IS204 หลักการจัดการสารสนเทศ

1. IS204 หลักการจัดการสารสนเทศ

2. ความจำเป็นในการจัดการความจำเป็นในการจัดการ • การจัดการทุกสิ่งทุกอย่างให้อยู่ในตำแหน่งที่ควรจะเป็น • การจัดการมีความจำเป็นสำหรับสิ่งต่าง ๆเนื่องจากต้องมีการเรียกคืนหรือค้นคืนสิ่งดังกล่าว

3. การจัดการสารสนเทศ • การจัดการสารสนเทศมีความจำเป็นสำหรับการค้นคืนสารสนเทศ ถ้าหากมีการจัดการที่ดีจะช่วยให้การค้นคืนมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

4. การจัดการสารสนเทศจะช่วยถ่ายทอดและเก็บรักษาสื่อสารสนเทศเพื่อให้เกิดประโยชน์ในอนาคตการจัดการสารสนเทศจะช่วยถ่ายทอดและเก็บรักษาสื่อสารสนเทศเพื่อให้เกิดประโยชน์ในอนาคต

5. การจัดการสารสนเทศ/ความรู้Information/knowledge organization • ความรู้ (knowledge) เกิดขึ้นในใจของผู้คนที่ได้ทำการศึกษาปัญหา/ประเด็นแล้วทำความเข้าใจผ่านวิธีการศึกษาค้นคว้าวิจัยหรือวิธีการอื่น ๆ

6. สารสนเทศ (Information) คือการสื่อสารความรู้โดยการบันทึกหรือผ่านช่องทางการสื่อสารรูปแบบต่าง ๆ โดยการเขียน การพูด การเรียบเรียง การวาด การแกะสลัก และวิธีการอื่น ๆ ที่จำช่วยนำความรู้ไปยังผู้อื่น

7. ขอบข่ายการจัดการสารสนเทศขอบข่ายการจัดการสารสนเทศ • การติดตามสารสนเทศทุกประเภท • การให้รายละเอียดของสื่อสารสนเทศแต่ละรายการ • การรวบรวมสื่อสารสนเทศเข้าไว้ด้วยกันในรูปของห้องสมุด ศูนย์สารสนเทศ ฯลฯ

8. การจัดทำรายการและบรรยายลักษณะ (description) ของสื่อสารสนเทศ ในรูปของดัชนี บัตรรายการ การลงทะเบียนงานศิลปวัตถุและของโบราณ การทำรายการเว็บไซต์ • การจัดทำวิธีการค้นสื่อสารสนเทศ โดยการกำหนดชื่อเรื่อง หัวเรื่อง และคำสำคัญในการเข้าถึงสารสนเทศ

9. การจัดการให้ผู้ใช้เข้าถึงสื่อสารสนเทศ โดยการจัดเตรียม การกำหนดวิธีการยืมคืน การจัดแสดง ฯลฯ

10. การจัดการสื่อสารสนเทศการจัดการสื่อสารสนเทศ • ห้องสมุด • หอจดหมายเหตุ • พิพิธภัณฑ์และหอศิลป์ • อินเทอร์เน็ต • ห้องสมุดิจิทัล • แหล่งอื่น ๆ

11. ห้องสมุด(library) ในยุคเริ่มห้องสมุดได้จัดการสารสนเทศเพื่อช่วยการค้นคืนสื่อสารสนเทศและเพื่อการถ่ายทอดและอนุรักษ์สารสนเทศ โดยมีบรรณารักษ์ (librarian) แต่ต่อมาขอบข่ายงานมีมากขึ้น คือ • การรวบรวมสื่อสารสนเทศ โดยการตรวจสอบ การคัดเลือก การจัดหาสื่อสารสนเทศ

12. การจัดหมวดหมู่และทำรายการเพื่อช่วยให้การจัดเก็บและการค้นหาสื่อสารสนเทศ ซึ่งมีมาตรฐานการลงรายการที่ใช้ร่วมกันทั่วโลก เช่น การจัดหมวดหมู่ระบบดิวอี้ (DC) ระบบการจัดหมวดหมู่หอสมุดรัฐสภาอเมริกัน (LC) การลงรายการ AACR2 หรือ MARC • การกำหนดวิธีการเข้าถึงสื่อสารสนเทศ การจัดเตรียมสื่อ การยืมคืน และการดูแลสื่อสารสนเทศ

