ระบบเบิกจ่าย

1. ระบบเบิกจ่าย การบันทึกการตั้งเบิก สำหรับปีงบประมาณ 2549 โครงการ GFMIS โครงการเปลี่ยนระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐ สู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

2. เลขที่เอกสารทางบัญชีการเงิน เลขที่เอกสารทางระบบงบประมาณ เลขที่เอกสารทางระบบจัดซื้อจัดจ้าง เลขที่เอกสารในระบบบัญชีการเงินเลขที่เอกสารจะถูกระบบกำหนด (Running Number) ตามหน่วยงาน (Company Code) เช่นภายใต้หน่วยงานของกรม Aจะได้เลขที่เอกสารต่อเนื่องกันภายในของกรม A เท่านั้น (ทั้งส่วนกลางและส่วนภูมิภาค) โดยเลขที่เอกสารจะเริ่มต้นลำดับที่ 1 ใหม่ทุกปีบัญชี เลขที่เอกสาร สำหรับปีงบประมาณใหม่

3. เลขที่เอกสารทางบัญชีการเงิน (ขึ้นต้นด้วยเลข 0,1,3,4,5) เลขที่เอกสารจะเริ่มต้นลำดับที่ 1 ใหม่ทุกปีบัญชีโดยจะเปลี่ยนเฉพาะ 4 หลักแรก คือ ปีคริสตศักราช ตัวอย่างเช่นกระบวนงานเบิกจ่ายจะมีเลขที่เอกสารขึ้นต้นด้วย 3 ปีงบประมาณ 2548 (เดิม) เลขที่เอกสารด้านเบิกจ่ายของหน่วยงาน จะเป็น 2005 –36000000xx ปีงบประมาณ 2549 (ใหม่) เลขที่เอกสารด้านเบิกจ่ายของหน่วยงาน จะเป็น 2006 –36000000xx เป็นต้น เลขที่เอกสาร สำหรับปีงบประมาณใหม่

4. ในระบบงบประมาณเลขที่เอกสารจะถูกระบบกำหนด (Running Number) รวมทุกหน่วยงานคือเลขที่เอกสารจะ running ไปเรื่อยๆภายใต้ส่วนราชการทั้งประเทศไทยโดยเลขที่เอกสารจะเริ่มต้นลำดับที่ 1 ใหม่ทุกปีบัญชี •ในระบบจัดซื้อจัดจ้างเลขที่เอกสารจะถูกระบบกำหนด (Running Number) รวมทุกหน่วยงาน คือเลขที่เอกสารจะ running ไปเรื่อยๆภายใต้ส่วนราชการที่เป็นกลุ่มการจัดซื้อทั้งประเทศไทยโดยเลขที่เอกสารด้านจัดซื้อจัดจ้างจะถูกลำดับอย่างต่อเนื่องข้ามปี เลขที่เอกสาร สำหรับปีงบประมาณใหม่

5. การเปลี่ยนแปลงสำหรับช่องการอ้างอิงในเอกสารการตั้งเบิก ปีงบประมาณเดิม การจ่ายผ่านส่วนราชการ จะต้องใช้การอ้างอิง เป็น P48xxxxxxx ปีงบประมาณใหม่ การจ่ายผ่านส่วนราชการ จะต้องใช้การอ้างอิง เป็นP49xxxxxxx ช่องการอ้างอิง

6. 1. เงินทดรองราชการ 2. ลูกหนี้เงินยืมราชการ 3. การเบิกเกินส่งคืน 4. เงินประกันผลงาน 5. เงินประกันสัญญา 6. เบิกแทนกัน 7. การเบิกจ่ายกรณีต่างๆ การบันทึกรายการเบิกจ่าย กรณีต่างๆ

