Национален Иновационен Фонд Финансова схема за подкрепа на иновативни предприятия

1. Национален Иновационен ФондФинансова схема за подкрепа на иновативни предприятия ПРОЦЕДУРА ЗА ФИНАНСОВО ОТЧИТАНЕ НА ПРОЕКТИ Четвърта конкурсна сесия

2. ФИНАНСОВ ОТЧЕТ ЗА ЕТАП Финансов отчет се съставя от всеки участник по проекта. Координаторът обобщава данните като съставя консолидиран отчет. Съдържание на отчета: • Образци на отчетни форми за финансов мониторинг /вкл. на електронен носител/; • Разходо-оправдателни и други придружителни документи; • Извлечение от счетоводна политика; • Индивидуален сметкоплан; • Извлечения от обособени счетоводни партиди за отчитане на разходи по проекта; • Данъчен амортизационен план.

3. Изисквания към разходо-оправдателните документи • Всички документи във финансовия отчет, се представят в заверени копия; • Първичните счетоводни документи следва да отговарят на изискванията на Закона за счетоводството, ЗДДС и други приложими закони; • Приема се представянето на първични счетоводни и други разходо-оправдателни документи на чужд език, ако се придружават от превод на български език с име и подпис на превелия документа.

4. ПРИЕМЛИВИ РАЗХОДИ • Предвидени са в бюджета на Проекта; • Не противоречат на Правилата за управление на средствата на Националния иновационен фонд; • Действително са извършени и платени от Бенефициента или от партньорите по Проекта в рамките на срока за изпълнение на договора /при отчитане на конкретен етап разходните документи следва да бъдат издадени в рамките на етапа, с изключение на разходите за материали/; • Удостоверени са със съответните първични счетоводни документи, придружени от платежни документи; • Отразени са в счетоводните регистри и отчети на Бенефициента или на партньорите по Проекта.

5. Третиране на разхода за ДДС • За дружества, нерегистрирани по ЗДДС, данъкът се счита приемлив разход; • За регистрирани по ЗДДС дружества, приемлива за финансиране е стойността на стоки, услуги и други доставки без ДДС. За удостоверяване на липсата на регистрация по ЗДДС бенефициентите попълват декларация, която се прилага към отчетните документи за всеки етап, за който се отнася.

6. НЕПРИЕМЛИВИ РАЗХОДИ ВСИЧКИ РАЗХОДИ, КОИТО НЕ СА ПРЕДВИДЕНИ В БЮДЖЕТА НА ПРОЕКТА ИЛИ ГО ПРЕВИШАВАТ, СЕ СЧИТАТ ЗА НЕПРИЕМЛИВИ И СЕ ФИНАНСИРАТ ОТ БЕНЕФИЦИЕНТА.

7. Изискване на допълнителни документи и правила за изплащане на добавки • Допуска се изискване на непредставени във финансовия отчет документи посредством официално писмо до Бенефициента. Допълнителните документи следва да бъдат представени в 3-дневен срок. • Добавките за МСП и НО следва да бъдат включени в отчета за изпълнение на бюджета за всеки етап; • В случай, че научната организация не е отчела дейност в нито един етап, съответната добавка не се дължи на участниците в проекта. Изплащането й в предходни етапи се коригира при приключването на проекта.

8. ПРИЕМЛИВИ РАЗХОДИ ЗА НАУЧНО-ПРИЛОЖЕН ИЗСЛЕДОВАТЕЛСКИ ПРОЕКТ • Разходи за труд – включват разходи за възнаграждения на квалифициран персонал, включително здравни и осигурителни вноски за сметка на осигурителя, в т.ч.: • Разходи за основен персонал • Разходи за спомагателен персонал /съгласно договорения в бюджета %, но не по-висок от 25%/; • Разходи за машини и оборудване – включват разходи за амортизации на ДМА, използвани по проекта; • Разходи за материали/консумативи; • Разходи за подизпълнители – включват разходи за командировки в чужбина и разходи за външни услуги по проекта.

9. ПРИЕМЛИВИ РАЗХОДИ ЗА ТЕХНИКО-ИКОНОМИЧЕСКО ПРОУЧВАНЕ • Разходи за труд– включват разходи за възнаграждения на квалифициран персонал, включително здравни и осигурителни вноски за сметка на осигурителя, в т.ч.: • Разходи за персонал /разходи за спомагателен персонал не са предвидени/; • Разходи за материали/консумативи; • Разходи за подизпълнители

10. Отчитане на разходи за труд • Изчисляване на разходи за труд на участник в изпълнението на проекта/дневна ставка/; • Отчитане на брой отработени дни по проекта в рамките на етап – не е възможно прехвърляне на дни от изследване в развитие, както и между отделни участници; • Отчитане на часова заетост по проекта –в месечната справка за разходи за труд се посочват 8-часови дни ; • Замяна на основни участници в изпълнението – посредством заповед за замяна/посочва се: дата на замяна, кое лице заменя и кое бива заменено/. Заповедта се прилага към всеки етап, за който замяната е в сила; • Отчитане на разходи за труд за последен месец от етап на проекта; • Отчитане на спомагателни разходи за труд/в %/; • Разходи за труд на преподаватели във ВУЗ и научни работници.

