學校公文處理實務

1. 學校公文處理實務 主講人： 萬芳高中文書組長賀迎春

2. 課程大綱 • 公文處理流程 • 公文時效管制 • 公文檔案管理及環境維護 • 公務機密維護

3. 公文處理流程-收文處理 • 收文處理--簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 • 正確登錄來文處理時限 • 一般公文(最速件、速件、普通件) • 限期案件(來文明訂期限及期間) • 專案案件(由承辦人提出申請,依專案案件申請單所填處理時限) • 改分文或退文請儘速送回文書組 • 公文簽收要押日期時間8碼

4. 公文處理流程-公文簽辦1/7 • 公文種類、格式 • 依公文用途正確使用公文種類 • 函及書函的區別 • 函：各機關處理公務，有下列情形之一時使用：１、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。２、下級機關對上級機關有所請求或報告時。３、同級機關或不相隸屬機關間行文時。４、民眾與機關間之申請或答復時。 • 書函：（１）於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。（２）答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其適用範圍較函為廣泛，其性質不如函之正式性。

5. 公文處理流程-公文簽辦2/8 公文格式 稿與簽的區別及關係 格式-- 簽於處室 (非機關) （一）簽稿之性質： １、簽為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，文末均應敘明核決者職稱(如敬陳○長)，使用便箋者，亦適用。（內部文件） ２、「稿」為公文之草本，依規定程序核判後發出。(對外發文)函稿

6. 公文處理流程-公文簽辦3/8 公文格式- 簽、稿擬辦方式： １、先簽後稿： (１)訂定、修正、廢止法令案件。　 (２)有關政策性或重大興革案件。　 (３)牽涉較廣，會商未獲結論案件。 (４)擬提決策會議討論案件。 (５)重要人事案件。 （６)其他性質重要必須先行簽請核定案件。

7. 公文處理流程-公文簽辦4/8 公文格式- 簽、稿擬辦方式： ２、簽稿併陳： (１)文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 (２)依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 (３)須限時辦發不及先行請示之案件。 ３、以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。

8. 公文處理流程-公文簽辦5/8 公文格式 簽的款式 (１)先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。 (２)簽稿併陳：如案情簡單，可不分段，或使用便箋，以條列式簽擬。 (３)一般存參之文件，得於原件文末下方或原件背面空白處、亦得使用便箋簽擬。 函稿的結構： 「主旨」、「說明」、「辦法」三段式辦理。

9. 公文處理流程-公文簽辦6/8 常用公文用語 • 期望語- 請上級機關或首長查核、指示使用。 鑒核－報核案件。核示－請示案件。鑒查－僅供瞭解。 核備－核備案件。 • 請平下行機關知悉辦理時用。 • 請　查照 、 辦理惠復、查明惠復、 查照轉知 • 附送語-對上級附送附件時用 • 附陳 檢陳--檢陳… ，請 鑒核。 對平行或下級機關附送附件時用。 檢送 檢附 附 附送-- 檢送…，請查照。 • 稱直屬的長官、上級機關-鈞長 鈞部(局)無隸屬上級機關-大 院

10. 公文處理流程-公文簽辦7/8 • 公文處理-公文製作注意事項 • 配合節能省紙，公文及附件要雙面列印，但回收紙不宜作公文、文稿、附件使用。 • 附件註明名稱、數量，不可寫”如主旨或說明” • 文稿修改,務必加蓋職名章。 • 文稿超過2頁蓋騎縫 (承辦人職名章)。 • 正副本受文者名稱要用機關全銜 • 發文儘量用電子交換除非文件需核章、密件或對方機關無電子交換系統 • 行文時，不得將內部簽辦文件影印隨文檢附。但依法令規定或經權責長官核准者，不在此限。

11. 公文處理流程-公文簽辦8/8 • 公文簽辦方式 • 存查 • １、無轉行或答覆必要之文件。２、下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。３、本機關蒐集或受贈與之參考資料。４、屬通知參考性之副本。 • 函復辦理(以稿代簽、簽稿並陳、先簽後稿)函稿發文後併來文歸檔 • 免備文填報資料 併來文歸檔 • 創簽稿 *機關首長決行後1日內送發文

12. 公文處理流程-公文歸檔 • 公文歸檔 • 附件、免備文填報資料隨文歸檔 • 須函復案件-函稿併來文發文後送歸檔 • 同案由公文併歸檔、會議紀錄併開會通知歸檔 • 正確填寫檔號、保存年限及編寫頁碼。 • 機密案件專用封套務必填寫完整，尤其註明解密條件，並在彌封處加蓋職名章