13. การจัดหมวดหมู่และทำรายการเพื่อช่วยให้การจัดเก็บและการค้นหาสื่อสารสนเทศการจัดหมวดหมู่และทำรายการเพื่อช่วยให้การจัดเก็บและการค้นหาสื่อสารสนเทศ • การกำหนดวิธีการเข้าถึงสื่อสารสนเทศ การจัดเตรียมสื่อ การยืมคืน และการดูแลสื่อสารสนเทศ

14. หอจดหมายเหตุ(Archives) • จดหมายเหตุ หรือเอกสารจดหมายเหตุ หมายถึงเอกสารที่ผ่านการใช้งานแล้ว และผ่านการพิจารณาว่ามีคุณค่า เพื่อการอ้างอิงและใช้ประโยชน์ในอนาคต

15. เอกสารจดหมายเหตุอาจจะอยู่ในรูปจดหมาย บันทึกภายใน ประกาศ หนังสือเวียน รายงานประจำปี คู่มือปฏิบัติงาน บันทึกส่วนตัว ฯลฯ

16. เอกสารจะถูกเก็บรวบรวมไว้อย่างเป็นระบบไว้ในหอจดหมายเหตุ หรือสถานที่เก็บเอกสารย้อนหลังของหน่วยงานหรือองค์กรเพื่อประโยชน์ในการบริหารงานขององค์กร การอ้างอิงทางกฎหมาย การถ่ายทอดเรื่องราวทางประวัติศาสตร์ การใช้งานส่วนตัว ฯลฯ

17. การจัดการเอกสารจดหมายเหตุ แตกต่างจากหนังสือของห้องสมุดทั่วไป • การทำรายการของหอจดหมายเหตุแตกต่างจากห้องสมุด ซึ่งยังไม่มีมาตรฐานเหมือนห้องสมุด หอจดหมายเหตุแต่ละแห่งจะใช้วิธีการจัดการสื่อสารสนเทศหรือเอกสารเฉพาะ

18. การทำรายการให้ความสำคัญกับแหล่งที่มา (provenance/originator) ของเอกสารหมายถึงที่ซึ่งทำการผลิต การจัดเก็บ และดูแลเอกสาร

19. การบรรยายลักษณะ (description) ของเอกสารมีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร โดยให้รายละเอียดแหล่งที่มา และวิธีการได้รับหรือการจัดหาเอกสาร พร้อมกับให้ประวัติความเป็นมาและลักษณะของเอกสาร

20. เอกสารบางชิ้นมีความบอบบางและมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์มาก เป็นเอกสารหายากทำให้ต้องมีการจัดบริการในลักษณะชั้นปิด โดยมีนักจดหมายเหตุ (Archivist) ทำหน้าที่จัดเก็บและค้นหาให้กับผู้รับบริการ

21. พิพิธภัณฑ์และหอศิลป์(Museums and Art galleries) • การจัดการสื่อสารสนเทศของพิพิธภัณฑ์และหอศิลป์จะคล้ายคลึงกัน เพราะจะรวบรวมทัศนวัสดุที่มี 2-3 มิติ โดยมีภัณฑารักษ์ (curator)

22. การจัดการสารสนเทศจะแตกต่างจากห้องสมุดและหอจดหมายเหตุ เพราะเน้นการแสดงและให้ใช้บริการภายในเท่านั้น

23. พิพิธภัณฑ์จะทำรายการโดยการลงทะเบียนเพื่อให้รายละเอียดของวัสดุพิพิธภัณฑ์จะทำรายการโดยการลงทะเบียนเพื่อให้รายละเอียดของวัสดุ • การบรรยายลักษณะวัสดุจะยากกว่าสื่อสารสนเทศของห้องสมุด ซึ่งยังไม่มีมาตรฐาน การลงรายการขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของภัณฑารักษ์

24. รายละเอียดสำคัญของวัสดุคือ เนื้อหาของวัสดุ เทคนิค (งานศิลปะ) สถานที่ผลิตชิ้นงาน อุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิต สีที่ใช้ ผ้าที่ใช้ การออกแบบ แหล่งที่มาของวัสดุ สถานที่ค้นพบ รายละเอียดดังกล่าวจะช่วยให้ผู้ใช้ได้จิตนากรหรือนึกภาพของวัสดุได้ชัดเจน

25. รายละเอียดจะต้องเป็นประโยชน์ต่อนักประวัติศาสตร์ สถาปนิก นักวิจัย นักสังคมวิทยาและมานุษยวิทยา ช่างภาพ จิตรกร