11. Документи за отчитане на Разходи за труд • Основен и/или допълнителен трудов договор за служителите, ангажирани по проекта, допълнителни споразумения; • Декларация N 1 и N 6 /НОИ/ за начислени и платени социални и здравни осигуровки от Координатора и Партньора/ите по проекта, включени в перо Разходи за труд; • Извлечение от ведомостта и рекапитулацията за заплати на участниците в проекта - по месеци; • Платежни нареждания за внесени социални и здравни осигуровкии съответните банкови извлечения; • Извлечения от оборотите на обособените партиди на счетоводните сметки за разходи за труд и социални осигуровки по проекта за съответния етап;

12. Документи за отчитане на Разходи за машини и оборудване При придобиване на ДМА чрез покупко-продажба: • Фактура за покупка; • Митническа декларация/при доставки от стани извън ЕС/ или протокол по чл.117 от ЗДДС; • Документ за плащане/фискален бон, банково извлечение/; • Приемателно - предавателен протокол или акт за въвеждане в експлоатация на амортизируемия актив; • Сертификат и паспорт на оборудването/ако е приложимо/; • Извлечение от счетоводни сметки, по които са заприходени новопридобитите машини и оборудване; • Извлечение от счетоводна сметка, разкрита за отчитане на разходи за амортизации по проекта /с изключение на учреждения на бюджетна издръжка/; • Данъчен амортизационен план.

13. Документи за отчитане на Разходи за машини и оборудване При придобиване на ДМА чрез договор за финансов лизинг /допълнителни документи/: • Договор за лизинг; • Погасителен план; • Фактури за платени лизингови вноски; • Документ за плащане /фискален бон, банково извлечение/; • Договор за покупко-продажба. /В договора за покупка на ДМА на лизинг следва да бъде договорено прехвърлянето на собствеността на активите от лизингодателя на лизингополучателя с надлежно оформен документ/

14. Документи за отчитане на Разходи за материали/консумативи • Фактура; • Документ за плащане /фискален бон, банково извлечение/; • Митническа декларация /при доставки от стани извън ЕС/ или протокол по чл.117 от ЗДДС; • Извлечение от счетоводна сметка, разкрита за отчитане на разходи за материали/консумативи по проекта Когато единичните цени на закупуваните краткотрайни активи са по-ниски от планираните в бюджета, отчитаните количества се признават до размера на планираните в бюджета суми. При отчитане на разходи за ел.енергия, топлоенергия, вода или други се представят месечни фактури за услугите и протоколи за изразходвани количества за целите на проекта. Тези разходи могат да бъдат отчитани и в рамките на етапа, следващ този, в който са издадени разходните документи.

15. Документи за отчитане на Разходи за подизпълнители При извършване на услуга от юридическо лице: • Договор за доставка на услуга; • Фактура за извършена услуга; • Документ за плащане /фискален бон, банково извлечение/; • Надлежно подписан протокол за приета/предадена работа/услуга; • Извлечение от счетоводна сметка, разкрита за отчитане на разходи за подизпълнители по проекта. При необходимост от промяна на одобрен в бюджета на проекта доставчик на външна услуга, Координаторът / Партньорът следва да приложи мотивирано писмо за обстоятелствата, наложили промяната. За услуги, извършвани от физически лица се предоставя автобиография, а за юридически - информация за основния предмет на дейност.

16. Документи за отчитане на Разходи за подизпълнители При извършване на услуга от физическо лице: • Договор за услуга; • Протокол за извършена и приета работа; • Хонорарна сметка; • Разходен касов ордер за изплатена сума или платежно нареждане и/или извлечение от обслужващата банка за деня на плащането; • Платежно нареждане и/или банково извлечение за платени осигурителни и здравни вноски за сметка на работодателя; • Извлечение от счетоводна сметка, разкрита за отчитане на разходи за подизпълнители по проекта.

17. Документи за отчитане на Разходи за подизпълнители При отчитане на разходи за командировки в чужбина: • Заповед за командировка в чужбина; • Копие от международен паспорт на командированото лице, когато командировката не е в ЕС; • Покана за участие в международна среща/конференция /когато е приложимо/; • Копие на билети за ползван транспорт /самолетен билет и билети за вътрешен транспорт – ако са предвидени в командировъчна заповед/; • При пътуване с автомобил се представят: заповед за разходна норма на гориво за автомобила, маршрут на пътуването със съответните пропътувани километри, фактура и фискален бон за закупено гориво; • Фактура за платени нощувки /с приложен превод на български на същата/; • Разходен касов ордер за отпусната валута; • Доклад за извършена работа; • Извлечение от счетоводната сметка, разкрита за отчитане на разходи за командировки по проекта.

18. ФИНАНСОВ МОНИТОРНГ • Финансов анализ за етап; • Корекции на резултати от анализи за етапи в рамките на обобщен финансов анализ; • Финансов анализ № 2;

19. БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО!