LES APPROVISIONNEMENTS

1. LES APPROVISIONNEMENTS

2. Introduction • Le logiciel GFC permet la gestion des bons de commande. • C’est un outil de simplification qui permet de sécuriser l’achat public (pas d’envoi de bon de commande sans les crédits nécessaires et sans la prévision de l’EPCP).

3. Avantages • Gestion unifiée et informatisée des bons de commandes • Génération des engagements comptable automatiques • Meilleur suivi de la situation des dépenses engagées et de l’EPCP • Economie de papier (exemple : Bon de commande en triplicata avec l’ancienne méthode) • Historique en un seul clic • Petite «astuce» supplémentaire : édition en fichier PDF pour envoi par courriel au fournisseur, aux interlocuteurs de l’EPLE.

4. Opérations préalables • Avant de commencer à utiliser le module de façon « simplifiée », il est nécessaire d’effectuer un paramétrage. • L’utilisation du module peut commencer à tout moment de l’année, sans attendre le début d’une année civile.

5. Les approvisionnements • Toutes les actions doivent être faites à partir de « comptabilité budgétaire » et dans le menu • Paramètres • Approvisionnements Huit onglets sont à renseigner

6. Livraison Renseignez les différents lieux de livraison. D’autres pourront être ajoutés au moment de la saisie d’un approvisionnement

7. Messages Permet de saisir des messages à destination des fournisseurs. D’autres messages peuvent être ajoutés lors de la saisie d’un approvisionnement

8. Signatures Réglementairement, c’est l’Ordonnateur qui signe les bons de commande, sauf si une délégation a été faite au gestionnaire.

9. Destinataires Renseignez les différents destinataires des livraisons. D’autres pourront être ajoutés au moment de la saisie d’un approvisionnement

10. T. V. A. Cet onglet est déjà paramétré avec les taux « 5.5 et 19.6 % » Conseil : créez un taux à 0 % afin de saisir des approvisionnements à partir d’un devis établi TTC

11. Opérations particulières Cet onglet est facultatif. Il peut être utilisé pour rattacher plusieurs bons de commandes à une même opération (cas d’un marché à bons de commande).

12. Série La saisie de cet onglet dépend de l’organisation de l’EPLE. Le plus simple est de ne créer qu’une seule série dans le cas où tous les bons de commande sont saisis à l’intendance et signés par la même personne.

13. Série Dans la situation citée dans la page précédente, mettre comme code l’année en cours (ex. 09) et comme nom la série « intendance ». Ensuite, cochez « engagement » afin qu’il se crée automatique lors de la validation des approvisionnements. Sélectionnez les signataires à l’aide du menu déroulant, puis cochez tous les chapitres, le nombre d’exemplaires internes (fiche d’approvisionnement) et enfin cochez « date de livraison ».

14. Divers Cet onglet permet de saisir le nombre d’exemplaires des factures demandées aux fournisseurs.

15. Saisir les approvisionnements • Pensez à mettre à jour les profils des utilisateurs susceptibles d’utiliser les approvisionnements dans le module « administration » de GFC. Gestionnaire Chef des travaux Chef cuisinier

16. Saisie d’un approvisionnement Menu : dépenses, approvisionnement, saisie, puis clic droit

17. Saisie d’un approvisionnement • Dans cet écran, choisissez la série par le menu déroulant, cochez « avec bon original », si cette case n’est pas cochée, seule une fiche d’approvisionnement sera éditée, mais pas de bon de commande • Saisissez l’imputation budgétaire et si nécessaire, cochez « commande à emporter », « bon non chiffré » (dans ce cas, le prix sera remplacé par la mention « votre prix » sur le bon de commande). • Saisissez ensuite vos articles en remplissant les différents champs (certains champs ne sont pas obligatoires « unité »…. • S’il s’agit d’articles récurrents (marchés à bons de commande), vous pouvez cocher la case « à conserver » qui vous permettre de ne pas ressaisir l’article lors d’un prochain approvisionnement • Saisissez l’EPCP (tout comme vous le faîtes déjà pour vos engagements et vos liquidations.

18. Edition d’un bon de commande Module : dépenses, approvisionnements, documents, en attente d’édition

19. Edition d’un bon de commande • Si une commande a été faite chez un même fournisseur, mais avec des articles ayant des imputations budgétaires différentes, GFC n’éditera qu’un seul bon de commande mais plusieurs fiches d’approvisionnement ; dans ce cas, il y aura autant d’engagements comptables que d’imputations différentes • Dernière étape : valider vos bons de commande ; cette opération générera automatiquement les engagements comptables.

20. Quelques conseils Profitez de la mise en place des approvisionnements pour mettre à jour vos données fournisseurs, notamment en renseignant votre numéro « client » dans la cellule « références clients » de l’onglet « références » accessible en cliquant sur « détails fournisseur » directement lors de la saisie d’un approvisionnement. Le numéro client apparaîtra sur le bon de commande.

21. Quelques conseils • Si vous saisissez un approvisionnement à partir d’un devis, vous pouvez saisir un seul article par exemple « commande selon devis ci-joint » en indiquant le prix total du devis. • Très vite, en ayant bien maitrisé les approvisionnements, vous pourrez aller plus loin en créant des profils restreints aux approvisionnements dans GFC pour des « gestionnaires de crédits » de l’EPLE (chef de travaux, chef cuisinier …) qui pourront saisir directement leur proposition de commande avant validation par l’intendance.

22. A VOUS DE JOUER ……. • Plate forme de gestion Lycée Clémenceau/Jean Jaurès