7. 1. เงินทดรองราชการ บันทึกตามรหัสปีงบประมาณใหม่ คือ แหล่งของเงิน 4924000 รหัสงบประมาณ 5 หลักแรกของหน่วยเบิกจ่าย กิจกรรม Pxxxx ( P ตามด้วยรหัสพื้นที่ ) กรณีมีการชดใช้ข้ามปีงบประมาณของ เงินทดรองราชการกรณีฉุกเฉิน ***หากรายการชดใช้เกิดขึ้นในปี 2549 จะใช้แหล่งของเงินเป็น 4924000 ทุกกรณี *** การบันทึกรายการเบิกจ่าย

8. 2. ลูกหนี้เงินยืมราชการ ตามระเบียบกรมบัญชีกลาง ส่วนราชการจะต้องทำการ ตั้งเบิกลูกหนี้เงินยืมราชการใน ปีงบประมาณ 2548 ให้เสร็จสิ้นเพื่อตัดงบประมาณ ของปี 2548 ภายใน วันที่ 30 กันยายน 2548 ส่วนการบันทึกล้างลูกหนี้เงินยืมราชการ ของปี 2548 ที่บันทึกในปีงบประมาณ 2549 กรมบัญชีกลางจะแจ้งวิธีปฏิบัติต่อไป การบันทึกล้างลูกหนี้เงินยืมของปี 48

9. 3. การเบิกเกินส่งคืน การบันทึกรายการเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48 แบ่งเป็น 3 กรณีดังนี้ 1. ส่วนราชการได้ทำการบันทึกลูกหนี้เบิกเกินส่งคืน และบันทึกรับเงินแล้วในปี 48 แต่นำส่งเงินในปีงบประมาณ 49 2. ส่วนราชการได้ทำการบันทึกลูกหนี้เบิกเกินส่งคืนในปี 48 แต่บันทึกรับเงินและนำส่งเงินในปีงบประมาณ 49 3. ส่วนราชการทำการบันทึกรายการเบิกเกินส่งคืนในปีงบประมาณ 49 การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

10. แบ่งเป็น 3 กรณีดังนี้ ขั้นตอนที่1- ตั้งลูกหนี้เบิกเกินส่งคืน(JE1) ขั้นตอนที่2- บันทึกรับเงิน ( JE2 หรือJE4) ขั้นตอนที่3- บันทึกนำส่งเงิน (R6หรือR7) ขั้นตอนที่ 4- บันทึกรายได้แผ่นดิน กรณีที่ 1 บันทึกรายการปี2548 บันทึกรายการปี 2549 กรณีที่ 2 บันทึกรายการปี2548 บันทึกรายการปี 2549 กรณีที่ 3 บันทึกรายการปี 2549 การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

11. กรณีที่1ส่วนราชการได้ทำการบันทึกลูกหนี้เบิกเกินส่งคืน และบันทึกรับเงินแล้วในปี 48 แต่นำส่งเงินในปีงบประมาณ 49 ช่วงปีงบฯ 48 ส่วนราชการบันทึกตั้งลูกหนี้เบิกเกินส่งคืน ผ่าน ZGL_JE1 หรือ บช01 ประเภทเอกสาร JE Dr เงินรอรับคืน XXXX Cr ลูกหนี้เบิกเกินส่งคืนรอนำส่ง XXXX และ บันทึกรับเงินผ่าน ZGL_JE2 หรือ บช01 ประเภทเอกสาร JE Dr เงินสด XXXX Cr เงินรอรับคืน XXXX ระบุแหล่งของเงิน รหัสงบประมาณ และกิจกรรมหลัก ของปี 48 การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

12. ส่วนราชการนำส่งเงินและบันทึกรายการนำส่งผ่าน ZRP_R6 (เงินในงบฯ) ZRP_R7 และ ZRP_RX ปรับเงินฝากคลัง (เงินนอกงบฝากคลัง)หรือ นส02 ในปีงบฯ 49 Dr พักเงินฝากคลัง XXXX Cr เงินสด XXXX ระบุแหล่งของเงิน 491XXXX กรณีบันทึกด้วยเครื่อง Terminal ต้องบันทึกรายการปรับเงินฝากคลังด้วยตนเอง ผ่าน ZRP_RX Dr เงินฝากส่วนราชการ (รหัสหน่วยงานส่วนราชการ) XXXX Cr เงินรับฝากส่วนราชการ (รหัสหน่วยงาน 9999) XXXX การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

13. ในปีงบฯ 49 ต้องทำขั้น JE3 ( บช.04) เป็นเอกสารพัก โดย Dr ลูกหนี้เบิกเกินส่งคืนรอนำส่ง XXXX Cr รายได้เหลือจ่ายปีเก่า (4206010102) XXXX ระบุแหล่งของเงิน 4919XXX กรณีเป็นเงินในงบประมาณ Cr รายได้อื่น (4313010199) XXXX ระบุแหล่งของเงิน 4926000 กรณีเป็นเงินนอกงบประมาณ การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

14. กรณีที่ 2 ส่วนราชการได้ทำการบันทึกลูกหนี้เบิกเกินส่งคืนในปี 48 แต่บันทึกรับเงินและนำส่งเงินในปีงบประมาณ 49 ช่วงปีงบฯ 48 ส่วนราชการบันทึกตั้งลูกหนี้เบิกเกินส่งคืน ผ่าน ZGL_JE1 หรือ บช01 ประเภทเอกสาร JE Dr เงินรอรับคืน XXXX Cr ลูกหนี้เบิกเกินส่งคืนรอนำส่ง XXXX ระบุแหล่งของเงิน รหัสงบประมาณ และกิจกรรมหลัก ของปี 48 การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

15. ในปีงบฯ 49ส่วนราชการรับเงินและบันทึกรับเงินผ่าน ZGL_JE2 หรือ บช01 ประเภทเอกสาร JE Dr เงินสด XXXX Cr เงินรอรับคืน XXXX ระบุแหล่งของเงินของปี 49 รหัสงบประมาณ และกิจกรรมหลักตามเอกสารตั้งเบิกที่ระบุไว้ในช่องอ้างอิง และ ส่วนราชการนำส่งเงินและบันทึกรายการนำส่งผ่าน ZRP_R6 (เงินในงบฯ) ZRP_R7และ ZRP_RX ปรับเงินฝากคลัง(เงินนอกงบฝากคลัง)หรือ นส02 Dr พักเงินฝากคลัง XXXX Cr เงินสด XXXX ระบุแหล่งของเงิน 49XXXXX การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

16. ในปีงบฯ 49ส่วนราชการรับเงินและบันทึกรับเงินผ่าน ZGL_JE2 หรือ บช01 ประเภทเอกสาร JE Dr เงินสด XXXX Cr เงินรอรับคืน XXXX ระบุแหล่งของเงินของปี 49 รหัสงบประมาณ และกิจกรรมหลักตามเอกสารตั้งเบิกที่ระบุไว้ในช่องอ้างอิงและ ส่วนราชการนำส่งเงินและบันทึกรายการนำส่งผ่าน ZRP_R6 (เงินในงบฯ) ZRP_R7และ ZRP_RX ปรับเงินฝากคลัง(เงินนอกงบฝากคลัง)หรือ นส02 Dr พักเงินฝากคลัง XXXX Cr เงินสด XXXX ระบุแหล่งของเงิน 49XXXXX การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

17. กรณีบันทึกด้วยเครื่อง Terminal และเป็นเงินนอกงบประมาณต้องบันทึกรายการปรับเงินฝากคลังด้วยตนเอง ผ่าน ZRP_RX Dr เงินฝากส่วนราชการ (รหัสหน่วยงานส่วนราชการ) XXXX Cr เงินรับฝากส่วนราชการ (รหัสหน่วยงาน 9999) XXXX การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

18. ในปีงบฯ 49 ต้องทำขั้น JE3 ( บช.04) เป็นเอกสารพัก โดย Dr ลูกหนี้เบิกเกินส่งคืนรอนำส่ง XXXX Cr รายได้เหลือจ่ายปีเก่า (4206010102) XXXX ระบุแหล่งของเงิน 4919XXX กรณีเป็นเงินในงบประมาณ Cr รายได้อื่น (4313010199) XXXX ระบุแหล่งของเงิน 4926000 กรณีเป็นเงินนอกงบประมาณ การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

19. กรณีที่ 3 ส่วนราชการทำการบันทึกรายการเบิกเกินส่งคืนในปีงบประมาณ 49 3.1 เงินในงบฯ ส่วนราชการบันทึกรับเงิน โดยไม่ต้องทำการบันทึกตั้งลูกหนี้เบิกเกินส่งคืน ผ่าน ZRP_RA หรือ นส01 Dr เงินสด XXXX Cr รายได้เหลือจ่ายปีเก่า (4206010102) XXXX ระบุแหล่งของเงิน 4919XXX และ บันทึกนำส่งเงินเหลือจ่ายเป็นรายได้แผ่นดิน ผ่าน ZRP_R1 หรือ นส02 Dr พักเงินฝากคลัง XXXX Cr เงินสด XXXX ระบุแหล่งของเงิน 4919XXX การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

20. 3.2 เงินนอกงบฯฝากคลัง ส่วนราชการบันทึกรับเงิน โดยไม่ต้องทำการบันทึกตั้งลูกหนี้เบิกเกินส่งคืน ผ่าน ZRP_RB หรือ นส01 Dr เงินสด XXXX Cr รายได้อื่น (4313010199) XXXX ระบุแหล่งของเงิน 4926000 และ บันทึกนำส่งเงินเหลือจ่ายเป็นรายได้แผ่นดิน ผ่าน ZRP_R2 หรือ นส02 Dr พักเงินฝากคลัง XXXX Cr เงินสด XXXX ระบุแหล่งของเงิน 4926000 การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

21. กรณีบันทึกด้วยเครื่อง Terminal ต้องบันทึกรายการปรับเงินฝากคลังด้วยตนเอง ผ่าน ZRP_RX Dr เงินฝากส่วนราชการ (รหัสหน่วยงานส่วนราชการ) XXXX Cr เงินรับฝากส่วนราชการ (รหัสหน่วยงาน 9999) XXXX การบันทึกเบิกเกินส่งคืนรายการตั้งเบิกปี 48

22. 4.เงินประกันผลงาน เงินประกันผลงาน ที่มีการบันทึกไว้ตั้งแต่ปี 2548 จะมีการผูกพันงบประมาณ ( ตัดงบประมาณ ) ไว้ตั้งแต่บันทึกแล้ว ดังนั้นส่วนราชการ ไม่ต้องทำรายการกันเงิน และหากมีวันครบกำหนดคืนเงินประกันผลงานในปีงบประมาณ 2549 ระบบจะทำการประมวลผลจ่ายตรงเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของ เจ้าหนี้การค้า ให้อัตโนมัติ ตามวันที่ฐานที่ครบกำหนด แต่รายการดังกล่าวจะต้องมีการอนุมัติเบิกและอนุมัติจ่าย ( P1 P2 ) เรียบร้อยแล้ว การบันทึกรายการเบิกจ่าย– เงินประกันผลงาน

23. 5. เงินประกันสัญญา ตามระเบียบกรมบัญชีกลางจะต้องเป็นเงินนอกงบประมาณ ที่ฝากคลัง แหล่งของเงินที่ใช้จะเป็น XX 26000 ( XX คือปีงบประมาณ ) การบันทึกรายการเบิกจ่าย– เงินประกันสัญญา