13. 公文處理實務-時效管制1/8 • 何謂公文時效管制： 掌握公文處理過程的每一個環節，透過嚴謹的公文登錄作業及確實的稽催查詢途徑，促使每一件公文皆能在限辦時限之內完成。 • 消極的作用：防止公文拖延積壓 。 • 積極的目的：提高行政效率 ※認知：以承辦人自我管制為主，文書單位查催為輔。而公文處理每個環節都應負時效的責任

14. 公文處理實務-時效管制2/8

15. 公文處理實務-時效管制3/8 限期案件 • 限期案件：(來文機關訂有處理時限者) 如: 開會通知-以開會日期、研習-以報名日期或來文訂有回復或辦理期限者。 • 限期案件來文時，已逾辦理期限者，該文以普通件處理時限管制。 • 來文訂有不同處理時限，以最後時限為預定結案日期 。

16. 公文處理實務-時效管制4/8 • 公文無法依所定時限內辦結時，如何處理？ • 變更來文所訂時限者，須聯繫來文機關並獲同意，且以書面確認(填具公務電話紀錄)並做電話紀錄，附於來文後送文書組變更期限。 • 承辦人無法如期辦竣之案件，應依規定於預定結案日期屆滿次一日前申請展期，並送至文書組辦理展期登記。(展期算逾期) • 處理時限一個月以上之限期案件，收文後應先簽陳案件內容，俟有最後處理結果，續之陳判結案。

17. 公文處理實務-時效管制5/8 • 限期案件其間發文以原文號附號方式處理，惟來文所訂時限為定期例行填報者（如月報、年報等），於第一次填報時即以原文號發文結案。 • 限期案件的辦理時常需會辦、填報、彙整或函復等辦理情形，請同仁務必適切分配各階段辦理的時間，以免造成逾期情形發生。同時將相關彙整、填報資料或辦理函稿與來文併送歸檔。

19. 公文處理實務-時效管制4/8 公文時限管制的基準 • 以案管制：須全案辦結才能結案歸檔 。 限期案件、專案案件 專案案件-包含計畫、研究、法規、法令解釋、控案、糾紛案、調查、鑑定等涉及政策、法令，並需三十日以上辦結者。 • 以文管制：一般普通公文、創稿。

20. 公文處理實務-時效管制5/8 其他時效管制基準注意事項 • 變更來文速別-來文之處理速別與公文性質不符者，得經由承辦單位之主管或指定之授權人員逕於文件首頁上核定後，調整來文處理速別。 • 行文之副本機關如文中未另行訂定處理時限或要求有所作為者，副本收受機關其處理時限一律以普通件(六日)辦理

21. 時效管制作業 逾期公文催辦 列印當日及次日催辦單。 電子郵件催辦、到期電話催辦 逾期展期單：承辦人員不能如期辦竣之案件，應依規定在預定結案日期屆滿次日前申請展期。 ※各級承辦人員如延誤公文處理時限者，除追究行政責任外，如對政府或申請人發生損害時，應負法律責任，各級主管人員並應負行政上連帶責任。 公文處理實務-時效管制6/8

22. 公文處理實務-時效管制7/8 • 時效管制作業 • 每月公文結案月報表 瞭解承辦人期限內結案及逾期案件的比例。 • 每月逾期案件分析 • 承辦人檢討公文處理流程及分析逾期原因 • 文書單位分析及建議 • 全年度逾期案件分析 瞭解全年逾期案件的發生比例、逾期案件的類型、原因以及逾期的高峰等,以提出因應的方式

23. 101年10月份逾期公文分析報告 製表日期：101年11月07日 製　　表：　　　　　　 總務主任　　 敬會 教務處註冊組 學務處體育組 人事室 校　　長：

24. 101年逾期案件分析 • 本年度總收文11685件(掛文號列管6457件、校內送文簿登錄5228件)。 • 本年度逾期公文計21件，100年度36件，本年度較去年大幅減少15件（詳如以下圖表所示）。本年度逾期案件占本年度掛文號公文0.36％。 • 本年度公文逾期原因分析： • (一)來文倉促，限辦日期為當日或次日，造成承辦人辦理不及，以致逾期情形發生共計12件占總逾期案件57％ • (二)未有效掌握公文辦理時效，未隨到隨辦、辦畢即歸的共計9件占總逾期案件42％。 • (三)每年逾期案件高峰在暑期人事異動頻繁之7、8月。 • 文書組本年度有關公文時效辦理事項： • 持續辦理每月逾期案件分析，以增進承辦人檢討改進公文辦理的流程，以有效掌握公文處理時效。 • 加強辦理公文宣導及公文研習，尤其針對暑期新進行政人員，以增進公文處理的正確認知及有效掌握處理時效。 • 文書組 總務主任 校 長 • 敬會 • 教務處 學務處 輔導室 圖書館 • 研發處 教官室 秘書室 人事室 會計室