26. การวิเคราะห์เนื้อหา (subject) ของวัสดุมีความยากมากเพราะภัณฑารักษ์หรือผู้วิเคราะห์เนื้อแต่ละคนจะจินตนาการแตกต่างกันทำให้การให้หัวเรื่องหรือแบ่งเนื้อหาของภาพหรือวัสดุแตกต่างกัน ทำให้มาตรฐานในการทำรายการหรือการร่วมมือกันระหว่างพิพิธภัณฑ์และหอศิลป์ไม่เป็นไปในแบบเดียวกัน

27. การจัดการวัตถุโบราณและงานศิลปะอาจจะรวมถึงการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องและสัมพันธ์กับชิ้นงาน โดยใช้หลักการเดียวกันกับการจัดการสื่อสารสนเทศของห้องสมุดและเอกสารของหน่วยงาน เพื่อช่วยอธิบายวัตถุหรือชิ้นงานให้ชัดเจนยิ่งขึ้น

28. อินเทอร์เน็ต(internet) • การเปลี่ยนแปลงและการเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วของสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับผู้จัดการสารสนเทศ

29. ห้องสมุดพยายามใช้วิธีการจัดการเดิมในการจัดการสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ต โดยการทำบรรณานุกรม หรือการรวบรวมรายการสนเทศเฉพาะสาขาที่อยู่บนอินเทอร์เน็ต • ผู้เชี่ยวชาญในด้านคอมพิวเตอร์และโปรแกรมได้พัฒนา Search engine แต่ก็ไม่ได้ช่วยให้ผู้ใช้ได้รับข้อมูลที่ต้องการอย่างแท้จริง

30. Search engine ผู้เชี่ยวชาญในด้านคอมพิวเตอร์และโปรแกรมได้พัฒนา Search engine แต่ก็ไม่ได้ช่วยให้ผู้ใช้ได้รับข้อมูลที่ต้องการอย่างแท้จริง • ปัญหาการเข้าถึงภาพถ่ายหรือภาพเขียนที่เผยแพร่บนอินเทอร์เน็ต เพราะเครื่องมือที่ใช้ยังไม่สามารถอ่านภาพหรือแปลความหมายของภาพได้ ยกเว้นผู้เผยแพร่ภาพได้มีการให้คำอธิบายภาพไว้ด้วย

31. ปัญหาการวิเคราะห์วัตถุประสงค์และเป้าหมายของเว็บไซต์ปัญหาการวิเคราะห์วัตถุประสงค์และเป้าหมายของเว็บไซต์ • การจัดหมวดหมู่เว็บไซต์ของ Search engine ยังไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน

32. ห้องสมุดดิจิทัลDigital Libraries • อินเทอร์เน็ตทำให้เกิดห้องสมุดดิจิทัล ซึ่งมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องตั้งแต่เริ่มต้นทศวรรษ 1990 โดยการรวบรวมสื่อดิจิทัลและการค้นและเข้าถึงสารสนเทศผ่านอินเทอร์เน็ตให้มากที่สุด

33. ห้องสมุด และแหล่งสารสนเทศ ดังเช่น พิพิธภัณฑ์ หอจดหมายเหตุ ศูนย์ข้อมูล แต่ละแห่งได้พยายามพัฒนาโครงการห้องสมุดดิจิทัลในรูปแบบต่าง ๆ

34. โครงสร้างสารสนเทศinformation architecture • ผู้จัดการสารสนเทศรุ่นใหม่ได้พัฒนากระบวนการออกแบบ ดำเนินงาน และการประเมินผลวิธีการในการจัดการสารสนเทศเพื่อช่วยให้การเข้าถึงสารสนเทศมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

35. สถาปนิกสารสนเทศหรือผู้จัดการสารสนเทศยุคใหม่ได้ปฏิเสธวิธีการจัดการสารสนเทศแบบเก่าที่เคยใช้ในห้องสมุด หอจดหมายเหตุ พิพิธภัณฑ์ และศูนย์สารสนเทศอื่น ๆ ที่เน้นการรวบรวมและจัดระบบเพื่อช่วยผู้ใช้ให้เข้าถึงสารสนเทศ

36. การจัดการข้อมูลdata administration • รูปแบบการจัดการข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งพัฒนาขึ้นเพื่อการจัดการเอกสารสำนักงานอัตโนมัติในช่วงปี 2000 ที่ผ่านมา ซึ่งสัมพันธ์กับพัฒนาการของเครื่องพิมพ์ดีด เครื่องถ่ายเอกสาร

37. การจัดการข้อมูลมีความสัมพันธ์กับการจัดการเอกสาร (record management) โดยเฉพาะการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ (Archives) ซึ่งเป็นข้อมูลไม่ได้ใช้งานแล้วและพิจารณาแล้วมีความจำเป็นที่จะต้องจัดเก็บเพื่อการอ้างอิงในอนาคต

38. การจัดการข้อมูลเคยเกี่ยวข้องกับการเก็บ การจัดระบบ และการดูแลเอกสาร (แฟ้มเอกสารสิ่งพิมพ์) และได้พัฒนาสู่ระบบการจัดการข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งผู้จัดการและผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง • การพัฒนาโปรแกรมในการจัดการข้อมูลงานบัญชี งานขาย งานผลิต และอื่น ๆ

39. การบูรณาการข้อมูลของทุกฝ่ายเข้าด้วยกันช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลในรูปแบบการจัดการฐานข้อมูลขององค์กรซึ่งมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้มีประสิทธิภาพเพียงพอสำหรับการจัดเก็บและการเรียกคืนข้อมูลได้อย่างทันท่วงทีในเวลาที่ต้องการการบูรณาการข้อมูลของทุกฝ่ายเข้าด้วยกันช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลในรูปแบบการจัดการฐานข้อมูลขององค์กรซึ่งมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้มีประสิทธิภาพเพียงพอสำหรับการจัดเก็บและการเรียกคืนข้อมูลได้อย่างทันท่วงทีในเวลาที่ต้องการ

40. การจัดการความรู้Knowledge management • Knowledge is power ความรู้คือพลังอำนาจ หมายถึง การที่ผู้คนได้เรียนรู้และเพิ่มพูนความรู้จะทำให้มีอำนาจเพิ่มขึ้น

41. การลดขนาดองค์กรในช่วงทศวรรษ 1980 ทำให้มีการลดจำนวนบุคลากร ซึ่งเป็นการสูญเสียความรู้ขององค์กรไปพร้อมกับผู้ที่ถูกเลิกจ้าง โดยการนำเครื่องจักรหรือเทคโนโลยีมาทดแทน

42. ความรู้ไม่สามารถทดแทนด้วยเครื่องจักร เพื่อความอยู่รอดขององค์กร จึงได้นำแนวคิดเรื่องการจัดการความรู้เข้ามาใช้เพื่อเพิ่มความรู้และอำนาจขององค์กร

43. ความรู้ไม่สามารถทดแทนด้วยเครื่องจักร เพื่อความอยู่รอดขององค์กร จึงได้นำแนวคิดเรื่องการจัดการความรู้เข้ามาใช้เพื่อเพิ่มความรู้และอำนาจขององค์กร • การจัดการความรู้คือการรวบรวมความรู้ของพนักงานด้วยการใช้เทคโนโลยีขั้นสูงเพื่อช่วยให้การจัดเก็บและการแบ่งปันความรู้ได้ง่ายขึ้น

44. การเพิ่มหรือขยายตัวของเทคโนโลยีทำให้สารสนเทศมีการเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว (information explosion) ทำให้ต้องมีการพัฒนาเทคโนโลยีการจัดการความรู้อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถนำสารสนเทศมาใช้ให้เกิดประโยชน์มากยิ่งขึ้น

45. ความรู้ (Knowledge) คือสิ่งที่อยู่ในตัวผู้คนมากกว่าสิ่งที่ถูกบันทึกลงบนสื่อซึ่งสัมพันธ์กับสารสนเทศ ประสบการณ์ และบริบทแวดล้อมที่เกี่ยวข้องกัน • ความรู้จะถูกแลกเปลี่ยน แบ่งปันในกลุ่มและในสังคมเพื่อการแก้ปัญหาและการตัดสิน

46. 1995 Ikujiro Nonaka & Hirotaka Takeuchi ได้นำเสนอแนวคิดเกี่ยวกับความรู้ที่ซ่อนเร้น (tacit knowledge) และความรู้ที่ประจักษ์ (explicit knowledge)

47. Tacit knowledge คือความรู้ที่ซ่อนเร้นในสมองของมนุษย์ต้องได้รับการจัดการและนำมาใช้ประโยชน์ด้วยการสนับสนุนให้มีการถ่ายทอด แลกเปลี่ยน และแบ่งปันความรู้

48. การพัฒนาเทคโนโลยีการจัดการความรู้มีอย่างต่อเนื่อง แต่ก็ไม่สามารถจัดการได้ทั้งหมด ได้แต่เพียงการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดเก็บ การเข้าถึง และสร้างบรรยากาศในการแลกเปลี่ยนและแบ่งปันความรู้ และการจัดการความรู้ให้เป็นสินทรัพย์ขององค์กร • การจัดการความรู้เชิงประจักษ์จัดการได้ง่ายกว่าการจัดการความรู้ที่ซ่อนเร้น