24. เงินประกันสัญญา ในระบบ GFMIS มีการบันทึกได้ 2 กรณีคือ 1. บันทึกเป็นเจ้าหนี้เงินประกันสัญญารายตัว (บันทึกผ่านTerminal) หากครบกำหนดคืนเงินประกันสัญญา ในปีงบประมาณ 2549 ระบบจะทำการประมวลผลจ่ายเงินดังกล่าว ให้กับเจ้าหนี้อัตโนมัติตามวันที่ฐานที่ครบกำหนด แต่รายการดังกล่าวจะต้องมีการอนุมัติเบิกและอนุมัติจ่าย (P1 P2 ) เรียบร้อยแล้ว 2.บันทึกผ่านบัญชีเงินประกันอื่น ( บันทึกผ่าน Excel Loader ) เงินประกันสัญญา ที่มีการบันทึกไว้ตั้งแต่ปี 2548 หากมีวันครบกำหนดคืนเงินประกันสัญญาในปี 2549 ให้ทำการตั้งเบิก ผ่าน ขบ.03 โดยใช้แหล่งของเงินตามวันผ่านรายการ คือ 4926000 การบันทึกรายการเบิกจ่าย– เงินประกันสัญญา

25. 6. เบิกแทนกัน โครงการ ฯ และกรมบัญชีกลาง อยู่ระหว่างการปรับปรุงกระบวนงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องให้ใช้งานสะดวกขึ้น โดย ในปีงบประมาณ 2549 ยังคง มีวิธีปฏิบัติ เหมือนปี 2548 คือจะต้องบันทึกการตั้งเบิก โดยมีรายละเอียด ให้ตรงตามเอกสารเบิกแทนที่เจ้าของงบประมาณได้ทำการสำรองเงินเบิกแทนไว้ การบันทึกรายการเบิกจ่าย กรณีเบิกแทนกัน

26. เอกสารกันเงินสำหรับเบิกแทนกัน ที่เกิดขึ้นในปี 2548 ที่ต้องการยกยอดมาใช้ต่อ ในปีงบประมาณ 2549 สามารถบันทึกได้ตามปกติ แต่ จะต้องใช้เลขที่เอกสารกันเงิน-เบิกแทน ใหม่ ที่ออกให้จากระบบที่ผ่านการอนุมัติจากกรมบัญชีกลางแล้ว เอกสารกันเงิน-เบิกแทนใหม่ ที่ออกให้จากระบบ มี 2 กรณีคือ 1. เอกสารกันเงินไว้เบิกเหลื่อมปีกรณีเบิกแทนของปี 48 ที่ยกยอดมาปี49 2. เอกสารการขยายเวลาเบิกจ่ายปี 46 และ ปี 47 การบันทึกรายการเบิกจ่าย กรณีเบิกแทนกัน

27. ทางกรมบัญชีกลาง และทางโครงการฯ จะมีการประกาศ และแจ้งให้ส่วนราชการทราบ ถึง เลขที่เอกสารกันเงิน-เบิกแทน ใหม่ ที่จะต้องใช้ในปี 2549 อีกครั้ง การบันทึกรายการเบิกจ่าย กรณีเบิกแทนกัน

28. หลักการและวิธีปฏิบัติในระบบ GFMIS • งบประมาณในส่วนที่ให้หน่วยงานอื่นเบิกแทนอยู่ที่ส่วนกลางของเจ้าของงบประมาณทั้งหมด ไม่ต้องจัดสรรลงไปที่จังหวัด • เมื่อมีการใช้จ่ายเกิดขึ้นจะรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์ของเจ้าของงบประมาณ และบันทึกบัญชีในงบการเงินของหน่วยงานเจ้าของงบประมาณ • หน่วยงานผู้เบิกแทนบันทึกข้อมูลการใช้จ่ายผ่านแบบฟอร์ม ขบ04 และ ส่งข้อมูลให้เจ้าของงบประมาณเป็นผู้ตรวจสอบ Encrypt ขบ04 และนำเข้าระบบ GFMIS เพื่อดำเนินการเบิกจ่ายต่อไป

29. หลักการและวิธีปฏิบัติในระบบ GFMIS • การจ่ายเงิน คือ จ่ายผ่านบัญชีเงินฝากของหน่วยงานผู้เบิกแทนและผู้เบิกแทน ไปจ่ายต่อให้ผู้ขาย/คู่สัญญา ( ผู้ขายเป็น Vxxxxzzzzz ) ซึ่งกรณีนี้ ถือเสมือนหน่วยงานผู้เบิกแทนเป็นคู่สัญญาของเจ้าของงบประมาณ ดังนั้น เมื่อกรมบัญชีกลางจ่ายเงินให้กับหน่วยงานผู้เบิกแทน ระบบจะบันทึกบัญชี ในหน่วยงานเจ้าของงบประมาณเหมือนกับการจ่ายตรงให้ผู้ขาย คือ เดบิต เจ้าหนี้ค่าสินค้าและบริการ เครดิต T/R – รายได้เงินงบประมาณ

30. 7.การเบิกจ่ายกรณีต่างๆ ต้องใช้แหล่งของเงินและรหัสงบประมาณ สำหรับปี 2549 แหล่งของเงิน 49 XXXXX รหัสงบประมาณ 16 หลัก สำหรับเงินในงบประมาณ 5 หลัก สำหรับเงินนอกงบประมาณ รหัสกิจกรรม 14 หลัก สำหรับเงินในงบประมาณ Pxxxx สำหรับเงินนอกงบประมาณ การบันทึกรายการเบิกจ่าย กรณีต่างๆ

31. รหัสงบประมาณ เงินในงบประมาณ ปี 2549 การบันทึกรายการเบิกจ่าย กรณีต่างๆ MMAAABPOPPZZZZZZ แทน บรรทัดรายการ แทน รหัสผลผลิต/ โครงการ แทน รหัสแผนงบประมาณ แทน รหัสกรม แทน รหัสกระทรวง

32. การตั้งเบิก กรณีเงินในงบประมาณ ต้องใช้แหล่งของเงินและรหัสงบประมาณ สำหรับปี 2549 แหล่งของเงิน 491XXXX รหัสงบประมาณ 16 หลัก สำหรับเงินในงบประมาณ MMAAABPOPPZZZZZZ รหัสกิจกรรม 14 หลัก สำหรับเงินในงบประมาณ การบันทึกรายการเบิกจ่าย กรณีต่างๆ

33. การตั้งเบิก กรณีเงินนอกงบประมาณ ต้องใช้แหล่งของเงินและรหัสงบประมาณ สำหรับปี 2549 แหล่งของเงิน 492XXXX รหัสงบประมาณ 5 หลัก สำหรับเงินนอกงบประมาณ รหัสกิจกรรม Pxxxx สำหรับเงินนอกงบประมาณ การบันทึกรายการเบิกจ่าย กรณีต่างๆ

34. การตั้งเบิก กรณีอ้างอิงเงินกันเหลื่อมปี จะต้องใช้ “เลขที่เอกสารสำรองเงินใหม่” ที่ออกให้จากระบบซึ่งผ่านการอนุมัติจากกรมบัญชีกลางแล้ว การตั้งเบิก กรณีอ้างอิงใบสั่งซื้อสั่งจ้าง กรณีเป็น PO ที่เกิดขึ้นในปี 48 จะตั้งเบิกในปี 2549 จะเบิกปกติ เพียงแค่รายละเอียดรหัสงบประมาณของการตั้งเบิกจะเป็นปี 2548 ตามที่เคยระบุไว้ใน PO แต่ลงบัญชีปีงบประมาณ 2549 กรณีเป็น PO ที่เกิดขึ้นในปี 49 ตั้งเบิกปกติ วิธีการบันทึกเหมือนเดิม การบันทึกรายการเบิกจ่าย กรณีต่างๆ