25. 公文處理實務-檔案管理及維護1/4 檔案保管：檔案經整理後，應依下列方式辦理上架： • 永久保存與定期保存檔案得分置存放。 • 檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同媒體型式分區分類保管。 • 按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列。 • 檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。 • 檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。

26. 公文處理實務-檔案管理及維護2/4 調案作業 借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。 因業務需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。 借調機密等級以下者，應經業務承辦單位主管核准；借調極機密以上等級者，應經機關幕僚長以上核准。 檔案管理單位應對調出之檔案於適當空白處逐頁加蓋騎縫章。 機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准後辦理。 申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元，並由調案人填具調案單。 借調檔案應於十五日內歸還。期滿仍有必要繼續使用者，應提出展期申請，每次展期日數同借調期限。

27. 公文處理實務-檔案管理及維護3/4 檔案清查 各機關檔案管理單位每年應辦理檔案清理一次。 檔案銷毁(已屆保存年限) 機密檔案未經解密，不得銷毀 已屆保存年限的檔案編製銷毁目錄會承辦人確認是否有續存必要。 銷毁目錄送本市文獻委員會檢選具有保存價值的檔案 擬定銷毁計畫，辦理銷毁作業。

28. 公文處理實務-檔案管理及維護4/4 機密檔案機密等級解密註銷 已辦理解密的檔案回歸存放在一般檔案 解密之檔案至公文網頁版更改頁數 檔案室的安全及管理 環境的溫溼度控制(溫度27度以下、溼度60%以下) 、防火、防水、防光、安全設備等 人員進出管制登記

31. 檔案室 檔案室紀錄簿 溫濕度計

32. 保全設定 滅火器 機 密 檔案 櫃 除濕機

33. 公文處理實務-公務機密維護1/4 • 機密公文 • 應以一般公務機密文書處理事項如下： （一）本府各機關主管機密範圍項目所列事項。 （二）機關作成行政決策、意思決定前之擬稿或前置作業，有保密之必要者。 （三）具名或涉及具體內容之檢舉、陳情案件，有保密之必要者。但其已自行公布檢舉、陳情內容者，不在此限。 （四）調（檢）查或處理中之事項，有保密之必要者。 （五）依政府採購相關法規，有保密之必要者。 （六）涉及隱私或其他個人資料，有保密之必要者。 （七）公務人員因承辦公務而知悉或持有他人之營業（職業）秘密，有保密必要者。 （八）機關人事資料，有保密之必要者。 （九）機關為執行電腦系統安全管理相關作業事項，有保密之必要者。 （十）其他依法規或契約應行保密之事項。

34. 一般公務機密文書之傳遞方式如下： （一）傳遞一般公務機密文書應交各級主管指定人員親自簽收。 （二）在機關外傳遞一般公務機密文書，應切實密封後，以公文（人工）交換或掛號函件方式辦理。 （三）一般公務機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能透視且不易破裂。內封套正面適當位置處加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。 （四）體積及數量龐大無法以前述方式封裝者，應作適當之掩護措施。 公文處理實務-公務機密維護2/4

36. 公文處理實務-公務機密維護3/4 是否一般文書，就不須要保密？ • 承辦人對於本機關任何文書，除經特許公開者外，絕對保守機密，不得洩漏。 • 文書之處理，不得隨意散置或出示他人。 • 文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，更不得交與本案有關之當事人。 • 文書放置時，應置於公文夾內，以防止被他人窺視。 • 下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃，並即加鎖。不得隨意散置桌面上。 • 涉及公務機密或個人資料的影印廢棄的相關文件，請徹底銷毁，勿再回收利用。

37. 學校公文管理實務 • 參考資源(學習資源) • 臺北市政府文書處理實施要點 • 以下網頁 • 臺北市政府秘書處 • 檔案管理局 • 臺北e大的公文相關課程

38. Thank You…. 感謝~~ 大家的聆聽…… 請多多指教