

6. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités 2 - Les apports de la littérature 1er aspect : les effets du type organisationnel I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

7. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

8. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? FCP (facteurs critiques perçus) de FX de Vaujany  risque d’entraîner un archétype NPN Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

9. Être (1) Savoir se positionner (introspection organisationnelle) (3) Savoir gérer le mouvement (2) Savoir déterminer le bon positionnement pour atteindre les objectifs Evoluer Agir Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités Pour éviter les FCP, il faut gérer la dynamique du centre de gravité : glissement de l’axe ontologique vers l’axe téléologique I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? Bureaucratie professionnelle Conduite du changement lors de la mise en place des nouveaux outils informatiques Théorie des archétypes de FX de Vaujany : obtenir une trajectoire appropriative de type NRN Méthode d’appropriation des systèmes socio –techniques : (De Vaujany, Grimand) passer en mode « conception à l’usage » Adhocratie Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

10. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités 3 - Les apports de la littérature : 2ème aspect : l’évolution de l’Etat I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

11. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? 4- Les deux points de vue sont contradictoires * Ph. Bezes Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

12. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités Décision élaborée « Matière grise » (SD) II - Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité d’évolution de l’organisation ? 1- Pour définir les besoins IS, nous proposons la métaphore du système nerveux Décision réflexe Procédures mises en œuvre par (SO) Communication Avec l’environnement Par les organes des sens (SO) Processus de transformation Collecte des données Processus vitaux Autorégulés. Décentralisation Et gestion par Exception (ligne hiérarchique + technostructure) Niveaux inférieurs (SD) Le Système d’information, « système nerveux », assurant la communication et le couplage pour coordonner SO et SD Organisation Communication interne Communication avec l’environnement Environnement Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

13. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités II - Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité d’évolution de l’organisation ? 2- Comment devraient être structurés les outils informatiques pour correspondre à cette optique ? Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

14. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités 4. Indicateurs / Tableaux de bord II - Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité d’évolution de l’organisation ? 3 – Les 4 niveaux du IS que les IT devraient intégrer 3. Groupware / Workflow 2.Résultats métiers 1. Base de données Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

15. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités II - Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité d’évolution de l’organisation ? 4- Quand pouvons nous considérer que IS et IT constituent des facteurs clés de succès de l’évolution ? Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

16. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités III - Quelle est la marge de manœuvre de l’université dans le choix des modes de gestion de ses informations, qui lui permettraient de réussir le changement organisationnel ? 1 – Mission Recherche Gestion Ecoles doctorales, études doctorales, contrats de recherche Services Recherche et valorisation Laboratoires et services centraux Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

17. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités III - Quelle est la marge de manœuvre de l’université dans le choix des modes de gestion de ses informations, qui lui permettraient de réussir le changement organisationnel ? Emploi du temps, stages, soutenances, syllabus, mobilité internationale… 2 – Mission Enseignement Responsable de filières, scolarité, direction de composante, services centraux Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

18. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités III - Quelle est la marge de manœuvre de l’université dans le choix des modes de gestion de ses informations, qui lui permettraient de réussir le changement organisationnel ? 3 – Mission Pilotage Poems, Winpaie, Referens, Lagaff, budget & liasse fiscale avec Excel Service financier et composantes, ordonnateur et agent comptable Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

19. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités Conclusion Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

20. Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations :le cas des universités Merci de votre attention Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers